Rahmendienste und Dienstfolgen

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1 Rahmendienste und Dienstfolgen 1. Was sind Dienstfolgen, was sind Rahmendienste? Eine Dienstfolge bezeichnet eine Folge von Diensten oder einen wiederkehrenden Zyklus, in dem der Mitarbeiter arbeitet. An einigen Stellen, z. B. unter den Stammdaten, verwenden wir den Begriff Dienstfolgen für alle definierten Folgen. Eine Dienstfolge ist nicht an Datum gebunden. Erst mit der Zuordnung zum Mitarbeiter wird eine Dienstfolge zum Rahmendienst des Mitarbeiters. 2. Dienstfolgen anlegen und Mitarbeitern zuordnen Sie haben drei Möglichkeiten, Dienstfolgen anzulegen und den Mitarbeitern zuzuordnen. In den Stammdaten der Dienstfolgen (nur anlegen) In den Stammdaten der Mitarbeiter Über den Dienstplan Jede Dienstfolge, die Sie anlegen, wird in den Stammdaten der Dienstfolgen gelistet; auch jene, die Sie in den Stammdaten der Mitarbeiter oder über den Dienstplan anlegen. 2.1 In den Stammdaten der Dienstfolgen Sie können Dienstfolgen in den Stammdaten der Dienstfolgen anlegen. Dort haben Sie auch eine Übersicht über bereits angelegte Dienstfolgen Anlegen 1 Wählen Sie Stammdaten Dienstfolgen. 2 Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Dienstfolge anzulegen. Der Dialog 'Neue Dienstfolge' wird geöffnet. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 3 Geben Sie im Datenbereich 'Bezeichnung' Folgendes an: Name: Den Namen der Dienstfolge. Kürzel: Ein passendes Kurzwort. Zusatz: Ggf. eine nähere Beschreibung Gültig ab bis: Den Zeitraum, innerhalb dessen die Dienstfolge gültig ist (für alle Mitarbeiter). Wenn die Dienstfolge unbegrenzt gültig sein soll, tragen Sie nur das Startdatum ein. Nummer: Die Dienstnummer, mit der Sie festlegen, in welcher Zeile im Dienstplan die Dienstfolge eingetragen wird. Im Dienstplan können bis zu neun Dienste bzw. Dienstfolgen pro Mitarbeiter parallel eingetragen werden. Somit muss für jede Dienstfolge festgelegt werden, ob sie als Dienst 1, Dienst 2, Dienst 3 usw. zugeordnet werden soll. Ob die Dienstnummer der Zeilennummer entspricht, hängt vom Dienstplanformat ab. 4 Wählen Sie im Datenbereich 'Bereich' Folgendes aus: Den Bereich, dem die Dienstfolge zugeordnet werden kann. Der Bereich, in dem Sie sich aktuell befinden, wird standardmäßig vorgegeben. Eine angelegte Dienstfolge kann im Dienstplan auch untergeordneten Bereichen zugeordnet werden Nur zur Sonderzeit eintragen: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie möchten, dass die Dienstfolge nur zu Sonderzeiten eingetragen wird. Wählen Sie anschließend im Dropdownmenü eine Sonderzeit aus (z. B. Sonntage) Wochenzahl: Anzahl der Wochen, die die Dienstfolge beinhalten soll. Dienstauswahl: Die Dienste, für die Sie die Dienstfolge anlegen (z. B. Frühdienste). Bestätigen Sie den Dienst im Dropdownmenü mit OK. 5 Tragen Sie im Datenbereich 'Dienstfolge' die Dienste ein: Klicken Sie in die freien Felder der Wochentage, um den Dienst einzutragen, den Sie unter Punkt 4 (Dienstauswahl) ausgewählt haben. Freie Tage können leer bleiben. 6 Verlassen Sie den Dialog mit Fertig. 2.2 In den Stammdaten der Mitarbeiter Sie können eine Dienstfolge in den Mitarbeiterstammdaten anlegen und den Mitarbeitern zuordnen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 2.2.1 Anlegen 1 Wählen Sie unter Stammdaten Mitarbeiter den gewünschten Mitarbeiter. Die Stammdaten des gewählten Mitarbeiters werden geöffnet. 2 Wechseln Sie auf die Unterkarteikarte 'Dienstplandaten'. 3 Klicken Sie in der Menüleiste auf Ändern. 4 Klicken Sie im Datenbereich 'Rahmendienstplan' auf Plus. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 Der Dialog 'Rahmendienstplan' wird geöffnet. 5 Klicken Sie auf Neue Dienstfolge und gehen Sie im Dialog 'Neue Dienstfolge' so vor, wie im Kapitel 2.1 In den Stammdaten der Dienstfolgen (ab Schritt 3) beschrieben Zuordnen 1 Öffnen Sie in den Mitarbeiterstammdaten des gewünschten Mitarbeiters den Dialog 'Rahmendienstplan'. Wie Sie diesen öffnen, wird im vorangegangenen Kapitel (bis Schritt 4) beschrieben. 2 Wählen Sie aus dem Dropdownmenü die zuvor angelegte Dienstfolge. 3 Geben Sie im Feld Gültig von das Startdatum an, ab dem die Dienstfolge in die individuelle Dienstplanung übernommen werden kann. Wenn die Dienstfolge unbegrenzt gültig sein soll, lassen Sie das Feld Gültig bis frei. Falls Sie das Datum rückwirkend angeben, kann die Dienstfolge erst ab dem ersten noch nicht festgelegten Datum im Dienstplan übernommen werden. 4 Wenn die Dienstfolge über mehrere Wochen definiert ist, können Sie eine Startwoche festlegen. 5 Verlassen Sie den Dialog mit Klick auf OK. Die Dienstfolge wurde dem Mitarbeiter zugeordnet und ist in der Unterkarteikarte 'Dienstplandaten' sichtbar. Außerdem ist die Dienstfolge in den Stammdaten der Dienstfolgen gelistet. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 6 Klicken Sie in der Menüleiste auf Speichern. 2.3 Über den Dienstplan Eine weitere Möglichkeit, eine Dienstfolge anzulegen und einem Mitarbeiter zuzuordnen, ist das Übernehmen von Diensten aus dem Dienstplan. Voraussetzung hierfür ist, dass bereits Dienste im Dienstplan eingetragen sind Anlegen 1 Wählen Sie in der Menüleiste Dienstplan Öffnen. Achten Sie darauf, dass Sie sich entweder im Status "Soll" oder "Entwurf" befinden. Der Dienstplan wird geöffnet. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 2 Wählen Sie für den gewünschten Mitarbeiter Dienste aus, z. B. für zwei Wochen. In der Abbildung hat Mitarbeiterin Elisabeth Bach in der ersten Woche Spätdienst (S1), in der zweiten Woche Frühdienst (F). 3 Markieren Sie die Dienste, die in die Dienstfolge übernommen werden sollen. Klicken Sie dazu auf den ersten Dienst und anschließend mit gedrückter Umschalt-Taste (Shift-Taste) auf den letzten Dienst, der übernommen werden soll. 4 Klicken Sie mit rechter Maustaste auf einen der markieren Dienste, um das Kontextmenü aufzurufen. 5 Wählen Sie im Kontextmenü Neue Dienstfolge Allgemein. Der Dialog 'Dienstfolge: Neue Dienstfolge' wird geöffnet, in dem die von Ihnen markierte Dienstfolge bereits enthalten ist. Für alle weiteren Schritte gehen Sie bitte so vor, wie im Kapitel 2.1 In den Stammdaten der Dienstfolgen (ab Schritt 3) beschrieben Zuordnen Markieren Sie, wie im vorangegangenen Kapitel (bis Schritt 3) beschrieben, die Dienste, die Sie als Dienstfolge übernehmen wollen. 1 Klicken Sie mit rechter Maustaste auf einen der markieren Dienste, um das Kontextmenü aufzurufen. 2 Wählen Sie im Kontextmenü Neue Dienstfolge Mitarbeiterbezogen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6

