Fehlzeiten. Inhaltsverzeichnis. 1. Ziel. 2. Voraussetzung. 3. Fehlzeiten im Überblick. 4. Details. 5. Wichtige Informationen

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1 Fehlzeiten Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Fehlzeiten im Überblick 4. Details 4.1. Teilweises Beschäftigungsverbot 4.2. Wartezeit unterdrücken 4.3. Zusätzliche Beschäftigung während der Elternzeit 4.4. Wiedereingliederung 4.5. Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung 4.6. Lohnart steht nicht auf der Abrechnung 4.7. Bezüge werden trotz Fehlzeit nicht gekürzt 4.8. Sonderfall: vorgezogene Meldung Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info bietet eine Übersicht über die wichtigsten Fehlzeiten und ihre Schlüsselung im Kalender von Agenda LOHN sowie die zugehörigen Meldegründe. 2. Voraussetzung Erfassung und Verwaltung von Fehlzeiten im Kalender von Agenda LOHN. Nr Kalender in Agenda LOHN Meldegründe sind in der Übersicht der jeweiligen Fehlzeit zugeordnet. Nr Meldegründe 3. Fehlzeiten im Überblick Hinweise Die Eingaben zu den Fehlzeiten werden erst mit Anstoß einer Vorabberechnung oder Monatsberechnung berücksichtigt. Meldungen werden mit Erstellen der nächsten Monatsberechnung erzeugt. Werden Fehlzeiten für vorangegangene Abrechnungsintervalle erfasst, erstellt LOHN bei Bedarf automatisch Nachberechnungen. Müssen Meldungen storniert werden, löschen Sie im Kalender den entsprechenden Kalenderschlüssel über. Nach Durchführung der Monatsberechnung werden die stornierten Meldungen erzeugt. Abkürzungen bei»fehlzeiten im Überblick«KS = Kalenderschlüssel MG = Meldegrund

3 Seite 3 Art der Fehlzeit KS Beschreibung MG Beispiel 2 2 Krankheit mit Lohnfortzahlung 001 Der Anspruch auf Lohnfortzahlung entsteht nach 28 Kalendertagen ab Eintritt. Nein Krank in den ersten 28 Tagen, aber nicht ab dem 1. Tag Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung mit Krankentagegeld bei privater Krankenversicherung Kalenderschlüssel 002 bis zum 28. Tag ab Eintritt. Ab dem 29. Tag den Kalenderschlüssel 001 verwenden. Fehlzeit umfasst einen vollen Kalendermonat: Abmeldung zum letzten Tag mit Entgelt. erfolgt nicht. Fehlzeit umfasst keinen vollen Kalendermonat: Es wird keine SV- Meldung erzeugt Eintritt: Meldung: zum Ende der Lohnfortzahlung bei privater Krankenversicherung ohne Krankentagegeld Ende der Lohnfortzahlung bei geringfügiger Beschäftigung Fehlzeit größer als 30 SV-Tage. SV-Tage werden nach 30 Tagen gekürzt. mit Grund 13 erfolgt automatisch. Falls die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat einschließt, erfolgt keine SV-Meldung. 34 Mutterschaftsgeld Verletztengeld Übergangsgeld Versorgungskrankengel d Fehlzeit umfasst einen vollen Kalendermonat: Abmeldung zum letzten Tag mit Entgelt. erfolgt nicht. Fehlzeit umfasst keinen vollen Kalendermonat: Es wird keine SV- Meldung erzeugt. 51 Pflege eines kranken Kindes mit Krankentagegeld 010 SV-Tage werden sofort gekürzt. Nein Pflege eines kranken Kindes ohne Krankentagegeld 011 Fehlzeit größer als 30 SV-Tage. SV-Tage werden nach 30 Tagen gekürzt. mit Grund 13 erfolgt automatisch. 34 Fehlzeit: Bis-Datum auf der Unterbrechungsmeldung: Erstellung der Meldung: Monatsberechnung Mai (Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht).

