MUTTERSCHAFT UND ELTERNZEIT

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1 MUTTERSCHAFT UND ELTERNZEIT Dieser Leitfaden enthält eine kompakte Darstellung der Besonderheiten in der Entgeltabrechnung zur Mutterschaft und Elternzeit mit Stotax Gehalt und Lohn. Er baut inhaltlich auf dem Leitfaden Entgeltabrechnung während Fehlzeiten auf und enthält daher keine allgemeinen Ausführungen mehr wie z.b. zur Aktivierung des AAG-Erstattungsverfahrens. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Programmbedienung. Die fachlichen Hintergrundinformationen können Sie z.b. unserem umfangreichen Fachratgeber ABC des Lohnbüros entnehmen, in dem die Themen Mutterschutzlohn, Mutterschaftsgeld, Entgeltfortzahlung, Elternzeit und Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes ausführlich dargestellt werden. _BEGINNOINDEX_ Beschäftigungsverbot Vollständige Beschäftigungsverbote Anteilige Berechnung aus Monatsbruttoentgelt Erfassen des Mutterschutzlohns Teilweise Beschäftigungsverbote Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Arbeitnehmerstammdaten Fehlzeiten Entgeltbestandteile EB Mutterschaftsgeld-Zuschuss EB AAG / Entgeltfortzahlung Weitere Entgeltbestandteile Entgeltabrechnung EEL-Bescheinigung zum Mutterschaftsgeld Folgende Monate Elternzeit Übersicht Geringfügige Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber Erkrankungen des Kinds Bezahlte Freistellung nach 616 BGB Kinderpflege-Krankengeld (mit EEL-Bescheinigung) Kinderpflege ohne Entgelt und Krankengeld _ENDNOINDEX_ STAND 02/2016 SEITE 1/15

2 BESCHÄFTIGUNGSVERBOT BESCHÄFTIGUNGSVERBOT Die zeitlich erste Besonderheit bei der Entgeltabrechnung zur Mutterschaft und Elternzeit kann ein Beschäftigungsverbot sein. Wenn ein solches Beschäftigungsverbot vorliegt, gehen Sie in die Arbeitnehmerstammdaten und legen unter»fehlzeiten«eine entsprechende Fehlzeit an. Bei der Auswahl der Art des Beschäftigungsverbots bietet Ihnen die Fehlzeit vier Optionen: individuelles Beschäftigungsverbot (mit ärztlichem Attest) generelles Beschäftigungsverbot teilweise individuelles Beschäftigungsverbot (mit ärztlichem Attest) teilweises generelles Beschäftigungsverbot Die generellen Beschäftigungsverbote resultieren i.d.r. aus der Art des Arbeitsplatzes (wie z.b. Umgang mit gefährlichen Stoffen), während die individuellen Beschäftigungsverbote regelmäßig von einem Arzt aufgrund des konkreten Gesundheitszustands der Arbeitnehmerin ausgesprochen werden. Beide Arten von Beschäftigungsverboten können die Arbeitsleistung ganz oder teilweise untersagen. Bei einem teilweisen Beschäftigungsverbot arbeitet die Schwangere z.b. mit einer reduzierten Stundenanzahl oder auf einem anderen, weniger gut bezahlten Arbeitsplatz. In Gehalt und Lohn wählen Sie über die Fehlzeiten-Option»Art des Beschäftigungs-Verbots«das in Ihrem Fall vorliegende Beschäftigungsverbot aus. VOLLSTÄNDIGE BESCHÄFTIGUNGSVERBOTE Nach 11 MuSchG hat die Arbeitnehmerin bei vollständigen Beschäftigungsverboten einen Anspruch auf mindestens den Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen oder der letzten drei Monate vor Beginn des Monats, in dem die Schwangerschaft eingetreten ist. ANTEILIGE BERECHNUNG AUS MONATSBRUTTOENTGELT Da in unserem Beispielsfall eine Gehaltsempfängerin vorliegt, lassen wir das Festgehalt unverändert weiter laufen. In der Abrechnung wird dann auf der Arbeitgeberbelastung die anteilige Erstattungsberechnung nach U2/Beschäftigungsverbot angezeigt und im Folgemonat der AAG-Erstattungsantrag erzeugt: STAND 02/2016 SEITE 2/15

