AZK 3 - Jahresarbeitszeit

Transkript

1 AZK 3 - Jahresarbeitszeit Hier werden automatisch bei jeder Bruttolohnermittlung Soll- und Ist-Werte für ein ganzes Jahr ermittelt, wobei die monatlichen Ist-Werte gewichtet werden können. Innerhalb eines Kalenderjahres wird saldiert und mit einem einheitlichen oder mitarbeiterspezifischen Sollwert verglichen und als Differenz im Lohnjournal ausgewiesen. Die optionale Gewichtung je Schicht kann mit einem Faktor 40/48 oder 48/40 erfolgen. Liegen noch keine Lohndaten vor, so wird mit vorhandenen Planungswerten gerechnet. Das AZK 3 ist somit insbesondere für langfristige Planungen geeignet. Grundlagen der Berechnung Der Monats-Sollwert für das AZK 2 und 3 wird für jeden Mitarbeiter nach folgender Formel berechnet: So wird für alle Mitarbeiter der Saldo korrekt ermittelt, egal welche Wochenarbeitszeit der Mitarbeiter hat. Die Wochenarbeitszeit definieren Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters, die Arbeitstage je Woche in denen der Niederlassung. Die Wochenarbeitszeit ist als Netto-Arbeitszeit einzugeben, also ohne Pausenzeiten. Die Arbeitstage des Monats werden unter Berücksichtigung von Feiertagen und Wochenenden abhängig von der Anzahl der Arbeitstage je Woche automatisch berechnet. Feiertage werden nur dann abgezogen, wenn in der betreffenden Niederlassung der Schalter Feiertage abziehen aktiviert ist und wenn ein Feiertag abhängig von der Einstellung Arbeitstage / Woche auch tatsächlich auf einen Tag fällt, der ansonsten ein regulärer Arbeitstag gewesen wäre. Auf Grund von Krankheitstagen des Mitarbeiters, die ja üblicherweise nicht vorhersehbar sind, sondern erst bei Eintreten einer Krankheit im Personalkalender eingetragen werden, kann sich das Jahresstunden- Soll eines Mitarbeiters im Modul Arbeitszeitkonten durchaus ändern. Auch erst im Laufe des Jahres im Personalkalender eingetragene Urlaubstage verändern das Jahresstunden-Soll eines Mitarbeiters nachträglich. Der Dialog "Arbeitszeitkonten" 1

2 Grundsätzliches zum Dialog "Arbeitszeitkonten" Die Bearbeitung der Arbeitszeitkonten erfolgt immer im Anschluss an die Bruttolohnermittlung und vor dem Monatsabschluss. Zunächst wählen Sie eine Niederlassung und einen Mitarbeiter. Der Abrechnungsmonat ist durch den letzten Monatsabschluss vorgeben. In der Übersicht sehen Sie die Lohndaten des aktuellen Bruttolohnjournals und die Salden des aktivierten Arbeitszeitkontos. Für AZK 2 und 3 können Sie hier die aktuellen Werte sehen. Spezielle Auswertungen für die AZKs starten Sie hier. Wenn Sie einen Dienstplan ändern, gelangen seine Werte nicht automatisch in die Arbeitszeitkonten. Hier können Sie die Dienstplandaten des AZK aktualisieren, ohne dass Sie eine Bruttolohnermittlung durchführen, und anschließend z. B. den Objektdienstplan mit den neuen AZK-Werten ausdrucken. Wenn jedoch Lohnwerte vorliegen, werden diese immer anstelle der Dienstplanwerte angezeigt. Hier löschen Sie die Daten zurückliegender Monate des AZK 2 und 3 und starten mit den Daten des aktuellen Abrechnungsmonats neu. Stammdaten der Niederlassung Die Daten zum AZK befinden sich alle auf dem letzten Reiter. Für das AZK 3 verwenden Sie eine Lohnart Stunden ohne Stundensatz Die beiden Angaben Arbeitstage / Woche und Feiertage abziehen gelten für die beiden Arbeitszeitkonten AZK 2 und 3 gleichemaßen. 2

3 Neben dem generellen Jahresstundensollwert können Sie eine Gewichtung der Stunden vornehmen: Option Wochenarbeitszeit / / Wochenarbeitszeit Ausgleichen ab Ausgleichen bis Auswirkungen Die Stunden werden wahlweise auf- oder abgewertet, und zwar im Verhältnis der Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters zu 48 Stunden. Der Ausgleich erfolgt nur, wenn die Schichtzeit innerhalb des angegebenen Intervalls liegt = immer! 0 0 = nie! Stammdaten Mitarbeiter Sie können einen Mitarbeiter (Aushilfen, Fremdmitarbeiter, ) grundsätzlich vom AZK 3 ausschließen. Daten der ausgeschlossenen Mitarbeiter erscheinen weder im Dialog noch in den Auswertungen zu den AZK. Die vertragliche Wochenarbeitszeit wird zur Ermittlung des Gewichtungsfaktors im AZK 3 verwendet. Der Jahres-Sollwert des AZK 3 wird über die Niederlassung vorgegeben bzw. entsprechend berechnet. Wenn Sie beim Mitarbeiter einen Wert eingeben, wird dieser anstelle des Vorgabewertes genommen. Sie müssen hier also nur die Ausnahmen erfassen. Stammdaten Dienste Hier können Sie einen Dienst von der Ermittlung der Werte für AZK 3 ausschließen. 3

4 Einstellungen Abwesenheitsarten Hier können Sie eine Abwesenheitsart von der Ermittlung der Werte für AZK 3 ausschließen. Die Abwesenheitsarten "Urlaub" und "Krank" müssen als solche markiert sein, damit sie im AZK 3 ihre Berücksichtigung finden. Menü Lohn - Lohnarten Veränderungen Stunden ohne Stundensatz Ausschluss vom AZK Alle Lohnarten, die nicht als Normalstunden gezählt werden sollen, z.b. Zuschlagsstunden 4

5 Wenn im Arbeitszeitkonten 3 Dienstplanwerte und Lohnwerte außergewöhnlich stark voneinander abweichen, prüfen Sie bitte, ob für alle Dienste, die Sie nicht vom AZK ausgeschlossen haben, auch Lohnwerte (Normalstunden) erzeugt werden oder Lohnarten einbezogen werden, die nicht auf den Normalstunden von Diensten und Abwesenheiten basieren Zusammenfassung Einmal eingerichtet wird das AZK 2 automatisch mit jeder Bruttolohnermittlung fortgeschrieben. Im AZK 2 sehen Sie die Mehr- oder Minderarbeit im entsprechenden Monat. Im Dialog Mitarbeiter für eine Schicht suchen sehen Sie, welcher Mitarbeiter kurzfristig oder langfristig sein Arbeitszeitkonto weniger belastet und bei entsprechender Qualifikation bevorzugt einzusetzen ist. In den speziellen Auswertungen sehen Sie den aktuellen Saldo und dessen Entwicklung für jeden einzelnen Mitarbeiter. So können Sie unerwünschte Trends erkennen und rechtzeitig gegensteuern. Im Dialog Arbeitszeitkonto sehen Sie die AZK- Werte eines einzelnen Mitarbeiters, also die Dienstplanwerte ( Planung ) und die Lohnwerte ( Abrechnung ), den Sollwert und den aktuellen Saldo. In diesem Dialog können Sie die Auswertungen direkt aufrufen und falls erforderlich aktuelle Änderungen im Dienstplan vorab einbeziehen. Das ist besonders beim Objektdienstplan mit Monatsarbeitszeitkonto sinnvoll. Auswertung Arbeitszeitkonto 3 Das AZK 3 läuft einmal eingerichtet automatisch mit der Bruttolohnermittlung. Hier die dazu gehörende Auswertung: 5

6 Erläuterungen zur Auswertung Der Sollwert kommt aus der Niederlassung oder aus den Stammdaten des Mitarbeiters. Die Istwerte für alle Monatswerte sind gewichtet und basieren soweit vorhanden auf den Lohnwerten und ansonsten auf den Dienstplanwerten. Der Differenzwert (Soll Summe der Istwerte) bezieht sich auf den Jahreswert, ist also nur dann aussagekräftig, wenn Sie das ganze Jahr im Voraus geplant haben. Dialog "Mitarbeiter für eine Schicht suchen" Hier wird der aktuelle Saldo des AZK 3 angezeigt. So können Sie auch die langfristige Planung berücksichtigen und vermeiden einen ungleichmäßigen Einsatz Ihrer Mitarbeiter. Neben der Qualifikation und Verfügbarkeit finden Sie hier die Monats- (MAZ)und Wochenanwesenheitszeit (WAZ), die durchschnittliche Wochenarbeitszeit (DWAZ) der letzten n Wochen und vor allem die Werte der AZK. Die Liste können Sie sortieren und über die Ankreuzfelder einschränken. 6