Zentrale Datenübermittlung

Transkript

1 Zentrale Datenübermittlung Bereich: Cloud-Anwendungen - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Zentrale Datenübermittlung aktivieren 3.2. Sozialversicherungsdaten senden 3.3. Verarbeitungsergebnisse abrufen 3.4. Verarbeitungsergebnisse bearbeiten 3.5. DEÜV-Protokoll 3.6. Versendete Beitragsnachweise einsehen 4. Details 4.1. Login-Daten dauerhaft speichern 4.2. Passwort für Unternehmens-Portal ändern 4.3. Passwort für Unternehmens-Portal vergessen 4.4. Sofortbenachrichtigung (Pop-up) für Agenda-Mitteilung einrichten 4.5. Hinweis zum Abgabetermin der Beitragsnachweise 4.6. Abgerufene Rückmeldungen importieren 4.7. Channel Personalwesen deaktivieren 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Mit der Zentralen Datenübermittlung werden alle Daten an die Sozialversicherungsträger und die Einzugsstellen im Bau- bzw. Baunebengewerbe übermittelt und rückübertragen. Das Info erklärt, wie Sie die Zentrale Datenübermittlung aktivieren und Daten senden. Folgende Daten werden übermittelt: Sozialversicherungsmeldungen Beitragsnachweise Beitragsnachweise Versorgungswerke Betriebsdaten Entgeltersatzleistungen (EEL) AAG-Anträge Rückübermittlung qualifizierter Meldedialog Sofortmeldungen Anfrage Versicherungsnummer (DSVV) Rückübermittlung Sozialversicherungsnummer Datenübermittlung Bauhauptgewerbe Datenübermittlung Baunebengewerbe Garten- und Landschaftsbau, Maler und Lackierer Bescheinigungen elektronisch annehmen (BEA) Digitaler Lohnnachweis (UV) Stammdatenabgleich (BG) 2. Voraussetzung Um die Zentrale Datenübermittlung zu nutzen, ist eine Identifizierung durch folgende Zugangsdaten erforderlich: Login Agenda Unternehmens-Portal: -Adresse und Passwort. Agenda Online-Zertifikat (AOZ): Zertifikatsdatei auf Ihrem Rechner zur Identifikation im Agenda-Rechenzentrum. Agenda Unternehmens-Portal Login und Agenda Online-Zertifikat gehören unmittelbar zusammen. Das Agenda Online-Zertifikat kann deshalb nur mit dem Agenda Unternehmens-Portal Login ( - Adresse und aktuelles Passwort) verwendet werden, für den es erstellt wurde. Jedes Agenda Online-Zertifikat gilt als persönliche Unterschrift seines Besitzers. Jeder Mitarbeiter sollte deshalb mit seinem eigenen Zertifikat arbeiten. Hinweis Für die Zentrale Datenübermittlung können Sie Ihre bereits vorhandenen Zugangsdaten zu einer anderen Cloud-Anwendung verwenden (wie z. B. für Auswertungen Online, Bank Online, Digitales Belegbuchen, Kassenbuch Online). Agenda Online-Zertifikat anfordern Das Anfordern des Online-Zertifikats unterscheidet sich bei: erstmaliger Anforderung zusätzlicher Anforderung Nr Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern

3 Seite Vorgehensweise Zentrale Datenübermittlung aktivieren Zentrale Datenübermittlung aktivieren 1. ARBEITSPLATZ öffnen. 2.»Optionen Einstellungen System Register ZDÜ«. 3. Option <Zentrale Datenübermittlung über Rechenzentrum aktivieren>. 4. Meldung mit <OK> bestätigen. 5. Änderung speichern und schließen.

4 Seite Sozialversicherungsdaten senden Vorgehensweise 1. Sozialversicherungsdaten wie gewohnt ermitteln. 2.»LOHN: Transfer DEÜV-Dateien senden«. 3. Auswahl der Daten vornehmen und senden. 4. Login.»Login-Daten dauerhaft speichern«5. Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Versand. Hinweise zur Übermittlungsfrist

5 Seite Verarbeitungsergebnisse abrufen Im Folgenden finden Sie Empfehlungen für ein: Büro mit einem Lohnsachbearbeiter Büro mit mehreren Lohnsachbearbeitern Bestimmen Sie einen Sachbearbeiter, der das Abrufen der Verarbeitungsergebnisse übernimmt. 1. Mitteilung Vorgehensweise für Büro mit einem Lohnsachbearbeiter Agenda teilt Ihnen automatisch durch eine Mitteilung mit, wenn Sie relevante Verarbeitungsergebnisse abrufen müssen. Büro mit mehreren Lohnsachbearbeitern Agenda teilt Ihnen automatisch durch eine Mitteilung mit, wenn Sie relevante Verarbeitungsergebnisse abrufen müssen. Der zum Abruf bestimmte Lohnsachbearbeiter ist nun informiert. Die Mitteilung erscheint an jedem Arbeitsplatz, an dem der Channel Personalwesen aktiviert ist. Channel Personalwesen deaktivieren Empfehlung Sofortbenachrichtigung (Pop-up) für Agenda-Mitteilung einrichten

6 Seite 6 2. Wöchentlicher Datenabruf von Verarbeitungsergebnissen Gemäß 96 SGB IV sind Sie verpflichtet, mindestens einmal wöchentlich DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abzurufen. LOHN prüft bei jedem Sendevorgang von DEÜV-Dateien, ob die letzte Datenabholung länger als sieben Tage zurückliegt. Sie erhalten bei Überschreiten der Abruffrist beim Sendevorgang folgende Meldung: Der Sendevorgang kann erst abgeschlossen werden, wenn die fälligen DEÜV-Verarbeitungserbnisse abgeholt worden sind. 3. Abruf starten 1. Abruf direkt in der Mitteilung starten alternativ:»lohn: Transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abrufen«. 2. Login.

7 Seite Verarbeitungsergebnisse bearbeiten Folgende Verarbeitungsergebnisse können zur Verfügung stehen: 1. Fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse Sofern fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse zur Verfügung stehen, erhalten Sie ein Protokoll: Fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse müssen bereinigt werden: Nr Kernprüfungsfehler in SV-Meldungen und Beitragsnachweisen Nr Kernprüfungsfehler im AAG-Antrag Nr Kernprüfungsfehler in EEL-Bescheinigungen Nr Kernprüfungsfehler im Digitalen Lohnnachweis Hinweis: Büro mit mehreren Lohnsachbearbeitern Im Protokoll sind die Mandantennummern ersichtlich. Drucken Sie das Protokoll mehrfach aus. Geben Sie jedem betroffenen Kollegen ein Protokoll, in dem seine Mandantennummern markiert sind. 2. Rückgemeldete Sozialversicherungsnummern Nr Anfrage Versicherungsnummer Sucheingabe: Anforderung Vorerkrankungszeiten Sucheingabe: Rückmeldung Ende der Entgeltersatzleistung Sucheingabe: Arbeitsentgelt wird weitergezahlt 3. Rückmeldungen zu EEL Nr Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) Abschnitt: Arbeitsentgelt wird weitergezahlt 4. Rückmeldeverfahren für AAG-Erstattungsanträge Nr AAG-Antrag erstellen und übermitteln Abschnitt: Rückmeldeverfahren für AAG-Erstattungsanträge 5. Abfrage der Stammdaten von der Berufsgenossenschaft Nr Digitaler Lohnnachweis Abschnitt: Rückübermittlung 7. Rückmeldungen zum qualifizierten Meldedialog Nr Digitaler Lohnnachweis Abschnitt: Kassenmeldung der Krankenkasse abrufen und importieren

8 Seite DEÜV-Protokoll»LOHN: Transfer DEÜV-Protokoll«DEÜV-Protokoll Sobald die Daten im DEÜV-Protokoll aufgeführt werden, sind sie sicher im Agenda-Rechenzentrum angekommen. Die DEÜV-Daten werden zuverlässig an die Annahmestellen weitergeleitet. Spalte»Gesendet am«die Spalte»Gesendet am«gibt Auskunft, ob Sie die DEÜV-Daten rechtzeitig an das Agenda-Rechenzentrum übermittelt haben. Symbol Sie haben die Verarbeitungsergebnisse bereits abgerufen. Das Abrufprotokoll hat Fehler angezeigt. Im DEÜV-Protokoll sind fehlerhafte Datensätze durch das Symbol gekennzeichnet. Markieren Sie den Datensatz, um den Inhalt und die Fehler im unteren Bereich einzusehen. Symbol Haben Sie einen Fehler bereits bearbeitet, können Sie das Symbol : Rechte Maustaste + Befehl»Fehler auf Bearbeitet setzen«aus Kontextmenü wählen.

9 Seite Versendete Beitragsnachweise einsehen In der Mandanten-Auswahl von LOHN sehen Sie, welche Beitragsnachweise versendet wurden: Details Login-Daten dauerhaft speichern Agenda Online-Zertifikat und Sie können den Speicherort des Agenda Online-Zertifikats und die -Adresse als Vorbelegung für den angemeldeten Benutzer speichern. Aktivieren Sie die Optionen <Zertifikatspfad speichern> und < -speichern>. Tageslogin Aktivieren Sie die Option <Tageslogin>, um das Login für den aktuellen Tag und den angemeldeten Agenda-Benutzer zu speichern. Hinweis Verwenden Sie die gleichen Zugangsdaten (Zertifikat + + Passwort) auch auf einem anderen Arbeitsplatz, wird das gespeicherte Passwort automatisch gelöscht. Hinweis Falls Sie nicht mit Agenda BENUTZER arbeiten (keine Anmeldung beim Start von Agenda), gilt für das Speichern der Zugangsdaten der Windows-Benutzer.

