Schnelleinstieg DIGITALES BELEGBUCHEN

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1 Schnelleinstieg DIGITALES BELEGBUCHEN Bereich: Online-Services - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen Schritt 1 und 2: Login und Bestellvorgang Schritt 3-5: Persönliche Identifikation 3 3. Einrichtung Schritt 6: Mandant aktivieren (durch Steuerberater) Schritt 7: Mandant synchronisieren (durch Steuerberater) Schritt 8: BELEGTRANSFER konfigurieren (durch Mandant) 6 4. Arbeiten mit dem Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN Schritt 9: Belege scannen/importieren und übertragen (durch Mandant) Schritt 10: Belege abholen und verbuchen (durch Steuerberater) Online-Services-Manager Erster Online-Services-Administrator BELEGVERWALTUNG ONLINE Posteingang BELEGVERWALTUNG ONLINE Belegarchiv BELEGVERWALTUNG ONLINE Erweiterte Belegsuche BELEGVERWALTUNG ONLINE Papierkorb Benutzer Verwandte Themen 15

2 Seite 2 1. Ziel Dieser Schnelleinstieg beschreibt, wie Sie und Ihre Mandanten den Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN bestellen, einrichten und damit arbeiten. Der Schnelleinstieg konzentriert sich auf die wesentlichen Schritte. Detaillierte Informationen finden Sie in folgenden Infos: Nr Digitales Belegbuchen mit Agenda FIBU und ANLAG (über Rechenzentrum) Nr Schnelleinstieg BELEGTRANSFER 2. Voraussetzungen 2.1. Schritt 1 und 2: Login und Bestellvorgang Hinweis DIGITALES BELEGBUCHEN muss vom Steuerberater und vom Mandanten bestellt werden. Beide erhalten nach dem Bestellvorgang jeweils Folgendes: Eine Lizenzdatei, die die Anwendung BELEGTRANSFER freischaltet. BELEGTRANSFER dient zum Scannen, Importieren und Senden von Belegen. Individuelle Zugangsdaten (wenn noch nicht vorhanden). DIGITALES BELEGBUCHEN wird im Agenda-Kundenbereich bestellt. Der Bestellvorgang wird über folgenden Link gestartet: Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf <IT-Lösungen DIGITALES BELEGBUCHEN>. Schritt 1: Login Für die Bestellung des Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN ist ein Agenda KundenbereichsLogin erforderlich. Agenda-Kundenbereichs-Login vorhanden 1. Login-Daten erfassen. 2. Auf <Bestellen mit vorhandenem Login> klicken. Agenda-Kundenbereichs-Login nicht vorhanden Auf <Bestellen und Login anfordern> klicken. Wir erstellen Ihnen einen Login während des Bestellvorgangs.

3 Seite 3 Schritt 2: Bestellen Gehen Sie wie folgt vor: 1. Ggf. persönliche Daten vervollständigen. Alle mit einem Stern (*) markierten Felder müssen erfasst werden. 2. AGB zustimmen. 3. Auf <Absenden> klicken. Hinweis Besitzen Sie noch kein Agenda-Kundenbereichs-Login, wird Ihre -Adresse zugleich der Benutzername für den Agenda-Kundenbereich. Das Passwort erhalten Sie per zugeschickt Schritt 3-5: Persönliche Identifikation DIGITALES BELEGBUCHEN setzt auf höchste Sicherheit und maximalen Datenschutz. Aus diesem Grund ist der Zugriff auf den Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN nur persönlich identifizierten Personen möglich. Schritt 3: Freischaltung durch Agenda Sobald Ihre Bestellung eingegangen ist, prüfen wir Ihre Angaben und schalten den Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN innerhalb eines Arbeitstages frei. Wir informieren Sie über die Freischaltung per . Schritt 4: Zugangsdaten bestätigen Erstbenutzer Die Zugangsdaten des ersten Benutzers bestätigen Sie durch einen Aktivierungscode, den Sie von Agenda per Post erhalten. Hinweis Weitere Benutzer werden durch einen bereits bestätigten Benutzer mit Agenda Online-Zertifikat im Online-Service-Manager hinzugefügt. Schritt 5: Agenda Online-Zertifikat Nach Bestätigung der Zugangsdaten (Erstbenutzer per Aktivierungscode und weitere Benutzer durch Zuordnung im Online-Services-Manager) erhalten Sie Ihr persönliches Agenda Online-Zertifikat per . Dieses benötigen Sie, sobald Sie mit DIGITALES BELEGBUCHEN arbeiten. Wichtige Hinweise Das Zertifikat ist persönlich für Sie ausgestellt. Das Zertifikat darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Das Zertifikat ist nur mit Ihrem Agenda-Kundenbereichs-Login gültig. Speichern Sie das Zertifikat am besten auf einem USB-Stick ab. Das Zertifikat ist 5 Jahre gültig. Sie erhalten vor Ablauf automatisch ein Folge-Zertifikat.

4 Seite 4 3. Einrichtung 3.1. Schritt 6: Mandant aktivieren (durch Steuerberater) Hinweise Das Aktivieren muss für jeden Mandanten einmalig durchgeführt werden, für den der OnlineService DIGITALES BELEGBUCHEN verwendet werden soll. Erst wenn ein Mandant durch den Steuerberater aktiviert wurde, kann dieser Belege erfolgreich senden. Voraussetzungen Zugriff auf Ihr Agenda Online-Zertifikat (aus Schritt 5 3 ). DIGITALES BELEGBUCHEN muss freigeschaltet sein. Freischaltungs- von Agenda (aus Schritt 3 3 ). Vorgehensweise 1.»FIBU Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register IT-Lösungen«. 2. Option <DIGITALES BELEGBUCHEN aktivieren> anklicken. Agenda-Kundennummer des Mandanten ergänzen. Der Mandant erhält den Status»Synchronisation ausstehend«. 3. Mandanten-Adressdaten verlassen. 4. Eine Meldung fordert Sie zur Synchronisation auf. Schaltfläche <ja>.

5 Seite Schritt 7: Mandant synchronisieren (durch Steuerberater) Nach der Aktivierung des Mandanten folgt die Übermittlung der Stammdaten an das AgendaRechenzentrum. Die Stammdaten des Mandanten werden auf Ihrem Rechner verschlüsselt in ein sogenanntes»agenda ONLINE Paket«verpackt. Dieses verschlüsselte Paket wird zusätzlich über eine SSL-Verbindung an das Agenda-Rechenzentrum übertragen. Folgende Stammdaten übermittelt Agenda an das Rechenzentrum: Ihre Kundennummer Kundennummer des berechtigten Senders Kanzleinummer Kanzleiname Mandantennummer Mandantenname USt-IdNr. des Mandanten Vorgehensweise 1. Wurde für einen Mandanten der Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN aktiviert, erhalten Sie beim Verlassen der Mandanten-Programmdaten den folgenden Hinweis: Hinweis mit Klick auf <Ja> bestätigen. 2. Login-Daten erfassen: Speicherpfad des Agenda Online-Zertifikats Kundenbereichs-Login ( und aktuelles Passwort) erfassen. Auf <Login> klicken.

6 Seite 6 Tipp Wenn Sie den Haken bei <Tageslogin> setzen, werden Sie nur einmal pro Tag nach Ihren LoginDaten gefragt. 3. Die Verbindung wird aufgebaut und die Synchronisation durchgeführt. Der Vorgang dauert i. d. R. nur wenige Augenblicke. Eine Meldung informiert Sie über den Status der Synchronisation: Auf <OK> klicken 3.3. Schritt 8: BELEGTRANSFER konfigurieren (durch Mandant) Nachdem Sie Ihren Mandanten erfolgreich in der FIBU aktiviert und synchronisiert haben, muss nun Ihr Mandant die Anwendung BELEGTRANSFER für den ersten Versand konfigurieren. Voraussetzungen Der Mandant hat DIGITALES BELEGBUCHEN bestellt. Der Mandant hat BELEGTRANSFER mit der Lizenzdatei installiert. Der Mandant hat sich selbst im ARBEITSPLATZ als Mandant angelegt. Der Mandant hat Zugriff auf sein persönliches Agenda Online-Zertifikat. Der Mandant benötigt von Ihnen als Steuerberater: o Ihre Agenda-Kundennummer o Ihre Kanzleinummer, unter der Sie den Mandanten verwalten. o Ihre Mandantennummer, unter der Sie den Mandanten verwalten.

7 Seite 7 Vorgehensweise 1. BELEGTRANSFER starten. Ein Assistent führt Sie durch die notwendigen Schritte. 2. Empfänger der BELEGE vervollständigen: Feld Erläuterung Agenda-Kundennummer Empfänger (z. B. die des Steuerberaters). Kanzleinummer Empfänger (die Kanzleinummer, unter der Sie Ihr Steuerberater in seinem System führt). Mandantennummer Empfänger (die Mandantennummer, unter der Sie Ihr Steuerberater in seinem System führt). -Adresse Optionale Angabe. Auf <Weiter> klicken. 3. Standard-Belegordner. In diesen Ordnern werden Belege gespeichert. Sie können die vorgeschlagenen Belegordner einfach belassen oder über die Schaltflächen <Neuer Ordner>, <Löschen>, <Umbenennen> individuell anpassen. Die Anpassungen können Sie auch jederzeit später vornehmen. Auf <Fertigstellen> klicken. 4. BELEGTRANSFER ist nun fertig konfiguriert und bereit für den ersten Versand.

8 Seite 8 4. Arbeiten mit dem Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN Nachdem Sie als Steuerberater und Ihr Mandant den Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN bestellt und eingerichtet haben, können Sie den Service nutzen. Zunächst sendet, scannt oder importiert der Mandant seine Belege in der Anwendung BELEGTRANSFER. Das Agenda-Rechenzentrum leitet jeden gesendeten Beleg über eine OCR-Erkennung und erstellt Buchungssatz-Vorschläge. Die Belege stehen in der Regel innerhalb weniger Minuten nach dem Senden für den Steuerberater zum Abholen bereit. Über die FIBU ruft der Steuerberater die zur Verfügung stehenden Belege und BuchungssatzVorschläge ab. Auf Knopfdruck können die Belege verbucht werden Schritt 9: Belege scannen/importieren und übertragen (durch Mandant) 1. Belege scannen 1. In Agenda BELEGTRANSFER <Belege scannen> wählen, um neue Belege zu scannen. 2. Ziel-Belegordner wählen. 3. Auf <Scannen> klicken.

9 Seite 9 2. Optional: Belege nachbearbeiten Aktion Symbol Drehen Reihenfolge ändern Heften/Entheften Alternativ: <Belege importieren> wählen, um bereits digitalisierte Belege von der Festplatte zu importieren. Auf <Belege senden> klicken. 3. Login-Daten erfassen Auf <Login> klicken.

10 Seite Übertragen Die Verbindung wird aufgebaut und die Belege übertragen. Je nach Anzahl und Größe der zu übertragenden Belege kann dieser Vorgang etwas Zeit in Anspruch nehmen. Eine Meldung informiert Sie über das Ende des Vorgangs. Auf <OK> klicken. Die Belege wurden erfolgreich an das Agenda-Rechenzentrum gesendet. Sofern in den Empfänger-Daten in BELEGTRANSFER ein -Versand konfiguriert wurde, erstellt BELEGTRANSFER nun die entsprechende und übergibt Sie zur weiteren Bearbeitung an Ihr -Programm Schritt 10: Belege abholen und verbuchen (durch Steuerberater) 1. Buchungserfassung öffnen In Agenda FIBU im gewünschten Mandanten die Buchungserfassung aufrufen:»fibu Bearbeitung Buchungserfassung«. Gewünschten Buchungskreis (z. B. Bank, Kasse usw.) auswählen. Auf <Digitale Belege buchen> klicken.

11 Seite Login Auf <Login> klicken. 3. Verbindungsaufbau 4. Belegordner auswählen 4. Zu buchenden Belegordner auswählen. Auf <Öffnen> klicken.

12 Seite Belege herunterladen und verbuchen Die Belege werden heruntergeladen. Ein zweites Fenster baut sich neben der Buchungserfassung auf. Die Belege können nun verbucht werden. Beleg markieren, der verbucht werden soll. Auf <Buchungssatz vorschlagen> klicken. Nachdem Sie den Buchungssatz vervollständigt haben, können Sie über die Schaltfläche <+ Nächster Beleg> oder einfach mit der Taste <+> zum nächsten Beleg blättern, um diesen zu verbuchen. Buchungserfassung schließen, wenn alle Belege verbucht sind. Die fertiggestellten Buchungssätze werden mit dem Agenda-Rechenzentrum synchronisiert. Eine Meldung fordert Sie auf die Synchronisation zu bestätigten. Auf <Ja> klicken. 5. Online-Services-Manager Nr Online-Services-Manager. Der Online-Services-Manager ist die zentrale Schnittstelle für die Online-Services von Agenda. Im Online-Services-Manager können Sie: Konfigurationen vornehmen Nutzungs-Statistiken einsehen Online-Service spezifische Funktionen aufrufen (z. B. Belegarchiv, verfügbare Kontoauszüge usw.) Weiterhin steht eine erweiterte Benutzerverwaltung zur Verfügung. Hier können zusätzliche Benutzer für bestimmte Services wie z. B. BANK ONLINE oder DIGITALES BELEGBUCHEN hinzugefügt und administriert werden. Die Benutzerverwaltung ergänzt die bestehende Rechteverwaltung von BENUTZER. Den Online-Services-Manager starten Sie über folgenden Link: Erster Online-Services-Administrator Derjenige, der den ersten Online-Service bei Agenda bestellt, erhält automatisch den ersten administrativen Zugang zum Online-Services-Manager. Dieser Benutzer kann weitere Administratoren oder auch andere Benutzer anlegen.

13 Seite BELEGVERWALTUNG ONLINE Posteingang Im Posteingang der BELEGVERWALTUNG sehen Sie alle Belege, die Ihre Mandanten an Sie gesendet haben. Im Posteingang werden Belege dargestellt, die einen der folgenden Status aufweisen: Status Erläuterung Analysiert Diese Belege sind neu und wurden durch die OCR-Erkennung geleitet. Belegerkennung deaktiviert Diese Belege sind neu. Es fand keine OCR-Erkennung statt. Abgeholt Diese Belege wurden bereits mithilfe der FIBU abgeholt, aber noch nicht verbucht. Per Doppelklick gelangen Sie in den Belegeditor. Für neu angelegte Belege (Status: analysiert oder Belegerkennung deaktiviert) können Sie den von Agenda erstellten Buchungsvorschlag anpassen. Sie als Steuerberater wie auch Ihr Mandant haben Zugriff auf den Posteingang. Ihr Mandant natürlich nur auf seine eigenen Belege.

14 Seite BELEGVERWALTUNG ONLINE Belegarchiv Im Belegarchiv finden Sie alle Belege, die sich im Status»Verbucht«befinden. Ihr Mandant hat auf das Belegarchiv ebenfalls Zugriff; natürlich wieder nur auf seine eigenen Belege. Per Doppelklick öffnet sich der Belegeditor. Bei einem verbuchten Beleg können die Datenfelder nur noch eingesehen, aber nicht mehr geändert werden BELEGVERWALTUNG ONLINE Erweiterte Belegsuche Die erweiterte Belegsuche bietet Ihnen sehr flexibel die Möglichkeit, nach einem Beleg zu suchen. Ihnen stehen beliebig kombinierbare Suchfilter zur Verfügung. Die häufigsten Suchparameter haben wir Ihnen vorbelegt. Sie können diese Parameter jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen.

15 Seite BELEGVERWALTUNG ONLINE Papierkorb Wurden über die FIBU oder im Posteingang Belege gelöscht, wandern diese in den Papierkorb. Im Papierkorb haben Sie die Möglichkeit, diese wiederherzustellen oder endgültig zu löschen. Symbol Erläuterung Einzelnen Beleg endgültig löschen. Papierkorb leeren und alle gelöschten Belege endgültig löschen. Einzelnen Beleg wiederherstellen Benutzer Beachten Sie, dass alle Funktionen von DIGITALES BELEGBUCHEN eng mit der Rechteverwaltung von Agenda gekoppelt sind. Sie haben stets nur auf Mandanten bzw. Funktionen Zugriff, die in BENUTZER für Sie freigeschaltet sind. Ergänzend greift für den Online-Service DIGITALES BELEGBUCHEN die Rechteverwaltung des OnlineServices-Managers. Nr Online-Services-Manager im Abschnitt»Administration Benutzerverwaltung«. 6. Verwandte Themen Folgende Infos für Anwender stehen Ihnen noch zur Verfügung: Nr Schnelleinstieg BENUTZER Nr Digitales Belegbuchen mit Agenda FIBU und ANLAG (über Rechenzentrum) Nr Schnelleinstieg BELEGTRANSFER Nr Online-Services-Manager