Datenübernahme aus CardScan nach cobra Adress PLUS

Transkript

1 Datenübernahme aus CardScan nach cobra Adress PLUS Überblick Mit der Schnittstelle zwischen cobra Adress PLUS und CardScan können Sie Daten von Visitenkarten in Ihre Adreßverwaltung einlesen. Mit der Installation der Schnittstelle erweitern sich die Übergabemöglichkeiten von CardScan. Ihnen werden von CardScan cobra Adress PLUS 8 und 9 als Ziele der Datenübergabe angeboten werden. Unterstützte Programmversionen CardScan CardScan cobra Adress PLUS 8 cobra Adress PLUS 9 Installation Voraussetzung für eine erfolgreiche Installation ist, daß sowohl die Software zu CardScan als auch cobra Adress PLUS bereits auf Ihrem Rechner installiert sind. Sie erhalten eine selbstentpackende Datei CARDSCAN-ADRESSPLUS.EXE, die Sie vor der eigentlichen Installation entpacken müssen. Legen Sie diese Datei irgendwo auf Ihrer Festplatte ab. Wechseln Sie in den Windows Explorer. Klicken Sie die Datei CARDSCAN-ADRESSPLUS.EXE doppelt an. Geben Sie unter»unzip nach«ein, wohin die Daten entpackt werden sollen. 1

2 Lassen Sie die anderen Einstellungen unverändert. Insbesondere muß die Option»Nach Entpacken...«aktiviert sein. Bestätigen Sie mit»ok«. Die Dateien werden in das angegebene Verzeichnis entpackt und die eigentliche Installation gestartet. Das Installationsprogramm erkennt den Pfad, in dem sich Ihre CardScan- Software befindet, automatisch. Bestätigen Sie die Installation durch Klick auf»ok«. Das Installationsprogramm führt folgende Schritte durch: Es kopiert die Dateien COBRAAP.DLL und OLEPOKE.TLB in das CardScan- Verzeichnis. Es registriert diese Dateien. Es trägt folgenden Wert in die Datei CSADDIN.INI ein: CobraAP.PapyCobraAP=cobraap.dll Es legt eine kurze Übersicht über die Software auf der Festplatte ab. Die Installation wird durchgeführt. Zum Abschluß erhalten Sie diese Meldung: 2

3 Visitenkarten einlesen In einem ersten Schritt scannen Sie eine Visitenkarte mit CardScan und editieren die Daten, falls dies nötig sein sollte. Öffnen Sie die CardScan-Software. Schieben Sie eine Karte mit den Daten nach oben in den Scanner. Lesen Sie die Karte wie üblich nach CardScan ein. Korrigieren Sie die Adreßdaten gegebenenfalls und achten Sie darauf, daß die Adreßdaten den richtigen Feldern zugeordnet wurden. 3

4 Die Übertragung an cobra Adress PLUS einrichten Sie geben jetzt an, an welches Programm Sie die gewonnen Daten übergeben wollen. Wenn Sie wollen, können Sie die Datenübertragung natürlich auch so konfigurieren, daß Ihnen cobra Adress PLUS immer als Übergabeziel angeboten wird. Erteilen Sie den Befehl»Datei: Übertragen«. Sie sehen die Liste jener Programme, an welche CardScan-Daten übergeben werden können. Nach der vorhin vorgenommenen Installation der Schnittstelle werden auch cobra Adress PLUS 8 und 9 angeboten. Adreßdaten standardmäßig an cobra Adress PLUS übergeben Richten Sie sich cobra Adress PLUS als Standardprogramm für die Datenübertragung ein, wenn Sie Ihre Adressen ausschließlich mit cobra Adress PLUS verwalten. Klicken Sie in der Auswahlliste Ihre Version von cobra Adress PLUS an. Übertragen: Alle Karten Wählen Sie in der Liste oben links die Option»Alle Karten«. Schaltfläche Übertragen nur für diese Anwendung anzeigen lassen Klicken Sie diese Möglichkeit an, wird cobra Adress PLUS auf die Schaltfläche»Übertragen«oben rechts im Hauptfenster gelegt. Klicken Sie in dieser Dialogbox die Schaltfläche die Daten an cobra Adress PLUS übergeben. oben rechts an, werden Außerdem erscheint cobra Adress PLUS als Datenziel auf der Schaltfläche des Hauptfensters. So können Sie Adreßdaten in Zukunft komfortabler aus CardScan an cobra Adress PLUS übertragen. 4

5 Adreßdaten an cobra Adress PLUS übergeben Wollen Sie die Daten nur dieses Mal an cobra Adress PLUS, sonst aber weiterhin an ein anderes Programm übertragen, treffen Sie in besagtem Fenster folgende Einstellungen: Damit werden die Daten nur dieses eine Mal an cobra Adress PLUS übertragen. Feldzuordnung Die Feldzuordnung zwischen beiden Programmen ist fix, d.h., Sie können Sie nicht verändern. Sie müssen also darauf achten, die Daten immer schon in CardScan ins richtige Feld einzutragen. Nach einer Übertragung können Sie die zuletzt benutzte Feldzuordnung im Konfigurations-Dialog des Transfer-Moduls ansehen. In CardScan erteilen Sie den Befehl»Datei: Übertragen«. Wählen Sie Ihre Version von»cobra Adress PLUS«aus der Liste aus. Klicken Sie die Schaltfläche»Konfiguration«an. In der Registerkarte»Feldzuordnung«sehen Sie, die Inhalte welcher CardScan-Felder an welche Felder in cobra Adress PLUS übergeben werden. 5

6 CardScan Company Title Name Prefix First Name + Middle Name Last Name + Name Suffix Notes Street Address ZIP City State Country cobra Adress PLUS - LogicalName,COMPANY1,POSITION,TITLE,FIRSTNAME,LASTNAME,NOTES,STREET,ZIP,CITY,STATE,COUNTRY 2nd Street Address,STREET1 (oder 2) 2nd ZIP,ZIP1 (oder 2) 2nd City,CITY1 (oder 2) 2nd State,STATE1 (oder 2) 2nd Country,COUNTRY1 (oder 2) Phone Fax Web Direkt Privat Mobil,PHONE,FAX, ,INTERNET,DIRECTPHONE,PRIVATEPHONE,MOBILEPHONE Zusätzliche Telefon-, Fax-, - und URL-Einträge werden über die Feldbezeichnung zugeordnet. Falls in Adress PLUS kein Feld mit identischem Namen gefunden wird, wird der Wert in das nächste unbenutzte Feld mit dem entsprechenden LogicalName geschrieben (,PHONE1,,PHONE2,, 1,, 2 usw.) Haupt- und Nebenadressen Bei der Übergabe aus CardScan an cobra Adress PLUS wird nicht zwischen Haupt- und Nebenadressen unterschieden. Werden Adressen übergeben, die als Nebenadressen gedacht sind, müssen diese nach der Übergabe in cobra Adress PLUS mit dem Befehl»Hierarchie bilden«ihren Hauptadressen zugeordnet werden. 6

7 Dubletten Auch Dubletten werden bei der Übergabe nach cobra Adress PLUS nicht geprüft. Um Dubletten zu vermeiden, müssen Sie also Ihren Datenbestand in cobra Adress PLUS regelmäßig mit dem Befehl»Recherche: Dubletten«pflegen. Copyright 2002 cobra - computer s brainware GmbH cobra Adress PLUS ist eingetragenes Warenzeichen der cobra - computer s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. cobra computer s brainware GmbH Weberinnenstraße 7 D Konstanz Telefon Telefax info@cobra.de 7