Version 7.0 die wichtigsten Neuheiten im Überblick

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1 Version 7.0 die wichtigsten Neuheiten im Überblick Neue Aufteilung der Systemoptionen Bekannte Einstellungsoptionen sowie weitere, neue Einstellungsoptionen sind in der Version 7.0 übersichtlicher in einer Baum-Struktur angeordnet. Flexible Zeitkonten Mit dieser neuen Sonderfunktion können Zeitzuschläge faktorisiert und auf separaten Zeitkonten verbucht werden. Im neuen Register -> Zeitkonten in den Systemoptionen wählen Sie zunächst über die Schaltfläche Hinzufügen die Zuschläge aus, die in die Zeikonten der Mitarbeiter einfliessen sollen.

2 Im Register Zeitkonten der Zuschlagsdefinition (Doppelklick auf den Zuschlag) wird festgelegt, ob und wie die zuschlagspflichtigen Zeiten das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters beeinflussen (z.b. könnten 25% der Nachtarbeit der Arbeitszeit hinzugefügt werden). Die Berechnung der Zeitkonten erfolgt automatisch bei der monatlichen Auswertung der Zeitzuschläge oder manuell im IST-Dienstplan über das Menü Dienstplan -> Zeitkonten berechnen. Im Register Filter der Zuschlagsdefinition legen Sie mit der Schaltfläche Mitarbeiter wählen fest, für welche Mitarbeiter dieser Zuschlag faktorisiert werden soll. Hierbei gibt es generell die beiden Möglichkeiten nur Faktorisierung oder nur Zuschläge. Eine Kombination beider Varianten ist beim gleichen Mitarbeiter nicht möglich.

3 Die Arbeitszeit, welche sich auf die Zeitkonten saldiert, wird im Arbeitszeitkonto der Mitarbeiter angezeigt, aufzurufen mit einem Klick auf den Namen im Dienstplan. Im Register -> Zeitkonten können detailierte Informationen zu den einzelnen Werten aufgerufen werden. Zusätzlich erscheint der kumulierte Zeitkontenwert im Saldenfenster des Mitabeiters. Zwingende Planvorschriften Im Register -> Gesetzliche Vorschriften der Systemoptionen haben Sie mit Auswahl der Option Dienstplan vor Bestätigung überprüfen zusätzlich die Möglichkeit, bei Verstöße gegen bestimmte Vorschriften die Dienstplanbestätigung zu sperren. Mit der Schaltfäche -> Zwingende Vorschriften

4 wählen Sie die gewünschten Vorschriften. Jeder Verstoß gegen diese Liste würde die Übernahme des Planes in das IST blockieren. Feiertags- und Vorfeiertagsausgleich Die Berechnung des Feiertags- und Vorfeiertagsausgleiches wurde vollkommen flexibilisiert. Sie können sowohl eigene Berechnungsregeln für jeden Feiertag/Vorfeiertag getrennt hinterlegen (z.b. unterschiedliche Regelungen für Heiligabend/Silvester und Pfingst-/Ostersamstag) als auch mehrere Berechnungsregeln die gleichzeitig auf einen Tag angewandt werden (z.b. 100% Freizeitausgleich für den geleisteten Dienst + Zusatzausgleich von 10% aus der wöchentlichen Sollarbeitszeit) kombinieren. Die Regeln für den Feiertags- und Vorfeiertagsausgleich werden im Register -> Feiertagsausgleich der Systemoptionen hinterlegt. Zur Verfügung stehen nun die Berechnungsgrundlagen: Arbeitszeit prozentual erhöhen, Arbeitszeit aus Rahmenplan hinzufügen und prozentuale Sollarbeitszeit hinzufügen. Ferner können Sie wählen, ob alle Dienste (mit Dienstende vergleichen) bezuschlagt werden sollen, oder nur Dienste deren Dienstbeginn (z.b.13:00 Uhr) nach der Zuschlagsgrenze (z.b.12:00 Uhr) liegt (mit Dienstbeginn vergleichen) bezuschlagt werden sollen.

5 Neue Einstellungen in den Systemoptionen Bemerkungen kennzeichnen, Neue Option im Register Mandanteneinstellungen -> Dienstplanlayout. Diese Einstellung bewirkt, dass ein Dienstkürzel im Dienstplan automatisch farblich hinterlegt dargestellt wird, sobald an diesem Tag ein Bemerkungstext in das Feld Bemerkungen (Doppelklick auf das Dienstkürzel) eingetragen wurde. In diesem Register wählen Sie die gewünschte Markierung (Hintergrundfarbe) mit der die Kürzel gekennzeichnet werden sollen. Bemerkungen beim Eintragen von neuen Kürzeln überschreiben, Diese neue Funktion im Register Mandanteneinstellungen -> Dienstplan-Navigation bewirkt, dass bei der Eingabe eines neuen Dienstkürzels im Plan eine eventuell vorhandene Bemerkung gelöscht wird. Auch die (optionale) farbliche Markierung (s.o.) wird entfernt. Druckformulare: Einrichtungsname, Register Mandanteneinstellungen -> Berichtslayout. Es gibt jetzt drei verschiedene Varianten für die Beschriftung der Kopfzeile der Dienstplanausdrucke. Sie können wählen zwischen der Anzeige von Einrichtungname inklusive der Zusatzbezeichnungen (Zeile Zusatz in der Institution), Einrichtungsname mit Mandantenname (ohne Zusatzzeile) und Einrichtungsname mit Mandantenname (mit dem Wort Mandant vor dem Mandantennamen).

6 Überstunden ab Grenzwert kappen, Neue Option im Register Mandanteneinstellungen-> Dienstplan Einstellungen. Hier können Sie einen Grenzwert (in Stunden) festlegen, welcher vom Monatssaldo nicht überschritten werden darf. Überschreitungen werden gekappt, d.h sie gehen für den Mitarbeiter verloren. Dienst wird von Bereitschaft überschrieben, Neue Option im Register -> Bereitschaften. Diese Einstellung bewirkt, dass beim Eintragen einer Bereitschaft im Plan ein eventuell vorhandener Dienst überschrieben wird; ist diese Einstellung nicht aktiviert (Standard) wird die Bereitschaft dem Dienst hinzugefügt. Rückwirkende Änderung von Kürzel/Farben im Plan, Neue Option im Register Bereitschaften -> Nachträgliche Berechnung. Diese Einstellung bewirkt, dass nach Änderung von Kürzel oder Farbe von Dienst, Abwesenheit oder Bereitschaft diese Attribute nach entsprechender Abfrage auch im Dienstplan rückwirkend verändert werden. Bei Eingabe einer Änderung in den Stammdaten (z.b. Veränderung der Farbe) erfolgt eine Abfrage mit den Auswahlmöglichkeiten: rückwirkende Änderung oder Änderung ab sofort (wirkt ab dem nächsten Eintrag des Kürzels im Dienstplan). Springerdienste nur auf Stammstation anzeigen, Neue Option im Register -> Lokale Einstellungen. Mit dieser Einstellung werden bei der Anzeige eines Gesamtplanes mit mehreren Gruppen die Dienste von Mitarbeitern, welche auf mehreren Gruppen eingefügt wurden nur in der Gruppe angezeigt, in der sie tatsächlich eingesetzt werden. Ist die Einstellung deaktviert (Standard), wird das Dienstkürzel weiterhin in allen Gruppen angezeigt, auf den fremden Bereichen mit blauer Hintergrundfarbe. Auf den Ausdruck hat diese Einstellung keinen Einfluss. Diese Einstellung wirkt nur lokal auf der Arbeitsstation, auf der sie aktiviert wurde!

7 Neue oder erweiterte Auswertungen Im Menue Statistik können Sie unter -> Sonstige Statistiken eine Jahresübersicht des Einsatzes von Mitarbeitern an Feiertagen erhalten. Wechseln Sie dazu in die Hauptgruppe "Sonstige Statistiken". Betätigen Sie die Schaltfläche Neu und wählen Sie aus der Liste "Feiertagsarbeit". Sie erhalten eine Übersicht und ein Jahressaldo, an welchen Feiertagen Mitarbeiter Dienste geleistet haben.

8 Im Menue Dienstplan -> Drucken gibt es nun zusätzlich die Möglichkeit, die Rahmenpläne der Mitarbeiter auszudrucken. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche Neu und wählen Sie im sich öffnenden Fenster das Formular "Mitarbeiter-Rahmenpläne". Sie erhalten einen Ausdruck der im Stammblatt der Mitarbeiter hinterlegten Rahmenpläne. Bei Dienstplanausdrucke für einen Monat, z.b. Soll-Plan oder Ist Plan, können Sie über die Schaltfläche Layout die Hintergrundfarbe für Wochenenden individuell einstellen. Betätigen Sie dazu im Karteireiter -> "Allgemein" die Schaltfläche Farbe... und klicken anschließend mit der rechten Maustaste auf das Farbfeld hinter der Information "Hintergrundfarbe Wochenende". Mit Hilfe der sich öffnenden Farbskala können Sie einen individuellen Farbton zur Markierung der Wochenenden und Feiertage für den Dienstplandruck wählen.

9 Schulferien Die Schulferien für die Bundesländer sind bis 2005 hinterlegt und können von Ihnen im Register -> Schulferien der Systemoptionen aktualisiert werden. Die Schulferien werden in der Urlaubsplanung angezeigt. Eingabe im Dienstplan rückgängig/wiederholen Während der aktiven Bearbeitung eines vorliegenden Dienstplanes können Sie über die Schaltflächen Rückgängig bzw. Wiederholen Eingaben in den Dienstplan zurücknehmen oder nach einer Zurücknahme wieder herstellen. Dies ist bis zur nächsten Aktualisierung des Dienstplan-Fensters (Monatswechsel, Stationswechsel oder anderes) möglich.

10 Dienste kopieren/einfügen Das Kopieren eines markierten Dienstes in der Zwischenablage erfolgt aus dem Kontextmenü im Dienstplan (rechte Maustaste auf den Dienst). Der kopierte Dienst kann mehrfach an beliebigen Stellen im Dienstplan eingefügt werden. Im Unterschied zur Eingabe über der Schaltfläche haben Sie hiermit die Möglichkeit Dienste mit veränderten Dienstzeiten im Plan einzugeben. Das Kopieren/Einfügen ist auch für eine Mehrfachauswahl von Diensten möglich. Halten Sie dazu die Taste "Strg" fest und wählen Sie mehrere Dienste. Die Einfügung erfolgt zeilen- und spaltenübergreifend wie in der Auswahl. Mehrfacheingabe von Bemerkungen Über das Kontextmenü der Personalbesetzung kann das Bemerkungsfeld von mehreren Mitarbeitern an einem Tag mit dem gleichen Text ausgefüllt werden (z.b. bei Teilnahme an Besprechungen). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in dem Personalbedarfsfenster auf den gewünschten Tag und wählen "Bemerkung mehrfach eintragen". Der Eintrag der Bemerkung für mehrere Mitarbeiter kann auf unterschiedliche Weise erfolgen: a) Manuelle Auswahl der Mitarbeiter über den Schaltknopf -> Auswahl. b) Automatisch für alle Mitarbeiter, die an dem Tag mit einem Dienst eingeplant sind. c) Automatisch für alle Mitarbeiter, die an dem Tag zu einer bestimmten Uhrzeit eingeplant sind.

11 Schaltflächen für Dienstplanansichten gestalten Sie können das Erscheinungsbild der Schaltflächen für die Dienstplan-Ansichten (Text oder Bild) bestimmen. Ferner kann ein Standard-Druckformular hinterlegt werden, d.h. wenn Sie in der entsprechenden Ansicht auf Drucken gehen wird das gewünschte Formular automatisch gewählt. Diese Einstellungen erfolgen mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Schaltfläche oder über das Menü Dienstplan -> Darstellung -> Schaltflächen -> Ändern Sie können sich alternativ entscheiden, ob Sie Ihre Schaltflächen mit Namen oder Bitmaps versehen wollen. Wenn Sie "Name" wählen, können Sie im ersten Eingabefeld den Namen eingeben, in diesem Falle beispielsweise "Urlaub" oder "U-Plan". Im Eingabefeld "Beschreibung" können Sie erläuternden Text eingeben, der beim Darüberfahren mit der Maus erscheint.

12 Bei der Wahl eines Bitmaps werden Ihnen verschiedene Grafiken zur Auswahl angeboten. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche "Bitmap" und aktivieren Sie in dem neuen, sich öffnenden Fenster, das Ankreuzfeld "Vorschau" um eine geeignete Grafik auszuwählen. Die Auswahl des Druckformulars treffen Sie über das Listenfeld, das neben "Standardformular" angezeigt wird. Optimierung des Tagesbedarfes Bislang kann über das Menue Dienstplan > Tagesbedarf der Personalbedarf nach Stunden und Qualifikationsbezogen eingegeben werden. Über die Anzeige im Dienstplan (rechte Maustaste im Diensttypenbereich -> Stundenbesetzung) ist ersichtlich, ob ein geplanter Tagesbedarf unter- oder überschritten wird. Sofern ein Tages- und ein Personalbedarf hinterlegt sind, läßt sich nach der Dienstplanerstellung über das Menue Dienstplan -> Dienstplan optimieren der jeweils vorliegende Soll-Dienstplan optimieren.

13 Je nach Einstellungsoption werden eingetragene Dienste automatisch verlängert, verkürzt oder auch ganz gestrichen. So ergibt sich beispielsweise für den Februar 2004 ein Optimierungspotenzial von 663,5 Stunden. Die rote Linie zeigt den Personalbedarf für diesen Tag an, die schwarze Linie verdeutlicht die eingetragenen Dienste für diesen Tag. Je nach der Einstellung der Optimierungsrichtlinien werden nun Dienste verlängert, verkürzt oder gestrichen (z.t. schraffierte Flächen).

14 Wird die Optimierung übernommen, so ändert sich der aktuelle Dienstplan und in der Anzeige im Dienstplan (rechte Maustaste im Diensttypenbereich -> Stundenbesetzung) entspricht die rote Linie nun dem optimierten Tagesbedarf, d.h. er wird weder unter- noch überschritten. Folgende Einstellungen für Optimierungsrichtlinien sind möglich (System -> Optionen -> Mandanteneinstellungen ->Optimierung): Dienste bei Bedarf kürzen: In diesem Falle werden Dienstzeiten, z.b. beim Frühdienst, verkürzt. Andere Diensttypen bei Bedarf einsetzen: Gibt es beispielsweise einen Diensttyp im Frühdienst, der besser geeignet ist, wird dieser eingesetzt, anstelle den ursprünglichen Diensttyp zu verkürzen. Dienste bei Bedarf teilen: Hiermit kann ein Dienst geteilt werden und die Mindest- und Maximaldauer der dazwischenliegenden Freizeit eingestellt werden. Kumulierte Salden berücksichtigen: Die Verkürzung, Verlängerung und ggf. Teilung eines Dienstes erfordert für eine zufriedenstellende Arbeitszeit Angaben über die Mindest- bzw. Maximaldauer eines Dienstes.

15 Rahmenpläne an Feiertagen Mit der Version GeoCon Dienstplan 7.0 haben Sie die Möglichkeit Vorgaben für Dienste an Feiertagen zu treffen. Wählen Sie zunächst unter System -> Optionen -> Mandanteneinstellungen ->Zusätzl. Mitarbeiterdaten die Option "Feiertagsdienste im Rahmenplan". Grundsätzlich sind nachfolgende Einstellungsmöglichkeiten zwar auch ohne diese Einstellung möglich, der besseren Übersichtlichkeit halber, sollte sie aber eingeschaltet sein. Folgende Einstellungen sind möglich: 1. Mitarbeiterbezogen: Über den Button "Ändern" bestimmen Sie die Vorlage für den Mitarbeiter, an welchen Tagen dieser arbeit, wenn darauf ein Feiertag entfällt (wahlweise: wird er gar nicht eingeplant, an allen Wochentagen, nur in der Woche, nur am Wochenende, nur am Samstag oder nur am Sonntag). Exisitiert bereits ein Rahmenplan und wird die mitarbeiterbezogene Vorlage Feiertagsdienste geändert, ist in diesem Menue noch die Betätigung des "Aktualisieren" Buttons erforderlich. 2. Dienstebezogen: Ein rechter Mausklick auf einen Dienst bietet Ihnen die analoge Einstellung für einen Dienst. Wird ein Mitarbeiter für Feiertage an jedem Wochentag eingeplant, ein Dienst dagegen nur für einen Wochenfeiertag, dann hat die Vorlage für den Dienst obere Priorität. Exisitiert bereits ein Rahmenplan und wird die dienstebezogene Vorlage Feiertagsdienste geändert, so ist auch in diesem Menue noch die Betätigung des "Aktualisieren" Buttons erforderlich. Nachfolgendes Beispiel erklärt sich so: Die Mitarbeiterin Hannelore Bach ist an allen Feiertag eingeplant, gleich welcher Wochentag ist. Der Dienst S (Spätdienst) wird nur an Feiertagen geleistet, die auf einen Wochentag fallen. Liegt ein Feiertag auf einem Wochenende, so entfällt dieser Dienst. Anders hingegen bei dem Dienst F (Frühdienst): Dieser Dienst ist auch an Wochenenden eingeplant. Beachten Sie: Da die zweite Vorlage dienstebezogen ist, wirken sich Änderungen in diesen Einstellungen über einen mitarbeiterbezogenen Rahmenplan hinaus aus!

16 3. Tageweise bzw. Individuell. Ein rechter Mausklick auf einen Tag in einer Woche (z.b. erste Woche des Rahmenplans am Montag) eröffnet die Möglichkeit, dass der Frühdienst F gegen einen zeitlich anders gelagerten Frühdienst F1 ausgetauscht wird, wenn auf diesen Wochentag ein Feiertag entfällt. Nachfolgender Rahmenplan hat dann diese Lesart: Die Mitarbeiterin Hannelore Bach ist nach wie vor an Feiertagen eingeplant. Der Nachtdienst N wird nach Dienstvorlage nicht an Feiertagen geleistet. Spät- und Frühdienste werden am Wochenende über die tage- bzw. individuelle Einstellungen durch den Dienst S2 bzw. F2 ersetzt, an Wochentagen durch den Dienst S1 bzw. S2.

17 Beachten Sie: Für die Dienstplanerstellung ist immer relevant, welche Dienste für den Mitarbeiter in dessen Rahmenplan unter Stammdaten -> Mitarbeiter -> Rahmenplan eingetragen ist. Spätere Änderungen oder Korrekturen des Rahmenplanes eines Mitarbeiters werden mit dem Erzeugen eines neuen Dienstplanes wirksam. Sofern mehrere Planstufen vorgesehen sind (mind. Drei) und für die erste Planstufe Rahmenpläne genutzt werden, haben Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters die Möglichkeit den Rahmen-Dienstplan über die Schaltfläche "Plan aktualisieren" zu aktualisieren.