Referent. Michael Ziemer Betriebswirt FH

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1 Reisekostenrecht 2015, 8. Juli 2015

2 Referent Betriebswirt FH 1988 bis 1996 Geschäftsführer einer großen Bildungseinrichtung 1996 bis 1998 Einführung der Software BAAN bei der Finanzverwaltung in Niedersachsen seit 1998 Fachreferent für diverse Themen rund um Wirtschaftsrecht, Steuerrecht, Lohn, Gehalts- und Entgeltabrechnung, Rechnungswesen und Betriebswirtschaftslehre 2 Reisekostenrecht 2015

3 Inhaltsverzeichnis Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 4 Erste Tätigkeitsstätte seit Erste Tätigkeitsstätte Auswirkungen 17 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte 20 Erste Tätigkeitsstätte weiträumiges Tätigkeitsgebiet 28 Erste Tätigkeitsstätte Sonderfälle 32 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und Reisekostenpauschalen Ausland 46 Reisekosten Besonderheiten 51 Reisekosten Mahlzeitengestellung 54 Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber 59 Aufzeichnung "Großbuchstabe M" 64 Dienstwagen 67 3 Reisekostenrecht 2015

4 Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Bitte Bild einfügen 4 Reisekostenrecht 2015

5 Fahrten Wohnung erster Tätigkeitsstätte Definitionen Wichtige Definitionen: Wohnung Ort des Lebensmittelpunktes Erste Tätigkeitsstätte Definieren wir im nächsten Abschnitt. Der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird ab ersetzt durch den Arbeitsort "erste Tätigkeitsstätte ". Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers: Ist keine Reisekostenabrechnung möglich, können keine Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden, kann nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. 5 Reisekostenrecht 2015

6 Fahrten Wohnung erster Tätigkeitsstätte Werbungskostgen - Kilometerpauschale Für die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gibt es die sogenannte Entfernungspauschale: Die Pauschale beträgt 0,30 Euro pro Entfernungskilometer. Sie gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Sie kann in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten in der jeweiligen Einkunftsart geltend gemacht werden. Kappung der Pauschale bei Euro, wenn der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem anderen Verkehrsmittel als Pkw zurückgelegt wird. Zum Beispiel, wenn der Weg zurückgelegt wird: mit einem Motorrad, Motorroller, Moped, Fahrrad, mit einem öffentlichen Verkehrsmittel oder zu Fuß. 6 Reisekostenrecht 2015

7 Fahrten Wohnung erster Tätigkeitsstätte Erstattung der Kilometerpauschale durch den AG Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer die Kilometerpauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen, wenn der Arbeitgeber für diesen Betrag die pauschale Lohnsteuer in Höhe von mit 15 % übernimmt. Damit entsteht für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Voraussetzung: die Beträge für die Erstattung werden korrekt ermittelt (= Pauschalierungsobergrenze) kürzeste oder verkehrsgünstigste Straßenverbindung nur einmal pro Arbeitstag max. 0,30 Euro pro Entfernungskilometer 7 Reisekostenrecht 2015

8 Fahrten Wohnung erster Tätigkeitsstätte Erstattung der Kilometerpauschale durch den AG Vereinfachungsregelung kann angewandt werden: Aus Vereinfachungsgründen wird davon ausgegangen, dass monatlich regelmäßig 15 Fahrten anfallen. Beispiel Entfernung Wohnung - erste Tätigkeitsstätte = 20 km Zuschuss des Arbeitgebers = 100 Euro 8 Reisekostenrecht 2015

9 Fahrten Wohnung erster Tätigkeitsstätte Ergebnis: Ermittlung der Werbungskosten 20 km x 0,30 Euro x 15 Tage = 90 Euro Pauschalierungsfähiger Höchstbetrag 90 Euro (die volle Höhe der Werbungskosten) Individuell zu versteuernder und zu verbeitragender Anteil 100 Euro - 90 Euro = 10 Euro (Lohnsteuer, Soli und Kirchensteuer) 9 Reisekostenrecht 2015

10 Erste Tätigkeitsstätte seit Reisekostenrecht 2015

11 Erste Tätigkeitsstätte seit 2014 Definition in 9 Absatz 4 EStG "Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. [Der Arbeitgeber weist dem Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte zu.] Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll." 11 Reisekostenrecht 2015

