Reisekosten Inland. - Neues steuerliches Reisekostenrecht -

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1 Merkblatt zur Einkommensteuer März 2009 Reisekosten Inland - Neues steuerliches Reisekostenrecht - Inhalt: 1. Fahrtkosten als Reisekosten... 3 a) Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel... 3 b) Benutzung von Firmenfahrzeugen... 3 c) Benutzung von privaten Fahrzeugen Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten Übernachtungskosten als Reisekosten Reisenebenkosten... 7 Beispiele: Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung Möglichkeit: Lohnversteuerung der Sachbezugswerte Möglichkeit: Abzug der Sachbezugswerte von dem Anspruch auf Reisekostenersatz Möglichkeit: kein Auslagenersatz... 9 Das steuerliche Reisekostenrecht wird ab 2008 neu geregelt. Die Bundesregierung hat im Rahmen der Neufassung der Lohnsteuerrichtlinien 2008 beschlossen, das steuerliche Reisekostenrecht i. S. d. Rechtsprechung ab 2008 neu auszurichten. Die neuen Regeln der Lohnsteuerrichtlinien 2008 sind für Lohnzahlungszeiträume anzuwenden, die nach dem enden. Reisekosten von selbständigen Unternehmern und von Arbeitnehmern werden grundsätzlich gleich behandelt. Bei Unternehmern ist zu prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten als Betriebsausgabe absetzbar sind. Bei Arbeitnehmern besteht ein Wahlrecht: entweder werden die Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet (Regelfall) oder alternativ kann der Arbeitnehmer die Reisekosten i. d. R. als Werbungskosten im Rahmen seiner persönli-

2 2 chen Einkommensteuererklärung abziehen (Ausnahme: Übernachtungspauschalen). Bei beiden Varianten ist zu prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten angesetzt werden können. Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf Ansatz von Reisekosten bei Arbeitnehmern, gelten aber für den Betriebsausgabenabzug von selbständigen Unternehmern entsprechend (Verweis in Abschn. R Abs. 2 EStR). Das neue Reisekostenrecht führt im wesentlichen zu einer Vereinfachung: Bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten wird bis einschließlich 2007 zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit differenziert. Ab 2008 wird diese Unterscheidung aufgegeben und unter dem neuen Begriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vereinheitlicht. Berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Sie liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Erledigt der Arbeitnehmer auch in mehr als geringfügigem Umfang private Angelegenheiten, so sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen. Ist dies nicht auch nicht durch Schätzung möglich, so gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die private Lebensführung. Regelmäßige Arbeitsstätte Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Hierzu gehört insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, welcher der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit, d. h. fortdauernd und immer wieder anfährt, um von dort weiter zu einer Einsatzstelle zu fahren. Nicht maßgeblich sind Art, zeitlicher Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Die Finanzverwaltung geht von einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Tag pro Woche aufgesucht wird. Beispiel: Außendienstmitarbeiter A kommt jeden Freitagnachmittag in den Betrieb, um die erledigten Aufträge abzugeben und neue Aufträge in Empfang zu nehmen. Lösung: A hat im Betrieb des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte, da er diesen durchschnittlich einmal in der Woche und damit nachhaltig aufsucht. Bei den Fahrten von zu Hause zum Unternehmen und zurück handelt es sich um Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und nicht um Reisekosten. (Hinweis: Anders wäre es, wenn A nur alle 14 Tage in den Betrieb kommen würde. In diesem Fall handelt es sich auch bei den Fahrten zum Betrieb und zurück um Fahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit und damit um Reisekosten).

3 3 Tipp: Bei einer nur vorübergehenden Auswärtstätigkeit an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens Arbeitnehmer wird z. B. für 10 Monate an ein verbundenes Unternehmen abgeordnet - wird diese andere betriebliche Einrichtung nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte (Aufwendungen des Arbeitnehmers für den gesamten Zeitraum Reisekosten). Da die LohnStR 2008 keine zeitliche Begrenzung hinsichtlich des Merkmals vorübergehend enthalten, muss im Zweifelsfall anhand der Gesamtumstände entschieden werden, ob die Tätigkeit nur vorübergehend ist oder am Beschäftigungsort eine regelmäßige Arbeitsstätte begründet wird. Daher aus Nachweisgründen: Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher Form zeitlich zu befristen. 1. Fahrtkosten als Reisekosten Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Unternehmer bzw. Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Für folgende Fahrten können die Aufwendungen als Reisekosten angesetzt werden: Fahrten von der Wohnung oder regelmäßigen Arbeitsstätte zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten Fahrten von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Arbeitsstätte Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück Im Einzelnen: a) Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Taxi etc.) kann der entrichtete Fahrpreis einschließlich eventueller Zuschläge vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden. Der Ersatz der Kosten für die Bahncard ist steuerfrei, wenn die Kosten der Bahncard und der ermäßigte Fahrpreis für die Dienstfahrten unter den Kosten liegen, die ohne Bahncard angefallen wären. b) Benutzung von Firmenfahrzeugen Wird ein betriebliches Fahrzeug benutzt, sind die anteiligen Fahrtkosten über die Gesamtkosten des Fahrzeugs in den Betriebsausgaben enthalten. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung des Firmenwagens für diese Fahrten unbesteuert. In diesem Fall darf der Arbeitgeber jedoch nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten.

