Dokumentation Managed Exchange Endkunden Anleitung

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1 Dokumentation Managed Exchange Endkunden Anleitung Kurzbeschrieb Das vorliegende Dokument beschreibt die Verwaltung für Endkunden über das Hosting Portal. Auftraggeber/in Autor/in Markus Schütze / Daniel Freiburghaus Änderungskontrolle Version Datum Überarbeitungsgrund Ersteller Erstellung Daniel Freiburghaus Review Patrick Buser Überarbeitung Samuel Gerber Review und kleine Anpassungen Phil Kiener Überarbeitung Manuel Kobel 3008 Bern Fax info@smartit.ch

2 1 Anmeldung am Portal Anmeldung Übersicht Portal Passwort ändern für Portal Benutzer 4 2 Exchange Verwaltung Dienst Verwaltung Generelle Informationen Exchange Mail Domänen Postfächer Neues Postfach anlegen Postfach Daten eingeben Verteiler Gruppe Postfach bearbeiten Generell Adressen Mail Flow Einstellungen Erweitert Berechtigungen Benutzer-Passwort setzen Persönliches Archiv und Unified Messaging Kontakte Neuer Kontakt anlegen Weiterleitung mittels Kontakt an externe Mail Adresse Distributionslisten Neue Verteiler anlegen Benutzer in einen bestehenden Verteiler hinzufügen Öffentlicher Ordner Fehler! Textmarke nicht definiert Company Disclaimer 19 3 Berichte Übersicht Verbrauch von Organisation und Mailboxen Übersicht Organisation und Abonnemente 20 4 Wichtige Nummern und Technische Daten ServiceDesk Technische Daten Bern Fax info@smartit.ch Seite 2 von 23

3 Allgemeiner Hinweis Bitte beachten Sie, dass sämtliche Änderungen im Portal eine sofortige Wirksamkeit haben. Wird zum Beispiel ein Postfach entfernt, sind alle Daten gelöscht und können nur noch aus dem Backup durch SmartIT (kostenpflichtig) wiederhergestellt werden! 1 Anmeldung am Portal 1.1 Anmeldung Die Anmeldung erfolgt über: User und Passwort eintragen und auf Login klicken. Passwort vergessen funktioniert zurzeit nicht. Bitte wenden sie sich an den Servicedesk ( ) um ihr Passwort neu zu setzen. 1.2 Übersicht Portal Es werden zwei Bereiche unterschieden. Abonnements und Exchange Hosting (dies befindet sich unter dem Punkt Service Director). Unter Abonnements sehen Sie die gekauften Leistungen (siehe Punkt 3.2) Unter Exchange Hosting können Sie in die Verwaltung einsteigen (siehe ab Punkt 2) oder den aktuellen Verbrauch abrufen (siehe Punkt 3.1) Bern Fax info@smartit.ch Seite 3 von 23

4 1.3 Passwort ändern für Portal Benutzer Ändern Sie bitte das zugestellte Passwort. Gehen Sie auf der linken Seite auf Passwort ändern. Das neue Passwort eingeben und anschliessend bestätigen. Mit Speichern Passwortänderung abschliessen Bern Fax Seite 4 von 23

5 2 Exchange Verwaltung 2.1 Dienst Verwaltung Um in die Exchange Verwaltung zu kommen gehen Sie auf Service Director Exchange Hosting Exchange-Konten. Auf der rechten Seite auf Dienst Verwaltung klicken. 2.2 Generelle Informationen Allgemeine Informationen Bern Fax Seite 5 von 23

6 2.3 Exchange Mail Domänen Hier werde alle Mail Domänen angezeigt, welche für Ihre Organisation aufgeschaltet wurden. Falls mehrere Maildomänen vorhanden sind, kann eine als Standard definiert werden. Am oberen Rand sehen Sie wie viele Domänen Sie maximal aufschalten dürfen. Falls sie eine zusätzliche benötigen, wenden sie sich bitte an den ServiceDesk. 2.4 Postfächer Hier werden alle Postfächer in Ihrer Organisation aufgelistet. Am grünen Balken sehen sie die Anzahl eröffneter Postfächer, gegenüber der maximal zugelassenen Anzahl (=Anzahl gekaufter Postfächer). Wünschen sie ein weiteres Postfach und können es nicht anlegen, weil das Limit erreicht ist, wenden Sie sich bitte an den ServiceDesk Bern Fax Seite 6 von 23

