Die Outlook-Schnittstelle

Transkript

1 Die Outlook-Schnittstelle Merlin 19 Version: 19.0 Stand: Angerland-Data Gesellschaft für Baudatentechnik mbh Am Gierath 28, Ratingen DEUTSCHLAND Internet:

2 Inhalt Schnittstelle zu Outlook... 1 Einstellungen der Outlook-Schnittstelle... 2 Beschreibung Fenster Kontakt-Synchronisation... 3 Schaltflächen Fenster Kontakt-Synchronisation... 3 Kontakte nach Outlook übergeben... 4 Kontakte aus Outlook übernehmen... 4 Synchronisationsrichtung wechseln... 4 Adressdaten anzeigen... 4 Mit Outlook abgleichen... 5 Beschreibung Fenster Termin-Synchronisation... 5 Schaltflächen Fenster Termin-Synchronisation... 5 Termindaten anzeigen... 6 Bedeutung der Symbole... 6

3 Schnittstelle zu Outlook Mit der in Merlin integrierten Outlook-Schnittstelle können Sie Adressen und Termine mit Outlook ab Version 2003 synchronisieren. Die Schnittstelle arbeitet benutzerspezifisch und gleicht die Daten in Merlin mit den lokal installierten persönlichen Outlook-Dateien ab. Sie können Adressen und Termine nach Outlook übergeben und auch aus Outlook übernehmen. Wenn bereits übergebene Adressen oder Termine, die ja dann sowohl in Outlook als auch in Merlin vorhanden sind, auf einer der beiden Seiten geändert werden, können Sie diese Änderungen auch übertragen, so dass Sie in Outlook und Merlin die gleichen Daten haben. Diese Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul und nicht Bestandteil der Standardversion. Bevor Sie die Outlook-Schnittstelle benutzen können, müssen Sie einige Grundeinstellungen anpassen. Diese nehmen Sie in der Schnittstelle im Menüpunkt Einstellungen vor. Seite 1

4 Einstellungen der Outlook-Schnittstelle Bevor Sie die Outlook-Schnittstelle benutzen können, müssen Sie in Merlin im Menüpunkt Schnittstelle > Outlook > Einstellungen einige Grundeinstellungen anpassen. i Hinweis Alle Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten nur für den aktuellen Benutzer und können auch nur von diesem geändert werden. Einstellungen zur Terminsynchronisation In Outlook gibt es kein Feld, das der Terminart in Merlin entspricht. Deshalb müssen Sie eine Standardterminart auswählen. Alle Termine, die aus Outlook übernommen werden, erhalten dann in Merlin diese Terminart. Einstellungen zur Kontaktsynchronisation In Outlook gibt es wesentlich mehr Felder, in denen Adressdaten abgelegt werden können, als in Merlin. Deshalb muss für die Kontaktsynchronisation eine Zuordnung der Felder festgelegt werden. Standardmäßig sind den Merlin-Feldern bereits einige gebräuchliche Outlook-Felder zugewiesen. Bei der Übergabe der Kontakte an Outlook werden die Daten aus Merlin jeweils in das Outlook-Feld übergeben, das in der obersten Position der Liste steht. Bei der Übernahme einer Adresse aus Outlook werden die Felder in der Reihenfolge der Liste durchsucht, bis ein Eintrag gefunden wird. Dieser wird dann in das entsprechende Feld in Merlin übernommen. Die Zuordnung können Sie anpassen, indem Sie weitere Felder aus der Liste der möglichen Outlook- Felder hinzufügen und die Reihenfolge mittels der Pfeiltasten ändern. Bei Bedarf können Sie die Einstellungen auch wieder auf den Standard zurücksetzen. Option Ordnerangaben aus Merlin übergeben Um die Verwaltung der übertragenen Kontakte in Outlook übersichtlicher zu gestalten, werden bei der Übergabe spezielle Ordner angelegt und die Kontakte in diesen Ordnern gespeichert. Dafür müssen Sie die Option Ordnerangaben aus Merlin übergeben aktivieren. Wenn Sie diese Option nicht anhaken, werden alle Kontakte im Standardordner gespeichert. Diese flache Hierarchie kann sinnvoll sein, wenn Sie Outlook wiederum mit einem Mobiltelefon synchronisieren wollen, das keine mehrstufige Dateistruktur unterstützt. Adressfach für Outlook festlegen Zusätzlich muss noch in der Benutzerverwaltung für jeden Benutzer ein Adressfach festgelegt werden. Es werden dann nur die Adressen dieses Adressfachs mit Outlook abgeglichen. Sinnvollerweise legen Sie in der Adressverwaltung ein oder mehrere zusätzliche Adressfächer an, in die Sie dann genau die Adressen aufnehmen, die Sie mit Outlook synchronisieren wollen. Grundsätzlich könnte dies sogar für jeden Mitarbeiter ein eigenes Adressfach sein. Seite 2

