Personalreport. Einstieg in das. Personalcontrolling

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1 Einstieg in das Personalcontrolling

2 1 Einleitung Der Personalreport soll durch seine Aussagekraft den Steuerberater durch aufbereitete Personalkennzahlen bei der Beratung unterstützen und dem Mandanten das Personalcontrolling erleichtern. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 2 von 17

3 In der Zeitschrift Lohn und Gehalt Spezial vom Juni 2014 wird mit dem Zitat Wer in einem Unternehmen wichtige Entscheidungen trifft, ist auf aussagekräftige Analysen angewiesen ausgedrückt, wie wichtig heutzutage das Thema Controlling in einem Unternehmen ist. Mit dem Personalreport ermöglichen wir unseren Programmanwendern den Einstieg in das Personalcontrolling. Der Personalreport ist eine zweiseitige neue Lohn- Auswertung, die mit der monatlichen Lohn-/Gehaltsabrechnung erzeugt wird. Im Personalreport werden festgelegte Personalkennzahlen aus dem Bereich der Personalkosten, Personalstruktur und Personalerhaltung in kompakter Form ausgewertet, graphisch aufbereitet, in ihrer Entwicklung visualisiert und durch Vergleiche mit einer Aussage versehen. Die DALY-Funktionalität wird dabei nicht erweitert oder ersetzt. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 3 von 17

4 2 Neue Lohnauswertung Personalreport Für die neue Lohnauswertung ist ein fixes Format, sowie der Druck auf zwei Seiten vorgegeben. Der Anwender muss hierfür nur die Auswertung in der Auswertungssteuerung (z.b. LODAS) neu anlegen. Die Personalkennzahlen werden aus den im Rechenzentrum gespeicherten Daten aufbereitet, ohne dass weitere Eingaben durch den Anwender notwendig sind. Die Auswertung wird auf allen bekannten Ausgabewegen (Druck im Rechenzentrum, Bereitstellung der Auswertung per Rückübertragung in LODAS-Auswertungen und Auswertungen online) zur Verfügung gestellt. Im Detail enthält die Lohn-Auswertung folgende Personalkennzahlen: Personalkosten Gesamtkosten Die Personalkosten werden als Summe für das komplette Unternehmen ausgewertet. (keine Aufteilung der Kosten auf Kostenstellen, Kostenträger). Lohnartenverteilung (begrenzt auf die 10 Lohnarten mit dem im Abrechnungsmonat höchsten verbuchten Beträgen) Zudem werden die SV-Arbeitgeberanteile und die Umlage zu den entsprechenden Lohnarten ausgewiesen. Kostenentwicklung und Prognose Kostenvergleich kumuliert (detailliertere Kostenaufstellung mit prozentualer und absoluter Veränderung) DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 4 von 17

5 Personalstruktur und Personalerhaltung Mitarbeiter gesamt Vollzeitäquivalent Mitarbeiterstruktur Entwicklung der Mitarbeiter Mitarbeiter nach Beschäftigungsverhältnis Entwicklung der monatlichen Fluktuationsquote Fluktuationsquote des Vorjahres und des aktuellen Jahres Durchschnittliche Beschäftigungsdauer Entwicklung der Fehlzeitentage (krank, Mutterschutz, übrige Fehlzeiten) Urlaubsanspruch und genommener Urlaub aller Mitarbeiter 3 Musterentwurf der Lohn- Auswertung Nachfolgend ist eine Musterauswertung des Personalreports abgebildet. Die erste Seite zeigt die Kennzahlen zu den Personalkosten und die zweite Seite zeigt die Kennzahlen zur Personalstruktur und Personalerhaltung. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 5 von 17

8 6 Darstellung der Personalkennzahlen in der Lohn- Auswertung Seite 1 Gesamtkosten Die Gesamtkosten werden aus den einzelnen Personalkostenarten des Unternehmens, die aus der Lohn-/Gehaltsabrechnung entstehen, ermittelt. In einem Ringdiagramm Gesamtkosten werden die Gesamtkosten des jeweiligen Abrechnungsmonats als Kostenarten Laufende Bezüge, Einmalbezüge, SV-AG-Anteil laufend, SV-AG-Anteil Einmalbezug und zusätzliche AG-Kosten graphisch dargestellt und der entsprechende prozentuale Anteil an den Gesamtkosten ermittelt. Ob es sich um einen Laufenden Bezug oder Einmalbezug handelt, wird auf Grund der Auswahl im Feld Steuer- und SV-Behandlung unter Mandantendaten Lohnarten im Register Steuer/SV/UV festgelegt. Die SV-AG-Anteile werden entsprechend aus den laufenden Bezügen und Einmalbezügen berechnet. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 8 von 17