4 Seite 4 Art der Fehlzeit KS Beschreibung MG Beispiel 2 2 Krank ab Eintritt ohne Entgeltfortzahlung (Wartezeit) 012 Anmeldung erst nach Ende der Fehlzeit. Die Wartezeit kann unterdrückt werden (siehe 9 Seite ). 10 Eintritt: Fehlzeit: Meldung: zum Elternzeit 013 Elternzeit im Anschluss an die Mutterschutzfrist. Eine Unterbrechungsmeldung wird nicht erstellt, wenn die Mutterschutzfrist im Kalender erfasst wurde. Beachten Sie 9 Seite. Elternzeit ohne unmittelbar vorherige Mutterschutzfrist. erfolgt nicht. Nein 52 Vater geht in Elternzeit zum Erstellung der Meldung: Monatsberechnung Juli Wehrübung Wehrdienst Zivildienst Eignungsübung Fehlzeit umfasst einen vollen Kalendermonat. Abmeldung erfolgt zum letzten Tag mit Entgelt. Keine SV-Meldung bei Wiederaufnahme. Falls die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat einschließt, erfolgt keine SV-Meldung. 53 Wehrdienst Bis-Datum der Unterbrechungsmeldung: Erstellung der Unterbrechungsmeldung: Monatsberechnung Februar Einstellung Krankengeld wegen voller Erwerbsminderungsrent e Krankengeldende (Aussteuerung) 018 Fehlzeit größer als 30 SV-Tage. SV-Tage werden nach 30 Tagen gekürzt. mit Grund 13 erfolgt automatisch. Falls die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat einschließt, erfolgt keine SV-Meldung. 019 Versicherungsverhältnis endet nach Ablauf eines Zeitmonats (30 Sozialversicherungstage) nach dem Ende des Krankengeldbezuges. Der Kalenderschlüssel 019 wird automatisch bis zum letzten Tag des Folgemonats im Kalender fortgeschrieben. Für den letzten Tag des Kalendereintrags wird ein Austrittsdatum gesetzt Krankengeldende Aussteuerung zum Bis-Datum der Unterbrechungsmeldung: Ausgabe der Unterbrechungsmeldung: Monatsberechnung September (Kalenderschlüssel 019 von bis Austrittsdatum ) Kurzzeitpflege (max. 10 Arbeitstage) 020 Keine Kürzung der SV-Tage. Nein

5 Seite 5 Art der Fehlzeit KS Beschreibung MG Beispiel 2 2 Pflegezeit 021 Abmeldung am ersten Tag des Kalenderschlüssels. mit Grund 10 erfolgt automatisch. 30 Unbezahlter Urlaub Unbezahlte Fehlzeit (unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsbummelei) Unrechtmäßiger Streik Fehlzeit größer als 30 SV-Tage. SV-Tage werden nach 30 Tagen gekürzt. mit Grund 13 wird automatisch erstellt. Falls die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat einschließt, erfolgt keine SV-Meldung. 34 Fehlzeit: Bis-Datum auf der Unterbrechungsmeldung: (Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht). Erstellung der Meldung: Monatsberechnung Mai Rechtmäßiger Streik Aussperrung Fehlzeit größer als 30 SV-Tage. SV-Tage werden nach 30 Tagen gekürzt. mit Grund 13 erfolgt automatisch. Falls die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat einschließt, erfolgt keine SV-Meldung. 35 Fehlzeit: Bis-Datum auf der Meldung: (Das Bis-Datum der Abmeldung wird automatisch um einen Monat erhöht). Erstellung der Meldung: Monatsberechnung Mai Beschäftigungsverbot Beachten Sie die Ausführungen zum teilweisen Beschäftigungsverbot auf Seite 7. Nein Freistellung OHNE Fortzahlung des Arbeitsentgelts 029 Abmeldung am ersten Tag des Kalenderschlüssels Anmeldung mit Grund 10 nach Ende der Fehlzeit erfolgt automatisch. 30 Beginn Bezug Arbeitslosengeld nach Krankengeld 032 Abmeldung am ersten Tag des Kalenderschlüssels. Der Kalenderschlüssel muss fortgeschrieben werden. mit Grund 10 erfolgt automatisch. Beginn Arbeitslosengeld Bis-Datum auf der Meldung Zweiterkrankung (Lohnfortzahlung länger als 42 Tage) 042 Erfassen Sie den Kalenderschlüssel für die zweite Erkrankung des Mitarbeiters, wenn sie unmittelbar an eine vorhergehende Erkrankung anschließt. Im AAG-Assistenten wird ein eigener AAG- Erstattungsantrag für den Zeitraum der Zweiterkrankung erstellt. Nein Fehlzeit: Erstellung SV-Meldung: Monatsabrechnung Mai

