Zahlungsvorschläge erstellen mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen pro

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1 Zahlungsvorschläge erstellen mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen pro Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /05-01 Bestell-Art.-Nr.: 37720

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, Nürnberg 1

4 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Situation im Seminar 5 2 Zahlungen 9 3 Alltagssituationen 31 Inhaltsverzeichnis 4 Zusatzkapitel Lastschrifteneinzug 39 5 Spickzettel 47 Zahlungs- 6 Instruktionsblätter 49 3

5 1 Allgemeine Situation im Seminar 5

6 1 Allgemeine Situation im Seminar Sie sind Mitarbeiter/in in der Tischlerbeispiel GmbH. Ihr Aufgabengebiet umfasst die Finanzbuchführung. Die Buchführung wurde bis einschließlich März des laufenden Jahres erstellt (SKR 04, Soll-Versteuerung). Sämtliche Zahlungen bzw. Einzüge wurden bisher von einer Kollegin außerhalb der Buchführung abgewickelt. Dazu wurde ein Online-Banking-Programm genutzt, in welchem die fälligen Rechnungen manuell erfasst wurden. Diese Vorgehensweise ist sehr arbeitsintensiv und nicht optimal. So ist z. B. die Entscheidung der Vorteilhaftigkeit von Skontiermöglichkeiten gegenüber einer Unterdeckung von Bankkonten nicht automatisiert lösbar. Zukünftig sollen Sie daher im Rahmen der Finanzbuchführung die Zahlungsanweisungen rationell abwickeln. Von Ihrem Steuerberater wissen Sie, dass Sie keine gesonderte Programmlösung brauchen, da sowohl die Programmfunktion zum Erstellen von Zahlungsvorschlägen als auch der Zahlungsverkehr, das Online-Banking-Programm der DATEV, im Leistungsumfang Ihres Rechnungswesenprodukts enthalten sind. Aufgabe 1.1: Öffnen Sie die Tischlerbeispiel GmbH (55035) im aktuellen Jahr in der Buchführung. Zahlungs- hinweis: Sollten Sie den DATEV Arbeitsplatz pro noch nicht kennen, verschaffen Sie sich einen ersten Überblick mit Hilfe des animierten Schnelleinstiegs zum Arbeitsplatz pro. Diesen finden Sie unter Hilfe I Schnelleinstieg DATEV Arbeitsplatz pro. Situation: Sie wollen sich einen Überblick verschaffen, welche Rechnungen zur Zeit laut der Finanzbuchführung noch offen sind. Aufgabe 1.2: Öffnen Sie die OPOS-Liste der Kreditoren und informieren Sie sich in der Hilfe, wie Sie die Daten aufbereiten können. Klicken Sie im Zusatzbereich Hilfe auf den Link OPOS-Liste. Die Hilfe OPOS-Liste (Arbeitsbereich) wird Ihnen direkt angezeigt. Auf der Folgeseite finden Sie einen Spickzettel zum Hilfeaufruf. 6

7 Spickzettel: Aufruf der Programmhilfe Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zum Hilfeaufruf! Sie haben Fragen zu einem aktuell geöffneten Arbeitsbereich oder Eingabefeld? Dann nutzen Sie die Programmhilfe, die Sie mit Hilfe von, mit Hilfe des Kontextmenüs (rechte Maustaste) oder im Zusatzbereich Hilfe aufrufen können. Sie wollen sich grundsätzlich über verschiedene Themen oder Arbeitsabläufe im Programm informieren? Dann nutzen Sie das umfassende Hilfeangebot des Hilfemenüs: 1 Allgemeine Situation im Seminar Zahlungs- 7

8 Zahlungs- 1 Allgemeine Situation im Seminar 8

9 2 Zahlungen 9

10 situation: Ihre Kollegin übergibt Ihnen das Thema Zahlungen mit folgenden Informationen: Eingangsrechnungen/Überweisungen: 2 Zahlungen Zahlungs- Die Eingangsrechnungen gehen Ihnen nach Prüfung zur Erfassung in der Finanzbuchführung zu. Die Zahlungen sollen von der Deutschen Bank Frankfurt ausgeführt werden. Die meisten unserer Lieferanten gewähren ein Zahlungsziel von 10 Tagen 3 % Skonto, 20 Tage netto. Die Sekretärin hat bei allen Lieferanten die Bankverbindung erfasst (Ausnahme: Einzugsermächtigung wurde erteilt). Die Geschäftsführung wünscht eine fristgerechte Skontierung. Sie sind zuständig für die Lieferanten Erstellen Sie täglich eine Vorschlagsliste aller fälligen Zahlungen und legen Sie diese zur Prüfung Herrn Musterchef vor. Nach Freigabe übergeben Sie die Zahlungsanweisungen an den Zahlungsverkehr zur Ausführung durch die Geschäftsleitung. Aufgabe 2.1: Welche Informationen müssen im Programm hinterlegt sein, damit Sie die Zahlungen durchführen können? a) Bankverbindungen der Kunden wurden von der Sekretärin bereits hinterlegt. b) c) d) Aufgabe 2.2: Prüfen bzw. ergänzen Sie die Stammdaten, damit die Zahlungen wie gewünscht durchgeführt werden können. Das íinstruktionsblatt Stammdaten für den Zahlungsvorschlag hilft Ihnen dabei. 10

11 Instruktionsblatt: Stammdaten für den Zahlungsvorschlag So prüfen Sie die hinterlegten Stammdaten für den Zahlungsvorschlag 1) Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche Stammdaten. Die Übersicht Stammdaten öffnet sich. 2) Doppelklicken Sie in der Übersicht Stammdaten auf Mandantendaten. Das Dialogfenster Stammdaten-Mandant öffnet sich und das Arbeitsblatt Grunddaten Rechnungswesen wird angezeigt. 3) Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Mandantendaten Rechnungswesen auf OPOS. Das Arbeitsblatt OPOS öffnet sich mit der Registerkarte Allgemein. 4) Prüfen Sie die gespeicherten Stammdaten für Zahlungen sowohl auf der Registerkarte Allgemein als auch auf der Registerkarte Lastschriften / Zahlungen: a) Hinterlegen Sie auf der Registerkarte Allgemein in der Gruppe Zahlungsbedingungen für Kreditoren die gewünschte Zahlungsbedingung, z. B. 12: 10 Tage 3,0 %; 20 Tage netto. b) Wählen Sie die Registerkarte Lastschriften / Zahlungen und prüfen Sie innerhalb der Gruppe Bankenstaffel die für den Kontenbereich hinterlegte Bank. c) Wählen Sie innerhalb der Gruppe Kreditoren den Zahlungsträger Datenträgeraustausch mit mehreren Rechnungen. 2 Zahlungen Zahlungs- 5) Klicken Sie auf das Symbol (Speichern und schließen), um Ihre Änderungen zu speichern und den Stammdatendienst zu schließen. 11