Personalzeiterfassung PZE

Transkript

1 Personalzeiterfassung PZE Merlin 18 Version 18.0 vom

2 Inhalt Das Zusatzmodul zur mobilen Personalzeiterfassung (PZE)... 1 Der Menüpunkt PZE-Dateneingang... 2 Schaltflächen Fenster PZE-Dateneingang... 3 Der Menüpunkt PZE-Baustellenanmeldung... 4 Schaltflächen Fenster PZE-Baustellenanmeldung... 4 Der Menüpunkt PZE-Baustellenkoordinaten... 5 Schaltflächen Fenster PZE-Baustellenkoordinaten... 5 Der Menüpunkt PZE-Stammdaten... 6 Schaltflächen Fenster PZE-Stammdaten... 6 Das Handy-Programm MPZE-M... 6 Das Handyprogramm MPZE-B... 8 Das Fenster PZE-Monitor Konfigurationsdatei zum PZE-Monitor... 12

3 Das Zusatzmodul zur mobilen Personalzeiterfassung (PZE) Das Zusatzmodul PZE für Merlin ersetzt die klassische Arbeitszeitdokumentation für gewerbliche Mitarbeiter per Stundenzettel (Wochenbericht) durch die Handy-gestützte Online-Übermittlung der entsprechenden Daten an den Betrieb. Vorbereitend müssen in den PZE-Stammdaten zulässige Arbeitszeiten und die Standardarbeitszeiten hinterlegt werden. Für den Mitarbeiter muss in den Lohndaten die Handynummer hinterlegt werden, da in PZE für Merlin der Mitarbeiter ausschließlich über seine Handynummer identifiziert wird. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt in mehreren Schritten: Die Meldungen über Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Fahrzeiten werden durch eine Aktion am Handy ausgelöst, auf dem das Programm MPZE-M installiert ist. Die Meldung wird um die Systemzeit und, falls verfügbar, um die GPS-Koordinaten des Handys ergänzt und an ein besonderes Posteingangsfach im Betrieb versendet. Der Windows-Dienst PZE-Monitor holt periodisch und automatisch die eintreffenden s ab, unterzieht sie einer ersten formalen Prüfung und erzeugt entsprechende Datensätze in der Merlin- Datenbank. Unter dem Menüpunkt PZE-Dateneingang werden die erzeugten Datensätze angezeigt. Sie können bei Bedarf korrigiert und dann an die Lohnerfassung übergeben werden. Wenn das benutzte Handy GPS-Daten übermitteln kann, kann mit dem Programm MPZE-B die Baustelle mit Ihren Koordinaten in Merlin angemeldet werden. Bei jeder weiteren Meldung des Handys erkennt Merlin dann an Hand der Koordinaten, auf welche Kommission der Lohn gebucht werden soll. Die bestehenden Verknüpfungen können unter den Menüpunkt PZE- Baustellenanmeldung eingesehen werden. Die Baustellen-Koordinaten können über den Menüpunkt PZE-Baustellenkoordinaten eingesehen und bearbeitet werden. Merlin 18 1