5 Beschreibung Fenster Kontakt-Synchronisation Im Menüpunkt Kontakte der Outlook-Schnittstelle können Sie Kontakte zwischen Merlin und Outlook synchronisieren. Es werden zunächst alle abzugleichenden Kontakte gesucht und getrennt nach Merlin und Outlook aufgelistet. In Outlook sehen Sie zunächst nur die Ordner der obersten Ebene mit der Information, wie viele Unterordner und synchronisierte und nicht synchronisierte Kontakte der jeweilige Ordner enthält. Sie öffnen dann nur noch die Ordner, für die Sie auch wirklich einen Abgleich durchführen wollen. Nach dem Öffnen eines Ordners werden die Kontakte sortiert nach der Outlook Kurzbezeichnung angezeigt. Aus Merlin werden aber nur ausgewählte Kontakte angezeigt, abhängig vom Benutzer und den hinterlegten Einstellungen. Es werden nur die Kontakte aus den Adressen berücksichtigt, die dem im Benutzerstatus festgelegten Adressfach zugeordnet wurden. Darüber hinaus werden die Kontakte synchronisiert, die in Objekten des Benutzers angelegt wurden. Ein Benutzer ist Eigentümer eines Angebots oder eines Akquisitions- Objekts, wenn er Kalkulator dieses Objekts ist. Er ist Eigentümer einer Kommission, wenn er Bauleiter dieser Kommission ist. Sollten Sie als SYSADM angemeldet sein, werden die Kontakte aller Objekte angezeigt. Kontakte eines Objekts sind die Kontakte, die auf der Registerkarte Kontakte erfasst wurden, sowie die Architekten und alle Bauherren-Adressen. Die einzelnen Kontakte in Merlin sind dabei entweder den Objekten oder den Adressen untergeordnet, aus denen sie stammen. Bei den Kontakten, die bereits einmal abgeglichen wurden, wird in einer Zeile angezeigt, was zu dem jeweiligen Kontakt in Merlin (links) und in Outlook (rechts) steht. Diese Kontakte werden dann nicht mehr unter den Outlook-Kontakten angezeigt. In der Mitte der Tabelle gibt es die zwei Spalten M (Merlin und O (Outlook). Diese Spalten zeigen mit einfachen Symbolen an, wo nicht synchronisierte Termine in Merlin und Outlook gefunden wurden oder wo bereits synchronisierte Termine seit der letzten Synchronisation geändert wurden. In der Spalte Abgl. können Sie anhaken, welche Kontakte in die Synchronisation eingeschlossen werden sollen. Wenn Sie das Häkchen in einer Titelzeile setzen oder löschen, gilt dies auch für alle untergeordneten Kontakte. Bereits synchronisierte Kontakte werden automatisch in die Synchronisation eingeschlossen. Standardmäßig werden Änderungen nur von Merlin nach Outlook übertragen. Die Richtung kann über das Kontextmenü geändert werden. Bei Architekten- und Bauherren-Adressen ist es allerdings nicht möglich, Änderungen aus Outlook zu übernehmen. Schaltflächen Fenster Kontakt-Synchronisation Schaltfläche Tastenkürzel Bezeichnung Esc Fenster schließen Abgleichen F6 F5 F1 Liste aktualisieren Adressdaten zeigen Hilfe Seite 3

