Dokumentation Vorgesetzte Inhaltsverzeichnis:

Transkript

1 Dokumentation Vorgesetzte Inhaltsverzeichnis: 1. Login... Seite 2 Passwort ändern... Seite Aufbau... Seite 3 3. Scheduler... Seite 4 Abwesenheiten eintragen (Tagesabsenzen)... Seite 5-6 Kurzabsenzen erfassen (< ½ Tag)... Seite 6-8 Fehlende Buchungen erfassen... Seite Monatsabschluss... Seite 10 Persönlicher Monatsabschluss... Seite 10 Monatsabschluss Vorgesetzte für Mitarbeiter... Seite Planung... Seite Stellvertretung bei Abwesenheiten... Seite Auswertungen... Seite Anhang Teilzeitmitarbeiter... Seite 15-16

2 1. Login Öffnen Sie TimeTool unter Geben Sie auf der Login-Seite die erhaltenen Login-Daten ein (User und Passwort) und klicken Sie auf Login. Passwort ändern: Sollten Sie das Passwort vergessen haben, klicken Sie auf Password forgotten und erfassen Sie Ihren User. Es wird Ihnen an die hinterlegte -Adresse ein Passwort gesendet: Seite 2

3 Per erhaltenes Passwort eingeben und neues Passwort wählen. Mit Change Password bestätigen. 2. Aufbau Die Webschnittstelle ist folgendermassen aufgebaut: Spalte Links: Hier befindet sich das Navigations-Menü, in welchem das benötigte Tool ausgewählt werden kann. Spalte Mitte: Hier werden die zu bearbeiteten Personen angewählt. Hauptbildschirm: In dieser Übersicht öffnet sich das im Navigationsmenü angewählte Tool. Sie haben die Möglichkeit, die einzelnen Spalten bei Bedarf ein- oder auszublenden. Benutzen Sie dazu die kleinen Pfeile in den oberen Ecken der jeweiligen Spalte. Seite 3

4 3. Scheduler Mit einem Klick auf den Scheduler (Spalte Links) können Sie jederzeit Ihre Ferien- und Zeitkontingente einsehen. Bei der Anzeige GLZ ist der Gleitzeitsaldo ersichtlich, mit Klick auf Rechte/Guthaben können Sie die Ferientage einsehen (Anzeige in Stunden + Tagen). Die Kalenderübersicht können Sie in jeweils unterschiedlichen Ansichten (Tag, Woche, Monat etc.) öffnen. Die Soll-Zeit bei Teilzeitmitarbeitern wird jeweils auf 5 Tage verteilt (siehe auch Anhang Teilzeitmitarbeiter) Seite 4

5 Abwesenheiten eintragen (Tagesabsenzen) Ziehen Sie mit der Maus eine Abwesenheit von der linken Spalte (bspw. Ferien, Kompensation GLAZ etc.) auf den entsprechenden Tag in das hellblaue Feld. Mit Doppelklick auf den Abwesenheitsantrag speichern. können Sie diesen bearbeiten und Seite 5

6 Die geplanten Ferien werden sofort automatisch bei der Übersicht eingetragen. Ebenfalls ist der voraussichtliche Feriensaldo per ersichtlich. Kurzabsenzen (< ½ Tag) erfassen Durch Klicken auf eine leere Fläche am betreffenden Tag (hellblauer Bereich), gelangen Sie zu den Details und können die Kurzabsenz erfassen. Achtung: Kurzabsenzen können nicht in die Zukunft geplant sondern nur nachträglich erfasst werden. Beispiel: Arzttermin vor normaler Arbeitszeit (07:00 bis 08:00 Uhr) Folgende Angaben müssen gemacht werden: 1. Zeit 2. Zeitmarke 3. Zeitart (Arzt) - Eingabe - Speichern Achten Sie darauf, dass Sie die Stunden und Minuten durch Anklicken bestätigen (auch bei XX:00) ansonsten wird die Zeit nicht richtig eingetragen! Seite 6

7 Beispiel: Arzttermin während Arbeitszeit (15:00 bis 16:30 Uhr) 3/ Zu normaler Stempelung am Terminal müssen noch folgende Angaben erfasst werden: 1. Geht mit Grund 4. Kommt 2. Zeit 5. Zeit 3. Eingabe 6. Eingabe 7. Speichern Beispiel: Arzttermin nach normaler Arbeitszeit (15:30 bis 17:00 Uhr) 3/ Folgende Angaben müssen noch erfasst werden: 1. Geht mit Grund 4. Zeitmarke 2. Zeit 5. Zeit 3. Eingabe 6. Eingabe 7. Speichern Seite 7

8 Beispiel: Arzttermin an einem Nachmittag ohne Stempelung vorher und nachher (< ½ Tag) 4/7 8 3/6 Folgende Angaben müssen noch erfasst werden: 1. Zeitmarke 5. Zeitmarke 2. Zeitart 6. Zeit (bis ) 3. Zeit (von...) 7. Eingabe 4. Eingabe 8. Speichern 7. Speichern 1/5 2 Fehlende Buchungen erfassen Kontrollieren Sie täglich oder minimum 1 x wöchentlich spätestens am Freitag, ob im Scheduler fehlende Buchungen vorhanden sind (vergessene Stempelung). Diese werden Ihnen, falls vorhanden, gelb markiert. Durch Klicken auf eine leere Fläche am betreffenden Tag, gelangen Sie zu den Details und können die fehlende Buchung eingeben: Seite 8