4 Der Menüpunkt PZE-Dateneingang Über den Menüpunkt PZE-Dateneingang können Sie die über den PZE-Monitor eingegangenen Meldungen überprüfen, bei Bedarf ändern und an die Lohnerfassung übergeben. Die Meldungen werden mit folgenden Werten angezeigt: Mitarbeiter Der Mitarbeiter wird anhand seiner Handy-Nummer, die unter dem Menüpunkt Lohndaten Mitarbeiter hinterlegt wird, identifiziert. Datum, Uhrzeit, Typ Diese Werte wurden vom Handy empfangen. Eine Zeit, die außerhalb der Standardarbeitszeit liegt, wird rot markiert. Kommission Die Kommission wurde vom Handy übertragen oder anhand der Baustellen-Koordinaten ermittelt. Alle Fahrten eines Tages außer der letzten werden den jeweiligen Zielbaustellen zugeordnet. Die letzte Fahrt des Tages (üblicherweise die Heimfahrt) wird der Baustelle des Startortes zugeordnet. Dauer Die Dauer zwischen je einer Anfang-Buchung und einer Ende-Buchung wird vom Programm ermittelt Kennzeichen OK Die Datensätze, die im PZE-Monitor als plausibel erkannt wurden, sind mit dem Kennzeichen OK markiert. Bei den anderen Datensätzen finden Sie in der Spalte Eintragungen Warnhinweise. Uhrzeit (korr.) Hier können Sie bei Bedarf die Uhrzeit ändern. Wenn die Zeit bei den Buchungsarten Arbeitsbeginn oder Arbeitsende außerhalb der zulässigen Arbeitszeit liegt, wird hier Beginn oder Ende der zulässigen Arbeitszeit vorgeschlagen, sofern in den PZE-Stammdaten die Option Automatische Ergänzung gesetzt ist. Dann kann auch manuell kein Wert eingetragen werden, der außerhalb der zulässigen Arbeitszeit liegt. Es ist nicht möglich eine Zeit einzutragen, durch die die Abfolge der Buchungen unstimmig wird. Kom. (korr.) und Bezeichnung (korr.): Bei Bedarf können Sie hier die Kommissionsnummer ändern. Die Bezeichnung wird dann entsprechend ausgefüllt. Dauer (end.) Dauer unter Berücksichtigung der korrigierten Zeiten Kennzeichen Übernehmen Zusammengehörende Datensätze werden zur Übernahme markiert. Die Markierung können Sie aufheben oder neu setzen, indem sie das Häkchen in der Spalte Üb setzen. Alternativ erreichen Sie dies über das Kontextmenü und die Funktionen Zum Übernehmen markieren bzw. Übernahme-Markierung entfernen. Handy, Breitengrad und Längengrad Diese Werte werden vom Handy übertragen. Warnhinweis wird erzeugt, falls die Daten nicht stimmig sind. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und die Funktion Zuordnung der Fahrten neu ermitteln können Sie neu berechnen lassen, welchen Kommissionen die Fahrten zugeordnet werden. Über die Funktion Speichern werden für die zur Übernahme markierten Datensätze entsprechende Datensätze für die Lohnabrechnung erzeugt und gespeichert. Nach dem Speichern wird das Fenster aktualisiert. Erfolgreich übertragene Datensätze werden dann nicht mehr länger aufgelistet. 2 Merlin 18

5 Die Buchungen werden in der Lohnerfassung angezeigt. Wenn eine Lohnart mit der Bezeichnung FZ hinterlegt ist, werden für die Fahrzeiten eigene Lohndatensätze erzeugt. Falls dies nicht der Fall ist, werden die Fahrzeiten und die Arbeitszeiten zu einem Datensatz zusammengefasst. Schaltflächen Fenster PZE-Dateneingang Schaltfläche Tastenkürzel Esc F8 F6 F9 F5 F1 Pos1/Pfeil hoch/pfeil runter/ende Bezeichnung Fenster schließen Speichern Datensatz entfernen Tabelle kopieren Liste aktualisieren Filterfunktion Drucken Hilfe Erster Datensatz / Vorheriger Datensatz / Nächster Datensatz / Letzter Datensatz Merlin 18 3

6 Der Menüpunkt PZE-Baustellenanmeldung Über den Menüpunkt PZE-Baustellen-Anmeldungen erhalten Sie eine Liste aller Baustellen- Anmeldungen mit der Kommissionsnummer, dem Datum, der Uhrzeit und den Koordinaten. Sie können die Liste durchsuchen, sortieren, filtern und ausdrucken, aber nicht bearbeiten. Schaltflächen Fenster PZE-Baustellenanmeldung Schaltfläche Tastenkürzel Esc F6 F9 F5 F1 Pos1/Pfeil hoch/pfeil runter/ende Bezeichnung Fenster schließen Tabelle kopieren Liste aktualisieren Sortieren Filterfunktion Drucken Hilfe Erster Datensatz / Vorheriger Datensatz / Nächster Datensatz / Letzter Datensatz 4 Merlin 18

7 Der Menüpunkt PZE-Baustellenkoordinaten Unter dem Menüpunkt Baustellenkoordinaten finden Sie eine Liste aller Baustellen mit dem zuständigen Bauleiter, dem Ausführungszeitraum und ihren geographischen Koordinaten. Die Koordinaten werden in der Regel über die Baustellen-Anmeldung mit dem Handyprogramm MPZE-B erfasst. Sie können aber auch manuell eingetragen oder bearbeitet werden. Die Koordinaten müssen als Dezimalzahl eingegeben werden, wie z. B. in Google Maps üblich. Die Koordinaten werden benötigt, um die Meldungen über ein GPS-Handy den richtigen Baustellen zuzuordnen. Dabei müssen die Koordinaten nicht genau übereinstimmen, sondern innerhalb eines vorgegeben Radius liegen. Diese Genauigkeit können Sie über den Menüpunkt Stammdaten Grundeinstellungen festlegen. Schaltflächen Fenster PZE-Baustellenkoordinaten Schaltfläche Tastenkürzel Esc F8 F6 F9 F5 F1 Pos1/Pfeil hoch/pfeil runter/ende Bezeichnung Fenster schließen Speichern Tabelle kopieren Liste aktualisieren Sortieren Filterfunktion Drucken Hilfe Erster Datensatz / Vorheriger Datensatz / Nächster Datensatz / Letzter Datensatz Merlin 18 5

8 Der Menüpunkt PZE-Stammdaten Unter dem Menüpunkt PZE-Stammdaten hinterlegen Sie die zulässigen Arbeitszeiten und die Standardarbeitszeiten für das Zusatzmodul PZE. Wenn die Option Automatische Ergänzung gesetzt ist, wird bei Buchungen geprüft, ob die Buchungen innerhalb der zulässigen Arbeitszeit liegen. Buchungen außerhalb der Standardarbeitszeiten werden im PZE-Dateneingang rot markiert. Wenn die Buchungen außerhalb der zulässigen Arbeitszeit liegt, werden im PZE-Dateneingang die gerade noch zulässigen Werte ergänzt. Buchungen außerhalb der zulässigen Arbeitszeiten werden nicht akzeptiert. Im Feld Toleranzzeit können Sie für den Standard-Arbeitsbeginn und das Standard-Arbeitsende einen Toleranzwert in Minuten angeben, z.b. 5 Min. Erfolgt eine Arbeitsbeginn-Meldung dann z.b. 3 Min. vor oder nach dem Standard-Arbeitsbeginn, dann wird die gemeldete Zeit auf den Standard- Arbeitsbeginn gesetzt. Schaltflächen Fenster PZE-Stammdaten Schaltfläche Tastenkürzel Bezeichnung Esc F8 F6 F5 F1 Fenster schließen Speichern Liste aktualisieren Drucken Hilfe Das Handy-Programm MPZE-M Das Programm MPZE-M wird auf dem Handy des Mitarbeiters installiert und ermöglicht es einem Mitarbeiter, Meldungen über Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Fahrtzeiten an den Betrieb zu senden. Das Programm können Sie über einen Menüeintrag im Menü Start aufrufen. Die Erfassung der Meldung erfolgt auf der Registerkarte Senden. 6 Merlin 18

9 Das Feld Kommission muss ausgefüllt werden, wenn das Handy keinen GPS-Empfänger besitzt oder wenn die Koordinaten der Baustelle nicht an Merlin übermittelt wurden. Wenn die Kommission über die GPS-Koordinaten bestimmt werden soll, muss dieses Feld leer sein. Dann kann über die entsprechenden Schaltflächen die Aktion ausgewählt werden, die an den Betrieb übermittelt werden soll. Es gibt die Möglichkeiten: Fahrtbeginn Fahrtende Arbeitsbeginn Arbeitsende Aktionen, die keinen Sinn ergeben, werden dabei nicht zugelassen. Es ist z.b. nicht möglich, Arbeitsende auszuwählen, wenn davor kein Arbeitsbeginn liegt. Es werden s mit der Meldung erzeugt, um die Systemzeit und die GPS-Koordinaten(falls möglich) ergänzt und an den Betrieb gesendet. Falls die Ermittlung der Koordinaten nicht möglich ist, muss die Kommission manuell eingegeben werden, sonst wird keine erzeugt. In diesem Fall erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Falls Sie vergessen sollten, abends das Arbeitsende zu melden, und Sie dies erst am nächsten Tag bemerken, stornieren Sie die letzte Meldung, damit Sie sich wieder normal anmelden können, und belegen die entsprechende Arbeitszeit mit einem Stundenzettel. Hinweis: Die s werden im Postausgangsfach gespeichert. Wann die s verschickt werden, hängt von der Konfiguration des -Client des Handys ab. Merlin 18 7

10 Über die Schaltfläche Rückgängig kann die letzte Meldung storniert werden. Es wird eine mit der Stornobuchung erzeugt. Unterhalb dieser Schaltfläche werden die letzten Aktionen angezeigt. Auf der Registerkarte Historie wird ein Protokoll über alle gesendeten Meldungen angezeigt. Auf der Registerkarte Einstellungen muss die -Adresse des Betriebs hinterlegt werden. Die Adresse wird gespeichert, wenn eine erfolgreich an diese Adresse verschickt wurde. Die Option WM 6.0 muss aktiviert werden, wenn auf dem Handy das Betriebssystem Windows Mobile 6.0 installiert ist. Das Handyprogramm MPZE-B Das Programm MPZE-B, das auf dem Handy des Bauleiters installiert wird, ermöglicht es einem Bauleiter die Koordinaten einer Baustelle an den Betrieb zu senden und auf diese Weise die Baustelle in Merlin anzumelden.. Dies muss nur einmal erfolgen, bevor die ersten Arbeitszeit- Meldungen der Mitarbeiter übermittelt werden. Diese Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Handy über einen GPS-Empfänger verfügt. Der Aufruf erfolgt über einen Menüeintrag unter Start auf Ihrem Handy. 8 Merlin 18

11 Auf der Registerkarte Einstellungen muss vor der ersten Benutzung einmalig die -Adresse hinterlegt werden, an die die Baustellen-Anmeldungen gesendet werden sollen. Die Adresse wird gespeichert, wenn eine erfolgreich an diese Adresse verschickt wurde. Die Option WM 6.0 muss aktiviert werden, wenn auf dem Handy das Betriebssystem Windows Mobile 6.0 installiert ist. Auf der Registerkarte Senden wird die Baustellenanmeldung erzeugt. Dafür muss nur die Kommission eingetragen werden. Über die Schaltfläche Anmelden wird eine an den Betrieb mit der Kommission und den ermittelten Koordinaten übermittelt. Hinweis: Die s werden im Postausgangsfach gespeichert. Wann die s verschickt werden, hängt von der Konfiguration des -Client des Handys ab. Merlin 18 9

12 Auf der Registerkarte Historie wird ein Protokoll aller gesendeten Anmeldungen angezeigt. Das Fenster PZE-Monitor Das Dienst-Programm PZE-Monitor holt periodisch und automatisch die eintreffenden s ab. Das Programm benötigt einen Zugang und sollte auf einem Rechner installiert werden, der ständig läuft. Beim Start wird das Programm anhand der Einträge in der Konfigurationsdatei "pze.ini"an der Merlin- Datenbank angemeldet. Danach ist der automatische -Empfang gestartet. Über die Schaltflächen Login und können Sie die Einstellungen für die Datenbankanmeldung und den -Empfang bearbeiten. Änderungen werden verschlüsselt und in der Konfigurationsdatei gespeichert. Über die Schaltflächen Stop und Start kann der -Empfangt angehalten und wieder gestartet werden. Über die Schaltfläche Sofort können Sie veranlassen, dass die s unabhängig vom eingestellten Intervall sofort abgeholt werden. Dafür muss die Abholung vorher angehalten werden. Die eingegangenen Mails werden im Fenster PZE-Monitor angezeigt. 10 Merlin 18

13 Bei jedem Start des Programms können Sie das Programm als Windows-Dienst einrichten lassen. Dann kann das Programm über den sogenannten Dienstmanager gestartet oder beendet werden. Außerdem sorgt die Dienstverwaltung dafür, dass das Programm bei jedem Neustart des Rechners gestartet wird. Über die Schaltfläche Deinstallieren können Sie den Dienst deinstallieren. Dann kann das Programm noch manuell aufgerufen werden, ist aber aus der Dienstverwaltung entfernt. Merlin 18 11

14 Konfigurationsdatei zum PZE-Monitor Im gleichen Verzeichnis, in dem das Programm PZE installiert wurde, finden Sie auch die Konfigurationsdatei PZE.ini. Diese Datei müssen Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen [LOGIN] Hier geben Sie den Datenbank-Namen, den Benutzer-Namen und das Passwort für die Anmeldung an der Datenbank an. [MAILS] Hier geben Sie die Verbindungsdaten für die -Verbindung an. [PARAMETER] INTERVALL Hier geben Sie den Abstand zwischen zwei Abholungen in Minuten an. ZEITABWEICHUNG] Hier geben Sie die Differenz zur GMT an. Dieser Wert beträgt für die Mitteleuropäische Normalzeit +1, für die Mitteleuropäische Sommerzeit +2. [REPORT] Hier geben Sie den Pfad zum Merlin Report-Verzeichnis an. 12 Merlin 18