ANLEITUNG SRZ BANKING (2. AUFLAGE) Stand: 10. April 2017

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1 ANLEITUNG SRZ BANKING (2. AUFLAGE) Stand: 10. April 2017

2 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 1 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einführung Einstellungen Benutzerrecht einrichten Basis-Einstellungen für die Kanzlei Bankverbindungen der Mandanten freischalten Besonderheiten in der Bearbeitung des Zahlungsverkehrs Ausgangskorb Freigabeverfahren Freigabe per Datenträgerbegleitzettel Digitale Freigabe Freigabe per VEU-Verfahren ( Verteilte Elektronische Unterschriften ) Import von Zahlungsdateien Besonderheiten in der Bankkontierung Übersicht über alle angemeldeten Bankverbindungen beim SRZ 16

3 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 2 1 Einführung Alternativ zur Verwendung des Simba Banking stellt Simba jetzt mit dem Modul SRZ Banking die Anbindung an ein Service-Rechenzentrum (SRZ) zur Verfügung. Diese direkte Anbindung an ein Service-Rechenzentrum vereinfacht v.a. das Anmeldeverfahren von neuen Mandanten und deren Bankverbindungen. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formulars wird die Anmeldung sowohl für Kunden als auch für die Banken einfacher und schneller. Im Folgenden finden Sie die detaillierte Erläuterung der Vorgehensweise, um Ihre Anbindung an das Service-Rechenzentrum EFIS (EDI Finance Service AG) sowie die Anmeldung Ihrer Bankverbindungen bzw. die Ihrer Mandanten vorzunehmen. Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass der Simba-Server eine aktive Internet-Verbindung zur Verfügung hat. Außerdem bitten wir darum, dass Sie Ihre Firewall (falls vorhanden) um folgende Regel erweitern: Programm: SBCache\Banking\send_srz\bin\pscp.exe Port: 22 (SFTP) Remoteserver: glocke.efis3.de=

4 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 3 2 Einstellungen Um den Zahlungsverkehr sowie den Abruf der Kontoauszüge über Banking Rechenzentrum abwickeln zu können, benötigen Sie zunächst eine sogenannte S- Nummer. Sie erhalten diese nach Lizenzierung des Moduls SRZ Banking. 2.1 Benutzerrecht einrichten Bitte melden Sie sich zunächst als Administrator in Simba an und vergeben dem Benutzer, der die Anmeldung an das Service-Rechenzentrum vornehmen soll, folgendes Benutzerrecht:

5 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) Basis-Einstellungen für die Kanzlei Rufen Sie nun das Menü Stammdaten System Einstellungen Service- Rechenzentrum auf. Dort tragen Sie nun die Ihnen zugeteilte S-Nummer folgendermaßen ein: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Passwort erstellen.

6 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 5 Tragen Sie hier nun ein Passwort für die Anbindung an das Service-Rechenzentrum ein. Bitte beachten Sie die unter i hinterlegten Passwortregeln: Bitte verwahren Sie dieses Passwort an einem sicheren Ort! Sie erhalten folgende Meldung, sofern das Passwort den Regeln entspricht und angenommen wurde:

7 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 6 Anschließend tragen Sie den verantwortlichen Ansprechpartner für SRZ Banking in Ihrer Kanzlei im Bereich Ansprechpartner Kanzlei ein. Dieser hier eingestellte Mitarbeiter ist der allgemein für die Anbindung an das Service- Rechenzentrum Zuständige. In Kapitel 2.3 kann je Bankverbindung ein hiervon abweichender Mitarbeiter hinterlegt werden. Im Bereich Zeiteinstellungen können Sie nun hinterlegen, zu welchen Zeitpunkten die Kontoauszüge abgeholt bzw. die Zahlungsaufträge gesendet werden.

8 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 7 Für die Abholung der Kontoauszüge empfiehlt sich ein Zeitpunkt am frühen Morgen, da das SRZ selbst zwischen 3 und 4 Uhr die Daten von den Banken abruft. Für den Versand der Zahlungsaufträge muss nicht zwingend ein Zeitpunkt eingestellt werden, da diese auch direkt im Zahlungsverkehr (vgl. Kapitel 3) versandt werden können. Allerdings ist mit dem Einstellen eines Zeitpunkts sichergestellt, dass die Zahlungsaufträge mindestens einmal am Tag gesendet werden. Hier empfiehlt sich ein Zeitpunkt nach Dienstschluss (ca /18.00 Uhr abends). Hier könnten Sie über die Anzahl der Wiederholungen auch mehrere Sendevorgänge einstellen: Beispiel: Sie tragen als Zeitpunkt Zahlungsaufträge ins SRZ senden 6:00 ein. Als Wiederholungen tragen Sie 6 ein und als Wartezeit zwischen den Wiederholungen 120 Minuten. Damit werden beginnend ab 6 Uhr im 2-Stunden-Rhythmus bis 18 Uhr automatisch die Zahlungsaufträge verschickt. Über die Schaltflächen jetzt abrufen bzw. jetzt senden können Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt den Abruf bzw. den Versand manuell anstoßen.

