Die Systemoptimierer SOFTWARE INFORMATION COMMUNICATION. SaniVision Vorgangssteuerung /NK

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1 Die Systemoptimierer SOFTWARE INFORMATION COMMUNICATION SaniVision Vorgangssteuerung /NK

2 SaniVision Vorgangssteuerung Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Festlegen der Parameter für die Vorgangssteuerung Die Vorgangssteuerungsgruppen Die Versorgungsarten Die Versorgungsgruppen Die Vorgangssteuerung Versorgungsdefinition Drucksteuerung Pflichtfelddefinitionen Feldvorbelegung Zuordnung der Vorgangssteuerung pro Mitarbeiter Belegerfassung über die Vorgangssteuerung Rücknahme der Vorgangssteuerung im Beleg...12 Dokumenthistorie...12

3 SaniVision Vorgangssteuerung Seite 3 1. Einleitung In das Hauptmenü der SaniVision wurde mit der Version 164 Harmony die Vorgangssteuerung implementiert. Diese beinhaltet die Definition von Startbelegen je nach Versorgungsbereich mit Vorbelegung bestimmter Felder, Festlegung von Pflichtfeldern sowie Anbindung einer Drucksteuerung. Die Vorgangssteuerung soll die tägliche Belegerfassung für die einzelnen Mitarbeiter in der SaniVision erleichtern und eine innerhalb des Unternehmens einheitliche Dialogabfolge ermöglichen. Nachfolgend erhalten Sie eine Dokumentation, wie Sie die notwendigen Tabellen Vorgangssteuerungsgruppen, Versorgungsarten sowie die Vorgangssteuerung selbst anlegen und diese anwenden. 2. Festlegen der Parameter für die Vorgangssteuerung 2.1. Die Vorgangssteuerungsgruppen Die Vorgangssteuerungsgruppen sollen die benötigten Vorgangsbereiche unterteilen. Zur Neuanlage wählen Sie den Menüpunkt Tabellen / Vorgänge/Belege / Belege allgemein / Vorgangssteuerungsgruppen und klicken den Button Neu. Vergeben Sie eine Gruppennummer und die zugehörige Bezeichnung. Per Suchfunktion (F2) im Feld Farbe können Sie die gewünschte spätere Markierungsfarbe der Vorgangssteuerung pro Bereich auswählen. Nach Fertigstellung speichern Sie die Eingaben. Jede Vorgangssteuerung wird über die hier getroffene Farbauswahl gekennzeichnet.

4 SaniVision Vorgangssteuerung Seite Die Versorgungsarten Durch die Verwendung von Versorgungsarten lassen sich alle Versorgungen eines Unternehmens unterteilen und die nachträgliche Suche innerhalb der Auswahltabellen der Belege wird präzisiert. Außerdem können Sie die Versorgungsarten pro Abrechnungsstelle hinterlegen, um so eine automatische Ansteuerung der Abrechnungsstellen je nach Zuständigkeit ohne Abfrage im Beleg zu ermöglichen. Zur Neuanlage wählen Sie den Menüpunkt Tabellen / Vorgänge/Belege / Belege allgemein / Versorgungsarten und klicken den Button Neu. Vergeben Sie die jeweilige Nummer und die zugehörige Bezeichnung. Speichern Sie die Eingaben. Die Versorgungsart kann außerhalb der Vorgangssteuerung auch in den Kopfdaten der Belege Angebot, Kostenvoranschlag, Auftrag und Rezept eingefügt werden. Die Zuordnung der Versorgungsarten an den Abrechnungsstellen der Kostenträger erfolgt unter Stammdaten / Kostenträger auf der Tab Abrechnungsstelle. Sie können hier auch mehrere Versorgungsarten per Nummer mit Komma getrennt eingeben bzw. per Suchfunktion F2 auswählen. Speichern Sie die Eingaben.

5 SaniVision Vorgangssteuerung Seite 5 Dadurch können die Abrechnungsstellen im Beleg später ohne Abfrage (automatisch) gezogen werden, sofern eine Versorgungsart manuell im Beleg eingetragen oder über die Vorgangssteuerung zugeordnet wurde Die Versorgungsgruppen Die Versorgungsgruppen dienen der Zuordnung eines Positionsmusters zum Beleg und ermöglichen die Erfassung von Material- und Zeitlisten pro Vertragsgruppe (Spezialpreise). Sollen der Vorgangssteuerung also feste Artikel zugeordnet werden, dann wird es notwendig, zunächst entsprechende Muster mit diesen Artikeln unter Stammdaten / Muster (KV/Angebot/Auftrag) zu erfassen. Sind diese Muster angelegt, öffnen Sie den Menüpunkt Stammdaten / Muster / Versorgungsgruppen. Zur Neuanlage einer Versorgungsgruppe klicken Sie den Button Neu. Legen Sie eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung dazu fest. Beim Speichern der Angaben wird automatisch die laufende Nummer vergeben und die Tab Liste der Zuordnungen aktiviert. Ordnen Sie hier die Vertragsgruppe(n), das jeweilige Muster und bei Bedarf auch Materiallisten oder Zeitmuster zu. Sie können alle Felder über die Suchfunktion (F2) ansteuern.

6 SaniVision Vorgangssteuerung Seite 6 Über <F2> werden die Vertragsgruppen (früher Spezialpreisgruppen) ausgewählt, die für diese Versorgungsgruppe gelten sollen. Ein Markieren / Übernehmen mehrerer Vertragsgruppen ist möglich. HINWEIS: Wurden im Kostenträger mehrere Vertragsgruppen hinterlegt, die für einen im Muster enthaltenen Artikel gültig sind, dann wird immer die zuerst gezogen, welche beim Kostenträger an erster Stelle steht. Als zusätzliche Funktion lässt sich parallel zur Vorgangssteuerung unter Stammdaten / Mitarbeiter / Sondereinstellungen / Belegpositionen per Haken festlegen, dass die Versorgungs-gruppe bei Neuerfassung eines Beleges mitarbeitergebunden abgefragt und das enthaltene Muster in den Positionen zugeordnet wird. Wurde das Muster nicht mit dem Haken gesamt gekennzeichnet, erfolgt vor Ü- bernahme eine Positionsabfrage. Eine im Beleg verwendete Versorgungsgruppe kann über das Kontextmenü (Rechte Maustaste) Nachtrag / Versorgungsgruppe ändern direkt im Beleg editiert werden.

7 SaniVision Vorgangssteuerung Seite 7 3. Die Vorgangssteuerung Mit den festgelegten Parametern können Sie nun die Vorgangssteuerung zentral festlegen, welche später pro Mitarbeiter je nach den benötigten Bereichen zugeordnet wird. Öffnen Sie dazu den Menüpunkt Tabellen / Vorgänge/Belege / Belege allgemein / Vorgangssteuerung und klicken Sie den Button Neu Versorgungsdefinition Auf dieser Tab wird der Startbeleg zur einer Versorgung mit dessen Zuordnungen festgelegt. Geben Sie die Bezeichnung der Vorgangssteuerung ein und ordnen Sie die Vorgangssteuerungsgruppe zu. Eine Auswahl per F2 ist möglich. Nutzen Sie das Textfeld bei Bedarf zur näheren Beschreibung der Vorgangssteuerung. Legen Sie per DropDown-Menü den Startbeleg fest. Ordnen Sie nun noch die Versorgungsart und ggf. die Versorgungsgruppe zu. Der Inaktiv-Haken steht zur Verfügung, wenn eine Vorgangssteuerung nicht mehr benötigt wird. Durch das Speichern der Angaben erhält die Vorgangssteuerung eine laufende Nummer und die übrigen TabPages werden aktiviert.

8 SaniVision Vorgangssteuerung Seite Drucksteuerung Hier kann für jeden Startbeleg und die restliche Belegkette festgelegt werden, welche Formulare gedruckt werden sollen. Damit wird die regulär für das Modul geltende Formularauswahl auf die innerhalb der Versorgung benötigten Formulare beschränkt. Nur die markierten Formulare werden bei der Belegerfassung über Vorgangssteuerung für den Druck angeboten Pflichtfelddefinitionen Um später keine notwendigen Angaben zu vergessen, legen Sie hier pro Beleg fest, welche Daten unbedingt erfasst werden müssen. Werden diese Pflichtfelder bei Belegerfassung über Vorgangssteuerung nicht gefüllt, reagiert die SaniVision mit einer entsprechenden Hinweismeldung und lässt das Speichern des Beleges nicht zu.

9 SaniVision Vorgangssteuerung Seite Feldvorbelegung Die Feldvorbelegung erfüllt den Zweck, dass bei Neuanlage des jeweiligen Beleges die hier vorbelegten Standardeinträge schon enthalten sind. Im Beleg selbst können diese Eintragungen bei Bedarf vervollständigt bzw. editiert werden.

10 SaniVision Vorgangssteuerung Seite Zuordnung der Vorgangssteuerung pro Mitarbeiter Die allgemein erfassten Belege der Vorgangssteuerung ordnen Sie nun unter Stammdaten / Mitarbeiter / VO-Steuerung pro Mitarbeiter zu. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter nach seiner Anmeldung in der SaniVision seine individuelle Standard- Vorgangssteuerung.

11 SaniVision Vorgangssteuerung Seite Belegerfassung über die Vorgangssteuerung Wurden alle Einstellungen für die Vorgangssteuerung vorgenommen, können Sie Ihre Standard-Abläufe mit Hilfe der Vorgangssteuerung effizient erfassen. Klicken Sie die gewünschte Vorgangssteuerung aus dem Hauptmenü an und beginnen Sie die Belegerfassung mit dem vordefinierten Startbeleg. Die entsprechenden Daten werden übernommen. In den Kopfdaten der Belege wird die Nummer der Vorgangssteuerung sichtbar. Die pro Mitarbeiter definierten Startbelege der Vorgangssteuerung lassen sich ebenfalls unter Kunden / Vorgang per Kontextmenü (rechte Maustaste) Neuer Beleg aufrufen.

12 SaniVision Vorgangssteuerung Seite 12 Erfasste Belege können Sie in den Auswahltabellen nach Vorgangssteuerung selektieren. Zur Verfügung stehen ein DropDown-Menü (vorhanden / nicht vorhanden) in der Spalte Vorgang-Steuerung? sowie die Spalte Vorgang-Steuerung-Nr. zur Eingabe der laufenden VO-Steuerungsnummer. 6. Rücknahme der Vorgangssteuerung im Beleg Sollte es notwendig sein, die Vorgangssteuerung am Beleg zu entfernen (z.b. weil ausnahmsweise andere Formulare als vordefiniert gedruckt werden müssen), ist dies über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Nachtrag / Vorgangssteuerung entfernen möglich. Dokumenthistorie Datum Version Anmerkungen Autor /15 erfasst Anke Münter /15 überarbeitet Nadine Kirsten