1. Pflegebedarf und Dienstplanung

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1 1. Pflegebedarf und Dienstplanung 1.1 Einleitung Mit der Aktivierung der Budgetierung der Planungseinheiten in System Optionen Mandanteneinstellungen Budget kann der Personalbedarf in Zusammenhang mit Pflegestufen und Bewohnerzahl gestellt werden. Nachfolgendes Schema dient zur Verdeutlichung der Zusammenhänge. Pflegestufen Bewohnerzahl Vollzeitkräfte Errechnung der Budgetstunden/Pfle gestunden Personalbedarf in: Früh-, Spät- und Nachtdienst oder Dienst A, B, C, D... usw. Tagesbedarf im 24h-Profil Optimierung/optional Anzahl Früh-, Spät- und Nachtdienst und/oder Anzahl und Dienstzeiten A, B, C, D... usw. Änderung der Bewohnerzahl/Pflegestunden Aus den Vorgaben zu den Pflegestufen (Personalschlüssel), der Bewohneranzahl und den verfügbaren Vollzeitkräften werden die zur Verfügung stehenden Budgetstunden ermittelt und der Personalbesetzung nach Vorgaben des Personalbedarfs gegenübergestellt, so dass ein Abgleich (Über- /Unterbesetzung) möglich ist. Ändert sich die Bewohnerzahl je Pflegestufe, so kann ab diesem Datum die Aktualisierung der Budgetstunden erfolgen. Ebenso kann ein geringerer Bedarf an Wochenenden und Feiertagen mit einbezogen werden. 1.2 Vorgaben Die Vorgaben sind im Einzelnen zu treffen in: System Optionen Mandanteneinstellungen Budget 1. Aktivierung der Budgetierung der Planungseinheiten. Optional kann auch das Wochenbudget aktiviert werden. Dann werden die Budgetstunden nicht täglich sondern wochenweise ausgewiesen. 2. Setzen eines Anfangsdatums, ab dem die Budgetierung der Planungseinheiten erfolgen soll.

2 3. Auswahl, ob die Budget- bzw. Pflegestunden nach dem Bruttomodell (inkl. Abwesenheiten) oder dem Nettomodell (verfügbare Arbeitsstunden; Standard) ermittelt werden sollen. 4. Eingabe der prozentualen Ausfallszeit als Erfahrungswert. 5. Auswahl der Budgetberechnung. Optional in 'Bewohnerzahl + Personalschlüssel' (Standard), 'Belegungstage + Pflegemin./Bewohner' oder nach 'Stellenplan'. Die folgenden Erläuterung beziehen sich auf die Berechnung des Budgets nach 'Bewohnerzahl + Personalschlüssel'. 6. Auswahl der gleichmäßigen Budgetstundenermittlung oder auf Basis der Jahresarbeitszeit (nach Netto- oder Brutto-Arbeitszeitmodell). 7. Angabe der Toleranzen für Über- oder Unterschreitung des Budgets. 8. Auswahl der Budgeteinheit in Vollzeitkräften oder in Stunden. Von dieser Angabe abhängig erfolgt dann die 9. Eingabe, Bearbeitung des Personalschlüssels für die Pflegestufen: Schaltfläche Neu: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um erstmalig Ihren Personalschlüssel zu erfassen. Geben Sie die entsprechenden Werte in die Eingabefelder Pflegestufe, Kürzel und Pers.-Schlüssel ein. Schliessen Sie über die Schaltfläche OK Ihre Eingaben ab um die Änderungen zu speichern. Ansonsten verwenden Sie die Schaltfläche Abbrechen. Schaltfläche Löschen: Löscht eine Pflegestufe mit dazugehörendem Personalschlüssel. Schaltfläche Ändern: Ermöglicht die Bearbeitung einer Pflegestufe mit dazugehörendem Personalschlüssel. Dienstplan Personalbedarf Budget: Erfassen Sie zunächst Ihre Bewohneranzahl in dem gewählten Bereich. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bewohner... In dem sich öffnenden Arbeitsfenster werden die Pflegestufen und die hinterlegten Personalschlüssel angezeigt. Geben Sie Pflegestufe und die Anzahl der Bewohner ein. Anhand der Personalschlüssels werden die Vollzeitkräfte automatisch errechnet. Nachfolgend weitere Einstellungen und Vorgaben, die in Dienstplan Personalbedarf Register Budget zu treffen sind:

