CRM mit Adress PLUS und der SelectLine Warenwirtschaft

Transkript

1 CRM mit Adress PLUS und der SelectLine Warenwirtschaft Überblick Die Schnittstelle zwischen Adress PLUS und der SelectLine Warenwirtschaft tauscht Kunden- und Interessentendaten zwischen diesen beiden Programmen aus. Dabei werden Adress- und Warenwirtschaftsdaten aus der SelectLine Warenwirtschaft durch einen Datenabgleich automatisch nach Adress PLUS übernommen. In der Gegenrichtung können einzelne oder recherchierte Adressen manuell von Adress PLUS an die SelectLine übergeben werden. Direkt aus Adress PLUS heraus lassen sich zudem Belege wie Ausgangsrechnungen, Offerten oder Lieferscheine usw. in der SelectLine erstellen, wobei sich in Adress PLUS verwaltete Interessentendaten in SelectLine-Kundendaten wandeln. Selbstverständlich werden Belege und Belegdaten aus der SelectLine auch direkt in Adress PLUS dargestellt und graphisch aufbereitet. Diese Schnittstelle arbeitet mit der SelectLine-Warenwirtschaft ab Version und Adress PLUS 9, Release 4 und höher. 1

2 Die Schnittstelle einrichten Erteilen Sie in Adress PLUS den Befehl»Module: Warenwirtschaft: Hinzufügen«, um die beiden Programme miteinander zu verbinden. Legen Sie den Namen der Registerkarte fest. Vorgeschlagen wird»belege«. Sie richten den Abgleich in drei Schritten ein. Diese Einstellungen können Sie später jederzeit ändern. Bis zu einer Änderung werden sie bei jedem Abgleichvorgang verwendet. Weitere Einzelheiten zu diesen Einstellungen finden Sie im Systemverwalter-Handbuch und in der Online-Hilfe. Die Einstellungen gelten immer nur für jene Adress PLUS-Datenbank, die gerade geöffnet ist. 1. Schritt - Die Verbindung herstellen Sie suchen SelectLine BDE als»verknüpftes Programm«aus der Liste aus. Da Sie in der SelectLine mit mehreren Datenbanken (für jeden Mandanten wird eine eigene Datenbank angelegt) arbeiten können, wählen Sie aus, mit welcher dieser Datenbanken Sie abgleichen wollen. Tragen Sie den Datenbank-Pfad als»verknüpfte Datenbank«ein, oder suchen Sie die Datenbank in einem Browser, den Sie durch Klick auf die Schaltfläche rechts öffnen. Ein eventueller»name der Datenbank«wird angezeigt - er kann nicht geändert werden. 2

3 Das»Kundennummern-Feld«bestimmt, an welchem Feld der Abgleich, nachdem er das erste Mal durchgeführt wurde, bei allen weiteren Durchläufen identische Adressen erkennen soll. Geben Sie hier an, in welchem Feld in Adress PLUS Sie die Kundennummer verwalten wollen. Nehmen Sie dieses Feld auch in die Sortierung auf, um den Abgleich zu beschleunigen. 2. Schritt - Abgleichfelder zuordnen Bestimmen Sie, welche Felder der SelectLine welchen Feldern in Adress PLUS zugeordnet werden sollen - nur einander zugeordnete Felder werden miteinander abgeglichen. Diese Zuordnung muss zumindest teilweise manuell vorgenommen werden, weil die Felder in den beiden Datenbanken verschieden benannt sind. Allerdings nimmt Ihnen der»vorschlag«bereits viel Arbeit ab. Sie können für jedes einzelne Adress PLUS-Feld bestimmen, ob es mit Daten aus der SelectLine überschrieben werden soll oder nicht. Dazu markieren Sie in der Zuordnungsliste die entsprechende Feldzuordnung und wählen»feld in Adress PLUS schützen«, wenn der Inhalt dieses Feldes unverändert bleiben soll. Wollen Sie das Feld auf jeden Fall mit Daten aus der SelectLine füllen, wählen Sie die Option, das Adress PLUS-»Feld immer zu überschreiben«. Welche dieser Möglichkeiten Sie für ein Feldpaar aktivieren, hängt davon ab, in welchem der beiden Programme die entsprechende Information gemeinhin aktueller ist. 3

4 »Firmen- und Privatadressen«: Geben Sie an, welche Kundenadressarten in der SelectLine-Datenbank enthalten sind. - Handelt es sich ausschließlich um Firmenadressen, werden diese als Haupt- und ihre Kontaktadressen als Nebenadressen nach Adress PLUS übernommen. - Handelt es sich ausschließlich um Privatadressen, werden in Adress PLUS nur Hauptadressen angelegt und eventuelle Kontaktadressen aus der SelectLine ignoriert. - Sind zu einer Adresse in der SelectLine Kontaktadressen vorhanden, wird diese Adresse als Firmenadresse behandelt. Für Adressen ohne Kontaktadressen können Sie angeben, unter welchen Umständen diese nicht als Privatadressen behandelt werden sollen - oder ob diese Adressen ausnahmslos als Privatadressen angelegt werden sollen. 4

