Personalwirtschaft mit DATEV. Kompaktkurs Lohn und Gehalt comfort. Monika Lübeck, Helmut Lübeck 1. Ausgabe, März 2012.

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1 Monika Lübeck, Helmut Lübeck 1. Ausgabe, März 2012 Personalwirtschaft mit DATEV Kompaktkurs Lohn und Gehalt comfort Ausgabe 2012 KP-DTV-PERS2012

2 Vorwort Dieses Buch ist gedacht als begleitende Schulungsunterlage sowie zur programmunabhängigen Rekapitulation des Erlernten. Die Übungsaufgaben geben Ihnen einen ersten Einblick in die Möglichkeiten des Programms Lohn und Gehalt comfort. Erläuterungen zum Aufbau des Buches Im Nachschlagewerk werden die einzelnen Schritte einer Aufgabenstellung detailliert durch Abbildungen dargestellt und mit kurzen Texten erläutert. Es ist nach Schlagworten gegliedert, die in einer prozessorientierten Reihenfolge stehen. Die Übungsaufgaben sind einheitlich gegliedert. Zu jedem Themenkomplex gibt es einen Hinweis auf die entsprechenden Passagen im Nachschlagewerk (sofern diese erstmalig angewendet werden) und jeweils zwei Steps. Zu jedem Step gehören eine kurze Situationsbeschreibung und die Aufgabenstellungen. Außerdem wird hingewiesen auf den Datenbestand, den Sie gegebenenfalls herunterladen müssen. Mit den Steps Wissen erwerben sollen die Lerninhalte gemeinsam erarbeitet werden. Der Step Selbstlernphase bietet die Möglichkeit, den Stoff zu wiederholen und zu festigen. Für die Lösung der Übungsaufgaben sind Grundkenntnisse bezüglich der Rahmendaten von Steuer- und Sozialversicherungsrecht sowie einer Lohn-bzw. Gehaltsabrechnung erforderlich. Darüber hinaus hilft bei konkreten Wissensdefiziten im Einzelfall ein Blick in das umfassende Elektronische Wissen Lohn und Personal. Dort sind neben den ausführlichen Erklärungen insbesondere auch die dargestellten Beispiele hilfreich für das anschließende eigenständige Bearbeiten der Aufgaben. Datenbestände und Lösungen stehen Ihnen auf der Website des HERDT-Verlages unter zum kostenlosen Download zur Verfügung. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie über das Suchfeld nach kp-dtv suchen und in der Trefferliste den Titel des Buches wählen. Starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite den Link anklicken. Die Musterlösungen sind aus organisatorischen Gründen mit einer Mandantennummer erstellt worden, die von der in den Aufgabenstellungen abweicht, und bilden in komprimierter Form die Ergebnisse der Steps-Bearbeitung ab. Prüfen Sie, bevor Sie mit der Bearbeitung der Fallstudien beginnen, ob die Schulungsumgebung korrekt vorbereitet ist. Beachten Sie auch den Download LuG Wichtige Hinweise. Abkürzungen Abw. Fakt. AS SFN Abw. LV LA Abweichender Faktor = fester Wert Ausfallschlüssel Sonn-, Feiertags- und Nacht-(Zuschläge) Abweichende Lohnveränderung = %-Wert Lohnart Icons Begriffsdefinition Zusatzinformation Hinweis auf (zusätzliche) Informationen an einer anderen Stelle des Buches 4