9 Bei freiwillig krankenversicherten- und privat krankenversicherten Arbeitnehmern wird bei der Aufteilung der SV-AG-Anteile die Beitragsbemessungsgrenze der KV/PV berücksichtigt. Zu den zusätzlichen AG-Kosten gehören SV-freie Bezüge, Umlagen aus der SV, AG-Anteile der betrieblichen Altersvorsorge, Zusatzversorgung des Öffentlichen Dienstes und Baulohn, sowie kostenrelevante Nettobe-/-abzüge und Pauschale Steuern. Lohnartenverteilung In tabellarischer Form werden die im aktuellen Abrechnungsmonat verbuchten Lohnarten dargestellt. Es werden die 10 Lohnarten mit den höchsten Beträgen ausgewiesen. Alle übrigen verbuchten Lohnarten werden unter übrige zusammengefasst. Zu den Lohnarten wird der zugehörige SV-AG-Anteil und die Umlage ermittelt. (negative Beträge werden rot dargestellt). DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 9 von 17

10 Kostenentwicklung/ Prognose In einem Liniendiagramm Kostenentwicklung werden die Gesamtkosten über einen Zeitraum von 13 abgerechneten Kalendermonaten (aktueller Abrechnungsmonat + die letzten 12 abgerechneten Kalendermonate) als Kostenverlauf dargestellt. Damit verschiebt sich in jedem Abrechnungsmonat der Zeitraum um einen Monat. Dargestellt werden nur die Personalkosten, die auch über den Zeitraum im Rechenzentrum gespeichert sind. Wurde nicht über den kompletten Zeitraum die Lohn- /Gehaltsabrechnung über LODAS durchgeführt, wird der Verlauf der zur Verfügung stehenden Abrechnungsmonate dargestellt. Sind mindestens 12 vergangene Monate aus Sicht des aktuellen Abrechnungsmonats abgerechnet, wird das Diagramm um eine Prognosetrendlinie und 12 zukünftige Monate erweitert dargestellt. Zusätzlich werden die tatsächlichen Kosten der vergangenen 12 Monate den prognostizierten Gesamtkosten der kommenden 12 Monate gegenübergestellt und die entsprechende Veränderung in Prozent ausgewiesen. Die prognostizierten Kosten werden mit Hilfe der Prognoseberechnung mittels Regressionsanalyse nach der DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 10 von 17

11 Schätzmethode der kleinsten Quadrate in Kombination mit der durchschnittlichen Verteilung der Einmalbezüge geschätzt. Kostenvergleich kumuliert In tabellarischer Form werden die einzelnen Kostenarten für das aktuelle Jahr aus Sicht des aktuellen Abrechnungsmonats kumuliert und demselben Zeitraum des Vorjahres im Vergleich gegenübergestellt. Zusätzlich erfolgt der Ausweis der absoluten und prozentualen Veränderung. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 11 von 17

12 7 Darstellung der Personalkennzahlen in der Lohn- Auswertung Seite 2 Mitarbeiter gesamt und Vollzeitäquivalent Die Mitarbeiter gesamt und die Vollzeitäquivalente werden in Summe als Betrag für den aktuellen Abrechnungsmonat ausgewiesen. Bei der Ermittlung werden alle Arbeitnehmer gezählt, bei denen eine Sozialversicherungsnummer hinterlegt ist. Wenn bei mehreren Personalnummern die gleiche Sozialversicherungsnummer zugeordnet wurde, wird der Arbeitnehmer nur einmal gezählt (z. B. bei Versorgungsbezugsempfängern). Wurde bei dem Mitarbeiter keine Sozialversicherungsnummer hinterlegt, wird geprüft, ob eine Europäische Sozialversicherungsnummer hinterlegt wurde und dieser Mitarbeiter wird in der Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigt. Wurden bei dem Mitarbeiter keine Sozialversicherungsnummern hinterlegt, dann wird geprüft, ob dem Mitarbeiter eine Besoldungstabelle zugeordnet ist und entsprechend wird dieser Mitarbeiter in der Anzahl der Mitarbeiter mit berücksichtigt. Fehlen alle drei Eingaben, dann kann der Mitarbeiter in der Kennzahl Mitarbeiter gesamt nicht berücksichtigt werden. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 12 von 17

