Mandanten anwendungsübergreifend kopieren

Transkript

1 Mandanten anwendungsübergreifend kopieren Bereich: ALLGEMEIN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen Details Kopieren von Mandanten mit aktivierten Cloud-Anwendungen Kopieren von Mandanten mit aktivierten Anwendungen im Personal-Portal Kopieren auf eine bestehende Mandantennummer Daten, die nicht kopiert werden Abweichende FIBU-Mandantennummer wird nicht in FAKTURA bzw. CRM kopiert Kein Anwendungsstart während des Kopiervorgangs möglich 9 5. Wichtige Informationen 9

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie einen Mandanten über eine einzelne Funktion anwendungsübergreifend kopieren. 2. Voraussetzungen 1. Alle Agenda-Anwendungen schließen Alle Agenda-Anwendungen müssen geschlossen sein (bei Netzwerkinstallationen an allen Arbeitsplätzen). Nur dann können Mandanten anwendungsübergreifend kopiert werden. Im ARBEITSPLATZ können Sie prüfen, ob noch Agenda-Anwendungen geöffnet sind:»tools Liste der aktiven Anwendungen«. 2. Als Benutzer mit Administratorenrechten anmelden oder Funktion für Benutzer mit eingeschränkten Rechten freischalten Über Agenda BENUTZER regeln Sie die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf Mandanten und Funktionen der Agenda-Anwendungen. Dabei wird unterschieden: Benutzer mit Administratorenrechten Benutzer mit eingeschränkten Rechten Benutzer mit Administratorenrechten Ist die Benutzerverwaltung eingeschaltet, gilt Folgendes: Benutzer mit Administratorenrechten können Mandanten uneingeschränkt über alle Agenda-Anwendungen kopieren. Benutzer mit eingeschränkten Rechten Für Benutzer mit eingeschränkten Benutzerrechten ist das anwendungsübergreifende Kopieren standardmäßig gesperrt. Sie können die Funktion gezielt für bestimmte Benutzergruppen freischalten. Die Einstellungen nehmen Sie in Agenda BENUTZER in den Benutzergruppen vor. Fügen Sie bei den Zugriffsrechten folgende Funktion zu den erlaubten Funktionen hinzu: Anwendung: ZMIV Funktion: ZMIV Mandant anwendungsübergreifend kopieren Nr Schnelleinstieg BENUTZER.

3 Seite Kopierassistenten öffnen Einen Mandanten kopieren Sie im ARBEITSPLATZ in der Mandantenübersicht. 1.»Mandant Neuanlage & Bearbeiten«öffnen. 2. Mandant mit rechter Maustaste anklicken. 3. Eintrag»Mandant anwendungsübergreifend kopieren«aus Kontextmenü wählen. 4. Ein Assistent führt durch den Kopiervorgang. Schaltfläche <Weiter> klicken.

4 Seite 4 2. Zielkanzlei und Zielmandant wählen 1. Kanzleinummer des Zielmandanten erfassen. Sie können als Zielkanzlei nur eine bereits angelegte Kanzlei hinterlegen, da die Stammdaten nicht automatisch auf die neue Nummer kopiert werden können. Hinweis zur Zielkanzlei Soll der Mandant in eine neue Kanzlei kopiert werden, klicken Sie neben der Kanzleinummer auf. Über»Datei Neu«legen Sie eine neue Kanzlei an und wählen diese anschließend aus. 2. Mandantennummer des Zielmandanten erfassen. Die Bezeichnung des Mandanten wird automatisch vorbelegt. Sie können die Bezeichnung ändern. 3. Schaltfläche <Weiter> klicken.

