Anleitung zum Download der EBMG_Datei_9_2.xls

Transkript

1 Anleitung zum Download der EBMG_Datei_9_2.xls Die folgende Beschreibung ist für die jeweils aktuelle Download-Version, unabhängig von Dateiname oder Versionsnummer, gültig. Die aktuelle Bezeichnung lautet EBMG_Datei_9_2.xls. Um die Funktionalität der EBMG-Datei sicherzustellen, muss diese wie nachfolgend beschrieben - vor dem ersten Öffnen zuerst auf der Festplatte oder einem Serverlaufwerk gespeichert werden. Ein Öffnen oder die Verwendung der Datei direkt im Internet-Explorerfenster ist aus programmtechnischen Gründen nicht möglich. Sollten Sie im Zuge des Downloads diese Meldung erhalten, so müssen Sie zuerst die Makros aktivieren. Lesen Sie dazu bitte Anhang 3, ab Seite 7 dieses Dokuments. Um den Download durchzuführen, sind 2 Schritte erforderlich. Es folgt Schritt 1 des Downloads 1

2 Schritt 1: Klicken Sie nach Aufruf der Adresse " am unteren Seitenende unter "Weiterführende Informationen" auf ad Bevorratung: EBMG_Datei_9_2.. Anschließend sollte der Download-Dialog erscheinen ( Schritt 2). EBMG_Datei_9_2 Hilfe zu EBMG_Datei_9_2 Es folgt Schritt 2. Schritt 2: Es erscheint der Dialog Dateidownload, wo Sie auf Speichern klicken, um anschließend den gewünschten Speicherort der EBMG-Datei wählen zu können. Sollte dieser Dialog nicht erscheinen, gehen Sie bitte wie in Anhang 1 (Seite 5) Alternativer Aufruf des Dialogs Speichern unter vor. Auf "Speichern" klicken und anschließend den gewünschten Speicherort wählen 2

3 Welcher Speicherort sollte gewählt werden? Im Fenster Download speichern unter wäre beim Wählen des Speicherortes folgendes zu beachten: Haben Sie schon mit einer der Vorversionen EBMG-Datei xls bis EBMG-Datei 9.1.xls gearbeitet, so wählen Sie jenen Ordner, wo diese Vorversion gespeichert ist, um in weiterer Folge die automatische Datenübernahme aus der Vorversion sicherzustellen! Sollten Sie bisher noch nicht mit einer dieser Vorversionen gearbeitet haben, so können Sie einen beliebigen Ordner auf der Festplatte oder einem Serverlaufwerk wählen, um diese Datei zu speichern. Nachdem Sie den Speicherort gewählt haben, klicken Sie auf Speichern und der Download wird durchgeführt. Wählen Sie jetzt noch im Windows-Explorer jenen Ordner, wo der Download gespeichert wurde. Sollte noch eine der Vorversionen EBMG-Datei xls bis EBMG-Datei 9.1.xls in diesem Ordner vorhanden sein, so entfernen Sie diese. Die Ordner Prg_EBMG_Datenbanken und Prg_EBMG_Berichtablage dürfen auf keinen Fall gelöscht werden! Beispiel für Exploreransicht: diese Ordner NICHT löschen! wenn vorhanden, 9_2.xls Vorversionen löschen Nun können Sie die EBMG_Datei_9_2.xls öffnen. 3

4 Information: Im Zuge des Arbeitens mit der Datei EBMG-Datei werden die beiden Ordner "Prg_EBMG_Berichtablage" und "Prg_EBMG_Datenbanken" automatisch als Unterordner erstellt. Der Ordner "Prg_EBMG_Datenbanken" sollte auf keinen Fall entfernt werden, da sonst alle Daten, die via EBMG-Datei eingegeben wurden, verloren gehen!!! Im Ordner "Prg_EBMG_Berichtablage" werden die Berichtskopien gespeichert, die anschließend auch per versendet werden können. Näheres dazu finden Sie in der Hilfedatei Hilfe zur EBMG-Datei 9.2.pdf unter dem Thema Datenspeicherung. 4

5 Anhang 1 Alternativer Aufruf des Download-Dialogs Speichern unter Sollte der unter Schritt 2 beschriebene Download-Diaolog nicht am Bildschirm erscheinen, sondern die Excel-Datei sofort geöffnet werden, so schließen Sie diese bitte wieder und versuchen Sie anschließend folgendes: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "ad Bevorratung: EBMG-Datei " um dieses Kontextmenü zu öffnen. Klicken Sie dort mit der linken Maustaste auf "Ziel speichern unter " und wählen Sie dann den gewünschten Speicherort. Wenn nun der Dialog Speichern unter erscheint, fahren Sie bitte wie auf Seite 3, Welcher Speicherort sollte gewählt werden? beschrieben, fort. 5