3 Vorwort Hinweis auf eine (weitere) mögliche Vorgehensweise oder eine für die Praxis wichtige Information Hinweis auf wichtige Details oder Warnung vor einer Fehlerquelle Hinweis auf einen Download Über die Autoren Wir verfügen über langjährige Dozentenerfahrung bei sehr unterschiedlichen Bildungsträgern. So haben wir mittlerweile unzählige Seminare zu den Themen Personalwirtschaft mit DATEV und Finanzbuchhaltung mit DATEV durchgeführt. Diese Erfahrungen haben wir in die Entwicklung dieses Lehrbuchs und der Dozentenhinweise einfließen lassen. Aber nobody is perfect deshalb freuen wir uns über Ihre Anregungen und Ihre Kritik, denn u. a. dadurch geben Sie uns die Chance, besser zu werden. Für die Bearbeitung der zu diesem Lehrbuch gehörenden Übungsaufgaben ist eine aktuelle Lizenz bzw. ein Online-Zugang für das Programm DATEV Lohn und Gehalt comfort erforderlich. Wenden Sie sich bei Interesse an die Bildungspartnerbetreuung der DATEV eg in Nürnberg. Im Buch kam die Version DATEV Lohn und Gehalt comfort V. 9.5 zum Einsatz. Die Programmnutzung für dieses Lehrbuch erfolgte mit freundlicher Genehmigung der DATEV eg. Hinweis: Einige Screenshots sind mit der Jahreswechselversion 9.45 erstellt worden, die die gleiche Oberfläche und Funktionalität aufweist wie die Version 9.5. Über die DATEV eg DATEV steht für "Datenverarbeitung" und ist eine aus ca Mitgliedern bestehende Genossenschaft. Ihr Leistungsspektrum umfasst Software für Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberechnung und Organisation von Unternehmen und Kanzleien. Außerdem können DATEV-Mitglieder und deren Mandanten das leistungsstarke DATEV- Rechenzentrum sowie vielfältige Fortbildungs- und Informationsangebote zu Gesetzesänderungen, Programmhandling, Betriebswirtschaft, Qualitätssicherung usw. nutzen. Vielleicht haben ja auch Sie das DATEV-Logo schon einmal gesehen: Mehr als neun Millionen Löhne und Gehälter werden jeden Monat mit DATEV-Software abgerechnet. Steuerberater erstellten die Finanzbuchführungen von rund 2,4 Millionen deutschen Unternehmen mit DATEV-Software. Das Druck- und Versandzentrum bringt jeden Monat rund zwei Millionen betriebswirtschaftliche Auswertungen auf den Weg. Als Genossenschaft ist DATEV nicht berechtigt, ihre Leistungen Nichtmitgliedern anzubieten. Um Ihnen jedoch ein praxisnahes Lehren zu ermöglichen, können Sie als Dozent die Software kostenfrei im Rahmen der DATEV-Partnerschaft für Bildung zu Unterrichtszwecken nutzen. Weitere Details zur Partnerschaft (inkl. Bestellmöglichkeit) finden Sie unter Sind Sie Schulungsteilnehmer, wenden Sie sich mit Ihren Fragen zu Softwarebezug oder -handling bitte an Ihren Dozenten. Eine direkte Betreuung der Lernenden durch DATEV ist aktuell nicht möglich. Sind Sie auf der Suche nach einer Bildungseinrichtung, die der DATEV-Partnerschaft angeschlossen ist und DATEV-Softwarekenntnisse vermittelt? Dann suchen Sie für Ihr Postleitzahlengebiet unter 5

4 Nachschlagewerk 1 Allgemeines 1.1 Symbole, Schaltflächen, Tastenbelegungen Bei der Arbeit im Programm treffen Sie auf eine Vielzahl von Symbolen und Schaltflächen. Die Funktion der wesentlichen Symbole und Schaltflächen finden Sie in den folgenden Tabellen erläutert. Symbole Bedeutungen Mandant/Mitarbeiter anlegen (entsprechend der Hierarchie -Stufe) Mandant öffnen Mitarbeiterebene öffnen Neue Historie anlegen bzw. vorhandenen historischen Stand bearbeiten* Neuen Datensatz anlegen Probeabrechnung erstellen Lohnabrechnung durchführen Monatsabschluss durchführen Auswertungen ausgeben / drucken Blendet die Übersicht ein bzw. aus Öffnet die Direkthilfe Öffnet ein Fenster mit einer größeren Auswahl Minimiert, maximiert bzw. beendet das Programm bzw. die Hierarchie - Stufe) Minimiert, verkleinert bzw. schließt das Fenster Schaltflächen Bedeutungen Wechselt innerhalb eines Assistenten zum nächsten Fenster Übernimmt die Eingaben; das Fenster bleibt für weitere Eingaben geöffnet. Übernimmt die Eingaben und schließt (in den meisten Fällen) das Fenster Bricht einen Vorgang ab; das Fenster wird geschlossen und die Änderungen werden nicht gespeichert. Legt einen neuen historischen Stand an, die bisher geltenden Werte bleiben ersichtlich. Wichtig für Dokumentation und um unbeabsichtigte Nachberechnungen zu vermeiden. 6