12 Erste Tätigkeitsstätte seit 2014 Keine Festlegung durch den Arbeitgeber Zeitliche Zuordnungskriterien maßgeblich Definition in 9 Absatz 4 EStG: "Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer dauerhaft typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll." 12 Reisekostenrecht 2015

13 Erste Tätigkeitsstätte seit 2014 Keine Festlegung durch den Arbeitgeber Maximal eine erste Tätigkeitsstätte pro Dienstverhältnis Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen (zeitliche Zuordnungskriterien) für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. 13 Reisekostenrecht 2015

14 Erste Tätigkeitsstätte seit 2014 Vorrang der arbeitsrechtlichen Zuordnung Empfehlung: Der Arbeitgeber bestimmt die erste Tätigkeitsstätte als ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Diese Festlegung sollte in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. 14 Reisekostenrecht 2015

15 Erste Tätigkeitsstätte seit 2014 Beispiel 22 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: Der Filialleiter A soll typischerweise arbeitstäglich in drei Filialen (X, Y und Z) seines Arbeitgebers tätig werden. A fährt morgens mit seinem eigenen Pkw regelmäßig zur Filiale X, dann zur Filiale Y, von dort zur Filiale Z und von dieser zur Wohnung. Die Filiale in Y liegt der Wohnung am nächsten. Der Arbeitgeber ordnet A arbeitsrechtlich keine Filiale als erste Tätigkeitsstätte zu. 15 Reisekostenrecht 2015

16 Erste Tätigkeitsstätte seit 2014 Beispiel 22 im BMF-Schreiben vom Ergebnis: Erste Tätigkeitsstätte ist die Filiale Y, da diese der Wohnung des A am nächsten liegt. Die Tätigkeit in X und Z sind für Filialleiter A beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Folgen für die Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte Da Filialleiter A von seiner Wohnung zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte, von dort zur ersten Tätigkeitsstätte und von dort wieder zu einer anderen auswärtigen Tätigkeitsstätte fährt, liegen keine Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte vor, sondern ausschließlich Fahrten, für die ein steuerfreier Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug nach Reisekostengrundsätzen in Betracht kommt. 16 Reisekostenrecht 2015

17 Erste Tätigkeitsstätte Auswirkungen 17 Reisekostenrecht 2015

18 Erste Tätigkeitsstätte Auswirkungen Für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (W/eT) fallen nur Fahrtkosten an, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann, bzw. die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unter Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 Prozent erstatten kann. Es liegt keine "Reise" vor! Somit auch keine Anrechnung oder Erstattung von Reisekosten. 18 Reisekostenrecht 2015

19 Erste Tätigkeitsstätte Beispiel 13 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: Arbeitnehmer A ist von seinem Arbeitgeber unbefristet eingestellt worden, um dauerhaft in der Filiale Y zu arbeiten. In den ersten 36 Monaten seiner Tätigkeit arbeitet er an drei Tagen wöchentlich in der Filiale X und zwei volle Tage wöchentlich in der Filiale Y. Der Arbeitgeber hat A für die ersten 36 Monate Filiale X zugeordnet. Ergebnis: In diesen 36 Monaten seiner Tätigkeit hat A in der Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er dort nicht dauerhaft zugeordnet ist. 19 Reisekostenrecht 2015

20 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte 20 Reisekostenrecht 2015

21 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte Legt der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte fest, weil der Arbeitnehmer nicht in einer ortsfesten Einrichtung tätig ist, oder eine solche nur kurzfristig aufsucht (ohne dort seine Haupttätigkeit auszuführen), ist der Arbeitnehmer immer auf Reise. Mit der Folge, dass er für jede Fahrt Reisekosten gelten machen kann und gegebenenfalls vom Arbeitgeber erstattet bekommt. 21 Reisekostenrecht 2015

22 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte Tätigkeit auf Fahrzeugen oder an wechselnden Einsatzstellen: Typische Beispiele sind Busfahrer, Zugführer Reisende, Vertreter Installateure, Bauarbeiter Diese Personen erbringen ihre Tätigkeit nicht an einer ortsfesten Einrichtung sondern immer an einer anderen Stelle. 22 Reisekostenrecht 2015

23 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte Beispiel 14 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: Kundendienstmonteur K, der von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht den Betrieb seines Arbeitgebers regelmäßig auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die Aufträge in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom Vortag abzugeben. Ergebnis: Kundendienstmonteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das regelmäßige Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da er seine eigentliche berufliche Tätigkeit an diesem Ort nicht ausübt. 23 Reisekostenrecht 2015

24 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte Besonderheit bei Treffpunktfahrten Fährt der Arbeitnehmer täglich zu einem bestimmten, vom Arbeitgeber festgelegten Sammelpunkt oder Treffpunkt um von dort aus seine Tätigkeit aufnehmen, oder zur Arbeit zu fahren, kann er für die Fahrten zwischen Wohnung und Sammel-/Treffpunkt: nur die Kilometerpauschalen geltend machen und keine Reisekostenabrechnung erstellen. 24 Reisekostenrecht 2015

25 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte Beispiel 15 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: Die Fahrer im ÖPV sollen ihr Fahrzeug immer an wechselnden Stellen im Stadtgebiet aufnehmen und in der Regel mindestens einmal wöchentlich die Kassen abrechnen. Die Kassenabrechnung sollen sie in der Geschäftsstelle oder in einem Betriebshof durchführen. Dort werden auch die Personalakten geführt oder sind Krank- und Urlaubsmeldungen abzugeben. 25 Reisekostenrecht 2015

26 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte Beispiel 15 im BMF-Schreiben vom Ergebnis: Das bloße Abrechnen der Kassen, die Führung der Personalakten sowie die Verpflichtung zur Abgabe der Krank- und Urlaubsmeldungen führt nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebshof oder in der Geschäftsstelle, es sei denn, der Arbeitgeber ordnet die Arbeitnehmer dem Betriebshof oder der Geschäftsstelle arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zu. 26 Reisekostenrecht 2015

27 Fehlen einer ersten Tätigkeitsstätte Beispiel 16 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: LKW-Fahrer L soll typischerweise arbeitstäglich den Betriebssitz des Arbeitgebers aufsuchen, um dort das Fahrzeug abzuholen sowie dessen Wartung und Pflege durchzuführen. Ergebnis: Allein das Abholen sowie die Wartung und Pflege des Fahrzeugs als Hilfs- und Nebentätigkeiten führen nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers. Allerdings handelt es sich in diesem Fall bei dem Betriebssitz um einen Sammelpunkt Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte. Nur wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer den Betriebssitz arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zuordnet, wird diese zur ersten Tätigkeitsstätte. 27 Reisekostenrecht 2015

28 Erste Tätigkeitsstätte Weiträumiges Tätigkeitsgebiet 28 Reisekostenrecht 2015

29 Erste Tätigkeitsstätte Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Soll der Arbeitnehmer auf Grund der Weisungen des Arbeitgebers seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, findet für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls die Entfernungspauschale Anwendung. 29 Reisekostenrecht 2015

30 Erste Tätigkeitsstätte Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Beispiel 28 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: Forstarbeiter A fährt an 150 Tagen mit dem PKW von seiner Wohnung zu dem 15 km entfernten, nächstgelegenen Zugang des von ihm täglich zu betreuenden Waldgebietes (weiträumiges Tätigkeitsgebiet). An 70 Tagen fährt A von seiner Wohnung über einen weiter entfernt gelegenen Zugang (20 km) in das Waldgebiet. 30 Reisekostenrecht 2015

31 Erste Tätigkeitsstätte Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Beispiel 28 im BMF-Schreiben vom Ergebnis: Die Fahrten von der Wohnung zu dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. A kann somit für diese Fahrten lediglich die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer (= 15 km x 0,30 Euro) als Werbungskosten ansetzen. Die Fahrten innerhalb des Waldgebietes können mit den tatsächlichen Kosten oder aus Vereinfachungsgründen mit dem pauschalen Kilometersatz in Höhe von 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer berücksichtigt werden. 31 Reisekostenrecht 2015

32 Erste Tätigkeitsstätte - Sonderfälle 32 Reisekostenrecht 2015

33 Erste Tätigkeitsstätte - Sonderfälle Häusliches Arbeitszimmer / Home-Office Beispiel 17 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: Arbeitnehmer A soll seine berufliche Tätigkeit ausüben: an drei Tagen wöchentlich in einem häuslichen Arbeitszimmer und an zwei vollen Tagen wöchentlich in der betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers in D. Ergebnis: Das häusliche Arbeitszimmer ist nie erste Tätigkeitsstätte, da weder ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, verbundenen Unternehmen oder Kunden. Erste Tätigkeitsstätte ist hier vielmehr die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers in D, da der Arbeitnehmer dort an zwei vollen Tagen wöchentlich beruflich tätig werden soll (zeitliche Zuordnungsregel). 33 Reisekostenrecht 2015