7 2.5 Neues Postfach anlegen Um ein neues Postfach anzulegen, klicken Sie im Register Postfächer auf Neues Postfach hinzufügen Postfach Daten eingeben Felder mit einem * erfordern eine Eingabe. Um die optionalen Felder ausfüllen zu können, auf Optionale Felder klicken. WICHTIG. Unbedingt weiter zu Punkt gehen (Hinzufügen der Adresse zur Verteiler Gruppe), bevor Sie das Postfach hinzufügen Bern Fax info@smartit.ch Seite 7 von 23

8 Wenn Sie beim Postfachtyp eine Room Mailbox auswählen, können Sie einen Kalender z.b. für ein Sitzungszimmer erstellen. Wenn Sie beim Postfachtyp eine Equipment Mailbox auswählen, können Sie einen Reservierungs- Kalender z.b. für einen Beamer oder Auto erstellen Bern Fax Seite 8 von 23

9 2.5.2 Verteiler Gruppe WICHTIG: Auf Verteiler Mitgliedschaft klicken (siehe Bild rechts) und die Gruppe Alle_<Firmenname > auswählen. Dadurch wird die Mail Adresse in unserer Spam Appliance registriert. Ohne diese Mitgliedschaft werden die Mails dieser Adresse nicht weitergeleitet. Die Gruppe kann auch später hinzugefügt werden. Dazu gehen sie bitte zu Punkt Danach kann das Postfach mit Postfach hinzufügen angelegt werden. 2.6 Postfach bearbeiten Den Benutzer anklicken der bearbeitet werden soll Bern Fax Seite 9 von 23

10 2.6.1 Generell Im Register Generell finden Sie die allgemeinen Informationen des Benutzers. Mit einen Klick auf Kontaktinformationen werden die optionalen Felder ersichtlich Adressen Im Register - Adressen sind alle Adressen vom Benutzer ersichtlich. Hier können beliebig viele Adressen hinzugefügt werden. Eine Adresse wird als primäre Adresse gewählt, welche als Absender- Adresse verwendet wird. Unter Alias hinzufügen kann eine weitere Adresse erstellt werden Bern Fax Seite 10 von 23

11 2.6.3 Mail Flow Einstellungen Unter Nachrichtenübertmittlungs einstellungen können Weiterleitungen, Postfachgrenzen und Einschränkungen konfiguriert werden Bern Fax Seite 11 von 23

12 2.6.4 Erweitert Im Register Erweitert können individuelle Postfach-Zugriffsberechtigungen und Grössen festgelegt werden Bern Fax Seite 12 von 23

13 2.6.5 Berechtigungen Mit dem Register Berechtigungen werden Zugriffe auf das Postfach konfiguriert. Mit diesen Rechten können andere Benutzer auf verschiedene Stufen berechtigt werden, diese Mailbox zu benützen. Diese Rechte werden meistens für Gruppenpostfächer verwendet (Bsp Benutzer-Passwort setzen Hier können Sie dem ausgewählten Benutzer ein neues Passwort für seinen Zugriff (z.b. über OWA- Outlook Web App) vergeben Bern Fax Seite 13 von 23

14 2.6.7 Persönliches Archiv und Unified Messaging Diese Optionen stehen Ihnen zurzeit nicht zur Verfügung Bern Fax Seite 14 von 23

15 2.7 Kontakte Hier können Sie bis zu 100 Externe Kontakte erfassen. Diese werden entweder für Weiterleitungen benutzt (siehe Punkt 2.7.2) oder man kann sie im Globalen Adressbuch anzeigen lassen Neuer Kontakt anlegen Unter dem Register Kontakte können Sie Kontakt hinzufügen klicken um einen neuen Kontakt anzulegen. Alle Angaben mit * müssen ausgefüllt werden. Unter Optionale Felder könne weitere Informationen hinterlegt werden. Mit der Option In der Exchange Adressliste verbergen entscheiden Sie, ob die Benutzer den Kontakt im Globalen Adressbuch sehen oder nicht. Mit Kontakt hinzufügen erstellen Sie, den Kontakt 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 15 von 23

