Textstellen hervorheben

Transkript

1 Dokumente überprüfen Sie lernen Werkzeuge kennen, mit denen Sie Dokumente anderer Autoren kommentieren bzw. überarbeiten können, ohne den Originaltext unwiderruflich zu ändern. Textstellen hervorheben Um auf bestimmte Textstellen in einem Dokument aufmerksam zu machen, können Sie eine farbliche Hervorhebung anwenden im Stil eines Textmarkers. Bsp.: nach Dringlichkeit, nach Fehlerklassen oder als Gedächtnisstütze Registerkarte Start ~ Gruppe Schriftart ~ Ausklappmenü der Schaltfläche Texthervorhebungsfarbe Die ausgewählte Farbe wird auf der Schaltfläche angezeigt für eine wiederholte Hervorhebung mit der gleichen Farbe reicht es dann aus, nur mehr die Schaltfläche zu betätigen. Der Mauszeiger befindet sich dann im Textmarkermodus und Sie können die gewünschten Textstellen hervorheben, in dem Sie diese mit gedrückter Maustaste markieren. Um diese Funktion zu beenden, betätigen Sie die Schaltfläche erneut. Möchten Sie falsche Markierungen entfernen, fahren Sie mit dem Textmarker nochmals über die gewünschte Textstelle. Umgekehrter Weg Es ist auch möglich, zuerst die Textstelle zu markieren und erst anschließend die gewünschte Hervorhebungsfarbe zuzuweisen. Tipp: Um mehrere, nicht zusammenhängende Textstellen zu markieren, müssen Sie die Strg-Taste gedrückt halten. Minisymbolleiste Wenn Sie in einem Dokument viele einzelne Textpassagen hervorheben möchten, bietet sich die Minisymbolleiste an, um Mauswege zu sparen. Nachdem Sie also den gewünschten Text markiert haben, bewegen Sie den Mauszeiger nach rechts oben aus der Markierung hinaus und die Minisymbolleiste erscheint. Sabrina Diehs 1

2 Hervorheben im Vollbild-Lesemodus Sie können die Hervorhebungsfunktion auch gut im Vollbild-Lesemodus verwenden. In diesem scheint oben links auf dem Bildschirm eine kleine Symbolleiste auf, aus der Sie die Texthervorhebungsfarbe auswählen können. Texthervorhebungen löschen Um vorhandene Hervorhebungen zu löschen, müssen Sie bei der Hervorhebungsfarbe KEINE auswählen und damit wieder die gewünschte Textstelle markieren. Hervorhebungen lassen sich z. B. während des Lesens ausblenden. Sobald Sie allerdings eine weitere Hervorhebung im Text tätigen, aktiviert Word die Option wieder und zeigt alle bereits vorhanden Texthervorhebungen an. Word-Optionen ~ Rubrik Anzeigen ~ Option Textmarkenzeichen anzeigen ausschalten Tipps fürs Schwarzweißdrucken Wenn Ihr Drucker anstatt der wichtigen Textpassagen nur schwarze Balken ausgibt, finden Sie hier die Lösung: Diese Einstellung gilt nur für das aktuelle Dokument. Kommentare Word-Optionen ~ Kategorie Erweitert ~ Gruppe Kompatibilitätsoptionen für ~ kleines Pluszeichen bei Layoutoptionen aktivieren ~ in der langen Liste von Optionen Farben auf Schwarzweißdruckern schwarz drucken ausschalten Wenn Sie Textpassagen in einem Dokument mit einer Bemerkung versehen wollen, ohne dabei den eigentlichen Text zu verändern, können Sie eine Art Sprechblase auswählen, die sowohl das von Ihnen gewünschte Kommentar als auch Ihre Benutzerinitialen und eine fortlaufende Nummer enthält. Außerdem werden Kommentare für jeden Benutzer in anderen Farben angezeigt. Tipp: Bevor Sie ein Dokument von einem Dritten mit Kommentaren versehen lassen, ist es ratsam, dieses so zu schützen, dass am Text keine Änderungen vorgenommen werden können. Sabrina Diehs 2

3 Kommentare einfügen In den Ansichten Seitenlayout, Weblayout und Vollbild-Lesemodus werden die Kommentare in Sprechblasen angezeigt. Sie markieren die Textstelle, die Sie kommentieren möchten und fügen über die Registerkarte Überprüfen ~ Gruppe Kommentare ~ Schaltfläche Neuer Kommentar einen solchen ein. Am rechten Rand des Dokuments scheint dann eine Sprechblase auf, die auf den markierten Text verweist. In dieses Kommentarfeld können Sie nun Ihre Bemerkung eingeben. Wenn Sie vor einem bestehenden Kommentar ein weiteres einfügen, passt Word die Nummerierung automatisch an. Diese gibt also die Reihenfolge der Kommentare innerhalb eines Dokuments an, nicht die Reihenfolge, in der Sie die Kommentare eingefügt haben. Kommentare ausblenden Wollen Sie die Kommentare wieder ausblenden, wählen Sie die Registerkarte Überprüfen ~ Gruppe Nachverfolgung ~ im Listenfeld Anzeige für Überarbeitungen ~ Einstellung Endgültig Kommentare im Vollbild-Lesemodus Auch im Vollbild-Lesemodus können Sie ganz bequem Kommentare einfügen nämlich über die kleine Symbolleiste in der linken oberen Ecke. Kommentare bearbeiten Mit den Schaltflächen Voheriger Kommentar bzw. Nächster Kommentar können Sie innerhalb des Dokumentes von Kommentar zu Kommentar springen, wenn Sie diese beispielsweise nochmals überarbeiten möchten. Sabrina Diehs 3