5 1 Allgemeines Tasten/Tastenkombinationen Bedeutungen Springt zum nächsten Eingabefeld/Dialogelement UMSCHALTEN LEERTASTE Springt zum vorherigen Eingabefeld/Dialogelement Öffnet in der Monatserfassung und im Kalender den Auswahl-Dialog der Spalte STRG Wechsel zur nächsten Registerkarte STRG Wechsel zur vorherigen Registerkarte Weitere Hinweise zur Navigation im Programm finden Sie unter dem Menüpunkt? l Tastenbelegung. * Historie Eingabefelder, hinter denen sich das Historie-Symbol findet, können nur für die Ersterfassung von Daten genutzt werden. Nach dem Speichern der Daten sind sämtliche Eingabefelder grau hinterlegt (siehe Abb.) und somit gesperrt. So nehmen Sie Änderungen/Korrekturen bei historischen Beständen vor: Betätigen Sie das Symbol. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Tragen Sie in die neue Zeile die jetzt gültigen Werte mit dem korrekten Gültig ab -Datum ein. Betätigen Sie die Schaltfläche. Die hinterlegten Daten werden entsprechend ihren Gültigkeitsfristen vom Programm für die entsprechenden Berechnungen etc. genutzt. Außerdem ist auf diese Weise jederzeit ersichtlich, wann welche Daten gültig gewesen sind. Sofern hinterlegte Daten von Anfang an falsch sind, müssen sie überschrieben werden. 7

6 Nachschlagewerk 1.2 Datenbankinformation Das Programm fordert Sie regelmäßig auf, die programminternen Datenbanken auf Fehler zu prüfen. Diese Prüfung ist im Schulungsbereich von untergeordneter Bedeutung. Bestätigen Sie das Fenster Datenbankinformation immer mit. Im Text des Fensters finden Sie einen Hinweis, wo Sie weitere Informationen zur Datenbankprüfung finden. 1.3 Speichern In den meisten Fällen speichert das Programm automatisch, wenn Sie zu einer anderen Erfassungsmaske wechseln. Im Nachschlagewerk werden Sie trotzdem regelmäßig aufgefordert, die Änderungen zu speichern, da so eine einheitlichere Vorgehensweise dargestellt wird. Außerdem vermittelt das Speichern einem Programm-Einsteiger zusätzliche Sicherheit im Sinne von Diesen Arbeitsschritt habe ich erfolgreich beendet. Sollte Ihnen das ständige Speichern lästig werden, überspringen Sie diesen Arbeitsschritt einfach. Dabei sind drei Reaktionen des Programms möglich. Das Symbol wird inaktiv die Änderungen sind gespeichert. Das Programm stellt eine Kontrollfrage: Sollen die Änderungen gespeichert werden? Das Symbol bleibt aktiv die Änderungen sind noch nicht gespeichert. 8

7 2 Die Programmfenster 2 Die Programmfenster Das Programm ist in mehrere Hierarchie -Stufen gegliedert. Die geöffneten Hierarchie -Stufen werden als eigene Einträge in der Taskleiste angezeigt. 2.1 Lohn und Gehalt comfort So öffnen Sie die erste Hierarchie -Stufe Lohn und Gehalt comfort : Wählen Sie Start Alle Programme Datev Personalwirtschaftssysteme Lohn und Gehalt comfort. Warten Sie, bis das Programm geöffnet ist. Entsprechend den vorliegenden Grundeinstellungen öffnet sich nur das Programmfenster oder zusätzlich das Fenster Tipps oder die Hinweismeldung LC Betätigen Sie ggf. im Fenster Tipps die Schaltfläche oder entscheiden Sie ggf. mit der entsprechenden Schaltfläche, ob Ihnen auch künftig beim Programmstart die Neuerungen angezeigt werden sollen. In der Taskleiste erscheint der Eintrag. 9

8 Nachschlagewerk Sie finden im Programmfenster die Elemente Titelleiste, Menüleiste und Symbolleiste. Zusätzlich können die Übersicht mit dem Symbol, die Mandantenübersicht mit dem Symbol, die Detailinformationen Mandant mit dem Symbol ein- bzw. ausgeblendet werden. Übersicht Mit einem Doppelklick auf einen der Listeneinträge gelangen Sie direkt zu den entsprechenden Programmen. Über den Menüpunkt Extras Einstellungen können Sie die Liste anpassen, indem Sie Programme und/oder Ordner/Dokumente der Liste hinzufügen oder aus ihr entfernen. Mandantenübersicht Hier werden die Mandanten und deren Bearbeitungsstände aufgelistet. Als Mandant wird das Unternehmen bezeichnet, dessen Lohn- und Gehaltsabrechnungen bearbeitet werden sollen. Die Mandantenübersicht wird bei jedem Programmstart aktualisiert. Zwischenzeitliche Aktualisierungen veranlassen Sie mit dem Symbol. Detailinformationen Mandant In diesem Fenster hinterlegen Sie mandantenbezogene Termine. Außerdem legen Sie fest, wann Sie an diese Termine erinnert werden wollen. 10

9 2 Die Programmfenster 2.2 Lohn und Gehalt V. - Mandant So öffnen Sie die zweite Hierarchie -Stufe Lohn und Gehalt V.9.5 : Betätigen Sie in Lohn und Gehalt comfort das Symbol. oder Doppelklicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Abrechnung. Wenn Sie einen bestehenden Mandanten zur Bearbeitung öffnen wollen, doppelklicken Sie in der Mandantenübersicht auf den betreffenden Eintrag. Bestätigen Sie ggf. die Datenbankinformation mit. Schließen Sie ggf. das Fenster Tipps. Es öffnet sich die Hierarchie -Stufe Lohn und Gehalt V.9.5. Prüfen Sie, ob in der Titelleiste Schulungsmodus angezeigt wird. Dieser Modus ist nur für Schulungszwecke zulässig, für diese aber auch zwingend notwendig. (Informationen zum Schulungsmodus finden Sie im Dokument Wichtige Hinweise, das Ihnen zum Download auf zur Verfügung steht.) Die Hierarchie -Stufe Lohn und Gehalt V.9.5 beinhaltet zwei Ebenen: Kanzleiebene Sie befinden sich immer dann auf der Kanzleiebene, wenn das Programm aktiv ist und Sie keinen Mandanten geöffnet haben. Sie erreichen die Kanzleiebene, indem Sie das Programm starten. Wenn Sie die Bearbeitung eines Mandanten beendet haben oder aus einem anderen Grund in die Kanzleiebene wechseln wollen, erreichen Sie dies über den Menüpunkt Mandant l Schließen. Auf der Kanzleiebene werden die Datenbestände verwaltet (z. B. Mandantendaten sichern). Außerdem können hier Änderungen (z. B. Anlegen einer neuen Lohnart) vorgenommen werden, die für alle Mandanten gelten sollen. Mandantenebene Wenn Sie das Programm Lohn und Gehalt V.9.5 gestartet und einen Mandanten zur Bearbeitung geöffnet haben, befinden Sie sich auf der Mandantenebene. Hier werden Daten erfasst, die den Mandanten betreffen. In der Taskleiste erscheint das Symbol für Lohn und Gehalt V.9.5. Eine Unterscheidung der Kanzlei- und Mandantenebene gibt es an dieser Stelle nicht. 11

10 Nachschlagewerk 2.3 Lohn und Gehalt V. - Mitarbeiter So öffnen Sie die dritte Hierarchie -Stufe Lohn und Gehalt V.9.5 : Betätigen Sie im Programm Lohn und Gehalt V.9.5 das Symbol. oder Doppelklicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Mitarbeiter. In der Taskleiste erscheint das Symbol für die Mitarbeiterebene. Achten Sie bei der Arbeit darauf, dass sich die Einträge für Lohn und Gehalt comfort, Lohn und Gehalt V Mandant und Lohn und Gehalt V Mitarbeiter immer nur 1 Mal in der Taskleiste befinden, da es sonst zu Problemen bei der Bearbeitung kommen kann. So wechseln Sie von einer Hierarchie -Stufe (Programmteil) zu einer anderen. Klicken Sie in der Taskleiste auf den Eintrag der gewünschten Stufe. Bevor Sie von einem Programmteil zum anderen wechseln, sollten Sie auf der Hierarchie -Stufe, die Sie verlassen wollen, alle geöffneten Fenster schließen. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da beim Schließen eines Fensters noch nicht gespeicherte Änderungen gespeichert werden. Außerdem blockieren geöffnete Fenster teilweise die Arbeit auf der anderen Ebene. Im Nachschlagewerk werden künftig die folgenden Bezeichnungen verwendet: Für Lohn und Gehalt V Mandant Für Lohn und Gehalt V Mitarbeiter Mandantenebene Mitarbeiterebene 12

11 Aufgaben 1 Mandant anlegen Nachschlagewerk Allgemeines Programmfenster Mandanten Stammdaten Step 1: Wissen erwerben Situation Sie haben einen neuen Arbeitsplatz übernommen und sollen ab Januar des laufenden Jahres für die Leo Lernts KG die Personalabrechnungen mit dem Programm Lohn und Gehalt bearbeiten. Nachdem Sie die Ihnen vorliegenden Daten zur Leo Lernts KG gesichtet haben, wollen Sie zuerst die Mandantendaten (Firmendaten) erfassen. Aufgabenstellung Öffnen Sie die Programmoberfläche Lohn und Gehalt comfort. Blenden Sie die Mandantenübersicht ein. Prüfen Sie, ob in der Übersicht die Institutionsverwaltung angezeigt wird. Blenden Sie ggf. über Extras l Einstellungen die Institutionsverwaltung ein. Öffnen Sie den Bereich Abrechnung bzw. das Programm Lohn und Gehalt V.9.5. Legen Sie die Leo Lernts KG mit den folgenden Stammdaten als neuen Mandanten an. Mandantenname Leo Lernts KG Beraternummer Mandantennummer 6000 erster Abrechnungsmonat 01/2012 in der FIBU genutzter SKR 03 Aktivieren Sie das Erstellen des Stammdatenänderungsprotokolls. Deaktivieren Sie das automatische Anzeigen des Brennpunkts. Ergänzen Sie die Mandantendaten: Art des Unternehmens Möbelgroßhandel Anschrift Grüblergasse 77, Hannover Ansprechpartner Herr Lernts leolernts@lernts.de Telefon

12 1 Mandant anlegen Bankverbindungen Konto BLZ Konto BLZ Aktive Mandantenbank allgemeine Zahlungsart Sparkasse Hannover Postbank Hannover Konto bei der Sparkasse Hannover grundsätzl. Überweisung (Datenüberm.) Einzug für Zahlungen an Institutionen SV / Allgemeine Daten Betriebsnummer Teilnahme an der DEÜV VOLL-DEÜV Umlage Umlagepflicht (ab 2006) Umlage gesetzliche Krankenkassen Die Gesundheitskasse für Niedersachsen Betriebsnummer Geschäftsstelle Umlageart U1_1 Techniker Krankenkasse Betriebsnummer Geschäftsstelle Umlageart U1_1 Die Bundesknappschaft Betriebsnummer Geschäftsstelle Nur Beträge für geringfügig Beschäftigte Umlageart U1_1 Unfallversicherung Gültig ab Berufsgenossenschaft 31 Mitgliedsnummer Strukturschlüssel 1028 Stundenermittlung Anwesenheitsstunden 59

13 Aufgaben Steuern Bundesland Niedersachsen Lohnsteuerjahresausgleich nur Erstattung Abrechn. SFN-Zuschläge ja (nicht Vormonat) Basisgrundlohn Stundenlohn 1 Finanzamt Hannover Nord Steuernummer Anmeldezeitraum monatlich regelmäßige Arbeitszeiten wöchentlich 40,0 Mo - Fr 8,0 Urlaubstage pro Jahr 24 Tage Buchungsbeleg beim Monatsabschluss automatisch erstellen Durchschnitt 3 Stunden regaz = regelmäßige Arbeitszeit Drucken Sie das Stammdatenänderungsprotokoll. Deaktivieren Sie die Protokollierung der Stammdatenänderungen. Notizen: 60

14 1 Mandant anlegen Step 2: Selbstlernphase Situation Ab Januar des laufenden Jahres sollen Sie auch für die Karin Kanns KG die Personalabrechnungen bearbeiten. Nachdem Sie die Ihnen vorliegenden Daten zur Karin Kanns KG geprüft haben, wollen Sie die Mandantendaten erfassen, um so Ihre Programmkenntnisse zu festigen. Aufgabenstellung Öffnen Sie ggf. die Programmoberfläche Lohn und Gehalt comfort und anschließend das Programm Lohn und Gehalt V Legen Sie die Karin Kanns KG mit den folgenden Stammdaten als neuen Mandanten an. Firma Karin Kanns KG Beraternummer Mandantennummer 7000 erster Abrechnungsmonat Januar 2012 in der FIBU genutzter SKR 03 Aktivieren Sie das Erstellen des Stammdatenänderungsprotokolls. Deaktivieren Sie das automatische Anzeigen des Brennpunkts. Ergänzen Sie die Mandantendaten: Art des Unternehmens Möbelhandel Anschrift Flotte Gasse 1a, Hannover Ansprechpartner Karin Kanns k.kanns@kanns.de Telefon Bankverbindungen Konto BLZ Sparkasse Hannover Konto BLZ Zahlungsweise Allgemeine Daten Betriebsnummer Teilnahme an der DEÜV VOLL-DEÜV Umlagepflicht (ab 2006) Umlage gesetzliche Krankenkassen Die Gesundheitskasse für Niedersachsen Betriebsnummer Postbank Hannover Konto bei der Sparkasse Hannover grundsätzlich Überweisung Papier Einzug für Zahlungen an Institutionen 61

15 Aufgaben Geschäftsstelle Umlageart U1_1 Techniker Krankenkasse Betriebsnummer Geschäftsstelle Umlageart U1_1 Die Bundesknappschaft Betriebsnummer Geschäftsstelle Nur Beträge für geringfügig Beschäftigte Umlageart U1_1 Unfallversicherung Gültig ab Berufsgenossenschaft 31 Mitgliedsnummer Strukturschlüssel 1028 Stundenermittlung Anwesenheitsstunden Steuern Bundesland Niedersachsen Lohnsteuerjahresausgleich nein Abrechn. SFN-Zuschläge ja (nicht Vormonat) Basisgrundlohn Stundenlohn 1 Finanzamt Hannover Mitte Steuernummer Anmeldezeitraum monatlich regelmäßige Arbeitszeiten wöchentlich 40,0 Mo - Fr 8,0 Urlaub 24 Tage Buchungsbeleg beim Monatsabschluss automatisch erstellen Durchschnitt 3 Stunden regaz = regelmäßige Arbeitszeit Drucken Sie das Stammdatenänderungsprotokoll. Deaktivieren Sie die Protokollierung der Stammdatenänderungen. Notizen: 62