16 2.7.2 Weiterleitung mittels Kontakt an externe Mail Adresse Um eine Postfach- Weiterleitung zu einer externen Adresse zu machen, muss zuerst wie unter Punkt beschrieben, ein Kontakt eröffnet werden. Danach Benutzer anklicken. Nachrichtenübermittlungs einstellungen anwählen Bern Fax Seite 16 von 23

17 Checkbox - Weiterleitung aktivieren auswählen. Unter Weiterleiten an den gewünschten Kontakt auswählen. Die Option Nachricht an Weiterleitungsadresse und Postfach senden kann noch ausgewählt werden. Wenn die Checkbox nicht ausgewählt ist, werden die Mails nur an die externe Adresse geschickt und nicht noch zusätzlich im Postfach des Benutzers abgelegt. 2.8 Distributionslisten Hier können Sie bis zu 100 Verteilerlisten erfassen. Es gibt eine Standard Verteilerliste Alle_<Firmenname>. Diese wird von der Spam Lösung verwendet und darf nicht gelöscht werden. Alle Benutzer Ihrer Firma müssen sich in dieser Gruppe befinden. Ansonsten können beliebige Verteilerlisten erstellt werden Bern Fax Seite 17 von 23

18 2.8.1 Neue Verteiler anlegen Unter dem Register Distributionslisten können neue Listen hinzugefügt werden. Alle Angaben mit * müssen ausgefüllt werden Benutzer in einen bestehenden Verteiler hinzufügen Auf das Register Distributionslisten gehen und die gewünschte Gruppe anklicken. Hier können Benutzer ausgewählt und hinzugefügt werden Bern Fax info@smartit.ch Seite 18 von 23

19 2.9 Company Disclaimer Hier können Firmen- Disclaimer eingerichtet werden. (Disclaimer ist eine Standard-Signatur die jedem ausgehenden Mail angehängt wird) 3008 Bern Fax Seite 19 von 23

20 3 Berichte 3.1 Übersicht Verbrauch von Organisation und Mailboxen Links in der Navigation auf Verbrauchsbericht klicken. Unter Organisation Usage Report können Sie alle Organisations-Eckdaten sehen. Im Register MailBox Usage Report erscheinen alle Mailboxen mit den aktuellen Werten wie Grösse, Beschränkungen etc. 3.2 Übersicht Organisation und Abonnemente Links in der Navigation auf Alle Abonnements klicken. Im Register Generelle Infos werden allgemeine Informationen angezeigt Bern Fax Seite 20 von 23

21 Im Register Ressourcen sind die gekauften Leistungen ersichtlich. In der Zeile Postfächer pro Organisation sehen Sie, wie viele Postfächer Sie gekauft haben und in der Spalte Verbleibend, wie viele noch nicht benutzt werden, d.h. diese können neuen Benutzern zugeteilt werden. Sind keine Postfächer mehr verfügbar, wenden Sie sich an den ServiceDesk, um das Kontingent zu erhöhen, sollten Sie weitere Postfächer benötigen. Im Register Add-ons werden zusätzliche gekaufte Speicherplätze angezeigt Bern Fax Seite 21 von 23

22 Unter Exchange- Organisationen können mehrere Organisationen verwaltet werden. Benötigen Sie eine zusätzliche Organisation, wenden Sie sich an den ServiceDesk Bern Fax Seite 22 von 23

23 4 Wichtige Nummern und Technische Daten 4.1 ServiceDesk Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich an unseren ServiceDesk. Tel: +41 (31) Fax: +41 (31) Bürozeiten: Uhr Uhr 4.2 Technische Daten Adressen und Daten. Für die Anmeldung geben Sie immer als Benutzer ihre komplette Adresse und ihr Passwort an. Outlook Web App ActiveSync (Mobile Phone Synchronisation) sync.smarthosting.ch Spambox Anmeldung Bern Fax Seite 23 von 23