6 Kontakte nach Outlook übergeben Wenn bei der Synchronisation neue Kontakte in Outlook angelegt werden, werden gleichzeitig die zusätzlich benötigten Ordner angelegt, sofern Sie dies in den Einstellungen festgelegt haben. Die Ordnerstruktur ist in Outlook allerdings nur in der Ordnerliste sichtbar. Bei jedem Kontakt, der aus einer Adresse stammt, wird in Outlook die Kurzbezeichnung der Adresse als Firma übergeben. Bei den Kontakten, die aus einem Objekt stammen wird als Firma die Objektart und die Objektnummer übergeben, z. B. Ang 4711, so dass Sie auch in den Kontaktlisten in Outlook eine saubere Zuordnung und einheitliche Struktur vorfinden. Wenn Sie eine Adresse nachträglich aus dem Adressfach entfernen, wird sie hier nicht mehr aufgeführt, obwohl sie nach wie vor in Outlook vorhanden ist. Sie können in Outlook einen einmal synchronisierten Kontakt auch in einen anderen Ordner verschieben, ohne das die Verbindung zum entsprechenden Kontakt in Merlin verloren geht. Kontakte aus Outlook übernehmen Wenn Outlook-Kontakte in Merlin neu angelegt werden, dann wird nach einer Adresse in Merlin gesucht, bei der die Kurzbezeichnung mit der Firmenbezeichnung in Outlook übereinstimmt. Wenn so eine Adresse gefunden wird, dann wird der Kontakt bei dieser Adresse angelegt. Wenn nicht, dann wird zuvor eine entsprechende Adresse in dem voreingestellten Adressfach angelegt. Dabei wird die Firma in die Kurzbezeichnung übernommen und Name und Anschrift sowohl in die Kopfdaten der Adresse als auch in dem Kontakt angelegt. Wenn im Outlook -Kontakt keine Firma eingetragen ist, erhält die Adresse den Namen des Kontaktes als Kurzbezeichnung. Im Gegensatz zu Outlook sind in Merlin die einzelnen Datenbankfelder in der Länge begrenzt. Deshalb werden aus Outlook nur die ersten Zeichen eines Feldes übernommen (so viele wie in Merlin in dem entsprechenden Feld gespeichert werden können). Für Name1 sind das z. B. 38 Zeichen. Bei der Überprüfung, ob der Datensatz in Outlook geändert wurde, werden entsprechend auch nur diese Zeichen berücksichtigt. Änderungen in dem Bereich, der nicht nach Merlin übernommen wird, werden nicht identifiziert. Synchronisationsrichtung wechseln Standardmäßig ist vorgesehen, dass bei synchronisierten Terminen oder Kontakten die Änderungen aus Merlin nach Outlook übertragen werden. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die Synchronisationsrichtung ändern. Adressdaten anzeigen Über die Schaltfläche Adressdaten zeigen können Sie sich die Details eines Kontaktes anzeigen lassen, wie sie in Merlin und Outlook vorliegen. Felder, in denen seit der letzten Synchronisation etwas geändert wurde, werden rot dargestellt. Seite 4