7 Es kann sein, dass eine Dienstfolge dem Mitarbeiter nicht zugeordnet werden kann. Das liegt daran, dass Sie die Dienste in einer Zeile angelegt haben, die bereits einer Dienstnummer zugeordnet wurde. Legen Sie die Dienste dann in einer Zeile an, der noch keine Dienstnummer zugewiesen wurde. Ob die Dienstnummer der Zeilennummer entspricht, hängt vom Dienstplanformat ab. Der Dialog 'Dienstfolge: Dienstname_Mitarbeiter' wird geöffnet, in dem die von Ihnen markierte Dienstfolge bereits enthalten ist. Darüber hinaus wurden von Vivendi der Name der Dienstfolge der den Nachnamen des Mitarbeiters enthält und das Kürzel automatisch erzeugt. Für alle weiteren Schritte gehen Sie bitte so vor, wie im Kapitel 2.1 In den Stammdaten der Dienstfolgen (ab Schritt 3) beschrieben. Die Dienstfolge wurde somit dem Mitarbeiter zugeordnet und ist in den Mitarbeiterstammdaten in der Unterkarteikarte 'Dienstplandaten' gespeichert. Außerdem ist die Dienstfolge in den Stammdaten der Dienstfolgen gelistet. 3. Konfigurationsmöglichkeiten im Status Rahmenplan 1 Wählen Sie im Dienstplan den Status "Rahmenplan". x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 7

8 Wurde einem Mitarbeiter in den Stammdaten eine Dienstfolge für den gewählten Zeitraum zugeordnet und ist noch keine Festlegung des Sollplans erfolgt, sehen Sie hier die Dienste aus der Dienstfolge. 2 Klicken Sie mit rechter Maustaste auf einen Dienst bzw. Dienstfolge, um das Kontextmenü aufzurufen. Das Kontextmenü bietet Ihnen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: 3.1 Neuer Rahmendienstplan 1 Wählen Sie Neuer Rahmendienstplan, um eine neue Dienstfolge für den Mitarbeiter anzulegen oder eine bestehende zuzuordnen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 8

9 2 Der Dialog 'Rahmendienstplan' wird geöffnet. Ordnen Sie in diesem Dialog dem Mitarbeiter eine bestehende Dienstfolge zu (A) (Kapitel 2.2.2) oder legen Sie eine Neue Dienstfolge (B) an (Kapitel 2.1.1). 3.2 Dienstfolge ändern 1 Wählen Sie Dienstfolge ändern, um eine Liste mit allen momentan gültigen Dienstfolgen für den gewählten Bereich zu öffnen. Die aktuell zugeordnete Dienstfolge ist mit einem Haken markiert. 2 Klicken Sie auf die gewünschte Dienstfolge. Diese wird in die Dienstplanansicht übernommen. 3 Speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern in der Menüleiste. Die Änderungen werden damit in die Mitarbeiterstammdaten übernommen. 3.3 Startwoche ändern Für jede Dienstfolge, die mehrere Wochen beinhaltet, muss eine Startwoche festgelegt werden. Diese können Sie in den Mitarbeiterstammdaten (Kapitel 2.2.2) festlegen oder hier im Dienstplan. 1 Wählen Sie Startwoche ändern. Die aktuelle Startwoche ist durch einen Haken markiert. 2 Klicken Sie auf die gewünschte Startwoche. Die Änderung wird in die Dienstplanansicht übernommen. 3 Speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern in der Menüleiste. Die Änderungen werden damit in die Mitarbeiterstammdaten übernommen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 9

10 3.4 Neue Dienstfolge Sollten Sie einem Mitarbeiter noch keine Dienstfolge zugeordnet haben, können Sie eine neue Dienstfolge erstellen und zuordnen. Gehen Sie bitte so vor, wie im Kapitel 2.3 Über den Dienstplan beschrieben. 3.5 Tagewoche prüfen In der Unterkarteikarte 'Regelungen' in den Mitarbeiterstammdaten ist die Regelarbeitszeit des Mitarbeiters eingetragen. Die dort hinterlegte Tagewoche wird mit der/den Tagewoche(n) aus der zugeordneten Dienstfolge verglichen. 1 Wählen Sie Tagewoche prüfen. 2a Klicken Sie auf 1. Dienstfolge, wenn Sie nur die Tagewoche(n) der ersten Dienstfolge vergleichen möchten. 2b Klicken Sie auf Alle Dienstfolgen, wenn Sie die Tagewoche(n) aller Dienstfolgen vergleichen möchten. Wird die in der Regelarbeitszeit hinterlegte Tagewoche von der Dienstfolge nicht überschritten, erhalten Sie folgende Meldung: Wird die in der Regelarbeitszeit hinterlegte Tagewoche von der Dienstfolge überschritten, erhalten Sie folgende Meldung: Beispiel: Für Mitarbeiterin Elisabeth Bach wurde eine Dienstfolge angelegt, die über zwei Wochen geht. In der ersten Woche wurde ein Dienst an einem Samstag eingetragen. Die erste Tagewoche dieser Dienstfolge enthält also 6 statt 5 Tage, die in der Regelarbeitszeit hinterlegt wurden. Damit wird die erste Tagewoche um einen Tag überschritten. Da die Dienstfolge allerdings über zwei Wochen geht, wird eine Überschreitung von 0,5 Tagen pro Woche ausgewiesen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 10

11 Bei einer Überschreitung können sie dann reagieren und die Zusammenstellung der Dienste in der Dienstfolge ändern, damit sie der Tagewoche der Regelarbeitszeit entspricht. 3.6 Diensttage prüfen Die Diensttage spielen v. a. bei der Berechnung von Urlaub und Fehlzeiten eine Rolle. Hat ein Mitarbeiter mehrere Dienste an einem Tag, soll nicht pro Dienst eine Aufschlagsermittlung erfolgen, sondern pro Tag. Darum darf nur ein sogenannter Diensttag gezählt werden. Sind mehrere Dienstfolgen hinterlegt, wird über die Prüfung der Diensttage sichergestellt, dass pro Kalendertag nur ein Diensttag gerechnet wird. 1 Wählen Sie Diensttage prüfen. 2a Klicken Sie auf Nach Stichtag, wenn eine tagesbezogene Betrachtung angezeigt werden soll. 2b Klicken Sie auf Rahmenpläne auswählen, wenn eine rahmenplanbezogene Betrachtung angezeigt werden soll. Weitere Informationen finden Sie im FAQ PEP-Diensttage_pruefen.pdf 4. Rahmendienste übernehmen Im Folgenden wird von Rahmendiensten und nicht mehr von Dienstfolgen gesprochen, da die Dienstfolgen bereits den Mitarbeitern zugeordnet wurden. Dieses letzte Kapitel veranschaulicht die Übernahme von Rahmendiensten in den Vor- bzw. Sollplan. 1 Wählen Sie den Status "Soll" oder "Vorplan". 2 Klicken Sie auf Rahmen übernehmen. Ihnen werden alle Mitarbeiter des Bereichs vorgeschlagen, für die ein Sollplan im betrachteten Zeitraum noch nicht festgelegt ist. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 11

12 3 Wählen Sie den Zeitraum, für den die Rahmendienste in den Soll-/Vorplan übernommen werden sollen. Als Beispiel wurde der gesamte Monat Februar gewählt. 4 Wählen Sie die Mitarbeiter, deren Rahmendienste in den Soll-/Vorplan übernommen werden sollen. Sie erhalten anschließend folgende Meldung: 5 Klicken Sie auf Übernehmen. bereits eingetragene Dienste überschreiben? Das bedeutet, dass eventuell eingetragene Dienste im Vorplan oder noch nicht festgelegten Sollplan überschrieben werden. Damit ein Dienst nicht durch das Übernehmen von Rahmendiensten überschrieben wird (z. B. Urlaub), muss in den Stammdaten des Dienstes die Eigenschaft Dienst durch Rahmenplan nicht überschreiben aktiviert sein (Pfad: Stammdaten Dienste Auswahl eines Dienstes Speziell). x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 12

13 Nach dem Übernehmen der Rahmendienste in den Soll-/Vorplan sieht dieser beispielsweise folgendermaßen aus: In diesem Beispiel (Abbildung) wurde sowohl für Mitarbeiterin Elisabeth Bach als auch für Mitarbeiterin Monika Bahr der gleiche Rahmendienst übernommen. Der Unterschied liegt darin, dass für Frau Bahr die Startwoche um eine Woche verschoben wurde (Startwoche 2). Da der gesamte Monat Februar gewählt wurde, wiederholen sich die zweiwöchigen Dienste bis Ende Februar. Somit haben Frau Bach und Frau Bahr im Wechsel Früh- und Spätdienst. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 13