Bedienhinweis Zeiterfassung in der

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1 Bedienhinweis Zeiterfassung in der

2 Inhalt 1 ALLGEMEINES ARBEITSZEITEN ERFASSEN MITARBEITER ERFASST ARBEITSZEITEN PERSONALSACHBEARBEITER ERFASST ARBEITSZEITEN DES MITARBEITERS ARBEITSZEITEN GENEHMIGEN FÜHRUNGSKRAFT GENEHMIGT ARBEITSZEITEN PERSONALSACHBEARBEITER GENEHMIGT ARBEITSZEITEN GENEHMIGUNG STORNIEREN AUSWERTUNGEN ROLLE MITARBEITER ROLLE FÜHRUNGSKRAFT ROLLE PERSONALSACHBEARBEITER... 15

3 1 Allgemeines Mit der perbit.cloud können bei entsprechender Zugriffsrechtevergabe (Lese- und Schreibrecht für die Rolle Mitarbeiter) alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und -pausen auf einfache Art und Weise erfassen. Das System ermittelt passend zum Datum den Wochentag und errechnet anhand der eingegeben Arbeits- und Pausenzeiten die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Diese wird mit der Soll-Arbeitszeit verglichen und eine evtl. bestehende Differenz ausgewiesen. Für den Fall, dass sich an einem Arbeitstag mit vorgegebener Soll-Stundenzahl diese ändert, ist eine Korrektur der Soll-Arbeitszeit möglich. Mit der Anzeige eines Stundenkontos hat jeder Mitarbeiter seine Über- bzw. Unterstunden im Blick. Die vom Mitarbeiter eingetragenen Zeiten können von der Führungskraft des Mitarbeiters (nur eigene Abteilung) oder einem Personalsachbearbeiter kontrolliert und genehmigt werden. Hierbei ist auch eine Sammelgenehmigung aller vom Mitarbeiter erfassten Zeiten möglich. Anwender, die der Rolle Personalsachbearbeiter mit mind. Schreibrecht zugeordnet sind, können beim Mitarbeiter Zeiten eintragen bzw. korrigieren. In diversen Auswertungen erhalten Mitarbeiter, Führungskraft und Personalsachbearbeiter einen Überblick über die genehmigten Zeiten. 3

4 2 Arbeitszeiten erfassen 2.1 Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten Unter dem Menüpunkt Eigene Daten -> Persönliche Daten -> Zeiterfassung können Sie als Mitarbeiter - sofern Sie hierfür berechtigt sind - Ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen. Dabei werden Kommen und Gehen sowie die Pausenzeiten eingetragen. Der zum Datum passende Wochentag wird automatisch angezeigt. Wenn Sie kein Datum eingetragen, wird für den Datensatz das aktuelle Datum zugrunde gelegt. Das System errechnet aus der erfassten Zeit abzüglich der Pause die geleistete Arbeitszeit für diesen Tag und ermittelt eine evtl. vorhandene Differenz zur Soll-Arbeitszeit. Das Stundenkonto zeigt die aktuellen Über- bzw. Unterstunden an. Der Mitarbeiter kann eine Bemerkung erfassen, um z.b. auftauchende Differenzen zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit näher zu erläutern. 4

5 Achtung Da in der Arbeitszeithistorie (Vertragsdaten) die Soll- Arbeitszeiten als Dezimalzahlen dargestellt werden, erscheinen Arbeitszeit, Arbeitszeit Soll und Differenz Soll-Ist und Stundenkonto ebenfalls in Dezimalschreibweise! Hinweis Die Arbeitszeit Soll wird bei den Vertragsdaten des Mitarbeiters eingetragen. Falls hier kein Wert hinterlegt ist, kann die Soll-Arbeitszeit manuell eingetragen werden. Für den Fall, dass sich an einem Arbeitstag mit vorgegebener Soll-Stundenzahl diese ändert, ist auch das Editieren der vom System eingetragenen Soll-Arbeitszeit zulässig. 5

