Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version)

Transkript

1 Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version) Bereich: Auswertungen Online - Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 3 2. Einrichtung zum Start 3 3. Aufruf Auswertungen Online Steuerberater Mandant 6 4. Navigation 7 5. Arbeitsablauf: Bereitstellung der Auswertungen Automatische Bereitstellung Manuelle Bereitstellung Arbeitsablauf: Cockpit Allgemein Bereitstellung: Stapeldruck Aufruf COCKPIT Bedienung COCKPIT Arbeitsablauf: Freizeichnung Bereitstellung zur Prüfung Benachrichtigung über die Bereitstellung Freizeichnung erteilen bzw. ablehnen Mitteilung über Freizeichnung bzw. Ablehnung Arbeitsablauf: Dateitransfer Bereitstellung von Dateien durch den Steuerberater bei Bereitstellung durch den Steuerberater Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten 21

2 8.4. Mitteilung bei Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten Hilfe 22

3 Seite 3 1. Zweck der Anwendung Mit Auswertungen Online (AOL) können Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Rechnungs- und Personalwesen und der Steuerberechnung im Agenda Unternehmens-Portal zur Verfügung stellen. Über das Cockpit werden dem Mandanten zudem wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus der Finanzbuchhaltung grafisch dargestellt. Jahresabschlüsse und Steuerklärungen können dem Mandanten zur Prüfung und Freizeichnung bereitgestellt werden. Über die Funktion Dateitransfer können Dateien zwischen Ihnen und Ihrem Mandanten sicher ausgetauscht werden. Ein automatischer Benachrichtigungsdienst informiert Sie wenn neue Dateien oder Dokumente bereitgestellt wurden. Auswertungen Online kann an jedem PC oder mobilen Endgeräten, z. B. Tablet oder Smartphone, mit Internet-Zugang genutzt werden. Die Daten werden in einem deutschen Hochsicherheitszentrum gespeichert. 2. Einrichtung zum Start Auswertungen Online bestellen & aktivieren 1. Loggen Sie sich im Kundenbereich ein: agenda-kunden.de 2. Füllen Sie das Bestellformular für Cloud-Anwendungen aus.»software Cloud-Anwendungen Bestellformular für Mandanten«. 3. Ihr Mandant erhält eine Bestätigung per 1: Absender: info@agenda-software.de Betreff: Zugangsdaten Rechenzentrum Über den in der enthaltenen Link muss der Mandant seine Zugangsdaten erfassen. 1

4 Seite 4 4. Sobald die Zugangsdaten erfasst sind, erhält Ihr Mandant das Login-Passwort per 1: Absender: info@agenda-software.de Betreff: Ihr Login zum Agenda-Kundenbereich Innerhalb von drei Werktagen erhält er ein Einschreiben mit seinem persönlichen Aktivierungscode Auf agenda-aktivierung.de muss der Mandant den Aktivierungscode und das Login-Passwort erfassen Sie erhalten von uns eine mit der Agenda-Kundennummer Ihres Mandanten: Absender: info@agenda-software.de Betreff: Aktivierung der Cloud-Anwendungen für Ihren Mandanten 7. Erfassen Sie die Kundennummer Ihres Mandanten in den Mandanten-Adressdaten (Register: CloudAnwendungen) und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für»auswertungen Online«. 8. Klicken Sie auf <Jetzt synchronisieren> und loggen Sie sich ein.

5 Seite 5 9. Nach der Synchronisation öffnen Sie die -Bearbeitung mit Klick auf <Ja>. 10. Senden Sie die mit Ihren Verbindungsdaten (Agenda-Kundennummer, Kanzleinummer, Mandantennummer) an Ihren Mandanten. 11. Die Verbindungsdaten gibt Ihr Mandant nach dem ersten Login im Agenda Unternehmens-Portal ein unter: agenda-unternehmensportal.de. 1 Diese Schritte entfallen, wenn Ihr Mandant bereits eine Agenda-Cloud-Anwendung (z.b. Kassenbuch Online oder Digitales Belegbuchen) nutzt. 3. Aufruf Auswertungen Online 3.1. Steuerberater Der Steuerberater hat folgende Möglichkeiten um Auswertungen Online im Unternehmens-Portal zu starten: Arbeitsplatz Über die Navigationspunkt»Anwendungen & Favoriten«im Arbeitsplatz.

6 Seite 6 Browser Mit der Erfassung der Internet-Adresse agenda-unternehmensportal.de im Browser 3.2. Mandant Der Mandant hat folgende Möglichkeiten um Auswertungen Online im Unternehmens-Portal zu starten: Browser Mit der Erfassung der Internet-Adresse agenda-unternehmensportal.de im Browser Link in Der Mandant erhält bei der Bereitstellung von Auswertungen, Dateien und Dokumenten eine . Die enthält einen Link, über den man direkt das Unternehmens-Portal aufrufen kann.

7 Seite 7 4. Navigation Wählen Sie im linken Navigationsbereich den gewünschten Programmbereich. Im rechten Arbeitsbereich können Sie die gewünschte Auswertung auswählen. 5. Arbeitsablauf: Bereitstellung der Auswertungen Aus den Anwendungen FIBU (inkl. Jahresabschluss), LOHN, DMS und aus allen Steuerprogrammen können Auswertungen bereitgestellt werden. Die Bereitstellung kann automatisch und manuell erfolgen.

8 Seite Automatische Bereitstellung 1. Steuerung des Bereitstellungs-Zeitpunktes + Hinweismeldung Bei der automatischen Übergabe der Auswertungen kann individuell gesteuert werden, wodurch die Übergabe an Auswertungen Online ausgelöst wird. Zudem können Sie festgelegen, ob vor der Bereitstellung eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt wird.»arbeitsplatz Optionen Einstellungen AOL...«Diese Einstellung ist kanzlei- und mandantenübergreifend.

9 Seite 9 2. Auswahl von Auswertungen Bei der automatischen Bereitstellung werden immer die Auswertungen an Auswertungen Online übergeben, die im Register»AOL-Auswertungen«aktiviert wurden:»arbeitsplatz Optionen Einstellungen AOL... Register: AOL-Auswertungen«In diesem Register ist eine Vorbelegung gespeichert. Diese Vorbelegung gilt für jeden Mandanten: Hinweis Wenn Sie eine abweichende Auswahl für einzelne Mandanten vornehmen wollen, so speichern Sie diese in den jeweiligen Mandanten-Adressdaten:»Arbeitsplatz Mandant Mandantendaten Bearbeiten Register: AOL-Auswertungen«Diese Einstellung gilt dann nur für den ausgewählten Mandanten. 3. Bereitstellungs Bei der automatischen Bereitstellung kann eine automatisch an Ihren Mandanten erzeugt werden:»arbeitsplatz Optionen Einstellungen AOL Register: AOL-Auswertungen«

10 5.2. Seite 10 Manuelle Bereitstellung Manuelle Bereitstellung aus FIBU und LOHN»Auswertungen Stapeldruck«.

11 Seite 11 Manuelle Bereitstellung aus FIBU Jahresabschluss»Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV - Überschussrechnung«. Manuelle Bereitstellung aus Dokumenten-Management-System

12 Seite 12 Manuelle Bereitstellung aus den Steueranwendungen»Drucken Formulardruck«. Manuelle Bereitstellung aus der Bildschirmansicht In den Anwendungen LOHN, FIBU und ANLAG kann die Übergabe aus jeder Bildschirmansicht gestartet werden.

13 Seite Arbeitsablauf: Cockpit 6.1. Allgemein Über das Cockpit werden dem Mandanten wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen grafisch im Unternehmens-Portal dargestellt. Verfügbar sind die Kennzahlen für FIBU-Mandanten mit dem Sachkontenrahmen 03 und 04. Das Cockpit steht automatisch in allen Mandanten zur Verfügung, bei denen in den MandantenAdressdaten im Register Cloud-Anwendungen Auswertungen Online aktiviert ist.»agenda FIBU Stammdaten Mandanten-Adressdaten«Nutzungsvoraussetzung:»Finanzbuchführung Cockpit«aktiviert.

14 Seite 14 Im Standard sind die hier dargestellten Kennzahlen aktiv Bereitstellung: Stapeldruck Die Bereitstellung der Daten für Cockpit erfolgt im Stapeldruck der FIBU.»Auswertungen Stapeldruck«

15 Seite Aufruf COCKPIT Das Cockpit wird im Navigationsbereich des Unternehmens-Portal aufgerufen Bedienung COCKPIT Mit Klick auf den Balken, bzw. die Schaltfläche <Details> öffnet sich die Detailaufstellung der jeweiligen Werte. Mit dem Symbol werden die Werte aus dem aktuellen Jahr und dem Vorjahr in einem Liniendiagramm angezeigt. Über die Schaltflächen <Monat> / Jahreswerte anzeigen. können Sie die aktuellen Monats- oder die kumulierten Über die Schaltfläche < > werden die Werte in Euro angezeigt. Mit der Schaltfläche <%> werden die aktuellen Werte in Prozent zum Vorjahr angezeigt.

16 Seite Arbeitsablauf: Freizeichnung Die Freizeichnung steht automatisch bei allen Mandanten zur Verfügung bei denen Auswertungen Online aktiviert ist Bereitstellung zur Prüfung Im FIBU-Jahresabschluss und in den Steuererklärungen können Jahresabschlüsse/Steuererklärungen über gesonderte Schaltflächen zur Prüfung und Freizeichnung bereitgestellt werden Steuerprogramme:»Drucken Formulardruck«Finanzbuchhaltung:»Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GUV Überschussrechnung«

17 Seite Benachrichtigung über die Bereitstellung Bei der Bereitstellung wird automatisch eine erzeugt, die den Mandanten über die Bereitstellung informiert. In der wird der Mandant über die Vorgehensweise zur Prüfung und Freizeichnung bzw. Ablehnung informiert.

18 Seite Freizeichnung erteilen bzw. ablehnen Über den in der enthalten Link gelangt der Mandant automatisch in die zur Prüfung bereitgestellten Jahresabschlüsse bzw. Steuererklärungen. Im Anschluss an die Prüfung kann der Mandant über die rechte Maustaste die Freizeichnung erteilen oder ablehnen. Der Mandant kann das Agenda Unternehmens-Portal auch direkt über agenda-unternehmensportal.de aufrufen Mitteilung über Freizeichnung bzw. Ablehnung Über eine Mitteilung im Arbeitsplatz werden Sie automatisch informiert, wenn der Mandant die Freizeichnung erteilt bzw. abgelehnt hat.

19 Seite Arbeitsablauf: Dateitransfer Der Dateitransfer steht automatisch bei allen Mandanten zur Verfügung bei denen Auswertungen Online aktiviert ist Bereitstellung von Dateien durch den Steuerberater Der Dateitransfer wird im Arbeitsplatz über 8.2.»Mandant Anwendungen & Favoriten«aufgerufen. bei Bereitstellung durch den Steuerberater Nach der Bereitstellung der Datei werden die in den Mandanten-Adressdaten hinterlegten Adressen zur Auswahl angeboten. Im Anschluss öffnet sich Ihr -Programm. Die enthält Ihre Absenderangaben, die in den Mandanten-Adressdaten hinterlegte Briefanrede und Ihre -Signatur.

20 Seite 20 Über den Link gelangt der Mandant in das Anmeldefenster des Unternehmens-Portals. Nach Erfassung der Zugangsdaten werden die bereitgestellten Dateien in Arbeitsbereich des Unternehmens-Portals angezeigt. Mit Doppelklick wird die Datei geöffnet. Hinweis Zugangsdaten Die Zugangsdaten wurden dem Mandanten per (Absender: Betreff:»Ihr Login zum Agenda-Kundenbereich«) gesendet. Falls der Mandant sein Passwort geändert hat, ist dieses zu erfassen. Hinweis Popup-Blocker Auswertungen und Dateien werden im Browser als Pop-up-Fenster geöffnet, Pop-ups von Agenda dürfen nicht blockiert werden.

21 Seite Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten 1. Unternehmens-Portal öffnen Im Browser ist hierzu die folgende Adresse zu erfassen: agenda-unternehmensportal.de Hinweis Zugangsdaten Die Zugangsdaten wurden dem Mandanten per (Absender: Betreff:»Ihr Login zum Agenda-Kundenbereich«) gesendet. Falls der Mandant ein individuelles Passwort erfasst hat, ist dieses zu erfassen. 2. Dateiauswahl aufrufen 8.4. Mitteilung bei Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten Bei der Bereitstellung wird automatisch eine Mitteilung erzeugt und im Arbeitsplatz angezeigt. Mit Klick auf den Link gelangen Sie in das Agenda Unternehmens-Portal und können dort die bereitgestellte Datei sofort öffnen.

22 Seite Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.

23 Seite 23 Empfehlungen für Auswertungen Online»Hilfe Infos für Anwender«Nr Schnelleinstieg Auswertungen Online (Mandanten-Version)»Hilfe Häufige FragenHilfe Online-Seminare«FIBU Basis I - VI FIBU Tipps für Profis I + II OP-Buchführung I - III Kontoauszugs-Manager I + II Kostenrechnung I + II FIBU Jahresabschluss I + II Handes- / Steuerbilanz E-Bilanz I - III Elektronische Offenlegung / Hinterlegung (XBRL) FIBU Jahreswechsel»Hilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.