1 Allgemeines zu DATEV Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro" bzw. DATEV Mittelstand pro" und Lohn und Gehalt comfort" 15

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zu DATEV DATEV als Dienstleister für die Personalwirtschaft DATEV-Software für die Personalwirtschaft 12 Die Software Institutionsverwaltung" 13 Die Software RZ-Kommunikation" 14 Die Software Zahlungsverkehr" 14 2 Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro" bzw. DATEV Mittelstand pro" und Lohn und Gehalt comfort" Arbeiten mit DATEV Arbeitsplatz pro oder DATEV Mittelstand pro 16 Aufbau des DATEV Arbeitsplatz pro 16 Die Benutzeroberfläche von DATEV Mittelstand pro 18 Der Navigationsbereich 19 Der Arbeitsbereich 19 Der Zusatzbereich 20 Navigationsbereich und Zusatzbereiche anpassen Der DATEV Arbeitsplatz für Unternehmer 22 Die Startseite 22 Aktuelles Leistungsumfang von Lohn und Gehalt comfort" 23 Wichtige Programmfunktionen 23 Zusammenspiel mit dem Rechenzentrum 24 Zusammenspiel mit anderen Programmen Das Programm DATEV Mittelstand pro" Das Programmfenster von Lohn und Gehalt comfort" 29 Mandantenübersicht 29 Detailinformation Mandant Programmkomponenten und Zusatzprogramme 31 Abrechnung 31 Bescheinigungen 32 Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro 32 Datenübermittlung an statistische Ämter 33 Zahlungsverkehr Elektronisches Wissen - Lohn und Personal Das Hilfesystem im Programm Lohn und Gehalt comfort" 34 Die Programmhilfe in Lohn und Gehalt comfort" 34 LEXinform/Info-Datenbank pro

2 3 Institutions-und Stammdaten Institutionen in der Institutionsverwaltung 38 So finden Sie die Institutionsdaten zu den Kreditinstituten 38 So finden Sie die Institutionsdaten für das Betriebsstättenfinanzamt 40 So finden Sie die Institutionsdaten zu den Krankenkassen 41 So legen Sie eine Krankenkassengeschäftsstelle an 42 So erfassen Sie die Bankverbindung der Krankenkasse 43 So finden Sie die Institutionsdaten einer Berufsgenossenschaft 44 Aktualisierung der Institutionsverwaltung über das Rechenzentrum Bedienung des Programms Lohn und Gehalt comfort" 45 DATEV Mittelstand pro" auf Kanzleiebene 45 Lohn und Gehalt comfort" auf Mandantenebene 46 Mitarbeiterebene 46 Programmbedienung mit der Tastatur Übergreifende Daten auf Mandantenebene 48 So prüfen Sie, ob erforderliche Lohnarten vorhanden sind 48 So zeigen Sie die Ausgabeparameter an Anlegen von Firmen- bzw. Mandanten-Stammdaten 50 So legen Sie einen Mandanten an 51 So legen Sie die Bankverbindung an 53 So legen Sie die Zahlungsweise fest 54 So legen Sie die Erstattungsart im Aufwendungs-Ausgleichs-Gesetz-Verfahren (AAG) fest 54 So legen Sie die Sozialversicherungsdaten an 55 So legen Sie die Berufsgenossenschaft an 58 So legen Sie die Finanzamtdaten an 59 So legen Sie die Arbeitszeit fest 61 So hinterlegen Sie zusätzliche Feiertage für ein Bundesland und den für Mandanten geltenden Urlaubsanspruch 61 So geben Sie die Umrechnungsformel bei Teilmonaten ein 62 So legen Sie die Konten für den Buchungsbeleg fest 63 So prüfen Sie die Zuordnung von Lohnarten zu FIBU-Konten 64 So legen Sie die Ausgabe von statistischen Werten auf dem Brutto-/Netto-Formular und dem Lohnkonto fest 65 Exkurs: So richten Sie Kostenstellen ein...: 66 Exkurs: Mehrere Betriebsstätten erfassen 66 Exkurs: Firmenwagen anlegen 67 Exkurs: Druck von Auswertungen 68 So legen Sie die Anzahl der Duplikate fest 68 6

3 Mitarbeiter-Stammdaten So erfassen Sie die Personaldaten So erfassen Sie die Angaben zur Tätigkeit So erfassen Sie die allgemeinen Sozialversicherungsdaten So erfassen Sie die Daten zur Krankenkasse So erfassen Sie Steuerdaten So erfassen Sie die Entlohnungsdaten So erfassen Sie die vermögenswirksamen Leistungen So erfassen Sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit So erfassen Sie den Urlaubsanspruch So erfassen Sie Vorarbeitgeberwerte (sofern vorhanden) So erfassen Sie die Daten für die Unfallversicherung So erfassen Sie weitere Personal-Stammdaten Stammdaten zur Beschäftigung Stammdaten zur Sozialversicherung Stammdaten zur Steuer Stammdaten zu Arbeitszeiten Stammdaten zur Entlohnung Stammdaten zur Betrieblichen Altersvorsorge Stammdaten Besonderheiten Stammdaten Abschlagszahlungen Stammdaten individuelle Überweisungen Stammdaten Durchschnittserhöhungen Stammdaten Auswertungsdaten Stammdaten Baulohn Stammdaten Vortragswerte So geben Sie Bewegungsdaten auf Mitarbeiterebene ein So geben Sie Daten in den Kalender ein Lohn- und Gehaltsabrechnung (Januar) Erfassung der Arbeitsstunden Erfassen einer geringfügigen Beschäftigung Lohnabrechnung und Monatsabschluss So führen Sie eine Lohnabrechnung durch So führen Sie eine Wiederholungsabrechnung für einen Mitarbeiter durch So kontrollieren Sie die Auswertungen So geben Sie Auswertungen im PDF-Format aus So führen Sie einen Monatsabschluss durch Senden der Daten an das Rechenzentrum So schaffen Sie den Monatsabschluss, wenn Sie in Ihren Stammdaten die elektronische Übertragung von Daten hinterlegt haben Exkurs: Zahlungsträgererstellung von der Lohnabrechnung abkoppeln..,97,

4 5 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Februar) Vorarbeitgeberwerte eingeben Überstunden erfassen III 5.3 Nachberechnung von Bewegungsdaten Nachtarbeitszuschläge 112 Exkurs: So übergeben Sie die Buchungsliste an die FIBU Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft erstellen Lohn-und Gehaltsabrechnung (März) Änderung von Stammdaten So hinterlegen Sie die Daten für Fahrtkostenzuschüsse So hinterlegen Sie die Daten für den Firmenwagen So erfassen Sie den abweichenden Stundenfaktor So erfassen Sie das Jobticket Lohn-und Gehaltsabrechnung (April) Rückwirkende Änderung von Festbezügen Lohnfortzahlung 124 So rechnen Sie Lohnfortzahlungszeiträume ab Prüfen des Antrags auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen 126 Exkurs: Lohnfortzahlung für Stundenlöhne aus dem Durchschnitt der letzten drei Monate Standard-Lohnarten für die Berechnung der Lohnfortzahlung aus dem Durchschnittsverdienst der letzten drei Monate 127 So legen Sie Durchschnittswerte bei Stundenlöhnen an Lohn- und Gehaltsabrechnung (Mai) So erfassen Sie sonstige Zulagen Mutterschutz Umsatzprovision Kürzungen von Festbeträgen bei Teillohnzahlungszeiträumen Fehlermeldung nach dem Monatsabschluss 133 Lohnarten kontieren (LA 2003) Lohn- und Gehaltsabrechnung (Juni) Urlaub erfassen Einmalzahlungen am Beispiel Urlaubsgeld So legen Sie eine neue Lohnart an Lohn-und Gehaltsabrechnung (Juli) Austritt Beschäftigungsende Werkstudenten mit Anwendung der Gleitzone Arbeitsbescheinigung gem. 312 SGB III 146 8

5 11 Lohn- und Gehaltsabrechnung (August) Steuerklassenänderung mit Nachberechnung Abschlagszahlungen und Vorschüsse 152 So erfassen Sie eine Abschlagszahlung 152 So führen Sie eine Abschlagszahlung durch Mehrfachbeschäftigung Gleitzone Reisekosten erfassen 156 So erfassen Sie steuerfreien Verpflegungsmehraufwand/Verpflegungszuschuss 156 So erfassen Sie die Fahrtkostenerstattung mit dem eigenen Pkw 157 So erfassen Sie den steuerfreien Übernachtungsmehraufwand Lohn- und Gehaltsabrechnung (September) Private Krankenversicherung Abweichende Arbeitszeit So legen Sie Lohnarten mit Folgelohnarten an 162 So verknüpfen Sie zwei Lohnarten So geben Sie die Werkswohnung in die Abrechnung ein So ändern Sie den Fahrtkostenzuschuss So ändern Sie das Jobticket Lohn- und Gehaltsabrechnung (Oktober) Abrechnung von Mutterschaftsgeld Angaben beim Austritt Abrechnung von Abfindungen Pfändung 173 So hinterlegen Sie eine Pfändung in den Mitarbeiter-Stammdaten 173 So sehen Sie, wie sich die Pfändung auswirkt Lohn- und Gehaltsabrechnung (November) Betriebliche Altersvorsorge 178 So hinterlegen Sie die Beträge zur betrieblichen Altersvorsorge - Pensionsfonds Freiwilliges Weihnachtsgeld Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) 180 9

6 15 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Dezember) Neuberechung der Mutterschutzfrist Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber 183 So aktivieren Sie den Lohnsteuei-Jahresausgleich 183 So überprüfen Sie die Urlaubsansprüche Jahresauswertungen 186 So kontrollieren bzw. drucken Sie die für den Jahreswechsel benötigten Auswertungen 186 Meldung an die Berufsgenossenschaft 187 Jahresabschlussarbeiten Archivierung von Abrechnungsjahren und elektronische Prüfung durch die Finanzverwaltung 188 Archivierung im DATEV-Rechenzentrum 188 Elektronische Prüfung durch die Finanzverwaltung Musterprüfungen 191 Anhang 237 Mandanten- und Personal-Stammdaten 241 Sachwortverzeichnis