Mitteilungen im ARBEITSPLATZ

Transkript

1 Mitteilungen im ARBEITSPLATZ Bereich: ARBEITSPLATZ - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Art der Mitteilungen 3.1. Agenda-Nachrichten 3.2. Geburtstagserinnerung 3.3. Kalendertermine 3.4. Anrufe 3.5. Kontakte 3.6. Postkorbeingänge 3.7. Mitarbeiterjubiläen 3.8. Update-Mitteilungen 4. Details 4.1. Mitteilungen in den Anwendungen 4.2. Optionen für»art der Mitteilung«und»Mitteilungseinstellungen«4.3. Sofortbenachrichtigungen 4.4. Funktionen der Mitteilungen über BENUTZER sperren 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Mitteilungssystem informiert Sie über wichtige Ereignisse aus unterschiedlichen Bereichen der Agenda-Anwendungen. Beispiele für ein solches Ereignis sind: Bevorstehender Geburtstag eines Mandanten Erinnerung an einen Termin Neues Dokument im Postkorb eines Bearbeiters Mitteilung über den Eingang einer neuen Agenda-Nachricht 2. Voraussetzung Voraussetzungen 1. Bearbeiter muss angelegt sein: ARBEITSPLATZ:»Bearbeiter Neuanlage & Bearbeiten«. 2. Mitteilungseinstellungen müssen aktiv sein:»optionen Einstellungen Bearbeiter Register: Mitteilungen«. Standardeinstellungen für Mitteilungen Die Standardeinstellungen für Mitteilungen sind: Optionen für»art der Mitteilung«und»Mitteilungseinstellungen«.

3 Seite Art der Mitteilungen Agenda-Nachrichten Über die Agenda-Nachrichten erhalten Sie wichtige Informationen von Agenda. Dies sind zum Beispiel Hinweise zur Verfügbarkeit der Hotline oder auch Tipps zu den einzelnen Anwendungen. Die Auswahl der gewünschten Agenda-Nachrichten nehmen Sie unter Bearbeiter Register: Agenda-Nachrichten«vor.»Optionen Einstellungen Durch das Aktivieren bzw. Deaktivieren der Kontrollkästchen werden nur die Agenda-Nachrichten der gewählten Anwendungen abgerufen.

4 Seite Geburtstagserinnerung Die Geburtstagsmitteilung informiert Sie über bevorstehende Geburtstage. Aus einer Geburtstagsmitteilung können Sie direkt zum Gratulieren den Mandanten, die Ehefrau usw. anrufen oder eine schreiben, wenn in dessen Adressdaten eine Telefonnummer bzw. - Adresse hinterlegt ist. Detaillierte Informationen zum Telefonieren aus Agenda finden Sie im Info Nr Telefonieren aus Agenda. Informationen zur Festlegung des -Standardprogramms finden Sie im Info Nr Standardprogramme festlegen ( , Browser, Dateitypen). Geburtsdatum des Mandanten, Ehefrau, Kinder und Gesellschafter erfassen 1. ARBEITSPLATZ:»Mandant Neuanlage & Bearbeiten«. 2. Schaltfläche <Bearbeiten>. 3. Register:»Zusatzangaben«.

5 Seite 5 Geburtsdatum des Bearbeiters erfassen 1. ARBEITSPLATZ:»Bearbeiter Neuanlage & Bearbeiten««. 2. Schaltfläche <Bearbeiten>. 3. Register:»Zusatzangaben«. Einstellungen für die Geburtstagsprüfung 1.»Optionen Einstellungen Bearbeiter Register: Mitteilungen«. 2. Einstellungen für Personenkreis und Tage vor dem Geburtstag vornehmen.

6 Seite Kalendertermine Die Mitteilungen bzgl. Kalenderterminen informieren Sie, wenn ein Termin im Agenda KALENDER eingetragen ist. Sie erhalten eine Mitteilung über: Startzeit Betreff Bemerkung vorgesehene Ressourcen (z. B. Ort, Firmenwagen usw.) Ebenso erhalten Sie eine Mitteilung, wenn: ein Teilnehmer einen gemeinsamen Termin erfasst hat der Teilnehmer eine Zusage oder eine Absage zum Termin erteilt der Termin in KALENDER gelöscht wurde Kurz vor Erreichen des Termins erhalten Sie die Mitteilung über den erfassten Termin. Über den Link»Termine bearbeiten«können Sie den Termin im KALENDER aufrufen und eventuelle Änderungen vornehmen.

7 Seite 7 Termin erfassen Einen neuen Termin erfassen Sie in KALENDER. Möchten Sie durch eine Mitteilung an den Termin erinnert werden, aktivieren Sie die Terminerinnerung. Sie können angeben, wann die Kalender-Mitteilung vor Erreichen des Termins auf Ihrem Bildschirm erscheinen soll (langfristige bzw. kurzfristige Erinnerung). Detaillierte Informationen zum Anlegen von Terminen im KALENDER finden Sie im Info Nr Schnelleinstieg KALENDER.

8 Seite Anrufe Über die Mitteilungen für Anrufe werden Sie sofort informiert, sobald zum Beispiel ein Mandant anruft. Die Mitteilung zeigt an, wer unter welcher Telefonnummer und zu welcher Uhrzeit angerufen hat. Telefonnummer erfassen In den Mandanten-Adressdaten ( ARBEITSPLATZ:»Mandant Neuanlage & Bearbeiten <Bearbeiten> Register: Adresse«) ist die Telefonnummer zu erfassen.

9 Seite 9 Funktionen in der Anrufmitteilung Über die Mitteilung haben Sie direkt die Möglichkeit: den Anrufer anzurufen. eine , ein Dokument oder einen Kontakt zu erstellen. den Mandanten im ARBEITSPLATZ zu öffnen. Detaillierte Informationen zum Telefonieren aus Agenda finden Sie im Info Nr Telefonieren aus Agenda. Informationen zur Festlegung des -Standardprogramms finden Sie im Info Nr Standardprogramme festlegen ( , Browser, Dateitypen) festlegen.

10 Seite Kontakte Über die Kontakte haben Sie die Möglichkeit, z. B. den Gesprächsinhalt eines Telefongesprächs mit einem Mandanten zu protokollieren. Durch die Erfassung des Kontakts erhalten alle Mitarbeiter der Kanzlei Zugriff auf alle Informationen zu diesem Mandanten. Wenn der Kontakt an einen Bearbeiter weitergeleitet wird, erhält dieser eine Mitteilung über einen neuen Kontakt. Im Fenster der Mitteilung können Sie über den Link»Kontakt öffnen«den Kontakt direkt öffnen und weiter bearbeiten.

11 Seite Postkorbeingänge Im Bereich»Bearbeiter Postkorb«werden die Dokumente des ausgewählten Bearbeiters angezeigt. Wenn einem Bearbeiter ein Dokument zugewiesen wird, erscheint eine Mitteilung über einen Eingang im Postkorb. Mit Doppelklick auf die Nachricht im Tabellenfenster öffnet sich die Mitteilung. Sie können über den Link»Dokument öffnen«das entsprechende Dokument bearbeiten. Detaillierte Informationen zum Postkorb und zum Erstellen von Dokumenten in DMS finden Sie im Info Nr Schnelleinstieg DMS.

12 Seite Mitarbeiterjubiläen Über die Mitteilungen können Sie sich auch an Mitarbeiterjubiläen erinnern lassen. Aus einer Mitteilung an ein Firmenjubiläum heraus können Sie direkt zum Gratulieren den Mitarbeiter anrufen oder eine schreiben. Voraussetzung ist, dass in den Mitarbeiter-Adressdaten eine Telefonnummer bzw. -Adresse hinterlegt ist. Detaillierte Informationen zum Telefonieren aus Agenda finden Sie im Info Nr Telefonieren aus Agenda. Informationen zur Festlegung des -Standardprogramms finden Sie im Info Nr Standardprogramme festlegen ( , Browser, Dateitypen). Eintrittsdatum des Bearbeiters erfassen 1. ARBEITSPLATZ:»Bearbeiter Neuanlage & Bearbeiten«. 2. Schaltfläche <Bearbeiten>. 3. Register:»Zusatzangaben«.

13 Seite Update-Mitteilungen Steht ein neues Update für die Agenda-Software bereit, erhalten Sie über»agenda Mitteilungen«eine Udate-Mitteilung. Besitzen Sie unter Windows Administrationsrechte, können Sie die Installation sofort durchführen. Haben Sie keine entsprechenden Rechte, kann die Installation nur von einem Systemadministrator durchgeführt werden. Besonderheit bei den Update-Mitteilungen: Markieren Sie die Update-Mitteilung als gelesen oder löschen Sie die Mitteilung, wird sie beim nächsten Start des ARBEITSPLATZ wieder angezeigt. Erst wenn die Installation der Programm-DVD durchgeführt wurde, erscheint die Update-Mitteilung nicht mehr Details Mitteilungen in den Anwendungen In den Anwendungen werden in der Infobox»Mitteilungen«nur die anwendungsspezifischen und allgemeinen Agenda-Nachrichten angezeigt. Mitteilungen wie z. B. eine Mitteilung über einen Eingang im Postkorb oder zu einem Termin erhalten Sie nur im ARBEITSPLATZ über»agenda Mitteilungen«. Hinweis Die Infobox»Mitteilungen«kann in den mandantenfähigen Anwendungen (Agenda FIBU, LOHN, ANLAG usw.) und in Agenda ZDÜ nicht ausgeblendet werden.

14 Seite Optionen für»art der Mitteilung«und»Mitteilungseinstellungen«1.»Art der Mitteilungen«Über»Optionen Einstellungen Bearbeiter Register: Mitteilungen«legen Sie fest, welche Arten von Mitteilungen im ARBEITSPLATZ unter»agenda Mitteilungen«angezeigt werden: Wenn Sie die oben gezeigten Einstellungen der Kontrollkästchen ändern, werden beim Öffnen des ARBEITSPLATZ unter»agenda Mitteilungen«nur die gewählten Mitteilungen abgerufen und angezeigt. Möchten Sie unter»agenda Mitteilungen«nach einer bestimmten Art von Mitteilungen filtern, wählen Sie über das Auswahlfeld das gewünschte Thema. Im Auswahlfeld»Thema«werden nur die Arten von Mitteilungen angezeigt, die Sie in den»einstellungen Bearbeiter«aktiviert haben (siehe oben).

15 Seite 15 2.»Für inaktive Mandanten keine Mitteilungen«(Mitteilungseinstellungen): Mit dieser Standardeinstellung werden Mitteilungen für inaktive Mandanten ausgeblendet (siehe oben). Möchten Sie auch für inaktive Mandanten Mitteilungen erhalten, entfernen Sie den Haken bei dieser Option. Ob ein Mandant aktiv oder inaktiv ist, sehen Sie in den Mandanten-Adressdaten im ARBEITSPLATZ unter»bestand Mandant bearbeiten Reiter: Mandant Register: Zusatzangaben Bereich: Erstellungshinweise« Sofortbenachrichtigungen Die Sofortbenachrichtigung informiert Sie über den Eingang neuer Mitteilungen. Mit Klick auf den Link»Es liegen neue Mitteilungen vor«gelangen Sie direkt zu den Mitteilungen im ARBEITSPLATZ (»Agenda Mitteilungen«). Wenn die Sofortbenachrichtigung angezeigt wird, werden Sie nicht in Ihrer momentanen Arbeit behindert (z. B. Erfassen einer Buchung). Über»ARBEITSPLATZ: Optionen Einstellungen Bearbeiter Register: Mitteilungen«steuern Sie die Optionen der Sofortbenachrichtigungen (siehe Optionen für»art der Mitteilung«und»Mitteilungseinstellungen«) Funktionen der Mitteilungen über BENUTZER sperren Über Agenda BENUTZER regeln Sie die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf Mandanten und Funktionen der Agenda-Anwendungen. Dabei wird unterschieden zwischen Benutzern mit Administratorenrechten und Benutzern mit eingeschränkten Rechten. Für Benutzer mit eingeschränkten Benutzerrechten können Sie folgende Funktionen sperren: Auswahl der Bearbeiter Die Einstellungen nehmen Sie in Agenda BENUTZER in den Benutzergruppen vor. Fügen Sie bei den Zugriffsrechten folgende Funktion zu den gesperrten Funktionen hinzu: Anwendung: Funktion: ARBEITSPLATZ ARBEITSPLATZ Mitteilungen Bearbeiterauswahl Nr Schnelleinstieg BENUTZER. 5. Wichtige Informationen Nr Schnelleinstieg DMS Nr Schnelleinstieg ARBEITSPLATZ Nr Schnelleinstieg KALENDER