34 Erste Tätigkeitsstätte - Sonderfälle Häusliches Arbeitszimmer / Home-Office Beispiel 17 im BMF-Schreiben vom Sachverhalt: Arbeitnehmer A soll seine berufliche Tätigkeit ausüben im häuslichen Arbeitszimmer und zusätzlich jeden Tag in einer anderen betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers. Die Arbeitszeit in den verschiedenen Tätigkeitsstätten beträgt jeweils weniger als 1/3 der gesamten Arbeitszeit des Arbeitnehmers. Ergebnis: Das häusliche Arbeitszimmer ist nie erste Tätigkeitsstätte. Auch an den anderen Tätigkeitsstätten des Arbeitgebers hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, da er diese Tätigkeitsstätten nicht arbeitstäglich aufsucht und dort jeweils weniger als ein Drittel seiner gesamten Arbeitszeit tätig wird. 34 Reisekostenrecht 2015

35 Erste Tätigkeitsstätte Sonderfälle Bus- und Lkw-Fahrer Bus- oder Lkw-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Lediglich, wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt gleich behandelt mit den Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. 35 Reisekostenrecht 2015

36 Erste Tätigkeitsstätte Sonderfälle Kundendienstmonteure Kundendienstmonteure haben ebenfalls in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Nur wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt ebenso behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. 36 Reisekostenrecht 2015

37 Erste Tätigkeitsstätte Sonderfälle Seeleute Seeleute, die auf einem Schiff tätig werden sollen, haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte, da das Schiff keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist. Soll der Dienstantritt, die Ein- und Ausschiffung aber typischerweise arbeitstäglich von dem gleichen Anleger (wie z. B. einem Fähranleger, Liegeplatz des Seenotrettungskreuzers, Anleger des Fahrgastschiffes) erfolgen, werden die Fahrten zu diesem Ort/Sammelpunkt ebenso behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. 37 Reisekostenrecht 2015

38 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und Reisekostenrecht 2015

39 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und 2015 Verpflegungsmehraufwendungen Unternimmt ein Unternehmer oder ein Mitarbeiter eine Dienstreise (= alle betrieblichen Reisen außer den Fahrten W/eT), kann er sich für Getränke und Verpflegung nicht seiner gewohnten Quellen bedienen. Diese Mehrkosten, die der Reisende auf einer Reise hat, kann der Arbeitgeber den Reisenden lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen. Der Reisende kann, wenn kein Ersatz durch den Arbeitgeber vorgenommen wird, diese als Werbungskosten geltend machen. 39 Reisekostenrecht 2015

40 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und 2015 Verpflegungsmehraufwendungen Um die Abrechnung zu erleichtern, werden für die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes Pauschalen verwendet: Eintägige vorübergehende Auswärtstätigkeit im Inland Abwesenheit mindestens 24 Stunden 24 Euro mehr als 8 Stunden (ab 8,01 Stunden) 12 Euro Mehrtägige vorübergehende Auswärtstätigkeit im Inland (mit Übernachtung) Anreisetag (keine Mindestabwesenheit) 12 Euro Zwischentage (Abwesenheit mindestens 24 Stunden) 24 Euro Abreisetag (keine Mindestabwesenheit) 12 Euro 40 Reisekostenrecht 2015

41 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und 2015 Verpflegungsmehraufwendungen Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen Abwesenheit (ohne erste Tätigkeitsstätte) = Zeitrechnung ab Wohnung (Sammelplatz bleibt ohne Berücksichtigung) Eintägige Reise - mehr als 8 Stunden (ab 8,01 Stunden) 12 Euro Mehrtägige Reise (mindestens 3 Tage) Abreisetag (keine Mindestabwesenheit) 12 Euro Zwischentage (Abwesenheit mindestens 24 Stunden) 24 Euro Rückkehrtag (keine Mindestabwesenheit) 12 Euro 41 Reisekostenrecht 2015