3 BESCHÄFTIGUNGSVERBOT ERFASSEN DES MUTTERSCHUTZLOHNS Wenn das Entgelt monatlich schwankt oder tarifvertragliche Besonderheiten zu berücksichtigen sind oder Sie eine gesonderte Ausweisung wünschen, erfassen Sie den Mutterschutzlohn für die Ausfallzeit direkt im gleichnamigen Entgeltbestandteil. Dort wählen Sie zudem in der Zeile Beschäftigungsverbot die Lohnart 507 bei individuellen Beschäftigungsverboten bzw. die Lohnart 508 bei generellen Beschäftigungsverboten aus. Die AAG-Erstattung für den Abrechnungsmonat bezieht sich dann ausschließlich auf den Mutterschutzlohn, der über die Lohnart 507 bzw. 508 gezahlt wurde. Die Details zu der Aktivierung des AAG-Verfahrens und den AAG-Berechnungsvarianten finden Sie im Übrigen im Leitfaden»Entgeltabrechnung während Fehlzeiten«. TEILWEISE BESCHÄFTIGUNGSVERBOTE Bei den teilweisen Beschäftigungsverboten fällt lediglich ein Teil der Arbeitsleistung aus. Der Arbeitnehmerin ist das volle Entgelt im Sinne des 11 MuSchG zu zahlen. In Gehalt und Lohn gehen Sie dazu ähnlich wie gerade im Fall»b) Erfassen des Mutterschutzlohns«beschrieben vor. Zunächst erfassen Sie in den Arbeitnehmerstammdaten das teilweise Beschäftigungsverbot. STAND 02/2016 SEITE 3/15

4 BESCHÄFTIGUNGSVERBOT Bei der Abrechnung achten Sie darauf, dass statt dem vollen das verminderte tatsächliche Arbeitsentgelt erfasst wurde. Das ausgefallene Entgelt geben Sie zusätzlich über den EB Mutterschutzlohn ein und wählen die Lohnart gemäß der Art des Beschäftigungsverbots (Lohnart 507 bzw. 508). Auch können Sie zur Kontrolle auf der Arbeitgeberbelastung die Vorberechnung der AAG-Erstattung einsehen. STAND 02/2016 SEITE 4/15

5 ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD Die Mutterschutzfrist beginnt sechs Wochen vor der voraussichtlichen Entbindung und dauert bis acht bzw. zwölf Wochen nach der Entbindung. Die Arbeitnehmerin erhält während der Mutterschutzfrist von der Krankenkasse Mutterschaftsgeld sowie ggf. den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld vom Arbeitgeber. ARBEITNEHMERSTAMMDATEN FEHLZEITEN Im Monat des Beginns der Mutterschutzfrist gehen Sie zunächst in die Arbeitnehmer-Stammdaten und legen die Fehlzeit Mutterschutzfrist an. (Gehalt und Lohn hat im Entgeltbestandteil Mutterschafts-Zuschuss einen Mutterschutzfrist- Rechner, in aller Regel werden Sie aber die Frist bei der Entgeltabrechnung bereits kennen.) ENTGELTBESTANDTEILE EB MUTTERSCHAFTSGELD-ZUSCHUSS Anschließend öffnen Sie die Vorbelegung der Entgeltbestandteile und wechseln auf den Entgeltbestandteil Mutterschaftsgeld-Zuschuss aus den»weiteren laufenden Bezügen«. STAND 02/2016 SEITE 5/15

6 ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD Im Entgeltbestandteil geben Sie den Tag der voraussichtlichen Entbindung ein. In unserem Beispiel ist dies Daraus berechnet Ihnen Gehalt und Lohn den Beginn und das Ende der Mutterschutzfrist zur Kontrolle. Innerhalb der hier angezeigten Daten wird Gehalt und Lohn den Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld berechnen und auszahlen. In der Standardeinstellung»Berechnungsautomatik«kontrollieren Sie noch die Höhe des von der Krankenkasse gezahlten Mutterschaftsgelds. Die Berechnung des Arbeitgeberzuschusses wird dann automatisch in den Abrechnungen erfolgen. Wie sie kontrolliert werden kann, sehen wir uns gleich beim Erstellen der Abrechnung an. Alternativ haben Sie noch die Möglichkeit, bereits hier die alternativen Ermittlungsoptionen»Berechnungs- und Zahlungsautomatik mit kalendertäglicher Berechnung«und»Berechnungs- und Zahlungshilfe mit monatlicher Gehaltsberechnung«auszuwählen. Mit den beiden Berechnungs- und Zahlungshilfen haben Sie die Möglichkeit, Besonderheiten bei der Entgeltfindung gemäß 14 Abs. 1 MuSchG einzusteuern. Die Vollautomatik wertet die bestehenden Vormonats-Abrechnungen aus und kann daher Besonderheiten wie z.b. nachträgliche Erhöhungen des Arbeitsentgelts nicht automatisch erkennen. Die Variante»kalendertägliche Berechnung«berechnet ein durchschnittliches kalendertägliches Arbeitsentgelt auf der Basis der drei Vormonatsnettoentgelte und 30 Tagen pro Vollmonat (entsprechend Punkt des»gemeinsamen Rundschreibens zu den Leistungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft vom «) und setzt diesen Wert dann pro Kalendertag innerhalb der Mutterschutzfrist an. Dies führt zu einem monatlich - je nach Anzahl der Kalendertage - schwankenden Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Die»Berechnungs- und Zahlungshilfe mit monatlicher Gehaltsberechnung«schreibt das Nettoentgelt auf monatlicher Basis fest und berechnet das tägliche Netto - je nach Anzahl der tatsächlichen Kalendertage - monatlich neu, so dass der monatliche Auszahlungsbetrag identisch bleibt. Dies entspricht u.e. nicht mehr der aktuellen Rechtslage, da das Gemeinsames Rundschreiben zu den STAND 02/2016 SEITE 6/15

7 ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD Leistungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft vom im Punkt»8.4 Zahlung von Mutterschaftsgeld«die Zahlung des Mutterschaftsgelds aufgrund der tatsächlichen Kalendertage im Monat (in Höhe des zuvor gemäß Punkt fest ermittelten kalendertäglichen Nettoarbeitsentgelts) vorschreibt und daher auch der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld entsprechend kalendertäglich zu zahlen ist. EB AAG / ENTGELTFORTZAHLUNG Wenn in einem Abrechnungsmonat eine Entgeltersatzleistung (z.b. Krankengeld oder eben Mutterschaftsgeld) und zusätzlich eine Arbeitgeberleistung (Zuschuss zum Mutterschaftsgeld) vorliegen, greift der 23 c SGB IV. Er regelt, dass die Arbeitgeberleistung nur dann sozialversicherungsfrei ist, wenn sie zusammen mit der Entgeltersatzleistung das bisher laufende Nettoarbeitsentgelt nicht oder maximal um 50 übersteigt. Damit Gehalt und Lohn diese Prüfung vornehmen kann, benötigt es die monatliche Angaben zum laufenden Nettoentgelt und zur Entgeltersatzleistung. Diese hinterlegen Sie im Entgeltbestandteil»AAG / Entgeltfortzahlung«auf der Reiterkarte» 23 c SGB IV«. Sofern das EEL-Verfahren aktiviert ist und ein EEL-Meldeaustausch mit 51er und 71er EEL-Meldungen vorliegt, wird zudem der entsprechende Aktualisierungsstand angezeigt. WEITERE ENTGELTBESTANDTEILE Da die Zahlung regulären Entgelts während der Mutterschutzfrist ausgesetzt wird und sich i.d.r. die Elternzeit anschließt, empfiehlt es sich meist, die Entgeltbestandteile für laufendes Entgelt aus der Vorbelegung herauszunehmen. STAND 02/2016 SEITE 7/15

8 ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD ENTGELTABRECHNUNG In der Entgeltabrechnung während der Mutterschutzfrist können Sie die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld kontrollieren. Öffnen Sie dazu im Entgeltbestandteil Mutterschaftsgeld-Zuschuss die Berechnungsübersicht. Sie zeigt Ihnen übersichtlich an, wie der Zuschuss berechnet wurde. Auf der zweiten Seite der Berechnungsübersicht finden Sie ein detailliertes Auswertungsprotokoll der monatlichen Nettoermittlung. Wenn z.b. in einem Abrechnungsmonat eine Einmalzahlung vorlag, sehen Sie auch einen Hinweis auf eine durchgeführte Fiktivberechnung des Monats ohne die betreffenden Entgeltbestandteile. Gerade im ersten Monat der Mutterschutzfrist ist es oft sinnvoll, die Entgeltkürzung und die Angaben im EB AAG / Entgeltfortzahlung zu kontrollieren. STAND 02/2016 SEITE 8/15