4 4 c) Benutzung von privaten Fahrzeugen Bei der Benutzung von privaten Kraftfahrzeugen kann zwischen folgenden Abzugsvarianten gewählt werden: Pauschaler Kilometersatz Aus Vereinfachungszwecken werden die Fahrtkosten im Regelfall mit folgenden pauschalen Kilometersätzen angesetzt: bei einem Pkw 0,30 Euro je Fahrtkilometer bei einem Motorrad oder einem Motorroller 0,13 Euro je Fahrtkilometer bei einem Moped oder Mofa 0,08 Euro je Fahrtkilometer bei einem Fahrrad 0,05 Euro je Fahrtkilometer Hat der Arbeitnehmer somit für seine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit seinen eigenen Pkw benutzt, kann der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis 0,30 je gefahrenen Kilometer steuerfrei ersetzen bzw. der Arbeitnehmer als Werbungskosten ansetzen. Werden weitere Personen aus beruflicher Veranlassung mitgenommen wird, erhöht sich der pauschale Kilometersatz für jede Person um 0,02 Euro je Fahrtkilometer (bei Pkw- Benutzung). Mit den Pauschalen werden grundsätzlich sämtliche, üblicherweise mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt, z. B. für Kraftfahrzeugsteuern, Haftpflichtversicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Aufwendungen für eine Garage, Abschreibung (Absetzungen für Abnutzung= AfA), Kreditzinsen etc. Sonderfall: Arbeitnehmer mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten Bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten können die Fahrten zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Die bis Ende 2007 von der Finanzverwaltung vertretene Auffassung, wonach bei Auswärtstätigkeiten mit täglicher Rückkehr zur Wohnung ein steuerfreier Ersatz bzw. ein Werbungskostenabzug voraussetzt, dass mindestens ein der aufgesuchten Einsatzstellen mehr als 30 km von der Wohnung entfernt liegt, wird ab 2008 aufgegeben. Tipp: Neben diesen Pauschbeträgen können auch außergewöhnliche Aufwendungen angesetzt werden (nicht vorhersehbare Kosten). Hierzu gehören insbesondere Kosten, die auf Unfallschäden oder Diebstahl des Fahrzeugs beruhen, sowie Absetzungen für außergewöhnliche technische Abnutzung. Auch die auf Dienstreisen entstehenden Parkgebühren werden neben den Pauschbeträgen als Werbungskosten zum Abzug zugelassen (s. u. bei "Reisenebenkosten"). Einzelnachweis Anstelle der Pauschalen können auch die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten angesetzt werden. Dabei ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Für

5 5 einen Einzelnachweis müssen somit die beruflich gefahrenen Kilometer, die Gesamtkosten des Fahrzeugs (z. B. anhand eines Fahrtenbuchs) und die Jahresfahrleistung ermittelt werden. Eine Bezugnahme auf die Kilometersätze der ADAC-Tabellen lässt die Finanzverwaltung nicht zu. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen, u. a. für Haftpflicht, Teilkasko, Kaskoversicherung, Abschreibung, Benzin, Öl, Reparaturen, Inspektion, Garage und Pflegedienst in einfachen Aufzeichnungen festgehalten werden. Bei einem geleasten Fahrzeug gehört eine eventuelle Sonderzahlung im Kalenderjahr der Zahlung ebenso in voller Höhe zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs wie die laufenden Leasingraten. Für die Abschreibung (AfA) ist für Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen, d. h. pro Jahr kann 16,66% des Kaufpreises abgeschrieben werden. Tipp: Nach einem vorangegangenen Einzelnachweis darf der für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelte Kilometersatz auch in den Folgejahren angewendet werden. Dies ist so lange möglich, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums. Zusätzlich sind die während einer Dienst-/Geschäftsfahrt tatsächlich angefallenen Park- und Straßenbenutzungsgebühren absetzbar. 2. Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten Verpflegungsmehraufwendungen für Reisen im Inland dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig. Auf den Ansatz der gesetzlichen Pauschbeträge besteht ein Rechtsanspruch. Es gelten folgende Pauschbeträge: Dauer der Abwesenheit mindestens 24 Stunden mindestens 14 Stunden, weniger als 24 Stunden mindestens 8 Stunden, weniger als 14 Stunden Pauschbetrag 24 Euro 12 Euro 6 Euro Maßgebend ist allein die Dauer der Abwesenheit. Die Abwesenheitszeiten sind kalendertagsbezogen. Führt ein Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Kalendertag durch, dann sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind auch künftig nicht zu mindern, wenn der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Die erhaltenen Mahrzeiten sind weiterhin mit dem amtlichen Sachbezugswert als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzusetzen. Der amtliche Sachbezugswert gilt jedoch nur für übliche Beköstigungen. Diese liegt vor, wenn der tatsächliche Wert der Mahlzeit 40 nicht

6 6 übersteigt. Übersteigt der Wert der Mahlzeit diesen Betrag, ist sie mit ihrem tatsächlichen Wert als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzusetzen. Sachbezugswerte 2007/2008: Frühstück: 1,50 ; Mittag- oder Abendessen: 2,67 Sachbezugswerte 2009/2010: Frühstück: 1,53 ; Mittag- oder Abendessen: 2,73 Sonderfall: längerfristige Auswärtstätigkeit (mehr als 3 Monate) Bei derselben Auswärtstätigkeit ist ein steuerfreier Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate zulässig. Eine Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort und in zeitlichem Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit ausübt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte (z. B. auch Kunde) an nicht mehr als ein bis zwei Tage wöchentlich aufgesucht wird. Eine urlaubs- und krankheitsbedingte Unterbrechung ist unbeachtlich. Andere Unterbrechungen z. B. eine vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte - führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mind. 4 Wochen gedauert hat. Hinweis: Pauschbeträge für Auslandsreisen Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten nach wie vor länder-unterschiedliche Auslandstagegelder. Eine Liste der Auslandstagegelder sowie wichtige Hinweise für die steuerfreie Erstattung sind abrufbar unter (Dok.-Nr. 5895). 3. Übernachtungskosten als Reisekosten Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Sie sind grundsätzlich durch Einzelbelege nachzuweisen (Ansatz einer Pauschale i. H. v. 20 nur möglich bei Arbeitgebererstattung, nicht bei Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug). Der Beleg muss die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Tage enthalten, an denen übernachtet wurde. Exkurs zur Umsatzsteuer (MwSt): Für die Anerkennung der für den Arbeitgeber hierdurch entstehenden Vorsteuern ist wichtig, dass in der Rechnung immer der Unternehmer als Leistungsempfänger bezeichnet wird! Nur bei Kleinbetragsrechnungen d. h. bis einschließlich 150 Euro ist dies nicht erforderlich; aber auch hier darf keinesfalls der Arbeitnehmer als Leistungsempfänger bezeichnet sein, sondern lediglich als Übernachtender! Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis des Frühstücks festgestellt werden kann, ist der Rechnungsbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten stets um 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Damit wird die bisherige Rechtslage zur Ermittlung der steuerlich relevanten Übernachtungskosten im Ausland ab 2008 auf Inlandssachverhalte übertragen. Das bedeutet, dass sich bei Inlandssachverhalten anstelle des bisherigen Abzugsbetrags von 4,50 künftig ein Kürzungsbetrag von 4,80 (20% von 24 ) ergibt.

7 7 Beispiel: Eine inländische Hotelrechnung lautet Übernachtung mit Frühstück 106,50 Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind abzuziehen 20% von 24, d. h. 4,80. Steuerfrei ersetzbare Kosten der Unterkunft liegen i. H. v. 101,70 vor. Sind in den Hotelkosten auch Mittag- und Abendessen enthalten, erfolgt ab 2008 eine weitere Kürzung der Übernachtungskosten um jeweils 40% der Verpflegungspauschalen, d. h. bei Inlandsreisen um 9,60 für jedes Mittag- bzw. Abendessen. 4. Reisenebenkosten Als Reisenebenkosten können folgende bei einer Auswärtstätigkeit anfallenden tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden: Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten (s. o.) als Reisekosten angesetzt werden Beispiele: Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung Für die Abrechnung von Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen ergeben sich die nachstehend genannten Möglichkeiten der steuerlichen Behandlung und der Lohnbuchhaltung: Fallgestaltung: Der Arbeitnehmer A unternimmt in 2008 eine mehrtägige Inlandsdienstreise. Reisebeginn ist Tag 1 um 7 Uhr und Reiseende ist Tag 3 um 11 Uhr. A übernachtet in einem vom Arbeitgeber zuvor bestellten Hotel zu einem Gesamtpreis für die beiden Nächte in Höhe von 418 Euro inklusive Frühstück. A entrichtet die Hotelkosten vor Ort aus seiner eigenen Kasse. 1. Möglichkeit: Lohnversteuerung der Sachbezugswerte Verpflegungspauschalen Übernachtungskosten Abwesenheitsdauer: Tag 1 = 17 Stunden = Tag 2 = 24 Stunden = Tag 3 = 11 Stunden = Gesamtpreis (2 x 209 Euro) = 418 Euro Abzüglich Frühstück (2 x 4,80 Euro) =./. 9,60 Euro 12,00 Euro 24,00 Euro 6,00 Euro 408,40 Euro Auslagenersatz Frühstück (2 x 4,80 Euro) 9,60 Euro Anspruch des A auf Reisekostenersatz = 460,00 Euro Lohnsteuerpflichtige Erfassung der Mahlzeitengestellung Da A bei dieser Variante keinen Eigenbeitrag für die Mahlzeitengestellung leistet, sind die amtlichen Sachbezugswerte (2 x

8 8 1,50 Euro) i. H. v. 3,00 Euro als sein steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen und mit seinem individuellen Steuersatz lohnzuversteuern. (Dies ist die für den Arbeitgeber teuerste und in der Abrechnung aufwendigste, dafür aber für A günstigste Variante.) 2. Möglichkeit: Abzug der Sachbezugswerte von dem Anspruch auf Reisekostenersatz Verpflegungspauschalen Übernachtungskosten Abwesenheitsdauer: Tag 1 = 17 Stunden = Tag 2 = 24 Stunden = Tag 3 = 11 Stunden = Gesamtpreis (2 x 209 Euro) = 418 Euro Abzüglich Frühstück (2 x 4,80 Euro) =./. 9,60 Euro 12,00 Euro 24,00 Euro 6,00 Euro 408,40 Euro Auslagenersatz Frühstück (2 x 4,80 Euro) 9,60 Euro Anspruch des A auf Reisekostenersatz Erfassung der Mahlzeitengestellung durch Abzug vom Reisekostenersatzanspruch Verbleibender Anspruch des A auf Reisekostenersatz Von einer Arbeitslohnerfassung ist abzusehen, wenn von A in Höhe zumindest des Steuerwerts eine Eigenleistung verlangt wird. Diese Eigenleistung erfolgt hier durch den Abzug der amtlichen Sachbezugswerte (2 x 1,50 Euro) von seinem Reisekostenersatzanspruch. (Diese Variante ist für den Arbeitgeber weniger aufwendig als die oben dargestellte; für A ist sie dahingegen weniger attraktiv da er hier die vollen amtlichen Sachbezugswerte als Eigenbeitrag leistet, anstatt sie lediglich zu versteuern.) = 460,00 Euro./. 3,00 Euro = 457,00 Euro

9 9 3. Möglichkeit: kein Auslagenersatz Hinweis: Bei dieser Variante kommt es nicht darauf an, dass der Arbeitgeber das Hotel zuvor bestellt hat (Arbeitgeberveranlassung nicht erforderlich, aber Buchung Übernachtung einschließlich Frühstück) Verpflegungspauschalen Übernachtungskosten Abwesenheitsdauer: Tag 1 = 17 Stunden = Tag 2 = 24 Stunden = Tag 3 = 11 Stunden = Gesamtpreis (2 x 209 Euro) = 418 Euro Abzüglich Frühstück (2 x 4,80 Euro) =./. 9,60 Euro 12,00 Euro 24, 00 Euro 6,00 Euro 408,40 Euro Auslagenersatz ,00 Euro Anspruch des A auf Reisekostenersatz = 450,40 Euro Erfassung der Mahlzeitengestellung Bei dieser Variante erstattet der Arbeitgeber dem A nicht die Auslagen für das Frühstück. Demnach ist weder ein Abzug vom Reisekostenersatz noch eine Lohnversteuerung der amtlichen Sachbezugswerte vorzunehmen. Dies ist die für den Arbeitgeber kostenmäßig und verwaltungstechnisch günstigste Variante, für A jedoch sehr unvorteilhaft. Das jeweils Gleiche gilt, wenn der Arbeitgeber oder ein von ihm veranlasster Dritter dem Arbeitnehmer eine andere Mahlzeit stellt (aktuelle amtliche Sachbezugswerte 2007/2008: je 2,67 Euro für ein Mittagoder Abendessen; Frühstück 1,50 Euro, s. o.) Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ihr Ansprechpartner ist: IHK Arnsberg Andrè Berude, Telefon: / , Fax: / , berude@arnsberg.ihk.de