42 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und 2015 Verpflegungsmehraufwendungen Tätigkeit auf Fahrzeugen Abwesenheit (ohne erste Tätigkeitsstätte) = Zeitrechnung ab Wohnung (Sammelplatz bleibt ohne Berücksichtigung) Eintägige Reise - mehr als 8 Stunden (ab 8,01 Std) 12 Euro Mehrtägige Reise (mindestens 3 Tage) Abreisetag (keine Mindestabwesenheit) 12 Euro Zwischentage (Abwesenheit mindestens 24 Stunden) 24 Euro Rückkehrtag (keine Mindestabwesenheit) 12 Euro 42 Reisekostenrecht 2015

43 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und 2015 Verpflegungsmehraufwendungen Beispiel Sachverhalt: Ein Reisender unternimmt von Dienstag bis Donnerstag eine dreitägige beruflich veranlasste Reise. Die Reise beginnt am Dienstag um 22 Uhr und endet am Donnerstag um 9 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers. Ergebnis: Reisekostenabrechnung (steuer- und sozialversicherungsfrei): Dienstag (Abreisetag) 12 Euro Mittwoch (Zwischentag) 24 Euro Donnerstag (Rückreisetag) 12 Euro Summe 48 Euro 43 Reisekostenrecht 2015

44 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und 2015 Verpflegungsmehraufwendungen Die Pauschalen können bis zum Doppelten überschritten werden: Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand einfach doppelt Abwesenheit mindestens 24 Stunden 24 Euro 48 Euro mehr als 8 Stunden (ab 8,01 Stunden) 12 Euro 24 Euro Übersteigt die Arbeitgebererstattung die Verpflegungspauschalen bis zum maximal Doppelten, kann er sie mit 25 Prozent pauschal lohnversteuern. Dies führt beim Arbeitnehmer zu Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit, beim Arbeitgeber zur Sozialversicherungsfreiheit Zahlt der Arbeitgeber noch höhere Verpflegungspauschalen, sind sie als normaler Arbeitslohn steuer- und sozialversicherungspflichtig 44 Reisekostenrecht 2015

45 Reisekostenpauschalen Inland 2014 und 2015 Übernachtungspauschale Übernachtungspauschbetrag (ohne Hotelrechnung) bei vorübergehender Auswärtstätigkeit Diese Übernachtungspauschale gilt nur für Arbeitnehmer. Nicht für Unternehmer / Selbständige Je Übernachtung 20 Euro Wichtig: Die Übernachtungspauschale gilt nur für steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber - beim Werbungskostenabzug muss der Arbeitnehmer eine Rechnung vorlegen. 45 Reisekostenrecht 2015

46 Reisekostenpauschalen Ausland 46 Reisekostenrecht 2015

47 Reisekostenpauschalen Ausland Für das Ausland gelten andere Pauschalen als für das Inland (vgl. zuletzt BMF- Schreiben vom 19. Dezember 2014). Besonderheiten der amtlichen Tabelle: Sollten Sie ein Land besucht haben, das nicht in der Tabelle erfasst ist, ist der für Luxemburg geltende Höchst- und Pauschbetrag maßgebend. Bei Übersee- und Außengebieten ist der für das Mutterland geltende Höchst- und Pauschbetrag anzusetzen. Bei Seereisen sind die Pauschalen für Österreich auszuwählen. Die amtliche Länderliste weicht zum Teil von der landläufigen Bezeichnung ab. So finden Sie England bzw. Großbritannien unter Vereinigtes Königreich und Nordirland und Moldawien unter Moldau, Republik. 47 Reisekostenrecht 2015

48 Reisekostenpauschalen Ausland Muster der amtlichen Tabelle 48 Reisekostenrecht 2015

49 Reisekostenpauschalen Ausland Besonderheiten Bei eintägigen Auslandsreisen gilt der für das Land maßgebende Höchst- und Pauschbetrag der Tätigkeitsstätte - bei mehreren Tätigkeitsstätten der für das Land der letzten Tätigkeitsstätte. Bei mehrtägigen Auslandsreisen ist zu beachten, dass der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand sich nach dem Land richtet, welches der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Ausnahme: Am Rückreisetag vom Ausland in das Inland ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland für die Berechnung der Pauschale maßgebend. Es ist dabei unerheblich, ob die Reise im Inland weitergeführt wird. Für die Übernachtungspauschale ist der Ort der Übernachtung maßgeblich. 49 Reisekostenrecht 2015

50 Reisekostenpauschalen Ausland Flugreisen Bei Flugreisen gilt ein Land zu dem Zeitpunkt als erreicht, zu dem das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden - in diesem Fall ist die Pauschale für den Zwischenlandungsort anzusetzen. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, der für Österreich geltende Höchst- und Pauschbetrag maßgebend. 50 Reisekostenrecht 2015

51 Reisekosten - Besonderheiten 51 Reisekostenrecht 2015

52 Reisekosten - Besonderheiten Drei-Monatsfrist Der Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort ist auf einen Zeitraum von längstens drei Monaten begrenzt. Unterbrechung und neue Drei-Monatsfrist: Wird die Tätigkeit an dem obigen Beschäftigungsort für mindesten vier Wochen unterbrochen, beginnt bei einer Neu- oder Wiederaufnahme der Tätigkeit die Drei-Monatsfrist wieder neu zu laufen. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. 52 Reisekostenrecht 2015

53 Reisekosten - Besonderheiten Mitternachtsregelung Sachverhalt: Reise von Montag auf Dienstag, ohne dass eine Übernachtung stattfindet. Beispiel: Der Reisende beginnt seine Reise am Montag um 21 Uhr, er übernachtet nicht und kehrt am Dienstag um 6 Uhr wieder zurück. Da er mehr als acht Stunden (neun Stunden Abwesenheit) unterwegs war, steht ihm am Tag mit den meisten Reisestunden (Dienstag) der Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 12 Euro zu. Die Reisezeiten beider Tage werden zusammengezählt. 53 Reisekostenrecht 2015

54 Reisekosten - Mahlzeitengestellung 54 Reisekostenrecht 2015

55 Reisekosten - Mahlzeitengestellung Hotelübernachtung inklusive Verpflegung Kürzung der Verpflegungspauschale: Übernachtet der Reisende in einem Hotel und erhält dort eine Mahlzeit, so ist die jeweilige Tagespauschale zu kürzen für ein Frühstück um 20 % für ein Mittagessen um 40 % für ein Abendessen um 40 % Der Preis der Mahlzeit spielt keine Rolle, soweit er nicht mehr als 60 Euro (brutto) beträgt. Im Inland liegen der Kürzung die inländischen Verpflegungspauschalen zugrunde Bei Auslandsreisen sind die ausländischen Pauschalen zugrunde zu legen (beachte Besonderheiten) 55 Reisekostenrecht 2015

56 Reisekosten - Mahlzeitengestellung Hotelübernachtung inklusive Verpflegung Beispiel zur Kürzung der Verpflegungspauschale Sachverhalt: Ein Arbeitnehmer erhält bei einer 3-tägigen Reise auf Kosten des Arbeitgebers 2 x Frühstück (Kosten auf Rechnung 15 Euro) 2 x Abendessen (Kosten auf Rechnung 25 Euro) 56 Reisekostenrecht 2015

57 Reisekosten - Mahlzeitengestellung Hotelübernachtung inklusive Verpflegung Abrechnung Verpflegungsmehraufwand: Abreisetag 12,00 Euro Zwischentag 24,00 Euro Rückreisetag 12,00 Euro Zwischensumme 48,00 Euro Kürzung 2 x Frühstück -9,60 Euro 2 x 20 % von 24 Euro (Tagespauschale) Kürzung 2 x Abendessen -19,20 Euro 2 x 40 % von 24 Euro (Tagespauschale) Auszahlungsbetrag 19,20 Euro 57 Reisekostenrecht 2015

58 Reisekosten - Mahlzeitengestellung Hotelübernachtung und Umsatzsteuerausweis Damit der Arbeitgeber die Vorsteuer aus der Hotelrechnung geltend machen kann, muss diese zwingend auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt sein! Ist die Rechnung auf den Namen des angestellten Reisenden ausgestellt, entfällt der Vorsteuerabzug, da der angestellte Reisende nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Dies gilt auch für alle anderen Rechnungen, die während einer Reise anfallen: Sie müssen, wenn ein Name angegeben wird, auf den Namen des Arbeitgebers lauten. Der Name muss angegeben werden bei Rechnungen ab 150 Euro brutto (unter 150 Euro = Kleinbetragsrechnung). 58 Reisekostenrecht 2015

59 Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber 59 Reisekostenrecht 2015

60 Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer alle vom Arbeitnehmer verauslagten Reisekosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Reisekosten sind Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Reisenebenkosten 60 Reisekostenrecht 2015

61 Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber Fahrtkosten mit dem privaten Fahrzeug Insbesondere für Fahrten mit einem Fahrzeug des Arbeitnehmers darf der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten bzw. folgenden Pauschalen erstatten. In der Praxis werden überwiegend die Pauschalen angewendet, da eine Feststellung der tatsächlichen Kosten bei privaten Fahrzeugen nur schwer möglich ist. Kilometersatz privater Pkw 0,30 Euro Kilometersatz Motorrad 0,20 Euro Kilometersatz Moped 0,20 Euro öffentliche Verkehrsmittel tatsächliche Kosten 61 Reisekostenrecht 2015

62 Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber Reisenebenkosten Beispiele für Reisenebenkosten: Arbeitsessen, Bewirtung Bus, Bahn, Taxi Business Package Flug Geschenke Hotel, Hotelnebenkosten Mietwagen Tanken, Öl, Reparatur, sonstige Kfz-Kosten Parken Porto Telefon 62 Reisekostenrecht 2015

63 Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber Keine Reisenebenkosten Nicht zu den Reisenebenkosten gehören: Minibar Pay-TV Massagen Ordnungs-, Verwarnungs- oder Bußgelder Ersatz für verlorene persönliche Gegenstände Anschaffungskosten für persönliche Reise-Gegenstände, wie Koffer Zusätzliche Hotelkosten für die mitreisende (betriebsfremde) Ehefrau des Reisenden 63 Reisekostenrecht 2015

64 Aufzeichnung "Großbuchstabe M" 64 Reisekostenrecht 2015

65 Aufzeichnung "Großbuchstabe M" Bescheinigungspflicht bei Kürzung der Pauschale Damit das Finanzamt Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, gilt eine entsprechende Bescheinigungspflicht: Im Lohnkonto und der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung muss der Arbeitgeber den Großbuchstaben M bescheinigen, falls der Arbeitnehmer eine kostenlose bzw. verbilligte Mahlzeit erhalten hat. Es ist dabei unerheblich, ob es sich dabei um eine Mahlzeit handelt, die als Sachbezug angesetzt wurde oder die zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale geführt hat. 65 Reisekostenrecht 2015

66 Aufzeichnung "Großbuchstabe M" Muster 66 Reisekostenrecht 2015

67 Dienstwagen 67 Reisekostenrecht 2015

68 Dienstwagen Key-Facts Bekommt ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen von seinem Arbeitgeber gestellt, mit dem er auch folgende Fahrten durchführen darf: Privatfahrten, Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte, Familienheimfahrten handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der beim Arbeitnehmer zu Steuerund Sozialversicherungspflicht führt. 68 Reisekostenrecht 2015

69 Dienstwagen Key-Facts Weit verbreitet ist die in vielen Fällen bereits im Arbeitsvertrag geregelte Überlassung eines Firmenwagens. Dies ist ein Kraftwagen, den der Arbeitgeber erwirbt oder least und dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlässt unentgeltlich oder gegen Kostenbeitrag. Dem Arbeitnehmer kann im Arbeitsvertrag auch die private Nutzung untersagt werden - dann entsteht kein geldwerter Vorteil für private Nutzung. 69 Reisekostenrecht 2015

70 Dienstwagen Key-Facts Der Arbeitgeber trägt regelmäßig alle für den Kraftwagen anfallenden Kosten: Abschreibung, Kfz-Steuer, Versicherung, Reparaturen, Benzin, Öl usw. Vorsicht: Kosten für Unfälle, ein Erstattungsverzicht führt zu Arbeitslohn. Bei Verschulden des Arbeitnehmers muss dieser die Kosten tragen. Vereinfachungsregelung bis Euro Hier darf der Arbeitgeber die Kosten tragen, ohne dass es zu einem geldwerten Vorteil kommt. 70 Reisekostenrecht 2015

71 Dienstwagen Key-Facts Der Arbeitnehmer kann den Kraftwagen der Firma unentgeltlich oder gegen Kostenbeitrag für alle Fahrten benutzen, z. B. für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten (= kein geldwerter Vorteil) Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (= geldwerter Vorteil, Pauschalierung mit 15 Prozent möglich) Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, Privatfahrten, Urlaubsreisen (kann arbeitsvertraglich ausgeschlossen werden). 71 Reisekostenrecht 2015

72 Dienstwagen Ausschluss der privaten Nutzung Untersagt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die private Nutzung, ist auch die Ein-Prozent-Methode nicht anzusetzen (BFH, Urteile vom und vom ). In diesem Falle hat der Arbeitnehmer nur die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu versteuern. 72 Reisekostenrecht 2015

73 Dienstwagen Fahrtenbuchmethode Ein Fahrtenbuch zu führen benötigt sehr viel Disziplin. Oft wird das Fahrtenbuch von der Betriebsprüfung verworfen. Der Arbeitsaufwand beim Führen des Fahrtenbuchs und in der Buchhaltung, um die Kosten dieses Fahrzeugs getrennt zu ermitteln, ist erheblich. Die meisten Nutzer eines Dienstwagens tendieren zu der Ein-Prozent-Methode. 73 Reisekostenrecht 2015

74 Dienstwagen Die Ein-Prozent-Methode Wird der geldwerte Vorteil nicht mit dem individuell ermittelten Kilometersatz bewertet, so ist ein pauschaler Wert anzusetzen, der sich mit einem bestimmten Prozentsatz aus dem Listenpreis des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung errechnet, und zwar für die reinen Privatfahrten mit ein Prozent monatlich, die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent monatlich je Entfernungskilometer und die steuerpflichtigen Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung mit 0,002 Prozent je Fahrt und Entfernungskilometer. 74 Reisekostenrecht 2015

75 Dienstwagen Der Listenpreis Ausgangspunkt der pauschalen Wertermittlung ist der Listenpreis - und nicht der vom Arbeitgeber tatsächlich gezahlte Kaufpreis. Listenpreis im Sinne der gesetzlichen Regelung ist bei Gebrauchtwagen und bei geleasten Fahrzeugen die im Zeitpunkt der Erstzulassung für den genutzten Personenkraftwagen im Inland maßgebende unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Da die Umsatzsteuer zur Bemessungsgrundlage gehört, wird in der Praxis vom Bruttolistenpreis gesprochen. Dieser Preis ist auf 100 Euro abzurunden. 75 Reisekostenrecht 2015

76 Dienstwagen Berechnung des geldwerten Vorteils Ein Arbeitnehmer bekommt einen Dienstwagen, auch zur privaten Nutzung, gestellt. Der Rechnungsbetrag lautete über Euro, inkl. Überführungskosten in Höhe von 520 Euro. Es wurde Sonderausstattung für Euro ohne Berechnung mitgeliefert. Der Lieferant gewährte auf den Listenpreis einen Rabatt von Euro. 76 Reisekostenrecht 2015

77 Dienstwagen Berechnung Teil I Die Berechnung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung entfällt, wenn diese im Arbeitsvertrag verboten wurde. Berechnung des Listenpreises / des geldwerten Vorteils in Höhe von ein Prozent Rechnungsbetrag, brutto Euro + Rabatt Euro + Sonderausstattung Euro - Überführungskosten (werden nicht berücksichtigt) 520 Euro Insgesamt Maßgeblicher Bruttolistenpreis Euro Euro 1 % des Listenpreises = geldwerter Vorteil pro Monat 224 Euro 77 Reisekostenrecht 2015

78 Dienstwagen Berechnung Teil II Angaben wie im Teil I, zusätzlich darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte nutzen. Die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte = 20 km. Berechnung des geldwerten Vorteils für die Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte 0,03 % von Listenpreis 0,03 % von Euro = geldwerter Vorteil pro km 6,72 Euro Bei 20 km = geldwerter Vorteil für Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte 134,40 Euro 78 Reisekostenrecht 2015

79 Dienstwagen Berechnung Teil III Angaben wie im Teil II Der Arbeitgeber übernimmt hier die pauschale Versteuerung der Werbungskosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Berechnung des Werbungskostenanteils, den der Arbeitgeber pauschal versteuern kann Einfach Entfernung Wohnung - erste Tätigkeitsstätte = 20 km 20 km / Tag x 0,30 Euro / km = 6 Euro / Tag 6 Euro / Tag x 15 Tage Von dem geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung - erste Tätigkeitsstätte in Höhe von kann der Arbeitgeber pauschal versteuern = für den Arbeitnehmer: steuer- und sozialversicherungsfrei verbleiben steuer- und sozialversicherungspflichtig 90 Euro 134 Euro 90 Euro 44 Euro 79 Reisekostenrecht 2015

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