AZK 2 - Monatsarbeitszeit

Transkript

1 AZK 2 - Monatsarbeitszeit Automatisch bei jeder Bruttolohnermittlung und bei Bedarf auch zwischendurch wird für jeden Mitarbeiter ein Soll- und ein Ist-Wert ermittelt. Für den aktuellen Abrechnungsmonat werden die Werte aus den Lohndaten gezogen. Die Differenz zwischen Soll und Ist wird auf diese Weise Monat für Monat saldiert und im Lohnjournal ausgewiesen. Die monatliche Kontrolle der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist durch diese Funktion sehr gut möglich. Grundlagen der Berechnung Der Monats-Sollwert für das AZK 2 und 3 wird für jeden Mitarbeiter nach folgender Formel berechnet: So wird für alle Mitarbeiter der Saldo korrekt ermittelt, egal welche Wochenarbeitszeit der Mitarbeiter hat. Die Wochenarbeitszeit definieren Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters, die Arbeitstage je Woche in denen der Niederlassung. Die Wochenarbeitszeit ist als Netto-Arbeitszeit einzugeben, also ohne Pausenzeiten. Die Arbeitstage des Monats werden unter Berücksichtigung von Feiertagen und Wochenenden abhängig von der Anzahl der Arbeitstage je Woche automatisch berechnet. Feiertage werden nur dann abgezogen, wenn in der betreffenden Niederlassung der Schalter Feiertage abziehen aktiviert ist und wenn ein Feiertag abhängig von der Einstellung Arbeitstage / Woche auch tatsächlich auf einen Tag fällt, der ansonsten ein regulärer Arbeitstag gewesen wäre. Auf Grund von Krankheitstagen des Mitarbeiters, die ja üblicherweise nicht vorhersehbar sind, sondern erst bei Eintreten einer Krankheit im Personalkalender eingetragen werden, kann sich das Jahresstunden- Soll eines Mitarbeiters im Modul Arbeitszeitkonten durchaus ändern. Auch erst im Laufe des Jahres im Personalkalender eingetragene Urlaubstage verändern das Jahresstunden-Soll eines Mitarbeiters nachträglich. Der Dialog "Arbeitszeitkonten" 1

2 Grundsätzliches zum Dialog "Arbeitszeitkonten" Die Bearbeitung der Arbeitszeitkonten erfolgt immer im Anschluss an die Bruttolohnermittlung und vor dem Monatsabschluss. Zunächst wählen Sie eine Niederlassung und einen Mitarbeiter. Der Abrechnungsmonat ist durch den letzten Monatsabschluss vorgeben. In der Übersicht sehen Sie die Lohndaten des aktuellen Bruttolohnjournals und die Salden des aktivierten Arbeitszeitkontos. Für AZK 2 und 3 können Sie hier die aktuellen Werte sehen. Spezielle Auswertungen für die AZKs starten Sie hier. Wenn Sie einen Dienstplan ändern, gelangen seine Werte nicht automatisch in die Arbeitszeitkonten. Hier können Sie die Dienstplandaten des AZK aktualisieren, ohne dass Sie eine Bruttolohnermittlung durchführen, und anschließend z. B. den Objektdienstplan mit den neuen AZK-Werten ausdrucken. Wenn jedoch Lohnwerte vorliegen, werden diese immer anstelle der Dienstplanwerte angezeigt. Hier löschen Sie die Daten zurückliegender Monate des AZK 2 und 3 und starten mit den Daten des aktuellen Abrechnungsmonats neu. Stammdaten der Niederlassung Die Daten zum AZK befinden sich alle auf dem letzten Reiter. Für das AZK 2 verwenden Sie eine Lohnart Stunden ohne Stundensatz, mit der die Veränderung des Saldos Monat für Monat im Bruttolohnjournal angezeigt wird. Ohne diese Lohnart wird das AZK 2 nicht gerechnet. Die beiden Angaben Arbeitstage / Woche und Feiertage abziehen gelten für die beiden Arbeitszeitkonten AZK 2 und 3 gleichemaßen. 2

3 Basierend auf diesen Angaben werden damit die Arbeitstage im Monat berechnet: Arbeitstage pro Woche gezählt werden abzgl.feiertage 7 alle Tage alle 6 alle Tage außer Sonntage MO SA 5 alle Tage außer Samstage und Sonntage MO FR 0 keine Tage; der Sollwert wird nicht berechnet keine System: Rechte-Editor und Menü-Editor Im Rechte-Editor können Sie für einzelne Benutzer und Benutzergruppen das direkte Ändern von Salden des AZK 1 freischalten. Die eingegeben Stunden werden dann als Saldo im AZK 1 einge-tragen. Wie üblich bestimmen Sie im Menü-Editor, welchen Mitarbeitern der Dialog Arbeitszeitkonto zur Verfügung steht, und im Rechte-Editor, welche Auswertungen ein Mitarbeiter abrufen darf. Stammdaten Mitarbeiter Sie können einen Mitarbeiter (Aushilfen, Fremdmitarbeiter, ) grundsätzlich vom AZK 2 ausschließen. Daten der ausgeschlossenen Mitarbeiter erscheinen weder im Dialog noch in den Auswertungen zu den AZK. Die vertragliche Wochenarbeitszeit wird zur Ermittlung der Monats-Sollwerte im AZK 2 verwendet. 3

4 Stammdaten Dienste Hier können Sie einen Dienst von der Ermittlung der Werte für AZK 2 ausschließen. Einstellungen Abwesenheitsarten Hier können Sie eine Abwesenheitsart von der Ermittlung der Werte für AZK 2 ausschließen. Die Abwesenheitsarten "Urlaub" und "Krank" müssen als solche markiert sein, damit sie in den Arbeitszeitkonten 2 ihre Berücksichtigung finden. 4

5 Menü Lohn - Lohnarten Veränderungen Stunden ohne Stundensatz Ausschluss vom AZK Alle Lohnarten, die nicht als Normalstunden gezählt werden sollen, z.b. Zuschlagsstunden Wenn im Arbeitszeitkonten 2 Dienstplanwerte und Lohnwerte außergewöhnlich stark voneinander abweichen, prüfen Sie bitte, ob für alle Dienste, die Sie nicht vom AZK ausgeschlossen haben, auch Lohnwerte (Normalstunden) erzeugt werden oder Lohnarten einbezogen werden, die nicht auf den Normalstunden von Diensten und Abwesenheiten basieren Zusammenfassung Einmal eingerichtet wird das AZK 2 automatisch mit jeder Bruttolohnermittlung fortgeschrieben. Im AZK 2 sehen Sie die Mehr- oder Minderarbeit im entsprechenden Monat. Im Dialog Mitarbeiter für eine Schicht suchen sehen Sie, welcher Mitarbeiter kurzfristig oder langfristig sein Arbeitszeitkonto weniger belastet und bei entsprechender Qualifikation bevorzugt einzusetzen ist. In den speziellen Auswertungen sehen Sie den aktuellen Saldo und dessen Entwicklung für jeden einzelnen Mitarbeiter. So können Sie unerwünschte Trends erkennen und rechtzeitig gegensteuern. 5

6 Im Dialog Arbeitszeitkonto sehen Sie die AZK- Werte eines einzelnen Mitarbeiters, also die Dienstplanwerte ( Planung ) und die Lohnwerte ( Abrechnung ), den Sollwert und den aktuellen Saldo. In diesem Dialog können Sie die Auswertungen direkt aufrufen und falls erforderlich aktuelle Änderungen im Dienstplan vorab einbeziehen. Das ist besonders beim Objektdienstplan mit Monatsarbeitszeitkonto sinnvoll. Auswertung Arbeitszeitkonto 2 Das AZK 2 läuft einmal eingerichtet automatisch mit der Bruttolohnermittlung. Hier die dazu gehörende Auswertung: Erläuterungen zur Auswertung Standardmäßig wird die Auswertung für den aktuellen Abrechnungsmonat und die 5 Monate davor erstellt. Der Abrechnungsmonat wird fett gedruckt, dahinter stehen dann die vorangegangenen Monate. Der Sollwert des Monats ist abhängig von den Arbeitstagen und der Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters. Der Istwert des Monats basiert auf den Lohnwerten und nur, wenn diese nicht vorhanden sind, aus den Dienstplanwerten. Das ist dann der Fall, wenn Sie den Dialog Arbeitszeitkonto vor der Bruttolohnermittlung aufrufen oder Sie den Monat als Druckparameter so einstellen, dass auf Dienstplandaten zurückgegriffen werden muss. Istwerte aus dem Dienstplan werden immer kursiv gedruckt. Der Differenzwert (Ist Soll) bezieht sich immer auf den jeweiligen Monat. Der Saldo ist die aktuelle Summe aller monatlichen Differenzwerte. 6

7 Dialog "Mitarbeiter für eine Schicht suchen" Hier wird der aktuelle Saldo des AZK 2 angezeigt. So können Sie den aktuellen AZK-Wert sofort berücksichtigen und vermeiden einen ungleichmäßigen Einsatz Ihrer Mitarbeiter. Neben der Qualifikation und Verfügbarkeit finden Sie hier die Monats- (MAZ)und Wochenanwesenheitszeit (WAZ), die durchschnittliche Wochenarbeitszeit (DWAZ) der letzten n Wochen und vor allem die Werte der AZK. Die Liste können Sie sortieren und über die Ankreuzfelder einschränken. 7