3 Auswahlknopf Vollzeitkräfte oder Stunden: Die Budget- bzw. Pflegestunden können Ihnen wahlweise in Stunden oder umgerechnet in Vollzeitkräfte angezeigt werden. Informationsfeld Anfangswert: Über die Symbol-Schaltfläche kann der Anfangsbestand, auch ein negativer, erfasst werden. Schaltfläche WE-Belegung: Hierüber können Sie einen abweichenden Pflegebedarf an Wochenenden und Feiertagen hinterlegen. Schaltfläche Ansicht: Ändert die tabellarische Ansicht (Spaltenreihenfolge oder Anzahl) der Tabelle, in der die Informationen zum Budget angezeigt werden. Ankreuzfeld Pers.-Schlüssel-Änderung: Wird dies gewählt, so kann über die dann aktive Schaltfläche Personalschlüssel ein vom Standard abweichender Personalschlüssel zu den Pflegestufen für den gewählten Bereich eingegeben werden. Schaltfläche Budget VZK...: Hierüber können Sie sich den Verlauf des bisherigen Pflegebedarfs anzeigen lassen. Über die Schaltflächen Neu, Ändern und Löschen können Sie den Pflegebedarf auch bearbeiten. Schaltfläche Bewohner...: Über diese Schaltfläche können Sie die Bewohneranzahl in den Pflegestufen ab einem bestimmten Datum ändern. Die Aktualisierung der Budget- bzw. Pflegestunden erfolgt automatisch nach dem Schließen des Personalbedarfs. Schaltfläche Budgetkorrektur: Bereichsbezogen kann ein Korrekturwert für überstationäre Kosten (z.b. für PDL) hinterlegt werden und dann das Budget für diesen Bereich neu berechnet werden. Die Eingabe des Korrekturwertes, oder auch mehrerer, erfolgt über die Schaltfläche Budget- Korrektur. In dem sich dann öffnenden Arbeitsfenster Budget Korrektur wird über die Schaltfläche Neu der Korrekturposten mit Angabe der Bezeichnung und Stellenwert in Vollzeitkraft erfasst.

4 Ggf. kann über das Ankreuzfeld VZK einer anderen Station hinzufügen Ersatz für das Budget des aktuellen Bereichs geschaffen werden. Wird beispielsweise auf der Station I ein bereichsübergreifender Nachtwachenplan geführt, so kann dort eine Budgetkorrektur erfolgen, indem Vollzeitkräfte eines anderen Bereichs mit hinzugerechnet werden, die auf diesem Dienstplan auch mit Nachtdiensten eingeplant werden. Auf der Station I erhöht sich das zur Verfügung stehende Budget, auf der Station II reduziert sich das zur Verfügung stehende Budget entsprechend. Nach der Hinzufügung von Vollzeitkräften einer anderen Station muss auf beiden Bereichen eine Aktualisierung des Budgets ausgelöst werden. Erfasst man eine Budgetkorrektur wie z.b. den zu bewertenden Anteil einer Pflegedienstleitung, die dem Bereich Station II zugeordnet ist, mit -0,5, so reduziert sich das zur Verfügung stehende Budget. Wollte man pauschal, ohne direkte Zuordnung von einem anderen Bereich, die zur Verfügung stehenden Vollzeitkräfte in der Station 1 erhöhen, so müsste man den Korrekturwert mit 2,00 erfassen. Man kann auch das Ankreuzfeld VZK einer anderen Station hinzufügen im Budget der Station I aktivieren und explizit die Station II auswählen. Auch dann ist der Korrekturwert mit 2,00 zu erfassen, um das zur Verfügung stehende Budget auf der Station I zu erhöhen. Gleichzeitig wird dann bei der Station II eine Budgetkorrektur von 2,00 eingetragen. Schaltfläche Einstellungen...: Diese Funktion stand zum Zeitpunkt der Drucklegung noch nicht zur Verfügung. Schaltfläche Drucken: Druckt die Budgetinformationen der vorliegenden Planungszeiträume. Schaltfläche Vorschau: Zeigt die Budgetinformationen der vorliegenden Planungszeiträume in einer Druckvorschau. 1.3 Errechnung der Budgetstunden Die Berechnung des zur Verfügung stehenden Budgets wird auf der Basis der zu pflegenden Bewohner ermittelt. Daraus wird die Anzahl der benötigten Vollzeitstellen errechnet. In diesem Fall sind 49 Bewohner auf die Pflegestufen verteilt. Die errechneten VZK (Vollzeitkräfte) sind gerundet. Genau gerechnet würde hier 16,5962 statt 16,60 stehen. Dieser genaue Wert wird auch für die Errechnung der verfügbaren Budgetstunden verwendet. Schaltfläche Hilfe: Ruft das kontextbezogene Hilfethema auf Schaltfläche Aktualisieren: Aktualisierung der Anzeige in der Personalbesetzung. Bei Änderungen im Budget ist dies in der Regel nicht erforderlich. Schaltfläche OK: Schließt das Arbeitsfenster zum Personalbedarf. Die Standard-Wochenarbeitszeit von 38,5h wird gleichmäßig auf die 7 Tage der Woche erteilt. Dies ergibt einen Tageswert von 5,5h. In einem Monat mit 30 Tagen ergeben sich für eine Vollzeitkraft 165h (30*5,5) in einem Monat mit 31 Tagen 170,5h (31*5,5). Unter Berücksichtigung der Ausfallquote kann nun das im Monat zur Verfügung stehende Budget errechnet werden. Budget = VZK * Stunden VZ Ausfallquote Budget bei 30 Tagen = 16,5962VZK * 165h 17% = 2272,84h Budget bei 31 Tagen = 16,5962 * 170,5h 17% = 2348,61h An den einzelnen Tagen stehen damit gerundet 75,76 Stunden zur freien Planung zu Verfügung (2272,84 / 30 = 75,76). Im Beispiel werden am ersten Tag 75h verplant damit wurde das Budget um 0,8h unterschritten. Am zweiten Tag wurden 1,2h

5 überschritten. Durch Summierung der einzelnen Tage wird so das aktuelle Budget auf Basis der letzten Planstufe errechnet. (Hier gilt wieder zu beachten, dass das Programm im Hintergrund mit exakten Zahlen arbeitet nicht mit gerundeten). Wird in System Optionen Budget die Einstellung Berechnung erfolgt nach Jahresarbeitszeit gewählt, so ändern sich die zur Verfügung stehenden Stunden VZ für den Planungszeitraum in Abhängigkeit vom Arbeitszeitmodell, der Verteilung der Wochenenden und des Feiertagausgleichs. 1.4 Sonstiges Eine weitere Vorgabe für die Budgetierung betrifft die Gewichtung von geleisteten Dienststunden nach der Qualifikation. Diese Vorgabe ist hinterlegt in: Stammdaten Qualifikation : Bei der Berechnung der geleisteten Arbeitszeit können bei Bedarf die Mitarbeiter unterschiedlich bewertet werden. Die Bewertung ist abhängig von der Qualifikation des Mitarbeiters. Für jede Qualifikation können Sie einen individuellen Bewertungssatz festlegen. Der Bewertungssatz gilt dann automatisch für alle Mitarbeiter dieser Qualifikation. So können Sie z.b. festlegen, dass Hilfskräfte nur mit 50% Ihrer Arbeitszeit in dem Budget berechnet werden. 1.5 Ansichten im Dienstplanfenster Für die Überprüfung der Angaben im Personalbedarf stehen Ihnen bei der Dienstplanung verschiedene Funktionen zur Verfügung Ein Klick auf das Budget ruft Dienstplan Personalbedarf Budget im gewählten Planungszeitraum auf. Ein Klick mit der rechten Maustaste ermöglicht verschiedene Ansichten zur Auswahl (Kontextmenü). Zusätzlich zu den Möglichkeiten der Prüfung der Schichtbesetzung stehen Ihnen nach der Aktivierung der Budgetierung weitere Ansichten im Kontextmenü der Schichtbesetzung zur Verfügung. Budgetstunden: Summierung der Dienststunden unter Berücksichtigung der prozentualen Bewertung (abhängig von der Qualifikation), Anzeige der errechneten Budgetstunden, Saldierung der Dienst- zu den Budgetstunden. Stunden & Budgets: Die Dienststunden werden einzeln nach dem hinterlegten Personalbedarf unter Berücksichtigung der prozentualen Bewertung aufgeführt, Anzeige der errechneten Budgetstunden, Saldierung der gesamten Dienststunden zu den Budgetstunden. Anzahl & Budgets: Die eingetragen Dienste werden nach dem hinterlegten Personalbedarf als Anzahl angezeigt, Summierung der Dienststunden unter Berücksichtigung der prozentualen Bewertung (abhängig von der Qualifikation), Anzeige der errechneten Budgetstunden, Saldierung der Dienst- zu den Budgetstunden.