6 Seite 6 Art der Fehlzeit KS Beschreibung MG Beispiel 2 2 Rentenantrag Versorgungsausgleich Gesonderte Meldung nach 194 Abs. 1 SGB VI. Auf Anfrage der Rentenkasse oder Auskunftsersuchen des Familiengerichts im Versorgungsausgleichsverfahren. Eintragung nur an dem Tag, für den die Meldung erzeugt werden muss 57 Die Rentenversicherung fordert eine Meldung 57 zum (Kalenderschlüssel 50/51 am eintragen) Tod des Arbeitnehmers 052 Kalenderschlüssel nur am Todestag und zusätzlich den Todestag als Austrittsdatum eintragen. 49 Folgt der Tod auf eine Krankheit (Kalenderschlüssel für Krankheit), muss der Kalenderschlüssel 052 zusätzlich zur Krankheit eingetragen werden (Tag markieren, über rechte Maustaste Kontextmenü öffnen und wählen). Kurzarbeit Erfassung der durch die Kurzarbeit ausgefallenen Stunden Erfassung der Ausfallstunden bei Lohnfortzahlung während der Kurzarbeit, wenn AU vor Beginn der Kurzarbeit eingetreten ist Ermittlung des Kug- Stundensatzes anhand des tatsächlich gezahlten Kurzarbeitergeldes für die hier erfassten Feiertagsstunden. SV-Beiträge trägt Arbeitgeber alleine. Erfassung der durch Saison- Kurzarbeit ausgefallenen Stunden Erfassung der durch Saison- Kurzarbeit ausgefallenen Stunden < 1 h Erfassung Ausfallstunden vor Beginn Saison-Kug (S-Kug Krankenkasse) Nr Zusatzmodul: Kurzarbeitergeld

7 Seite Details Teilweises Beschäftigungsverbot Um Beschäftigungsverbote in LOHN abzurechnen und Erstattungsanträge zu stellen, müssen das fortgezahlte Arbeitsentgelt und das laufende Entgelt getrennt erfasst werden. Beispiel Abrechnungsmonat: Juni 2017 Beschäftigungsverbot: Festes Monatsgehalt: 3.000,00 Lohnart: 0005»Gehalt«1. Berechnung Laufendes Arbeitsentgelt (Dreißigstel-Methode) 3.000,00 : 30 Tage x 20 Tage = 2.000,00 Fortgezahltes Entgelt (Dreißigstel-Methode) 3.000,00 : 30 Tage x 10 Tage = 1.000,00 2. Lohnart anlegen»stammdaten Lohnarten«1. Lohnart 0005 auf eine neue Lohnartennummer kopieren. 2. Bezeichnung:»Lfd. Entgelt Besch.verb.«. 3. Eintrag <SV-pflichtige Lohnart bei AAG-Erstattung nicht berücksichtigen> im Feld»VWL/Direktversicherung«. 4. klicken.

8 Seite 8 3. Fehlzeit erfassen»stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Kalender«. Kalenderschlüssel für Beschäftigungsverbot 027»Beschäftigungsverbot individuell (ärztlich verordnet)«028»beschäftigungsverbot generell (betriebs-/arbeitsbedingt)«durch die Erfassung des Kalenderschlüssels wird im anschließenden AAG-Antrag die Option <Teilweise Beschäftigungsverbot> 8 aktiv. 4. Gehaltsabrechnung 1.»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Dialog«. 2. Löschen Sie die vorhandene Dialogbuchung mit Lohnart 0005»Gehalt«. 3. Erfassen Sie den Betrag des fortgezahlten Arbeitsentgelts (siehe Berechnung) 7 mit der Lohnart 0005»Gehalt«im Dialog. 4. Erfassen Sie den Betrag des laufenden Arbeitsentgelts (siehe Berechnung) 7 mit der zuvor individuell angelegten Lohnart 7 im Dialog. Ausfallzeit/Fortgezahltes Arbeitsentgelt Die Ausfallzeit wird von der Krankenkasse erstattet. Die Lohnart 0005»Gehalt«wird im AAG-Antrag zur Berechnung der Erstattung herangezogen. Deswegen muss das fortgezahlte Arbeitsentgelt mit der Lohnart 0005»Gehalt«erfasst werden. Gearbeitete Arbeitszeit/laufendes Arbeitsentgelt Die gearbeitete Arbeitszeit soll nicht von der Krankenkasse erstattet werden. Deshalb muss das laufende Arbeitsentgelt mit der zuvor individuell angelegten Lohnart abgerechnet werden. 5. AAG-Erstattungsantrag <Teilweise generelles Beschäftigungsverbot> aktivieren. AAG-Antrag wie gewohnt abschließen. Nr AAG-Antrag erstellen und übermitteln

9 Seite Wartezeit unterdrücken In den ersten vier Beschäftigungswochen ist die Erfassung des Kalenderschlüssels 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«grundsätzlich nicht möglich. Der Arbeitnehmer erhält Krankengeld von seiner Krankenkasse. Um den Kalenderschlüssel 1 in den ersten vier Beschäftigungswochen für Sonderfälle zu erfassen, gehen sie wie folgt vor: 1. Kalender öffnen und einmal in Kalendarium klicken. 2. Tastenkombination <Strg+Alt+W>. 3. <Keine Wartezeit> auswählen Zusätzliche Beschäftigung während der Elternzeit Nr Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern;»Elternzeit und zusätzliche Beschäftigung«4.4. Wiedereingliederung Wenn ein Arbeitnehmer nach längerer Krankheit wieder eingegliedert wird, gilt er nach wie vor als arbeitsunfähig. Das heißt, er hat Anspruch auf Entgeltersatzleistungen (Krankengeld usw.). Der Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«muss für die Zeit der Wiedereingliederung erfasst werden. Hinweis Wenn der Arbeitgeber freiwillig Gehalt für die geleisteten Stunden zahlt, werden die Entgeltersatzleistungen anteilig gekürzt. Der Kalenderschlüssel 2 muss trotzdem erfasst werden.

10 Seite Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung Entfällt der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage, wird die Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung analog zum Eintrag im Jahreslohnkonto angedruckt. Beispiele: Unbezahlter Urlaub Elternzeit Bezug von Krankengeld Pflegezeit Bezug von Insolvenzgeld 4.6. Lohnart steht nicht auf der Abrechnung Lohnart prüfen Überprüfen Sie die Lohnart auf folgende Einstellungen: 1.»Stammdaten Lohnarten«. 2. Lohnart öffnen. Optionen müssen wie folgt geschlüsselt sein: <Teillohnberechnung> deaktiviert. <Erzeugen, wenn Mitarbeiter in Fehlzeit> aktiviert. 3. Weitere Merkmale, die den Ausdruck auf der Abrechnung unterdrücken: Im Feld»LSt-Karte«ist <Kein Ausdruck auf der Abrechnung> gewählt. <Erzeugen im Austrittsmonat> ist deaktiviert. Hinweis Wenn die Lohnart bei einem anderen Mitarbeiter oder Mandanten mit anderen Optionen verwendet wird, muss die Lohnart für den Bezug in Fehlzeit kopiert und entsprechend geschlüsselt werden. Nr Lohnarten Hinweis Prüfen Sie bei der Zahlung von Bezügen während einer Fehlzeit die Sozialversicherungspflicht: Nr Sozialversicherungsfreiheit 23c SGB IV.

11 Seite Bezüge werden trotz Fehlzeit nicht gekürzt Unter»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«haben Sie zur Berechnung die Teillohnformel»Dreißigstel«gewählt: Teillohnformel Der Monatslohn wird durch 30 Tage geteilt (ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Kalendertage). Anschließend wird mit den tatsächlich verbleibenden Kalendertagen multipliziert. Abrechnungsmonate, die vollständig in Fehlzeit sind, werden mit dem Faktor 30 multipliziert. Beispiel Monat Januar Lohn: Fehlzeit: Berechnung: Euro 1 Tag Divisor: 30 (lt. Teillohnformel) Multiplikator: 31 (Tage Januar) - 1 (Tage Fehlzeit) = x 30 = Beispiel Monat Februar Lohn: Fehlzeit: Berechnung: Euro 1 Tag Divisor: 30 (lt. Teillohnformel) Multiplikator: 28 (Tage Februar) - 1 (Tage Fehlzeit) = x 27 = Sonderfall: vorgezogene Meldung 34 Bei Erfassung der folgenden Kalenderschlüssel und einem Austritt vor Ablauf der 30 Tage wird eine Meldung mit dem Meldegrund 34 statt Meldegrund 30 erstellt: 004 Ende Lohnfortzahlung bei privater Krankenversicherung ohne Krankentagegeld 005 Ende Lohnfortzahlung bei geringfügiger Beschäftigung/volle Erwerbsminderung oder Altersvollrente 011 Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt und ohne Kranken(tage)geld 018 Einstellung Krankengeld wegen voller Erwerbsminderungsrente 022 Unbezahlter Urlaub 023 Unbezahlte Fehlzeit (unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsbummelei) 024 Unrechtmäßiger Streik mit Grund 13 erfolgt automatisch.

12 Seite Wichtige Informationen Nr Zusatzmodul: Kurzarbeitergeld Nr Kalender in Agenda LOHN Nr Meldegründe