13 Die Ermittlung der Vollzeitäquivalente ergibt sich durch Division der individuellen Arbeitszeit der Mitarbeiter durch die betriebsübliche Arbeitszeit. Im Bereich Öffentlicher Dienst werden die Arbeitszeiten der hinterlegten Tariftabellen für die Berechnung herangezogen. Der Vollzeitäquivalent wird je Arbeitnehmer ermittelt und die Summe für den auszugebenden Betrag aus allen berechneten Beträgen zusammenaddiert. Mitarbeiterstruktur In einem Ringdiagramm wird die Mitarbeiterstruktur des aktuellen Abrechnungsmonats, unterteilt nach Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitbeschäftigte, Geringfügig Beschäftigte und übrige Beschäftigte dargestellt. Ob es sich um einen Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigten handelt, wird aus der vom Anwender getroffenen Auswahl im Feld Vertragsform unter Personaldaten Tätigkeit Tätigkeitsschlüssel entnommen. Bei Beamten wird die Zuordnung Vollzeit oder Teilzeit aus der hinterlegten Besoldungstabelle entnommen. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 13 von 17

14 Mitarbeiterentwicklung In einem Liniendiagramm wird der Verlauf der Mitarbeiterstruktur über einen Zeitraum von 13 abgerechneten Kalendermonaten (aktueller Abrechnungsmonat + die letzten 12 abgerechneten Kalendermonate) dargestellt. Damit verschiebt sich in jedem Abrechnungsmonat der Zeitraum um einen Monat. Es kann nur die Mitarbeiteranzahl dargestellt werden, die auch über den Zeitraum im Rechenzentrum gespeichert wurde. Wenn nicht über den kompletten Zeitraum die Lohn-/Gehaltsabrechnung über LO- DAS durchgeführt wurde, wird der Verlauf der zur Verfügung stehenden Abrechnungsmonate dargestellt. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 14 von 17

15 Beschäftigungsverhältnis Im Kreisdiagramm Beschäftigungsverhältnis des aktuellen Abrechnungsmonats werden die Mitarbeiteranzahlen in unbefristet und befristet untergliedert. Die jeweilige Mitarbeiteranzahl wird als Wert ermittelt und zusätzlich angedruckt. Ob es sich um einen unbefristeten oder befristeten Mitarbeiter handelt, wird aus der vom Anwender getroffenen Auswahl im Feld Vertragsform unter Personaldaten Tätigkeit Tätigkeitsschlüssel entnommen. Fluktuation Im Liniendiagramm Entwicklung der Fluktuationsquote wird die monatliche Fluktuation auf Grund der Austritte über den Zeitraum eines Kalenderjahres (Januar bis De zember) dargestellt. Es wird jeweils der Verlauf der monatlichen Fluktuationsquote des Vorjahres und des aktuellen Jahres aufgezeigt. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 15 von 17

16 Die Berechnung der Fluktuation erfolgt nach der BDA-Formel ( Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände ). Zusätzlich wird die jährliche Fluktuation des Vorjahres und des aktuellen Kalenderjahres ermittelt. Durchschnittliche Beschäftigungsdauer Die durchschnittliche Beschäftigungsdauer wird in absoluten Zahlen ausgewiesen. Die Berechnung erfolgt aus Sicht des aktuellen Abrechnungsmonats. Es wird jeder Monate berücksichtigt, in dem der Mitarbeiter beschäftigt ist, auch wenn es sich um einen Teilmonat handelt. Entwicklung der Fehlzeitentage Im Liniendiagramm Entwicklung der Fehlzeitentage werden die Ausfalltage von Krankheit, Mutterschutz/ Elternzeit und die übrigen Fehlzeitentage über den Zeitraum von 13 abgerechneten Kalendermonaten (aktueller Abrechnungsmonat + die letzten 12 abgerechneten Kalendermonate) als Verlauf dargestellt. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 16 von 17

17 Urlaubsanspruch Für den Urlaubsanspruch werden die in der Urlaubsstatistik hinterlegten Urlaubstage und der genommene Urlaub der Mitarbeiter als Wert ermittelt. Sind keine Eingaben in der Urlaubsstatistik erfolgt, dann entfällt dieser Andruck auf der Lohn-Auswertung Personalreport. DATEV eg, alle Rechte vorbehalten Seite 17 von 17