4 Sie können Kommentare auch formatieren. Wenn Sie Schriftart oder -größe des Kommentartextes generell ändern wollen, ist es sinnvoll, diese Änderungen direkt an der Formatvorlage Kommentartext vorzunehmen. Kommentare anderer Benutzer ausblenden Registerkarte Überprüfen ~ Gruppe Nachverfolgung ~ Schaltfläche Markup anzeigen ~ im Menü der Schaltfläche auf Bearbeiter ~ Häkchen bei gewünschten Bearbeitern ausschalten Kommentare löschen Sie haben folgende Möglichkeiten: Kommentar mit rechter Maustaste anklicken ~ im Kontextmenü Befehl Kommentar löschen Kommentar markieren ~ Registerkarte Überprüfen ~ Gruppe Kommentare ~ Schaltfläche Kommentar löschen Um alle eigenen Kommentare zu löschen, blenden Sie zuerst alle anderen aus, markieren dann einen beliebigen Kommentar und wählen im Ausklappmenü der Schaltfläche Kommentar löschen den Befehl Alle angezeigten Kommentare löschen. Wollen Sie wirklich ALLE Kommentare in einem Dokument löschen, wählen Sie den Befehl Alle Kommentare im Dokument löschen. Kommentare drucken Nachdem Sie Kommentare in ein Dokument eingefügt haben, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie nur das Dokument, nur die Kommentare oder beide gemeinsam drucken möchten. Die Einstellungen können Sie im Dialogfeld Drucken (Strg+P) vornehmen: Stellen Sie im Listenfeld Drucken ein, welche Teile des Dokuments nun ausgedruckt werden sollen: nur Kommentare = Option Markupliste Dokument mit Kommentaren = Dokument mit Markups nur Dokument = Dokument Sabrina Diehs 4

5 Änderungen nachverfolgen Diese Funktion ist vor allem dann vorteilhaft, wenn Sie ein fremdes Dokument überarbeiten möchten. Sie können somit Textpassagen im Dokument bearbeiten und diese Änderungen werden dokumentiert. Die Protokollierung der Änderungen wird von Word mit der Überarbeitungsfunktion automatisch erledigt. Zusätzlich werden noch Benutzername und der Zeitpunkt der jeweiligen Änderung gespeichert. Es werden drei verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten unterschieden: Löschen Einfügen Formatieren Überarbeitungsmodus einschalten Der Status der Überarbeitungsfunktion kann in der Statusleiste angezeigt werden. Sie können den Überarbeitungsmodus mit folgenden Methoden aktivieren: Klicken Sie in der Statusleiste auf die Statusanzeige der Funktion Shortcut Shift+Strg+E Registerkarte Überprüfen ~ Gruppe Nachverfolgung ~ Schaltfläche Änderungen nachverfolgen wenn die Funktion eingeschalten ist, bleibt die Schaltfläche hervorgehoben Wenn Sie jetzt ein Dokument bearbeiten, speichert Word alle Änderungen und nimmt eine Kennzeichnung vor. Es stehen verschiedene optische Lösungen zur Verfügung. Darstellung der Änderungen konfigurieren Sie können alle Änderungen entweder wie im Beispiel oben einen Teil direkt im Dokument gekennzeichnet, den anderen Teil mit Sprechblasen versehen, oder einheitlich nur in Sprechblasen bzw. nur innerhalb des Textes anzeigen lassen. Sabrina Diehs 5

6 Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Option aus dem Menü der Schaltfläche Sprechblasen. Blenden Sie gekennzeichnete Änderungen nach Belieben ein oder aus, im Menü der Schaltfläche Markup anzeigen. Außerdem können Sie die Änderungen anderer Bearbeiter ausblenden. Der Befehl Markupbereichshervorhebung steuert lediglich, ob der Bereich, auf dem die Sprechblasen stehen, eine hellgraue Schattierung aufweist oder nicht. Die vier Sichtweisen auf ein geändertes Dokument Endgültige Version enthält Markups Text wird in überarbeiteter Version angezeigt eingefügte und gelöschte Textpassagen sind im Dokument gekennzeichnet geänderte Formatierungen werden in Sprechblasen am Seitenrand angezeigt Endgültig Text wird so angezeigt, als ob alle Änderungen übernommen wurden Original enthält Markups Text wird in Originalversion angezeigt gelöschte und eingefügte Textpassagen sind im Text gekennzeichnet Formatierungen werden in Sprechblasen am Seitenrand angezeigt Original Dokument wird in seiner ursprünglichen Fassung angezeigt Sabrina Diehs 6