9 ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD Auf der Arbeitgeberbelastung können Sie zudem die Vorermittlung des AAG-Erstattungsbetrags für U2/Mutterschaft einsehen: EEL-BESCHEINIGUNG ZUM MUTTERSCHAFTSGELD Beim Beginn der Schutzfrist wird regelmäßig die Entgeltbescheinigung zum Mutterschaftsgeld an die Krankenkasse übermittelt. Wenn Sie die EEL-Bescheinigungen aktiviert haben, wählen Sie im Arbeitnehmer-Meldemanager einfach die Arbeitnehmerin aus und erstellen dann über die Schaltfläche»Meldungen ermitteln«eine manuelle EEL-Bescheinigung zum Mutterschaftsgeld: STAND 02/2016 SEITE 9/15

10 ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD Die Bescheinigungsinhalte werden weitestgehend vorermittelt und vorbelegt. Bitte kontrollieren Sie aber insbesondere die Angaben auf der Reiterkarte Mutterschaftsgeld. Bei der EEL-Vorermittlung bezieht Gehalt und Lohn die Statusangaben aus den Arbeitnehmerstammdaten, die Entgeltwerte entweder aus der Berechnung im Entgeltbestandteil Mutterschaftsgeld-Zuschuss (falls die Abrechnung des Mutterschutzfrist-Beginnmonats bereits erfolgt ist und der EB Mutterschaftsgeld-Zuschuss vorhanden ist) oder direkt aus der Abrechnung. Die Arbeitsstunden werden immer aus den Abrechnungen genommen. FOLGENDE MONATE Wenn Sie die Angaben zum Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und zur Entgeltersatzleistung in der Entgelt-Vorbelegung der Arbeitnehmerstammdaten vorgenommen haben, können die Folgemonate grundsätzlich einfach weiterberechnet werden. Lediglich wenn der tatsächliche Entbindungstag bekannt wird, sollten Sie diese Angaben im EB Mutterschaftsgeld-Zuschuss ergänzen. STAND 02/2016 SEITE 10/15

11 ELTERNZEIT ELTERNZEIT ÜBERSICHT Grundsätzlich ist die Entgeltabrechnung während der Elternzeit einfach: Sie geben die Fehlzeit mit dem voraussichtlichen Ende in den Arbeitnehmer-Stammdaten unter Fehlzeiten ein. Bei den monatlichen Abrechnungen läuft die Arbeitnehmerin mit Nullabrechnungen weiter, da Sie weiterhin dem Unternehmen zugehörig ist. Eine maschinelle Entgeltbescheinigung zum Elterngeld im EEL-Verfahren existiert nicht. Bei Bedarf stehen Ihnen im Bescheinigungswesen die Print-Bescheinigungen»Verdienstbescheinigung zum Antrag auf Elterngeld ( 9 BEEG)«bzw.»AG-Bescheinigung Teilzeitverdienst/MuSchG-Zuschuss Elterngeld ( 9 BEEG)«zur Verfügung, sofern bei der Berechnung nicht direkt auf die Arbeitnehmer-Abrechnungen des Referenzzeitraums zurückgegriffen wird. GERINGFÜGIGE BESCHÄFTIGUNG BEIM GLEICHEN ARBEITGEBER Ein kleiner Sonderfall liegt vor, wenn die Arbeitnehmerin während der Elternzeit vom gleichen Arbeitgeber geringfügig beschäftigt wird. Hier liegen aus der Sicht der Sozialversicherung parallel zwei Beschäftigungsverhältnisses beim gleichen Arbeitgeber vor: Das Hauptarbeitsverhältnis in Elternzeit und ein geringfügig entlohntes Nebenbeschäftigungsverhältnis. In Gehalt und Lohn können Sie in diesem Fall in den gleichen Arbeitnehmerstammdaten die geringfügig entlohnte Beschäftigung erfassen. Die Sozialversicherungsmeldungen werden entsprechend ermittelt. STAND 02/2016 SEITE 11/15

12 ERKRANKUNGEN DES KINDS ERKRANKUNGEN DES KINDES Nach dem Ende der Elternzeit können Fehlzeiten aufgrund der Erkrankung des Kindes entstehen. BEZAHLTE FREISTELLUNG NACH 616 BGB Grundsätzlich hat eine Arbeitnehmerin einen Anspruch auf bezahlte Freistellung nach 616 BGB, wenn sie für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in ihrer Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert wird. Dies kann auch eine kurzzeitige Erkrankung des Kindes sein. Wenn eine solche Verhinderung mit weiterlaufendem Entgeltanspruch vorliegt, tragen Sie die entsprechende Fehlzeit in den Arbeitnehmerstammdaten ein. Die Entgeltabrechnung erfolgt dann für unsere Beispiels-Gehaltsempfängerin ohne Entgeltkürzung, das weiterlaufende Entgelt ist insbesondere nicht von der Krankenkasse rückerstattungsfähig. Der Anspruch nach 616 BGB für Kindeserkrankungen kann aber durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag ausgeschlossen werden. Wenn ein solcher Ausschluss vorliegt, geben Sie ihn bitte in den Arbeitnehmerstammdaten ein: STAND 02/2016 SEITE 12/15

13 ERKRANKUNGEN DES KINDS Der Ausschlussgrund wird dann bei der EEL-Meldung zum Kinderpflege-Krankengeld mitübermittelt. KINDERPFLEGE-KRANKENGELD (MIT EEL-BESCHEINIGUNG) Sofern kein Anspruch auf bezahlte Freistellung nach 616 BGB vorliegt oder der Anspruch im Kalenderjahr verbraucht ist, besteht in der Regel ein Anspruch auf Kinderpflege-Krankengeld bzw. -Verletztengeld. Diese Fehlzeit wählen Sie einfach in den Arbeitnehmer-Stammdaten aus: Für den Arbeitstag erhält die Arbeitnehmerin kein Entgelt, sondern eben Krankengeld von der Krankenkasse. Daher ist für die Fehlzeit eine Entgeltmeldung an die Krankenkasse zu übermitteln, damit diese die Höhe des Krankengelds berechnen kann. Das Krankengeld bemisst sich im aktuellen Verfahren am ausgefallenen Nettoarbeitsentgelt des betreffenden Monats. Daher muss seit Januar 2015 der Monat bereits abgerechnet worden sein, damit die Entgeltbescheinigung erstellt werden kann. Im maschinellen EEL-Verfahren können Sie die Entgeltbescheinigung für Kinderpflege-Krankengeld einfach über den Arbeitnehmer-Meldemanager erstellen: STAND 02/2016 SEITE 13/15

14 ERKRANKUNGEN DES KINDS Bei der Berechnung des ausgefallenen Nettoarbeitsentgelts bestimmt Gehalt und Lohn zunächst das ausgefallene Bruttoarbeitsentgelt über eine Verhältnisrechnung mit den tatsächlichen und ausgefallenen Tagen. Im zweiten Schritt ermittelt es in Fiktivabrechnungen die Nettoarbeitsentgelte mit und ohne das Fehlzeitenbruttoentgelt. Die Differenz ist das ausgefallene Nettoarbeitsentgelt. Wenn unregelmäßige Arbeitszeiten oder besondere Zuschläge ausschließlich in der Ausfallzeit vorliegen, können Sie manuell eingreifen, indem Sie das Ausfallbruttoentgelt manuell bestimmen. Gehalt und Lohn berechnet dann automatisch das Nettoarbeitsentgelt und damit das ausgefallene Netto. Am Ende können Sie die EEL-Entgeltbescheingung für Kinderpflege-Krankengeld wie gewohnt elektronisch versenden. KINDERPFLEGE OHNE ENTGELT UND KRANKENGELD Sofern kein Anspruch auf bezahlte Freistellung nach 616 BGB und kein Anspruch auf Kinderpflege-Krankengeld besteht, kommt für gesetzlich Krankenversicherte die Fehlzeit Kinderpflege ohne Entgelt und Krankengeld in Frage. STAND 02/2016 SEITE 14/15

15 ERKRANKUNGEN DES KINDS Diese Fehlzeit verhält sich in der Entgeltabrechnung ähnlich wie der unbezahlte Urlaub: Die Sozialversicherungpflicht läuft noch 30 Tage ab Fehlzeitenbeginn (und damit ab der Einstellung der Entgeltzahlung) weiter und endet dann mit einer Abmeldung mit Grund 34. STAND 02/2016 SEITE 15/15