9 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 8 Im Bereich Zustand und Meldungen finden Sie Informationen zur Kommunikation von Simba mit dem SRZ. Hier finden Sie Informationen, falls die Verbindung zum Service-Rechenzentrum einmal nicht funktionieren sollte. Über die Art der Meldung können Sie erkennen, an welcher Stelle ggf. das Problem liegt. Wichtig: Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, so klicken Sie bitte in der Toolbar auf das Icon Speichern. 2.3 Bankverbindungen der Mandanten freischalten Im zweiten Schritt sind nun die gewünschten Bankverbindungen für die Kommunikation mit dem SRZ anzulegen und zu beantragen. Wechseln Sie hierfür in das Menü Stammdaten Mandant Einstellungen Banking. Wählen Sie dort nun die Option Teilnahme am Datenaustausch per Service- Rechenzentrum (SRZ): In der Registerkarte Service-Rechenzentrum tragen Sie zunächst im oberen Bereich die Daten des Ansprechpartners beim Mandanten ein:

10 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 9 Dieser Ansprechpartner ist im Regelfall der Kanzleimitarbeiter, der den vorliegenden Mandanten betreut. Ein genereller Ansprechpartner für die Anbindung des SRZ kann in den Einstellungen SRZ (siehe Kapitel 2.2) hinterlegt werden. Klicken Sie nun zunächst auf die Schaltfläche Übernehmen, um die für die Anbindung des SRZ für diesen Mandanten hinterlegten Kontaktdaten zu speichern. Wählen Sie nun die Schaltfläche Hinzufügen, um die Freischaltung einer Bankverbindung für das SRZ zu beantragen. Es wird folgende Untermaske angezeigt: Sie können hier wie gewohnt direkt die IBAN eintragen, aus der dann die BLZ und Kontonummer extrahiert wird. Bitte hinterlegen Sie hier auch die Faxnummer der Bank. Diese wird später auf dem Anmeldeformular angedruckt. Bei vielen Banken wird diese Faxnummer zwingend erwartet. Bitte erkundigen Sie sich im Vorfeld nach dieser Faxnummer, damit die Freigabe des Kontos sowie der Zahlungsläufe künftig rasch abgewickelt werden kann.

11 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 10 Möglicherweise hat Ihr Sachbearbeiter bei der Bank auch ein persönliches Faxgerät zur Verfügung, so dass diese Nummer hier eingestellt werden sollte. Stellen Sie hier nun im ersten Schritt bei den beiden Auswahlboxen Übermittlung Zahlungsdaten und Abruf Konto-Auszugsdaten auf beantragt. Sie können selbstverständlich auch nur eine der beiden Arten auf beantragt setzen, so dass Sie z.b. nur den Abruf der Konto-Auszugsdaten für diese Bankverbindung aktivieren. Bitte achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie auf dem Antrag (vgl. folgende Seite) nur die gewünschten Services ankreuzen. Hinweis: Sobald das Konto über das SRZ abgewickelt wird, setzen Sie den Status hier auf genehmigt. Leider kann dies nicht automatisiert vorgenommen werden, da diese Information nicht über die Schnittstelle geliefert werden kann. Die Kommunikation mit dem SRZ läuft aber dennoch, sobald die Bank das gewünschte Konto freigegeben hat! Mit Klick auf die Schaltfläche OK erfolgt nun im Hintergrund die Kommunikation mit dem SRZ. Anschließend kehren Sie auf die Maske Einstellungen Banking zurück. Klicken Sie nach wenigen Sekunden erneut auf die Schaltfläche Übernehmen, so wird das Anmeldeformular in der Übersicht eingestellt: Mit einem Doppelklick auf das Büroklammer-Symbol können Sie das Formular direkt öffnen:

12 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 11 Der Formularsatz enthält sowohl ein Formular für den Wechsel wie auch ein Formular für den Neuantrag. Ersteres verwenden Sie bitte dann, wenn Sie bereits in der Vergangenheit mit einem anderen Service-Rechenzentrum (z.b. Datev) zusammengearbeitet haben. Den Neuantrag verwenden Sie dann, wenn Sie noch nie eine Anbindung an ein Service-Rechenzentrum beantragt haben. Nachdem Sie das für Sie zutreffende Formular ausgedruckt haben, füllen Sie unbedingt diesen Teil entsprechend aus:

13 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 12 Sie finden den Formularsatz außerdem im Office Manager unter Dokumente Service-RZ JJJJ Bankformulare. Wichtig: Bitte leiten Sie nun dieses Anmeldeformular an die Bank weiter (per Fax oder per Post). Bitte senden Sie es NICHT an das Service-Rechenzentrum EFIS! Normalerweise gibt Ihnen die Bank leider keine Rückmeldung über eine vollzogene Freischaltung Ihrer beantragten Bankverbindung. Wurde die Bankverbindung freigeschaltet, so erfolgt beim nächsten Abruf der Kontoauszugsdaten (sofern Sie dies zeitgesteuert hinterlegt haben siehe Kapitel 2.2) automatisch der Abruf der Auszugsdaten auch dieser nun freigeschaltenen Bankverbindung. Simba setzt nun automatisch den Status von beantragt auf genehmigt in den Einstellungen Banking. Sie können ab sofort die abgerufenen Auszugsdaten über die Bankkontierung bearbeiten sowie Zahlungsaufträge über den Ausgangskorb im Zahlungsverkehr bzw. über den hinterlegten Automatismus versenden.

14 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 13 3 Besonderheiten in der Bearbeitung des Zahlungsverkehrs Der Zahlungsverkehr wird zunächst wie bisher gewohnt durchgeführt. Bei der Ausgabe des Zahlungslaufes wird nun bei Anbindung des SRZ keine separate Anwendung (wie bei Simba Banking) gestartet. 3.1 Ausgangskorb Die Zahlungsdateien werden hingegen in den Ausgangskorb gelegt. Sie können diese nun sofort versenden, indem Sie den Zahlungsauftrag aktivieren und dann auf Senden klicken oder zu dem in den Einstellungen SRZ hinterlegten Zeitpunkt automatisch versenden lassen. 3.2 Freigabeverfahren Für die Freigabe von Zahlungsaufträgen gibt es grundsätzlich drei unterschiedliche Möglichkeiten:

15 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) Freigabe per Datenträgerbegleitzettel Nach dem Senden des Zahlungsauftrags erhalten Sie einen Datenträgerbegleitzettel zurück. Diesen finden Sie im OM im Bereich Dokumente und dort im Ordner Service- RZ : Drucken Sie diesen aus, unterschreiben ihn und senden ihn an die hinterlegte Faxnummer (vgl. Kapitel 2.3) Digitale Freigabe Alternativ können Sie bei Ihrer Bank (bzw. Ihr Mandant bei seiner Bank), dass das Freigabeverfahren nicht über den Datenträgerbegleitzettel, sondern digital erfolgen soll. Ist dies hinterlegt, so können Zahlungsaufträge über die Online-Anwendung der Bank bzw. ggf. über eine von der Bank zur Verfügung gestellte App freigegeben werden Freigabe per VEU-Verfahren ( Verteilte Elektronische Unterschriften ) Eine weitere Option ist das VEU-Verfahren, also das 4-Augen-Prinzip. Auch dieses Verfahren ist bei der Bank für die gewünschte Bankverbindung zu beantragen und aktivieren zu lassen. Wurde ein Zahlungsauftrag nun an das Service-Rechenzentrum übermittelt, so wird dieser nun zur Freigabe bereitgestellt. Hierfür kann die Simba Banking-Anwendung verwendet werden. Alternativ stellen aber auch die Banken diese Aufträge zur Freigabe in ihren Online-Banking-Anwendungen bzw. Apps zur Verfügung. Nach Freigabe durch Erst- und Zweitunterschrift wird dann der Zahlungsauftrag durchgeführt. Für dieses Freigabeverfahren benötigen Sie eine EBICS-Bankverbindung.

16 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) Import von Zahlungsdateien Haben Sie (z.b. aus einem Lohnprogramm) bereits eine Zahlungsdatei im pain-format (SEPA-XML-Format) vorliegen, so können Sie diese über das Icon Datei in den Ausgangskorb importieren aus Ihrem Dateisystem in den Ausgangskorb übernehmen und von hier aus versenden. 4 Besonderheiten in der Bankkontierung Bitte achten Sie darauf, dass Sie nach dem ersten Abruf von Kontoauszugsdaten einmalig das Menü Stammdaten Mandant Bankverbindungen zuordnen aufrufen. Wählen Sie dort die gewünschte Bankverbindung aus. Ordnen Sie nun diese Bankverbindung dem Mandanten und einem FiBu-Konto zu. Außerdem ist es wichtig, dass Sie den Bereich der Erfassungsnummern auswählen.

17 Anleitung SRZ Banking (2. Auflage) 16 5 Übersicht über alle angemeldeten Bankverbindungen beim SRZ Im Menü Stammdaten System Einstellungen Service-Rechenzentrum finden Sie eine Übersicht über alle bisher beim SRZ angemeldeten Bankverbindungen sowie dem jeweiligen Status: Mit Hilfe der orangenen Filterzeile können Sie z.b. nach Mandantennummer, - name oder IBAN suchen:

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