Terminus 24 Software-Dokumentation

Transkript

1 Computer Help AG Industriestrasse 25 CH-8604 Volketswil Tel Terminus 24 Klassifizierung Allgemein zugängliche Informationen Datum , Dokument angepasst: Autor Stefan Bakocs Version Version 1.6 Status Pfad Öffentlich Z:\DATEN\CH_DATEN\doku\Terminus24

2 Inhalt 1. Konventionen Seite Erste Schritte Seite Benutzer verwalten Seite Zeitarten Seite Feiertage erfassen Seite Zeitarten definieren Seite Sollzeiten festlegen Seite Zeiterfassung Seite Begriffsübersicht Seite Druckhinweise Seite Administrator Hinweise Seite Anhang Seite 13 Computer Help AG, Version 1.6, Seite 2 von 11

3 1. Konventionen Hinweise zur Dokumentation: kursiv = Bezeichnung in der Menüleiste / im Fenster Männliche Bezeichnungen gelten auch für weibliche Personen Administrations bezogene Aktionen werden am Schluss dieser Einleitung erklärt 1.1. Erste Schritte Melden Sie sich mit ihren Benutzerdaten an Klicken Sie auf Admin Danach klicken Sie auf Benutzer Verwalten Computer Help AG, Version 1.6, Seite 3 von 11

4 1.2. Benutzer verwalten Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen klicken Sie auf erfassen. 1. Benutzerdaten eingeben (Name, Vorname, Mobiltelefon etc.) 2. Hier geben sie das Eintritts-, und falls vereinbart das Austrittsdatum ein. Zusätzlich kann noch ein Titel (z.b. Dr.) und eine Bemerkung zum Benutzer eingefügt werden. 3. Account einrichten (User, Passwort) 4. Einstellung der Zeitleiste von Uhr/bis Uhr. 5. Preise festlegen VP = Verkaufspreis EP = Einstandspreis 6. Ferienguthaben in Stunden pro Jahr angeben 7. Arbeitstag definieren in Stunden 8. Angeben wie viele Tage im Nachhinein die Zeiterfassung noch geändert werden kann. Steht das Feld leer, kann alles jederzeit geändert werden. z.b. 30 = 30 Tage 9. Art der Anstellung ankreuzen (Wenn nichts ausgewählt gilt der normale Festanstellungsmodus, Monatslohn.) 10. Mitarbeiter Code für die Zuweisung zu Benutzergruppen Um die Daten zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN Computer Help AG, Version 1.6, Seite 4 von 11

5 1.2.1 Zeitarten In Terminus24 gibt es verschiedene Zeitarten, die sich Ihren Bedürfnissen anpassen. Nachfolgend werden die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten der Modi aufgezeigt: Monatslohn Es interessieren Sollstunden, Fehlzeiten, Ferien und Überstunden Stundenlöhner Diese Einstellung eignet sich für Temporär- und Akkord-Arbeiter. Hierbei werden alle Arbeitsstunden gezählt. Fehlzeiten interessieren nicht, nur geleistete Arbeitstunden Nach Arbeit (Eingabe täglich) Diese Einstellung eignet sich für Festangestellte und freie Mitarbeiter, mit regelmässig schwankenden Arbeitszeiten. Es werden die neutralen Stunden berechnet und Ferienstunden werden dem Feriensaldo abgezogen. Computer Help AG, Version 1.6, Seite 5 von 11

6 1.3. Feiertage erfassen Klicken Sie auf Admin Danach wählen Sie Feiertage. Im soeben geöffneten Fenster klicken Sie bei Bedarf auf Erfassen Es hat sich nun der Feiertagseditor geöffnet, hier können Sie den Namen des Feiertags und das Datum eingeben Zeitarten definieren Klicken Sie auf Admin Danach wählen Sie Zeitarten. Im soeben geöffneten Fenster klicken Sie auf Erfassen Es hat sich nun der Zeitarteneditor geöffnet, hier können Sie ihre Zeitarten definieren. Geben Sie zuerst den Namen, die Farbe und die Reihenfolge der Zeitart an, die Reihenfolge definieren sie am besten wie folgt. 100 = zuoberst 200= Zweitoberste etc. Danach wählen sie eine Verrechnungsart. Nachfolgende Liste hilft Ihnen beim Verständnis der Zeichen. + Stunden werden hinzugezählt - Stunden werden abgezogen 0 Neutrale Stunden werden separat gezählt -Sollstd. Stunden werden den Sollstunden abgezogen Hinweise: Sie können beliebig viele Zeitarten Definieren Detaillierte Tabelle im Anhang auf Seite 13 Computer Help AG, Version 1.6, Seite 6 von 11

7 1.5 Sollzeiten festlegen Klicken Sie auf Admin Danach wählen Sie Sollzeiten erfassen. Wählen sie zuerst den Mitarbeiter aus. Beim Datum geben sie hier die Dauer des Arbeitsverhältnisses ein und wie viele Stunden am Tag gemacht werden sollten. Durch anhäkeln der Kästchen (Mo-So) geben Sie die Arbeitstage ein. Ein regulärer Arbeitstag sieht dann wie folgt aus. Computer Help AG, Version 1.6, Seite 7 von 11

8 Falls sie einen speziellen Tag definieren wollen an dem die Sollzeit nicht gilt, klicken sie auf das entsprechende Feld im Kalender. Es wird ihnen sofort das neue Sollstundentotal angezeigt Durch Klicken auf speichern werden die Änderungen gespeichert. Wenn sie die Zeit auf andere Mitarbeiter übertragen wollen, wählen sie einen Benutzer als Vorlage. Nun machen sie, bei den Mitarbeitern zu denen sie die Sollzeiten übertragen wollen, durch klicken auf die Kästchen ein Kreuz und klicken anschliessend auf Übernehmen. Hinweise: Für jeden Mitarbeiter können verschiedene Sollzeiten erfasst werden Sollstunden definieren die Anzahl zu leistender Stunden Computer Help AG, Version 1.6, Seite 8 von 11

9 1.6. Zeiterfassung Monatsansicht Bei erstmaliger Benützung sollten Sie überprüfen, ob Sie dem jeweiligen Mitarbeiter den richtigen Typ zugewiesen haben. Achten sie auch darauf den richtigen Mitarbeiter ausgewählt zu haben Durch Klicken auf die farbigen Vierecke öffnet sich ein Fenster in dem man die Stunden eingeben kann, danach rechnet sich alles automatisch zum Total hinzu, so das sie auf einen Blick die Fehlzeiten, Überzeiten etc. aufgelistet haben. Sie können auch gleich auf einmal über mehrere Tage hinweg die Zeit erfassen, dazu klicken Sie im Zeiterfassungsfenster auf Kalender. Wählen Sie nun das Datum bis zu dem die Zeit jeden Tag erfasst werden soll. Danach können Sie die Tage ankreuzen, in der die Zeit nicht aufgeschrieben werden soll. Computer Help AG, Version 1.6, Seite 9 von 11

10 Jahresansicht Diese Ansicht bringt Ihnen über alle Informationen einen Überblick, hier können sie sich Arbeitszeit, Ferienzeit, Krankheitstage usw. im Jahresüberblick ansehen. Ferienübersicht Hier haben Sie die Ferienstunden im Überblick Übersicht aller Mitarbeiter Durch Klicken Übersicht aller Mitarbeiter öffnet sich das Übersichtsfenster hier haben sie alle Mitarbeiter aufgelistet. Abwesenheit alle Mitarbeiter Durch Klicken auf Abwesenheit alle Mitarbeiter öffnet sich das Abwesenheitsfenster, hier wird ihnen direkt aufgelistet wer wann Abwesend ist. Durch Klicken auf die grünen Kästchen können stunden eingetragen werden. Computer Help AG, Version 1.6, Seite 10 von 11

11 1.7. Begriffsübersicht Suche Suchfunktion für eingetragene Daten News Änderungen seit dem letzten Login Rapporte Rapporte verfassen Aufträge Auftragsliste Benutzer einsehen Andere Benutzer Einsehen (sofern. Adminrechte) eigene Dateien Hochgeladene Daten FTP Dateien hochladen SMS SMS Versenden Telefonbuch (directoires.ch) Adressen Adressliste Benutzer verwalten Benutzerverwaltungstool Admin Administrationstool Logout Abmelden Computer Help AG, Version 1.6, Seite 11 von 11