7 Mit Outlook abgleichen Über die Schaltfläche Abgleichen starten Sie die Synchronisation zwischen Merlin und Outlook. Welche Daten abgeglichen werden, können Sie den Spalten M und O entnehmen. Nach dem Abgleich wird die Tabelle aktualisiert. Beschreibung Fenster Termin-Synchronisation Im Menüpunkt Termine der Outlook-Schnittstelle können Sie die Termine zwischen Merlin und den lokal installierten Outlook-Dateien synchronisieren. Dabei werden die in Outlook erfassten Termine standardmäßig mit den Terminen des aktuellen Merlin-Benutzers synchronisiert. Über die Dropdown-Liste Sachbe. können Sie einen anderen Benutzer auswählen, sofern Sie über das Recht "Globale Terminübersicht" verfügen. Dann werden die Termine dieses Benutzers mit Outlook abgeglichen. Wenn Sie den 'leeren' Benutzer wählen, werden alle in der Zukunft liegenden Termine angezeigt. Beim Abgleich werden in diesem Fall neue Termine aus Outlook in Merlin ohne Benutzerzuordnung angelegt. Es werden zunächst alle in der Zukunft liegenden Termine gesucht und getrennt nach Merlin und Outlook aufgelistet. Bei den Terminen, die bereits einmal abgeglichen wurden, wird in einer Zeile angezeigt, was zu diesem Termin in Merlin (linke Tabellenhälfte) und in Outlook (rechte Tabellenhälfte) steht. Diese Termine werden dann nicht mehr unter den Outlook-Terminen angezeigt. Abgeglichene Termine werden angezeigt, wenn der Termin entweder in Merlin oder in Outlook in der Zukunft liegt. In der Spalte Abgl. können Sie anhaken, welche Termine in die Synchronisation eingeschlossen werden sollen. Bereits synchronisierte Termine werden automatisch in die Synchronisation eingeschlossen. In der Mitte der Tabelle gibt es die beiden Spalten M (Merlin) und O (Outlook), in denen Ihnen mit einfachen Symbolen angezeigt wird, wo nicht synchronisierte Termine in Merlin und in Outlook gefunden wurden oder wo bereits synchronisierte Termine seit der letzten Synchronisation geändert wurden. In der Liste werden nur einige Angaben zu dem Termin angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit, sich über die Schaltfläche Termindaten zeigen die Details eines Termins anzeigen zu lassen. Felder, die geändert wurden, sind rot hier markiert. Schaltflächen Fenster Termin-Synchronisation Schaltfläche Tastenkürzel Bezeichnung Esc Fenster schließen Abgleichen F6 Liste aktualisieren F5 Termindaten zeigen F1 Hilfe Seite 5

8 Termindaten anzeigen Über die Schaltfläche Termindaten zeigen können Sie sich die Details eines Termins anzeigen lassen, wie sie in Merlin und Outlook vorliegen. Felder, in denen seit der letzten Synchronisation etwas geändert wurde, werden rot dargestellt. Bedeutung der Symbole In den Synchronisations-Fenstern der Outlook-Schnittstelle gibt es in der Tabelle die beiden Spalten M (Merlin) und O (Outlook), in denen Ihnen mit einfachen Symbolen Folgendes angezeigt wird: nicht synchronisierte Termine/Kontakte in Merlin/Outlook gefunden, bereits synchronisierte Termine/Kontakte seit der letzten Synchronisation geändert. Solange ein Termin oder ein Kontakt nicht in die Synchronisation aufgenommen wurde, bleiben diese Symbole grau. Ein farbiges Symbol zeigt an, dass in diesem Termin oder Kontakt bei der aktuellen Synchronisation Änderungen durchgeführt werden (siehe nachfolgende Tabelle). Symbol Bedeutung Diesen Termin oder Kontakt gibt es nur in einem Programm. Er kann auch in dem anderen Programm angelegt werden. Der Termin oder Kontakt wurde im Vergleich zur letzten Synchronisation bearbeitet. Die Änderungen können in das andere Programm übernommen werden. Wenn der Termin auf beiden Seiten geändert wurde, können Sie festlegen, in welche Richtung abgeglichen werden soll. An Hand des farbigen Symbols können Sie sehen, welche Version die gültige ist. Der Termin oder Kontakt wurde irgendwann einmal synchronisiert, aber existiert in einem Programm nicht mehr. Er kann noch einmal übergeben werden. Wenn der Termin oder Kontakt gar nicht mehr gültig ist, müssen Sie ihn von Hand löschen. Die Schnittstelle selbst löscht keine Termine oder Kontakte, weder in Outlook noch in Merlin. Tab.: Symbole in Synchronisations-Fenstern Seite 6