9 Um eine fehlende Buchung zu erfassen: 1. Wählen Sie die gewünschte Uhrzeit mit Hilfe des Buttons 2. Klicken Sie auf Eingabe, damit die Uhrzeit eingetragen wird. 3. Die Buchung wird ersichtlich und wird mit Speichern abgeschlossen. Achten Sie darauf, dass Sie die Stunden und Minuten durch Anklicken bestätigen (auch bei XX:00) ansonsten wird die Zeit nicht richtig eingetragen! Fehlende Buchungen werden Ihnen ebenfalls direkt im Message Centre angezeigt. Durch Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie direkt auf die entsprechende Woche oder den entsprechenden Tag im Kalender welcher dann korrigiert werden kann. Seite 9

10 4. Monatsabschluss Sobald alle Fehler des Vormonats korrigiert sind, können Sie den Button Abschluss im Scheduler anwählen und somit bestätigen Sie, dass Sie mit dem Zeitnachweis einverstanden sind. Wählen Sie hierfür eine Woche im abzuschliessenden Monat aus. Bitte beachten Sie, dass nach dem Monatsabschluss keine Korrekturen mehr von Ihnen gemacht werden können. Sobald der Abschluss getätigt wurde, wird dies wie folgt gekennzeichnet: Monatsabschluss Vorgesetzte für Mitarbeiter: Im Message Centre werden sämtliche fehlenden sowie die vom Vorgesetzten zu bewilligenden Buchungen angezeigt. Jeder Mitarbeiter muss wöchentlich die fehlenden Buchungen selbständig bearbeiten, diese sollten demzufolge nicht mehr vorhanden sein. Seite 10

11 Folgende Buchungen sind durch den Vorgesetzten anzuschauen: Wenn das Feld angewählt ist, wird die Buchung mittels Monatsabschluss automatisch bestätigt. Sobald alle Buchungen des Vormonats korrigiert bzw. bewilligt worden sind, können Sie den Button Abschluss im Scheduler anwählen und somit bestätigen Sie, dass Sie mit dem Zeitnachweis der Mitarbeiter einverstanden sind. Wählen Sie hierfür eine Woche im abzuschliessenden Monat aus. Der Abschluss vom Vorgesetzten wurde getätigt. Als Vorgesetzte/r können Sie den Abschluss des Mitarbeiters überspringen. Dies kann oder muss vorkommen, wenn der Mitarbeiter bis zur gegebener Frist abwesend ist. Seite 11

12 5. Planung Der Vorgesetzte kann im Register PlanGroup die Abwesenheiten der Mitarbeiter einsehen: Ebenfalls kann mittels FerienGrid direkt auf die Guthaben bzw. Gleitzeitsaldi der Mitarbeiter Einblick genommen werden: Seite 12

13 6. Stellvertretung bei Abwesenheiten Damit der Monatsabschluss innert der Frist getätigt werden kann, hat der Vorgesetzte die Möglichkeit, einen Stellvertreter damit zu beauftragen. Hierfür die Person in der mittleren Spalte anwählen und die Zeitperiode definieren. Mit Eingabe bestätigen. Die betreffende Person erhält nun eine mit den entsprechenden Daten: Damit die Stellvertretung gewährleistet ist, muss die stellvertretende Person dies im Register Stellvertretung übernehmen mittels Speichern noch bestätigen: Seite 13

14 7. Auswertungen Die Vorgesetzten haben die Möglichkeit, diverse Auswertungen des Teams vorzunehmen: Bspw. Liste Abwesenheiten: - Entsprechende Mitarbeiter anwählen - Datum von bis wählen - Flag Detail sowie Ausdruck in Grid-Format setzen - Speichern Es wird eine Liste aufbereitet, welche mittels Klick von rechter Maustaste ins Excel exportiert und weiterbearbeitet werden kann. download = Liste in Minuten und Stunden download 1/100 = Liste in Hundertstel Seite 14

15 8. Anhang Teilzeitmitarbeiter Infolge einer Problematik betreffend Feiertagen bei Nichtarbeitstagen wurde entschieden, die Sollarbeitszeit der Teilzeitmitarbeiter ebenfalls auf 5 Tage zu verteilen (xx% von 8h 24Min.). Diesbezüglich sind folgende Punkte zu beachten: - Nichtarbeitstage sind als solche im System hinterlegt und müssen nicht manuell eingetragen werden (es werden keine fehlenden Buchungen generiert) Bsp. 80%, Nichtarbeitstag = Mittwoch: - Bei Ferienabsenzen von einer Woche jeweils trotzdem die ganze Woche eintragen. Es werden nur die effektiven SOLL-Stunden in Abzug gebracht. Ansonsten wird dementsprechend weniger GLZ berechnet. Ferienguthaben in Stunden ist massgebend. Es wird jeweils die effektive SOLL-Arbeitszeit pro Tag abgezogen, in Tagen umgerechnet und zum Teil auch gerundet. Seite 15

16 Durch die Umstellung auf die Tagessollzeit ist leider der effektive Saldo GLZ erst nach der letzten Buchung am Freitag ersichtlich. Auch muss beachtet werden, dass bei der Eintragung einer Tagesabsenz jeweils nur die Sollstunden gerechnet werden: Bsp: bei einer freiwilligen Kursteilnahme durch den Mitarbeiter wird nur die effektive Sollzeit gutgeschrieben. Sollte der Kurs aber durch den Arbeitgeber vorgeschrieben werden (z.b. RZGD oder VVGS) kann die IST-Zeit durch das HR auf 08:24 h erhöht werden (Meldung an verantwortliche Person der Zeiterfassung). Ebenfalls wird die Eintragung einer Tagesabsenz wie Krankheit oder Unfall etc. automatisch im Folgemonat durch das HR korrigiert. Seite 16