6 2.2 Personalsachbearbeiter erfasst Arbeitszeiten des Mitarbeiters Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung kann ein Personalsachbearbeiter, der mindestens über Schreibrecht verfügt, ebenfalls Zeiten für einen Mitarbeiter erfassen. Dies kann z.b. notwendig sein, wenn ein Mitarbeiter nicht zur selbstständigen Erfassung seiner Arbeitszeiten berechtigt ist. Die Handhabung entspricht der unter 2.1 Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten beschriebenen Vorgehensweise. Dabei kann dann natürlich auch gleich die eingetragene Zeit genehmigt werden (siehe 3.2 Personalsachbearbeiter genehmigt Arbeitszeiten). Mit dem Filter können Sie die einzelnen Datensätze der Tabelle nach deren Inhalt filtern. 6

7 Beispiele: Alle Arbeitstage, an denen der Mitarbeiter um 8:00 zur Arbeit erschienen ist. Alle für eine Montag eingetragene Zeiten: Alle Arbeitstage, an denen der Mitarbeiter weniger als die Soll-Arbeitszeit tätig war: 7

8 3 Arbeitszeiten genehmigen Eine Genehmigung der vom Mitarbeiter (oder von einem Personalsachbearbeiter) eingetragenen Arbeitszeiten ist entweder durch die zuständige Führungskraft oder durch einen Personalsachbearbeiter möglich. Die Genehmigung der erfassten Zeiten erfolgt im Formular Zeiterfassung jeweils durch Anklicken der Checkbox Genehmigt. Es erscheint dann ein Häkchen. Statt der Genehmigung einzelner erfasster Zeiten können sowohl Führungskraft als auch Personalsachbearbeiter hier eine Sammelgenehmigung aller eingetragenen Zeiten anstoßen. 3.1 Führungskraft genehmigt Arbeitszeiten Unter dem Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung werden im Formular Zeiterfassung alle noch nicht genehmigten Zeiten (Tab Noch nicht genehmigte Zeiten ) sowie die genehmigten Zeiten (Tab Genehmigte Zeiten ) angezeigt. Im Tab Noch nicht genehmigte Zeiten können Sie als Führungskraft die vom Mitarbeiter (oder der Personalabteilung) eingetragenen Zeiten genehmigen (siehe 3 Arbeitszeiten genehmigen). 8

9 Weitere Eingaben sind in diesem Formular nicht möglich. Hinweis Die Arbeitszeit Soll entspricht der bei den Vertragsdaten zum Mitarbeiter eingetragenen AZ Soll des jeweiligen Wochentags. Hinweis Eine Genehmigung einzelner Datensätze ist auch in der Analysetabelle Nicht genehmigte Zeiten (Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Reports -> Nicht genehmigte Zeiten) möglich. Allerdings kann hier keine Sammelgenehmigung durchgeführt werden. 9

10 3.2 Personalsachbearbeiter genehmigt Arbeitszeiten Um Arbeitszeiten für einen Mitarbeiter zu genehmigen, wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung. Die Genehmigung wird durch einen Klick auf das jeweilige Kästchen in der Spalte Genehmigt erteilt. Die Felder sind (bis auf Wochentag, Arbeitszeit, Differenz Soll-Ist und Stundenkonto ) editierbar, sodass Sie Korrekturen vornehmen können. Ebenfalls ist in diesem Formular die Sammelgenehmigung für alle noch nicht genehmigten Zeiten möglich (siehe 3 Arbeitszeiten genehmigen). Hinweis Eine Genehmigung einzelner Datensätze ist auch in der Analysetabelle Nicht genehmigte Zeiten (Menüpunkt Mitarbeiter -> Reports -> Nicht genehmigte Zeiten) möglich. Allerdings kann hier keine Sammelgenehmigung durchgeführt werden. 10

11 3.3 Genehmigung stornieren Sowohl Führungskraft als auch Personalsachbearbeiter können eine bereits erteilte Genehmigung wieder zurücknehmen. Als Führungskraft wählen Sie hierfür den Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung. Im Tab Genehmigte Zeiten wird durch einen Klick auf das Häkchen in der Zeile des gewünschten Datensatzes die Genehmigung wieder rückgängig gemacht. Nach der Stornierung wird der entsprechende Datensatz wieder im Tab Noch nicht genehmigte Zeiten angezeigt. Als Personalsachbearbeiter wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung. Hier können Sie im Tab Genehmigte Zeiten die Genehmigung rückgängig machen. 11

12 4 Auswertungen Mitarbeiter, Führungskraft und Personalsachbearbeiter können sich jederzeit über den Stand der eingetragenen Zeiten informieren. 4.1 Rolle Mitarbeiter Unter dem Menüpunkt Eigene Daten -> Persönliche Daten -> Übersicht Zeiterfassung finden Sie eine nach Monaten gruppierte Zusammenstellung Ihrer (von Ihnen oder einem Personalsachbearbeiter) eingetragenen Zeiten. Sie können keine Einträge vornehmen! 4.2 Rolle Führungskraft Unter dem Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Reports -> Übersicht Zeiterfassung werden Ihnen die noch nicht genehmigten Zeiten aller Mitarbeiter Ihrer Abteilung in Form einer Analysetabelle angezeigt. Die Tabelle ist nach Monat und innerhalb des Monats nach Mitarbeitern gruppiert. Sie können diese Gruppierungen über die Pfeile auf der linken Seite öffnen und schließen. 12

13 Hinweis Nähere Informationen zu der Auswertungsart Analysetabelle finden Sie hier. Unter dem Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Reports -> Nicht genehmigte Zeiten werden ebenfalls in Form einer Analysetabelle alle nicht genehmigten Zeiten detailliert angezeigt. Nach Prüfung der Zeiten können Sie diese hier sofern Sie Schreibrechte besitzen - auch gleich genehmigen. Klicken Sie dazu einfach in das entsprechende Kästchen der Spalte Genehmigt. 13

14 Eine grafische Darstellung der Differenzen zwischen Arbeitszeit Ist und Arbeitszeit Soll bietet Ihnen der Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Statistiken -> Differenz Zeiterfassung. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen die Auswertungsform Diagramm bietet, um z. B die Anzeige auf einen bestimmten Mitarbeiter Ihrer Abteilung zu fokussieren: 14

15 Hinweis Nähere Informationen zu der Auswertungsart Diagramm finden Sie hier. 4.3 Rolle Personalsachbearbeiter Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter -> Reports -> Übersicht Zeiterfassung werden Ihnen die noch nicht genehmigten Zeiten aller Mitarbeiter in Form einer Analysetabelle angezeigt. Die Tabelle ist nach Monat und innerhalb des Monats nach Mitarbeitern gruppiert. Sie können diese Gruppierungen über die Pfeile auf der linken Seite öffnen und schließen (siehe 4.2 Rolle Führungskraft). Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter -> Reports -> Nicht genehmigte Zeiten werden ebenfalls in Form einer Analysetabelle die nicht genehmigten Zeiten aller Mitarbeiter detailliert angezeigt. Sie können hier Korrekturen vornehmen und Zeiten genehmigen (siehe 2.2 Personalsachbearbeiter erfasst Arbeitszeiten des Mitarbeiters und 3.2 Personalsachbearbeiter genehmigt Arbeitszeiten). Eine grafische Darstellung der Differenzen zwischen Arbeitszeit Ist und Arbeitszeit Soll bietet Ihnen der Menüpunkt Mitarbeiter -> Statistiken -> Differenz Zeiterfassung. 15

16 Auf der linken Seite können Sie eine bestimmte Abteilung auswählen, deren Daten dann in Form eines Diagramms auf der rechten Seite abgebildet werden. Hinweis Nähere Informationen zu der Auswertungsart Diagramm finden Sie hier. 16