5 Seite 5 3. Zu kopierende Daten wählen 1. Anwendungsbereiche aktivieren, aus denen die Daten kopiert werden sollen: Rechnungswesen Personalwesen Steuerberechnung Absatz- und Warenwirtschaft Es werden nur Anwendungsbereiche angezeigt, in denen Daten im Quellmandanten erfasst sind. Sind im Zielmandanten in einer Anwendung bereits Daten vorhanden, wird die Anwendung bei der Auswahl der Daten nicht angezeigt. Das heißt, es werden keine Daten überschrieben, die beim Zielmandanten bereits vorhanden sind. Beispiel: Im Zielmandanten sind bereits FIBU-Daten angelegt. Sie möchten jedoch diese aus dem Quellmandanten übernehmen. 1. Mandant in FIBU in allen Wirtschaftsjahren löschen: Nr Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen. 2. Mandant im ARBEITSPLATZ anwendungsübergreifend kopieren. 3. FIBU-Daten zum Kopieren auswählen. Hinweis zu FAKTURA und CRM Die Daten aus dem Bereich»Absatz- und Warenwirtschaft«können nur kopiert werden, wenn der Mandant innerhalb der Kanzlei 1 kopiert wird. Wenn Sie einen Mandanten in eine andere Kanzlei mit einer Kanzleinummer größer als 1 kopieren, werden die Daten aus Agenda FAKTURA und CRM nicht mitkopiert. 2. Schaltfläche <Weiter> klicken.

6 Seite 6 3. Wählen, ob die Daten aus den Bereichen»Office-Management«und»Zentralfunktionen«kopiert werden sollen. Hinweise zu DMS Kopieren Sie den Mandanten in eine andere Kanzlei, gehen folgende Eigenschaften der Dokumente verloren: Benutzerdefinierte Schlagwörter Individuelle Dokumententypen Ist in Dokumenten die Kanzleinummer und/oder die Mandantennummer enthalten, werden diese beim Kopieren im Zielmandanten nicht geändert. Das Erstellt-am-Datum wird auf das tagesaktuelle Datum gesetzt. Sollte das Quelldokument noch»in Bearbeitung«sein, werden im Zieldokument die entsprechenden Kennungen (Felder»In Bearbeitung [von seit an PC Windows-Anmeldename]«) gelöscht. Die»Übergabe an FRISTEN«wird auf»keine Übergabe«gesetzt. Das Erledigt-Datum wird nicht übernommen. Hinweise zu ZDÜ Beim Kopieren werden in PDF-Auswertungen die Stammdaten des Mandanten nicht verändert (z. B. in Übertragungsprotokollen, komprimierte Erklärungen usw.). Die Stammdaten des Quellmandanten werden 1:1 in den Zielmandanten übernommen (inkl. Kanzlei- und Mandantennummer, sofern diese vorhanden sind). Die Abfrageergebnisse der elektronischen Steuerkontenabfrage werden nicht in den Zielmandanten kopiert. Führen Sie die Steuerkontoabfrage bei Bedarf im Zielmandanten erneut durch. Schaltfläche <Weiter> klicken.

7 Seite 7 4. Mit Klick auf Schaltfläche <Starten> den Kopiervorgang auslösen. Der Quellmandant wird entsprechend der gewählten Einstellungen auf die Nummer des Zielmandanten kopiert.

8 Seite 8 4. Details 4.1. Kopieren von Mandanten mit aktivierten Cloud-Anwendungen Die Einstellungen der Cloud-Anwendungen werden beim Kopieren nicht in den Zielmandanten übernommen, wenn diese im Quellmandanten über das Agenda-Rechenzentrum aktiviert sind (wie Auswertungen Online, Digitales Belegbuchen, Kassenbuch Online, Bank Online). 1. Entsprechenden Cloud-Anwendungen im Zielmandanten deaktivieren:»mandant Neuanlage & Bearbeiten Schaltfläche: Adressdaten bearbeiten Register: IT-Lösungen«. 2. Bank Online ist in der jeweiligen Bank gesondert zu aktivieren:»mandant Neuanlage & Bearbeiten Schaltfläche: Adressdaten bearbeiten Register: Bank«. Fragen zur Aktivierung der Cloud-Anwendungen richten Sie an die Hotline für den Bereich»Cloud-Anwendungen«: Telefon: Fax: cloud@agenda-software.de 4.2. Kopieren von Mandanten mit aktivierten Anwendungen im Personal-Portal Die Einstellungen von Anwendungen des Personal-Portals werden beim Kopieren nicht in den Zielmandanten übernommen, wenn diese im Quellmandanten aktiviert sind (wie Lohn- und Gehaltsdokumente Online). 1. Entsprechende Anwendungen im Quellmandanten deaktivieren:»lohn Transfer Personal-Portal aktivieren/deaktivieren Anwendungen für Mitarbeiter deaktivieren«. 2. Entsprechende Anwendungen im Zielmandanten aktivieren:»lohn Transfer Personal-Portal aktivieren/deaktivieren Anwendungen für Mitarbeiter aktivieren«. Nr Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) im Personal-Portal Fragen zur Aktivierung von Anwendungen des Personal-Portals richten Sie an die Hotline für den Bereich»Personalmanagement«: Telefon: Fax: personalmanagement@agenda-software.de 4.3. Kopieren auf eine bestehende Mandantennummer Die Daten aus dem Bereich»Rechnungswesen«können nur auf eine bestehende Mandantennummer kopiert werden, wenn der Ziel- und Quellmandant die gleiche Mandantenart haben (z. B. Firma). Bei einer abweichenden Mandantenart erhalten Sie eine Meldung. Passen Sie in diesem Fall die Mandantenart des Zielmandanten an den Quellmandanten an. Nr Mandantenart komplett ändern oder Abweichung zwischen ZMIV/FIBU bereinigen

9 Seite Daten, die nicht kopiert werden Die Daten aus folgenden Anwendungen werden nicht kopiert: FRISTEN Daten aus FRISTEN werden nicht kopiert, da dies zu doppelten Fristvorgängen im Posteingangbuch und Postausgangsbuch führend würde. ARCHIV Die Bereitstellung der Daten aus den Anwendungen erfolgt immer dann, wenn eine neue Archiv-DVD erstellt werden soll. Daher werden diese nicht kopiert. QM-CHECK Die Checklisten werden für jeden Mandanten für jeden Vorgang neu erstellt. Daher werden die Daten von QM-CHECK nicht kopiert. HONORAR/LEISTUNG Die Belege und Leistungen der Anwendungen HONORAR und LEISTUNG werden nicht kopiert, da diese Daten jederzeit wieder in der Form angezeigt und ausgegeben werden sollen, wie sie erstellt wurden. Beispiel: Lastschriftmandate 4.5. Die Rechnung wurde für den Mandanten L + L GmbH (Mandantennummer 10000) erstellt und versandt. Dieser Beleg muss mit dieser Mandantennummer wieder gedruckt werden können. Die Lastschriftmandate der Debitoren (FIBU) bzw. Kunden (FAKTURA) werden nicht in den Zielmandanten kopiert, da die Mandatsreferenznummer in den Lastschriftmandaten immer eindeutig sein muss. Nr SEPA-Lastschriften. Abweichende FIBU-Mandantennummer wird nicht in FAKTURA bzw. CRM kopiert Eine in den Mandanten-Programmdaten von FAKTURA (Register»FIBU/USt«) bzw. von CRM (Register»Nummernlogik/FIBU«) hinterlegte abweichende Mandantennummer für FIBU wird nicht in den Zielmandanten übernommen Kein Anwendungsstart während des Kopiervorgangs möglich Es kann keine Agenda-Anwendung gestartet werden, während ein Mandant kopiert wird. Beim Startversuch erscheint eine Meldung. Der Anwendungsstart wird nach Bestätigen dieser Meldung abgebrochen. 5. Wichtige Informationen Nr Mandant anwendungsübergreifend löschen Nr Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen