Das Handbuch. zum Betreuervergütungstool von

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1 Das Handbuch zum Betreuervergütungstool von 1. Einleitung..Seite 1 2. Die Startoberfläche.Seite 1 3. Programm einrichten zum Betrieb Seite 2 A: Netzbetrieb B: Rechnungsnummer C: Einstellungen D: Briefkopf für die Rechnung 4. Betroffene anlegen und verwalten Seite 4 5. Die Vergütungsrechnung erstellen...seite 5 A: Besonderheiten 6. Mehrere Vergütungszeiträume in einer Rechnung..Seite 7 7. Was bedeutet Echtbetrieb? Seite 8 8. Rechnungsempfänger.Seite 8 9. Die Jahresübersicht.Seite Behandlung der Altfälle..Seite Zusatztexte ab Update 4... Seite Tage des Monats.Seite Word/OpenOffice..Seite

2 1. Einführung Dieses Programm richtet sich an alle Rechtsanwälte und Berufsbetreuer, die eine Vergütungsverwaltung ihrer Betreuervergütung per PC einfach und schnell erstellen wollen. Das Berechnungsmodul basiert auf einem Modul, welches von den Amtsgerichten in NRW landesweit eingesetzt wird. Die Berechnungsmethode finden Sie in der Symbolleiste unter Über das neue Vergütungsrecht. Viel Spaß mit dem Programm wünscht Das Team von LAWgistic 2. Die Startoberfläche Symbolleiste 2. Anzeige der erfassten Betreuten 3. Daten des Betroffenen 4. Beginn der Betreuung 5. Stundensatz/letzter Antrag 6. Quartale der Vergütung 7. Besonderheiten 8. Anzeige der Berechnung 9. Zwischenspeicher 10. Rechnungsnummer Seite 1

3 3. Einrichten zum Betrieb des Programms (Die ersten Schritte ) A: Der Netzbetrieb Damit auf die Betroffenendaten von verschiedenen Arbeitsplätzen zugegriffen werden kann, müssen Sie das Programm auf Netzbetrieb umstellen. Dies geschieht mit folgenden Schritten: 1. In der Symbolleiste auf klicken 2. Hier Pfad (der im Netz liegt) für die Daten auswählen 3.Hier entscheiden ob alle die identische Rechnungsvorlage benutzen wollen! 4. Netzbetrieb hier aktivieren B: Die Rechnungsnummer Das Programm kann eigenständige laufende Rechnungsnummern vergeben. Diese Funktion ist natürlich auch abschaltbar. 1. In der Symbolleiste auf klicken Text vor der Nummer Letzte bereits vergebene Rechnungsnummer (am Jahresbeginn also 0 ) Text nach der Nummer Auch hier können Sie die Rechnungsnummer zentral z.b. im Netz oder lokal in den Standardpfad ablegen. Den jeweiligen Ordner für die Rechnungsnummer können Sie unter Ordner auswählen frei wählen. Hier wird der Standardwert für die Startoberfläche ausgewählt Seite 2

4 C: Die Einstellungen In der Symbolleiste unter (Einstellungen) befinden sich a) eine Tabelle der Stundenzahl nach 5 VBVG b) Auflistung des Stundensatzes c) Mehrwertsteuersatz d) Angabe ob es sich um ein Betreuungsverein handelt Die Angaben entsprechen den aktuellen Gesetzesstand und sind bei Änderungen zu berichtigen. Hinweis: Bei der Auflistung des Stundensatzes sollte Ihr persönlicher Stundensatz immer oben stehen, da dies der Standardwert in der Startoberfläche ist. D: Briefkopf für die Rechnung Das Berechnungsprogramm greift auf eine Dot.-Vorlage von Word zu. Die Vorlage öffnen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen des Programms In der Dot befinden sich Textmarken die nicht verändert werden dürfen; diese werden automatisch angezeigt. Sie können sich die Textmarken unter Word im Menü Extras Optionen Textmarken später wieder ausblenden. Mit Ausnahme der Textmarken kann nun das Dokument beliebig verändern. Vergessen Sie nicht Ihre Steuernummer zu ergänzen!!! Seite 3

5 Textmarken Die Positionen der Textmarken, dürfen nicht verändert werden! Speichern der Vorlage in Word nicht vergessen (einfach in Word auf klicken)!!! 4. Betroffene anlegen Um eine Vergütungsrechnung erstellen zu können, muss man den Betroffenen mit seinen Grunddaten zuvor anlegen. Klicken Sie auf das Symbol (für Betroffene verwalten). Seite 4

6 Beim verlassen des Feldes Beginn der Betreuung (z.b. mit der Tab-Taste) oder Altverfahren, werden Ihnen bereits die möglichen Vergütungsquartale angezeigt. Wählen Sie den ersten gewünschten Vergütungszeitraum aus, in welchem Sie später einen Vergütungsantrag stellen wollen. Ist dort ein Zeitraum ausgewählt, so wird Sie später das Programm an die Fälligkeit Ihrer Vergütung erinnern (später mehr). Falls mehrere Betreuer in einem Büro tätig sind, können die Betroffenen einen bestimmten Betreuer zugeordnet werden; diese Funktion wirkt sich auf die Jahresübersicht aus. Mit dieser Oberfläche werden nicht nur Betroffene angelegt, sondern auch gelöscht oder ins Archiv.. verschoben. Insofern sind die Funktionen auf der rechten Seite eindeutig. Ab dem Update 4 können Sie hier auch das Gericht zuordnen. 5. Vergütungsrechnung erstellen Wurde bei der Anlegung des Betroffenen ausgewählt, für welchen Zeitraum der erste Vergütungszeitraum gestellt werden soll, so zeigt das Programm automatisch an, dass die Vergütung eines Betroffenen fällig ist. Fällig! Seite 5

7 Wird eine Rechnung erstellt, so wird die nächste fällige Vergütung automatisch (nach Fälligkeit) wieder so angezeigt! NICHT angezeigt werden eventuell fällige Vergütungen von Betroffenen im Archivordner. Mit einem Klick auf den Betroffenen werden sämtliche Grunddaten auf der Oberfläche gefüllt. Eventuelle Änderungen (z.b. früher vermögend, jetzt mittellos) können selbstverständlich auf dieser Oberfläche vorgenommen werden. Bei den Quartalen wählen Sie nun das entsprechende Quartal aus, für welchen Sie den Antrag stellen wollen. Bei dem 5. Quartal müssen Sie zusätzlich einen Vergütungszeitraum auswählen. Der Rechnungsbetrag wird nun automatisch ermittelt und angezeigt. Treten innerhalb des Quartals Umstände ein, die vergütungsrechtliche Auswirkungen haben z.b. Wechsel ins Heim, so können diese bei den Besonderheiten eingetragen werden (hier das Datum des Wechsels ins Heim). Beispiel: Im Vergütungsquartal übernimmt der Ersatzbetreuer für drei Tage die Vertretung: 1. Schritt: Betroffenen auswählen 2. Schritt: Quartal auswählen Seite 6

8 3. Schritt: Bei Besonderheiten Datum Beginn Berechnung Datum Vertretungsbeginn eintragen 4. Schritt: Bei Besonderheiten Datum Ende Berechnung Datum des letzten Vertretungstages eintragen Die Felder Rechenbeginn und Rechnende sind für viele Fälle nutzbar, z.b. bei Ende der Betreuung/Ende der Vergütung das Feld Datum Ende Berechnung Wichtig ist, dass bei allen drei Feldern nur ein Datum eingetragen werden kann, welches innerhalb des zuvor ausgewählten Quartals liegt!!! Nun zum Schluss in der Symbolleitste auf und die Rechnung wird in Word erstellt. Rechnung erstellen klicken 6. Wie kann man mehrere Quartale in einer Rechnung erfassen? Nehmen wir folgenden Fall an Sie wollen eine Rechnung für das 2. und 3. Quartal in einer Rechnung erstellen. Ihre Arbeitsschritte 1. Schritt: Zunächst das zweite Quartal auswählen 2. Schritt: Durch Klick auf wird das Ergebnis zwischengespeichert 3. Schritt: Bei den Quartalen nun das 3. Quartal auswählen 4. Schritt: Nun das Ergebnis aus dem Zwischenspeicher durch Klick auf einfügen. Ein zweites Beispiel: Sie wollen eine Rechnung für das 2., 3. und 4. Quartal erstellen Ihre Arbeitsschritte 1. Schritt: Zunächst das zweite Quartal auswählen 2. Schritt: Durch Klick auf wird das Ergebnis Seite 7

9 zwischengespeichert 3. Schritt: Bei den Quartalen nun das 3. Quartal auswählen 4. Schritt: Durch Klick auf wird diese Ergebnis ebenfalls in den Zwischenspeicher gelegt. 5. Schritt: Bei den Quartalen nun das 4. Quartal auswählen 4. Schritt: Nun das Ergebnis aus dem Zwischenspeicher durch Klick auf einfügen. Dieses Beispiel soll verdeutlichen, dass der Zwischenspeicher beim Klick auf legen immer ein Ergebnis in seinen Speicher hinzufügt, den letzten Inhalt der bereits im Speicher ist- also nicht löscht. 7. Was bedeutet Echtbetrieb? Das Programm speichert automatisch Grunddaten z.b. für Ihre Jahresübersicht oder bei den Betroffenendaten. Wenn Sie diese Daten nicht speichern wollen, z.b. um etwas zu testen können Sie den Echtbetrieb ausschalten. 8. Rechnungsempfänger In der Symbolleiste unter können Sie den jeweiligen Rechnungsempfänger einstellen. Seite 8

10 Hier tragen Sie Ihre standardmäßigen Gerichte ein, bei welchen Sie als Betreuer bestellt sind und können durch einen Klick auf Übernehmen das Gericht als Rechnungsempfänger anwählen. Bis zu einer Änderung des Rechnungsempfängers bleibt dieses Gericht als Rechnungsempfänger ausgewählt! Seite 9

11 9. Die Jahresübersicht In der Symbolleiste: In der Auswahl Betreuer ist das entsprechende Jahr bzw. der Betreuer auszuwählen. Sollten hier einzelne Einträge nicht richtig sein, können diese durch markieren und Ändern berichtigt werden. Einzelne Datensätze können auch über Hinzufügen ergänzt werden. Hier Betreuer bzw. Jahr auswählen Was man noch wissen sollte! Grundsätzlich sind bei der Berechnung der Vergütung für Betreuungen zwei Alternativen der Berechnung für Altfälle (Anordnung vor dem ) denkbar: 1. Alternative Das Quartal des ersten Vergütungszeitraums ist immer der bis (Diese Methode wird von den meisten Amtsgerichten und Kommentaren bevorzugt. Sie rechnen mit dieser Methode bei den Altfällen immer in Kalenderquartalen ab.) 2. Alternative Seite 10

12 Die Quartale werden auch bei den Altfällen streng an den Beginn der Betreuung errechnet. (Ist diese Methode gewählt, wird der Harken bei Altfällen nicht mehr automatisch gesetzt. Wollen Sie im Einzelfall dennoch nach der 1. Alternative abrechnen wollen, aktivieren Sie den Haken "Altverfahren" bei der Betroffenenerfassung oder auf der Startoberfläche.) Die Einstellung der Berechnungsmethoden erfolgt unter: 11. Ab Version 3.1 update 4 Erstellen Sie sich einfach einen Baustein den öfters in den Rechnungen einfügen wollen. So deht es: Editor aufrufen Den Text bei Inhalt eintragen. Sollten Sie einen Lückentext verwenden wollen setzt Sie an die entsprechende Stelle einfach Dem Baustein einen Namen geben und auf OK klicken. Sie können auf alte Bausteine überarbeiten, in dem Sie den Baustein aufwählen, die Veränderung vornehmen und auf OK klicken. Seite 11

13 Auf der Startoberfläche können Sie nun Ihren Baustein auswählen Mit der Schaftfläche TX speichern Sie dauerhaft den Text zu einem Betroffenen. Bitte den Betroffenen zuvor in der Liste markieren. 12. Tage des Monats Unter den Einstellung können Sie wählen, ob das Programm tagesgenau oder jeden Monat mit 30 Tagen annehmen soll. 13. Word OpenOffice Die Textausgabe des Programms kann entweder nach OpenOffice oder nach Mircosoft Word erfolgen. Die Einstellungen nehmen Sie bitte unter den Einstellungen vor. Seite 12