Bilanz und GuV. Einrichtung: Tips, Empfehlungen und Fehlerbeseitigung

Transkript

1 ...durch Wissen zum Erfolg Bilanz und GuV Einrichtung: Tips, Empfehlungen und Fehlerbeseitigung Mit der BUSINESSLINE -Fibu haben Sie ein sehr leistungsfähiges Fibu-Programm erworben, das Ihnen nicht nur die tägliche Buchführungstätigkeit erleichtert, sondern zudem eine Vielzahl von Auswertungen ermöglicht. Neben der BWA (Betriebswirtschaftlichen Auswertung) und der Kostenstellen-/Kostenträger-rechnung werden Sie vor allem eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen wollen. Sie erfahren auf den folgenden Seiten, wie Sie vorgehen sollten, welche Voraussetzungen notwendig sind und wie Sie Fehler vermeiden bzw. beheben. Wir setzen voraus, daß Sie bereits den Sachkontenstamm installiert haben, daß Sie schon seit einigen Wochen mit der Fibu arbeiten und daß Ihre Stammdaten/Basisdaten ausgefüllt sind. Füllen Sie - falls nicht bereits geschehen - unter Parameter --->Mandanten die gesamte Maske aus. Für den Bilanzausdruck müssen Sie mindestens den Listenkopf mit Ihrer Firmenbe-zeichnung eingetragen haben.

2 ... durch Wissen zum Erfolg Eine weitere, wesentliche Voraussetzung ist, daß Sie schon einmal einen Bilanzaufbau gefahren haben. Diesen müssen Sie nicht jedes Mal durhzuführen, jedoch immer dann, wenn Zuordnungen, Zwischensummen und Bilanzkennzeichen (siehe weitere Erläuterungen dazu weiter unten) verändert wurden. Bilanzaufbau Den Bilanzaufbau fahren Sie, indem Sie in die Stammdaten--->Basisdaten wechseln und dort über Alt--> Ergänzen-->(den)Bilanzaufbau aufrufen. Sie können wählen, ob Sie den externen oder den internen Bilanzaufbau fahren möchten.. Wenn Sie den Bilanzaufbau starten, werden alle Konten Ihres Sachkontenrahmens durchlaufen und Sie erhalten eine Übersicht über die Kontenklassen, die Kontentexte, die Überschriften und möglichen Zwischensummen. Die Bildschirmmaske stellt sich wie folgt dar:

3 ... durch Wissen zum Erfolg In den anschließenden Feldern (Zwischensummen 1-9), die in der Regel mit "N" vorbelegt sind, können Sie weitere Zwischensummen festlegen und damit Ihre Bilanz feiner aufgliedern. Diese Möglichkeit werden Sie vor allem für die betriebsinterne Bilanz nutzen. Wenn Sie hier ein "J" eingeben, so erscheint oberhalb dieser Bilanzposition beim Ausdruck eine Überschrift. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Sofern standardmäßig keine Überschrift seitens des Sachkontenrahmens vorgegeben ist, können Sie hier Ihren gewünschten Text hinterlegen: Wichtig: Bei Aktiva- und Passiva-Konten wird grundsätzlich die Zwischensumme dazu benutzt, den Bilanzgewinn/-verlust zu berechnen. Sachkontenstamm/Bilanzkennzeichen

4 Eine weitere wichtige Frage ist, woher das Programm "weiß", welches Konto wie abgeschlossen werden muß und an welcher Position der Bilanz es erscheinen soll. Dieses "Wissen" enthält der Sachkontenstamm. Dort befinden sich Eingabefelder, in denen die Konten als Bilanz (Aktiv- oder Passivkonten) bzw. als GuV-Konten (Haben- oder Sollkonten) gekennzeichnet werden. Wechseln Sie dazu in den Sachkontenstamm: Sie erhalten die Sachkontenstamm-Maske und sehen die Kontenklasse sowie Bilanz/GuV extern/intern. Hier hinterlegen Sie, ob es sich um ein Bilanzkonto (Aktiva/Passiva) oder um ein GuV-Konto (Haben/Soll) handelt. Bedenken Sie hierbei: Über dieses Kennzeichen wird auch gesteuert, ob eine Position, die z. B. einen Habensaldo hat, beim Ausdruck im Soll mit Minuszeichen oder im Haben beim Ausdruck ohne Vorzeichen dargestellt wird. 1. Beispiel: Bank/Aktivkonto: 2. Beispiel GuV: Umsatzerlöse (Ertragskonto)

5 Typische Beispiele, um die Funktion dieser Bilanzkennzeichen kennenzulernen und leichter zu durchschauen, sind Konten, die sowohl auf der Aktiva- als auch auf der Passiva-Seite einer Bilanz erscheinen können, z. B. Bankkonten. Wie Sie sehen, sind bei diesen Konten natürlich sowohl Aktiva- als auch Passiva-Positionen vorbelegt. (Bankguthaben / Bankverbindlichkeiten) Über das Pull-Down-Menue ALT ERGÄNZEN können Sie sich das Bilanzkennzeichen zum aktiven Sachkonto ansehen. Achtung: Auch wenn die Maske Bilanz/GuV anzeigt, so geht es hier wirklich nur um Bilanz-Kennzeichen! Eine Bilanz können Sie so oft erstellen wie Sie möchten und zu jedem beliebigen Zeitpunkt. (Achtung bei Netzwerkversionen: In der Fibu sollte währenddessen nicht gearbeitet werden!) Bilanzen lassen sich auch nachträglich auf einen bestimmten Zeitraum eingegrenzt erstellen. (Auch im Dezember können Sie z. B. noch eine Bilanz für den Monat August erstellen - Voraussetzung ist dann aber, daß der Jahresabschluß in der Fibu noch nicht erfolgt ist!) Weiterhin haben Sie die Möglichkeit die Bilanzen in zwei verschiedenen Ausdruckarten darzustellen: 1. Aktiva und Passiva nacheinanderfolgend 2. Aktiva und Passiva nebenander Fehlerabhilfe beim Bilanzausdruck: 1. Es wird nicht das richtige Geschäftsjahr ausgedruckt: Bei Ihnen ist in den Formularen F201.FIB, F202.FIB, F203.FIB und/oder F206.FIB, F207.FIB das Geschäftsjahr in Klarschrift eingetragen und nicht als Variable. Tragen Sie bitte anstelle der Klarschrift die ein. (Geschäftsjahr bis ) 2. Zwischen Tagesdatum und Geschäftsjahr im Bilanzkopf erscheinen Steuerzeichen (##L##): Sie haben vergessen in Parameter, Mandanten den Listenkopf auszufüllen! 3. Zwischen den Überschriften erscheinen Steuerzeichen (##L##): Ihr Sachkontenstamm ist unvollständig bzw. es fehlen Bilanzkennzeichen. Häufig wurde auch kein Bilanzaufbau gefahren oder es wurden keine Zwischenüberschriften festgelegt. 4. Die Bilanz verschiebt sich von Seite zu Seite weiter nach oben: Stellen Sie in Parameter, Formulare einstellen das Format BILANZ mit einer kürzeren "Letzten Zeile" ein und/oder überprüfen Sie Ihren Druckertreiber! Luis M Rückert