6 Exkurs: Budgetierung auf Basis eines Stellenplans Im Menü System Optionen Budget kann die Budgetierung nach Stellenplan eingestellt werden. Zusätzlich ist es möglich, eine zyklische Stellenzuordnung zu aktivieren, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Montag bis Mittwochs einer Stelle in einem Bereich und Donnerstags bis Freitags einer anderen Stelle ggf. auch in einem anderen Bereich zugeordnet ist. Über den Menüpunkt Dienstplan Personalbedarf können für jeden Bereich die zur Verfügung stehenden Stellen erfasst werden. Als Angaben für die Errechnung der zur Verfügung stehenden Budgetstunden sind relevant: Angabe zu Prozent Vollzeit Angabe seit wann die Stelle dem Bereich zugeordnet ist ggf. bis wann die Stelle dem Bereich zur Verfügung steht Alternativ können auch Informationen zur Vergütungsgruppe und dem dazugehörigen Grundgehalt hinterlegt werden. Im Register Arbeitszeit in den Stammdaten der Mitarbeiter kann nun jeder Mitarbeiter einer Stelle oder wie bereits erwähnt mehreren Stellen zugeordnet werden. Der Aufruf dieses Arbeitsfensters erfolgt über die Symbolschaltfläche Zu Stelle zuordnen. In diesem Fenster ist dann auch anzugeben, mit wie viel diese Stelle anteilig durch den Mitarbeiter besetzt ist. Dies wird automatisch auf die Arbeitszeit des Mitarbeiters umgerechnet. Und im angegebenen Beispiel ist z.b. die Vollzeitstelle 001 durch diesen Mitarbeiter vollständig besetzt. Die zyklische Zuordnung von Wochentage zu den zu besetzenden Stellen erfolgt im Register Stammblatt. Wird ein Mitarbeiter mehreren Stellenplänen zugeordnet, erfolgt die Zuteilung über die Symbolschaltfläche Vertragsnummern aktivieren. Die zyklische Zuordnung erfolgt über die Symbolschaltfläche Zyklische Folgen. Es öffnet sich dann ein weiteres Arbeitsfenster, in dem die Zuordnung der Tage zu den jeweiligen Stellen erfolgt.

7 Zunächst wird über die Schaltfläche Woche einfügen die benötigte Anzahl Wochen der zyklisch zu besetzenden Stellen angelegt. Werden Rahmenpläne verwendet, so empfiehlt sich eine analoge Anzahl Wochen und Zuweisung der Tage zur Stelle wie in den vorhandenen Rahmenplänen. Die Zuordnung erfolgt über die prozentuale Eingabe zu welcher Vertragsnummer Dienste geleistet werde. Sind bereits Pläne erzeugt, so kann über die Schaltfläche Pläne aktualisieren die Zuordnung der Dienste zum Stellenplan aktualisiert werden. Im Dienstplan ist dies dann über rechte Maustaste auf den Dienst Bearbeiten Register Abwesenheit/Bereitschaft einsehbar.