6 Anhang 2 Anleitung zum Verschieben der bereits verwendeten EBMG-Datei in einen anderen Ordner Aus programmtechnischen Gründen ist es nicht möglich, die geöffnete EBMG- Datei einfach mit dem Excel-Menüpunkt Speichern unter in einen anderen Ordner zu speichern. Wollen Sie die Datei in einen anderen Ordner und/oder ein anderes Laufwerk verschieben, kann dies aber auf diese Weise vorgenommen werden: 1. Schließen Sie die EBMG-Datei. 2. Wechseln Sie zum Windows Explorer und wählen Sie den Ordner, wo die EBMG-Datei gespeichert ist. 3. Markieren Sie die EBMG-Datei und auch, sofern bereits vorhanden, die Ordner Prg_EBMG_Datenbanken und Prg_EBMG_Berichtablage. 4. Klicken Sie in der Explorer-Symbolleiste auf Ausschneiden. 5. Wählen Sie den gewünschten neuen Speicherplatz. 6. Klicken Sie in der Explorer-Symbolleiste auf Einfügen. 7. Kontrollieren Sie, ob sowohl die EBMG-Datei als auch die beiden Ordner eingefügt wurden. Sollte der Ordner Prg_EBMG_Datenbanken nicht eingefügt worden sein, wiederholen Sie bitte den Ausschneiden-Einfügen- Vorgang für diesen Ordner. 8. Danach wenn auch der Ordner Prg_EBMG_Datenbanken auf dem neuen Speicherplatz vorhanden ist - können Sie die EBMG-Datei öffnen und ohne weitere Maßnahmen wie gewohnt verwenden. 6

7 Anhang 3 Makros einer Excel-Arbeitsmappe aktivieren Makros sind automatisierte Abläufe in einer Datei, die mit Hilfe von Visual Basic for Applications (VBA) geschrieben werden. Excel bietet aus Sicherheitsgründen dem Benutzer Optionen, ob Makros in einer Datei aktiviert oder deaktiviert werden sollen. Sind Makros deakitviert, können diese nicht ablaufen, d.h. Sie klicken auf eine Schaltfläche, aber die zugewiesene Prozedur wird nicht gestartet. Sollten Sie beim Download oder im Zuge der Verwendung der EBMG-Datei von Excel die Meldung erhalten, dass die Makros deaktiviert sind, dann gehen Sie bitte folgendermaßen vor. Bis einschließlich Excel-Version 2003 (ab Version 2007 siehe Seite 9): 1. Schließen Sie die Datei, deren Makros nicht aktiviert sind. 2. Klicken Sie in der Excel-Menüleiste auf Extras und dann Optionen, wodurch dieser Dialog erscheint: Klicken Sie im Register Sicherheit auf Makrosicherheit: Damit wird der folgende Dialog aufgerufen: Wählen Sie dort im Register Sicherheitsstufe die Option Mittel und klicken Sie anschließend OK. 7

8 Ab nun werden Sie beim Öffnen jeder Excel-Arbeitsmappe, die Makros enthält, gefragt, ob Sie deren Makros aktivieren wollen. Bevor die Arbeitsmappe sichtbar wird, erscheint dieser Dialog: Um die Makros in der Datei EBMG Datei 9.2.xls zu aktivieren, klicken Sie auf Makros aktivieren. Anschließend wird die Mappe geöffnet und die Prozeduren können ausgeführt werden. Anmerkung: Sollten Sie diese Meldung im Zuge des Öffnens einer Arbeitsmappe erhalten, wo Sie nicht sicher sind, woher diese stammt oder ob deren Makros sicher sind, so klicken Sie auf jeden Fall Makros deaktivieren! 8

9 Ab Excel-Version 2007: 1. Falls beim Öffnen der Datei diese Meldung erscheint, 9_2.xls dann auf "Makros aktivieren" klicken. Sollten Sie "Makros deaktivieren" geklickt haben, so schließen Sie bitte wieder diese Datei (ohne speichern!!!). Anschließend noch einmal öffnen und "Makros aktivieren" klicken. 2. Sollte beim Öffnen diese Meldung nicht erscheinen, so wird die Datei geöffnet und die Makros bleiben vorerst deaktiviert. Sie finden jedoch unterhalb der Menüleiste diese Optionenschaltfläche. 9

10 3. Klicken Sie auf diese Optionen, danach erscheint folgende Meldung: 9_2.xls Wählen Sie die Option "Diesen Inhalt aktivieren". Anschließend werden die Makros aktiviert und bald darauf erscheint die Schaltfläche zum Starten des Programms. Eine ausführliche Erläuterung zu den Sicherheitseinstellungen erhalten Sie durch Klick auf "Weitere Informationen" in diesem Meldungsfeld. 10