5 3. Schritt - Gleiche Adressen identifizieren Bestimmen Sie, welche Felder in der SelectLine und Adress PLUS denselben Inhalt haben müssen, damit der Abgleich eine Adresse als identisch behandelt. Identische Adressen werden nicht übernommen, um Dubletten zu vermeiden. Durch Klick auf»vorschlag«wird eine sinnvolle Konfiguration eingetragen, die Sie dann ändern können. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen, wird ein erster Abgleich durchgeführt. Wollen Sie diese Einstellungen später ändern, tun Sie dies mit dem Befehl»Module: Warenwirtschaft: Einstellungen«. Hinweis Sollte es Schwierigkeiten mit der Verbindung der Datenbanken geben, überprüfen Sie, ob in Ihrer SelectLine-Installation in der Datei MANDANT.INI jener Datenbank, mit der Sie abgleichen wollen, folgender Eintrag angelegt wurde. Wenn nicht, schreiben Sie diesen Eintrag bitte manuell in die Datei: [COBRA] Path=C:\Programme\cobra\PLUS9\Daten\Datenbank.adr Haben Sie Adress PLUS in einem anderen Pfad installiert, geben Sie bitte diesen Pfad an. DATENBANK.ADR steht dabei für die in AdressPLUS verwendete Datenbank, also etwa für KUNDEN.ADR. 5

6 Die Symbolleiste in Adress PLUS Zur SelectLine wechseln Recherchierte Adressen an SelectLine übergeben Abgleich starten Adresse in SelectLine übernehmen oder dort anzeigen Rechnung mit SelectLine an Adresse schicken Mit diesem Symbol wechseln Sie zur SelectLine. Voraussetzung ist allerdings, daß die SelectLine bereits geöffnet ist, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die aktuelle Adresse wird in die SelectLine übernommen und dort angezeigt. Ist die Adresse in der SelectLine bereits vorhanden, wird lediglich zur SelectLine gewechselt und die Adresse dort angezeigt. In diesem Fall entsteht also keine Dublette. Die recherchierten Adressen werden in die SelectLine übernommen und dort angezeigt. Sie erstellen den gewünschten Beleg für die aktuelle Adresse. Sie wählen dabei, welche Art von Beleg Sie erstellen wollen. Ist die Adresse noch nicht vorhanden, wird sie neu angelegt. Sie starten den Abgleich mit jenen Parametern, die Sie unter»module: Warenwirtschaft: Einstellungen«festgelegt haben. 6

7 Die Symbolleiste in der SelectLine Zu Adress PLUS wechseln Adresse an Adress PLUS übergeben Abgleich starten Mit diesem Symbol wechseln Sie zu Adress PLUS. Voraussetzung ist allerdings, dass Adress PLUS bereits geöffnet ist. Die aktuelle Adresse wird nach Adress PLUS übernommen. Ist die Adresse in Adress PLUS bereits vorhanden, wird lediglich nach Adress PLUS gewechselt und die Adresse dort angezeigt. In diesem Fall entsteht also keine Dublette. Sie starten den Abgleich mit jenen Parametern, die Sie in Adress PLUS unter»module: Warenwirtschaft: Einstellungen«festgelegt haben. 7

8 Den Abgleich durchführen Der Abgleich übernimmt Kunden- und/oder Interessentendaten aus der SelectLine nach Adress PLUS. (Wollen Sie Adressen aus Adress PLUS an die SelectLine übergeben, recherchieren Sie die entsprechenden Adressen und erteilen dann in Adress PLUS den Befehl»Recherchierte Adressen nach SelectLine«.) Der Abgleich - startet entweder automatisch, nachdem Sie die Einstellungen erstmals getroffen oder später geändert haben, - oder Sie rufen ihn mit dem Befehl»Module: Warenwirtschaft: Adressabgleich«auf, - oder Sie klicken das entsprechende Symbol in der Symbolleiste an. Nach dem Abgleich erkennen Sie in Adress PLUS die aus der SelectLine übernommenen Adressen an einem eigenen, automatisch angelegten Stichwort. Dieses Stichwort setzt sich für neue Adressen aus der Zeichenfolge FAKT_New_ sowie dem aktuellen Datum zusammen, es lautet also etwa FAKT_New_ , für Privatadressen aus der Zeichenfolge FAKT_!!!_ sowie dem aktuellen Datum zusammen, es lautet also beispielsweise FAKT_!!!_ , für aktualisierte Adressen aus der Zeichenfolge FAKT_UPD_ sowie dem aktuellen Datum zusammen, es lautet also z.b. FAKT_UPD_ Sie können dieses Stichwort in Adress PLUS benutzen und behandeln wie alle anderen Stichwörter auch. 8

9 Kontakt- und Lieferadressen, Haupt- und Nebenadressen Die SelectLine unterscheidet zwischen Kunden/Interessenten und Adressen. Einem Kunden/Interessenten können mehrere Kontakt- und Lieferadressen (wie etwa Ansprechpartner oder Betriebsstätten) zugeordnet werden. Adress PLUS kennt Haupt- und Nebenadressen. Einer Haupt- können eine oder mehrere Nebenadressen (etwa Ansprechpartner oder Betriebsstätten) zugeordnet werden. Adress PLUS unterscheidet nicht zwischen Adressen, Kontakt- und Lieferadressen, sondern kennt ausschließlich nicht weiter spezifizierbare Nebenadressen. Einem Kunden/Interessenten in der SelectLine entspricht eine Adress PLUS- Hauptadresse. Einer Kontaktadresse in der SelectLine entspricht eine Nebenadresse in Adress PLUS. Lieferadressen der SelectLine hingegen werden von Adress PLUS ignoriert. Aus der SelectLine werden Kunden/Interessenten als Hauptadressen und eventuelle Kontaktadressen dazu als Nebenadressen an Adress PLUS übergeben. Aus Adress PLUS werden Haupt- und Nebenadressen an die SelectLine übergeben. Aus einer Nebenadresse in Adress PLUS wird in der SelectLine eine Kontaktadresse. Kann eine Adresse nicht eindeutig zugeordnet werden, bestimmen Sie in diesem Dialog manuell, wie die SelectLine-Adresse in Adress PLUS behandelt werden soll. 9

10 Darstellung von Warenwirtschaftsdaten in Adress PLUS In Adress PLUS werden nach dem Datenabgleich zu den einzelnen Adressen die in der SelectLine erfaßten Warenwirtschaftsdaten wiedergegeben. Dies geschieht auf der von Ihnen angelegten Registerkarte (hier heißt sie»belege«). Diese Registerkarte wiederum gliedert sich in drei weitere Registerkarten. Register»Belege«Im Register»Belege«findet sich oben die Auswahlliste»Belegarten«. Hier stellen Sie ein, welche Arten von Belegen Sie überhaupt einsehen wollen. In den Feldern darunter werden Ihnen die zur ausgewählten Adresse erfaßten Belege einzeln aufgeführt, zum Beispiel nach Belegnummern geordnet. Wollen Sie die Sortierung ändern, klicken Sie in einen Spaltenkopf. Wichtig ist die Spalte»Belegart«: hier sehen Sie, um was für einen Beleg es sich überhaupt handelt. So steht etwa das O für ein Angebot und das R für eine Rechnung. Links in der Liste der Belege zeigt jeweils ein Pfeil an, welcher Beleg gerade ausgewählt ist. Die Positionen dieses Beleges werden in einer Liste dargestellt. Mit den Pfeilknöpfen im unteren rechten Eck des Bildschirmes können Sie jederzeit zu anderen Adressen wechseln. Die Doppelpfeile führen Sie zur ersten bzw. letzten Adresse. 10

11 Register»Belegdaten«Hier werden Details des im vorigen Register ausgewählten Einzelbeleges zusammengefaßt. Register»Statistiken«Die aus den Belegen gewonnen Informationen werden graphisch aufbereitet. Dazu wählen Sie als»jahr«aus, über welchen Zeitraum die Statistik erstellt werden soll. Sie können zwischen einzelnen Jahren wie 2001 wählen oder eine Stati- 11

12 stik über mehrere Jahre erstellen lassen - für einen mehrjährigen Zeitraum wählen Sie ein Jahr mit dem vorangestellten Zeichen >= aus. Damit werden alle Belegdaten seit dem angegebenen Jahr bis heute statistisch aufbereitet. Die graphische Darstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, auf einen Blick zu erfassen, wie sich die Beziehung zum entsprechenden Kunden entwickelt hat. In der Liste der»statistiken«wählen Sie aus, welche Arten von Auswertungen Sie sehen wollen. Sie können so beispielsweise verschiedene Umsätze usw. pro Kunde aufbereiten. Copyright 2002 cobra - computer s brainware GmbH cobra, Adress und Adress PLUS sind eingetragene Warenzeichen der cobra - computer s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. cobra Weberinnenstraße 7 D Konstanz Telefon Telefax info@cobra.de 12