Schnelleinstieg BELEGTRANSFER

Transkript

1 Schnelleinstieg BELEGTRANSFER Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Einrichten zum Start 3. Navigation 4. Arbeitsablauf 5. Wichtige Begriffe 6. Wichtige Funktionen 7. Hilfe

2 Seite 2 1. Zweck der Anwendung Zweck der Anwendung 1. Digitale Belege einlesen: Beleg scannen Eingescannte, digitalisierte Belege importieren 2. Belege bearbeiten. 3. Belege an das Agenda-Rechenzentrum senden.

3 Seite 3 2. Einrichten zum Start Um einen Mandanten in FIBU bearbeiten zu können, müssen Stammdaten angelegt werden 1. Mandanten-Adressdaten im ARBEITSPLATZ anlegen. 2. Mandanten-Programmdaten für BELEGTRANSFER anlegen. 1. Mandanten-Adressdaten im ARBEITSPLATZ anlegen Navigationsschaltfläche <Mandant>. Navigationspunkt <Neuanlage & Bearbeiten>. Im Arbeitsbereich auf <Neu>. Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Adressdaten startet. Anwendungen aktivieren, in denen der Mandant bearbeitet werden soll.

4 Seite 4 2. Mandanten-Programmdaten für BELEGTRANSFER anlegen Navigationsschaltfläche <Mandant>. Navigationspunkt <Anwendungen & Favoriten>. Im Arbeitsbereich auf»belegtransfer«. Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten (BELEGTRANSFER) startet. Dabei werden die grundlegenden Programmdaten definiert: Feld Agenda-Kundennummer Kanzleinummer Mandantennummer Erläuterung Erfassen Sie die Agenda-Kundennummer des Belegempfängers. Diese finden Sie beim Empfänger in der Menüleiste unter»hilfe Info«. Erfassen Sie die Kanzleinummer, in der der Belegempfänger den Mandanten in Agenda FIBU führt. Erfassen Sie die Nummer des Mandanten, in der der Belegempfänger den Mandanten in Agenda FIBU führt.

5 Seite 5 3. Navigation 5 Die Favoriten beschreiben den Arbeitsablauf von oben nach unten. 4. Arbeitsablauf 1. Mandant öffnen 2. Belege einlesen Belege scannen Scan-Einstellungen festlegen und Scan-Vorgang starten. oder Belege importieren Digitalisierte Belege importieren.

6 Seite 6 3. Belege bearbeiten Eingelesene Belege bearbeiten Belege senden 10 Belege an das Agenda-Rechenzentrum senden. 5. Wichtige Begriffe 1. Scanner Einstellungen Damit optimale Bilddateien für die automatische Texterkennung im Rechenzentrum erzeugt werden, sollten folgende Einstellungen am Scanner verwendet werden: Auflösung: 300 dpi Dateityp: TIF/TIFF Farbeinstellung: Schwarz/Weiß Scannertyp/Einzug: Dokumenteneinzug. Eigenschaften Der Scanner sollte folgende Eigenschaften bieten: Duplex-Scan Geschwindigkeit: ab 25 Seiten je Minute Dokumenteneinzug: 50-Blatt-Zuführkapazität. Empfohlene Scanner Folgende Scanner sind von Agenda getestet und werden für den Einsatz im digitalen Belegbuchen empfohlen: Hersteller Typ Eigenschaften Avision AV220D2+ Duplex, bis zu 60 Seiten je Minute, Farbscan, 50-Blatt-Zuführkapazität EPSON GT-2500 Bis zu 27 Seiten je Minute, Farbscan, 50-Blatt-Zuführkapazität Plustek SmartOffice PS406U Duplex, bis zu 40 Seiten je Minute, Farbscan, 100-Blatt-Zuführkapazität

7 Seite 7 2. TIFF-Format (Agenda-Empfehlung) Für die optimale Belegerkennung im Rechenzentrum werden TIFF-Dateien empfohlen. Bei anderen Dateitypen kann die automatische Erkennung im Rechenzentrum nicht in vollem Umfang gewährleistet werden. Bestimmte Dateitypen können in der Funktion»Belege bearbeiten«eventuell in der Vorschau nicht eindeutig angezeigt werden. Das sogenannte Tagged-Image-File-Format (TIFF oder auch kurz TIF) ist ein Dateiformat zur Speicherung von Bilddaten. 3. Belegordner In die Belegordner werden die digitalen Belege über die Funktionen»scannen«und»importieren«gespeichert. BELEGTRANSFER ist bereits mit vier Belegordnern ausgestattet. Diese Ordner können Sie über»stammdaten Mandanten-Programmdaten«verwalten, beispielsweise deren Bezeichnung ändern oder weitere Ordner hinzufügen. 4. Unternehmens-Portal Das Unternehmens-Portal ist der zentrale Dienst für die Verwaltung der Cloud-Anwendungen von Agenda. In diesem können spezielle Konfigurationen vorgenommen oder Nutzungsstatistiken eingesehen werden. Weiterhin steht eine erweiterte Benutzerverwaltung zur Verfügung. Hier können zusätzliche Benutzer für bestimmte Cloud-Anwendungen wie z. B. BANK ONLINE hinzugefügt und administriert werden. Die Benutzerverwaltung ergänzt die bestehende Rechteverwaltung von BENUTZER. Aufruf:»Arbeitsplatz Alle Anwendungen Gruppierung: Cloud-Anwendungen«.

8 Seite 8 Im Unternehmens-Portal stehen Ihnen zur Online-Belegverwaltung folgende Funktionen zur Verfügung: Funktion Posteingang Belegarchiv Erweiterte Belegsuche Papierkorb Erläuterung Hier können Sie die digitalen Belege getrennt nach Belegordner aufrufen und bearbeiten. Es stehen nur die Belege zur Verfügung, die mit BELEGTRANSFER ans Rechenzentrum übermittelt wurden, getrennt nach Kanzlei und Mandant. Sobald ein digitaler Beleg in FIBU abgeholt oder verbucht wurde, ist dieser nur noch im Belegarchiv aufrufbar. Funktion zum Suchen von Belegen. Belege, die im Unternehmens-Portal gelöscht wurden, werden im Papierkorb zwischengespeichert. Hier können Belege endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden. Nr Agenda Unternehmens-Portal

9 Seite 9 6. Wichtige Funktionen 1. Belege bearbeiten Die digitalen Belege müssen eventuell nachbearbeitet werden. Dafür stehen Ihnen im linken Arbeitsbereich unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung: Symbol Funktionsbeschreibung Kurzaufruf Beleg heften; nur möglich, wenn zwei Belege markiert sind. Durch das Heften wird aus einem Beleg ein mehrseitiger Beleg. Strg+H Hinweis Das Heften von Belegen ist nur im TIF-Format möglich. Markierte Belege entheften; ein mehrseitiger Beleg kann entheftet werden. Es werden einzelne Belege erzeugt. Strg+E Hinweis Das Entheften von Belegen ist nur im TIF-Format möglich. Belege drehen: im Uhrzeigersinn Im Gegenuhrzeigersinn Strg+. Strg+, Reihenfolge der Belege ändern: nach oben verschieben nach unten verschieben Belege exportieren Strg+O Strg+U Strg+X Beleg in einen anderen Ordner verschieben Strg+Z Listenansicht der Belege ein- bzw. ausschalten Beleg löschen Notiz erfassen Strg+Entf Strg+N

10 Seite Belege senden Über die Funktion»Belege senden«werden alle Belegordner mit den digitalen Belegen an das Agenda-Rechenzentrum übermittelt. Hierzu ist eine Anmeldung notwendig. Für das Login im Agenda- Rechenzentrum benötigen Sie folgende Anmeldeinformationen: Anmeldeinformationen Agenda Online-Zertifikat Passwort Tageslogin Erläuterung Die Datei haben Sie bei der Bestellung einer Cloud-Anwendung erhalten. Verwenden Sie die -Adresse, mit der Sie sich zu den Cloud-Anwendungen angemeldet haben. Hinterlegen Sie das Passwort, das Sie bei der Anmeldung zu den Cloud- Anwendungen vergeben haben. Aktivieren Sie diese Option, müssen Sie sich bei der Verbindung mit dem Agenda-Rechenzentrum nur einmal am Tag anmelden. Nach dem erfolgreichen Senden der Belege ins Rechenzentrum sollten Sie den Belegempfänger informieren, dass neue Belege zur Bearbeitung im Rechenzentrum bzw. für den Download in Agenda FIBU bereitgestellt wurden. Hinweis Nutzen Sie den automatischen -Vorschlag durch Aktivierung der Option in den Mandanten- Programmdaten. Nach der erfolgreichen Übergabe an das Agenda-Rechenzentrum können Ihre Belege über die Agenda FIBU abgerufen werden: Nr Digitales Belegbuchen mit Agenda FIBU und ANLAG (über Rechenzentrum).

11 Seite Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.

12 Seite 12 Empfehlungen für Agenda BELEGTRANSFER»Hilfe Infos für AnwenderHilfe Häufige FragenHilfe Online-SeminareHilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.