10 Seite Passwort für Unternehmens-Portal ändern Über den Agenda ARBEITSPLATZ ändern Sie das Passwort:»Tools Agenda Online-Zertifikat Passwort ändern« Passwort für Unternehmens-Portal vergessen Über den Agenda ARBEITSPLATZ setzen Sie das Passwort zurück:»tools Agenda Online-Zertifikat Passwort vergessen« Sofortbenachrichtigung (Pop-up) für Agenda-Mitteilung einrichten Vorgehensweise 1. Bearbeiter anlegen:»arbeitsplatz: Bearbeiter Neuanlage & Bearbeiten«. 2. Sofortbenachrichtigung aktivieren:»optionen Einstellungen Bearbeiter Register: Mitteilungen«.

11 Seite Hinweis zum Abgabetermin der Beitragsnachweise Das Agenda-Rechenzentrum leitet die Beitragsnachweise von Montag bis Sonntag zwischen 7.00 und Uhr an die Krankenkassen stündlich weiter. Die Beitragsnachweise müssen den zuständigen Krankenkassen spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag um Mitternacht (0:00 Uhr) vorliegen. Achtung Eine Übermittlung der Beitragsnachweise am fünftletzten Bankarbeitstag reicht nicht aus. Sie müssen die Beitragsnachweise spätestens am Vortag bis 23:00 Uhr an das Agenda-Rechenzentrum senden! Nr Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Abschnitt: Übermittlungstermine 4.6. Abgerufene Rückmeldungen importieren Sozialversicherungsnummern:»LOHN: Transfer Rückmeldungen SV-Daten Import SV-Nummern«. Qualifizierter Meldedialog:»LOHN: Transfer Rückmeldungen SV-Daten Import Kassenmeldungen«. UV-Stammdaten:»LOHN: Transfer Rückmeldungen SV-Daten Import UV-Stammdaten«Zeitpunkt des Imports Falls Sie die Abrechnung des aktuellen Monats bereits übermittelt und ausgehändigt wurde, sollen Rückmeldungen nicht vor dem Monatsabschluss importiert werden. Grund: Beim Import der Rückmeldungen wird die Monatsberechnung zurückgesetzt. Die importieren Rückmeldungen würden die Daten der Monatsberechnung verändern (Abrechnungen, Beitragsnachweise usw.). Führen Sie vor dem Import der Rückmeldungen den Monatsabschluss durch. Rückmeldungen und Monatsabschluss Rückmeldungen zum qualifizierten Meldedialog werden beim Monatsabschluss automatisch in die Personaldaten importiert und bei der folgenden Monatsberechnung berücksichtigt. Rückmeldungen zu Sozialversicherungsnummern müssen Sie nach dem Monatsabschluss manuell einlesen:»lohn: Transfer Rückmeldungen SV-Daten Import SV-Nummern«. Importieren Sie die UV-Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt über»lohn: Transfer Rückmeldungen SV-Daten Import UV-Stammdaten«, wird der Import der UV-Stammdaten beim Monatsabschluss automatisch durchgeführt.

12 Seite Channel Personalwesen deaktivieren Für Lohnsachbearbeiter sind die Mitteilungen aus dem Channel Personalwesen zwingend erforderlich. Andere Agenda-Sachbearbeiter können die Mitteilungen aus dem Channel Personalwesen deaktivieren. Vorgehensweise 1.»ARBEITSPLATZ: Optionen Einstellungen Bearbeiter«. 2. Register:»Agenda-Nachrichten«. 3. Option <Personalwesen> deaktivieren. 5. Wichtige Informationen Nr Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Nr Meldeverfahren an die Berufsgenossenschaft Nr Meldeverfahren an Versorgungswerke (berufsständische Versorgungseinrichtungen) Nr Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) Nr AAG-Antrag erstellen und übermitteln Nr Qualifizierter Meldedialog Nr Sofortmeldung Nr Meldegründe Nr Bescheinigungen Elektronisch Annehmen (BEA) Nr Anfrage Versicherungsnummer

13 Seite 13 Nr Digitaler Lohnnachweis Nr Baulohn für Bauhauptgewerbe Nr Baulohn für Garten- und Landschaftsbau Nr Baulohn für Maler und Lackierer Nr Kernprüfungsfehler in SV-Meldungen und Beitragsnachweisen Nr Kernprüfungsfehler im AAG-Antrag Nr Kernprüfungsfehler in EEL-Bescheinigungen Nr Kernprüfungsfehler im Digitalen Lohnnachweis Nr Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern