Agenda-Software: Datensicherung

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1 Agenda-Software: Datensicherung Bereich: Technik - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Datensicherung: ELSTER-Zertifikat 3.2. Datensicherung: Agenda ONLINE-Zertifikat 3.3. Datensicherung: Agenda-Daten 4. Details 4.1. Mögliche Sicherungsmedien 4.2. Was sind Schattenkopien? 4.3. Wie brenne ich einen Ordner auf DVD? 5. Weitere Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Dieses Info beschreibt die Vorgehensweise zur Erstellung einer lokalen Komplettsicherung des Agenda- Datenbestands, einer Sicherung von ELSTER und des Agenda ONLINE-Zertifikats. Nutzen Sie diese Komplettsicherung: zur Sicherheit Ihrer Daten zur Rücksicherung Ihrer Daten zum Datenumzug auf eine neue Installation. Die sicherste und einfachste Möglichkeit der Datensicherung ist Agenda DASI ONLINE. Nr DASI ONLINE oder unter folgender Telefonnummer Voraussetzungen Voraussetzungen 1. Anmeldung als Administrator auf dem Rechner bzw. Server. auf dem Agenda installiert ist. 2. Optional benötigen Sie ein Sicherungsmedium wie z. B. eine externe Festplatte oder einen DVDbzw. Blu-Ray-Brenner. 3. Vorgehensweise Aufgrund der zentralen Datenhaltung der Agenda-Software können Sie eine Datensicherung auf einfache Weise durchführen. Das Kopieren des kompletten Agenda-Ordners ist für eine Komplettdatensicherung ausreichend. 1. Während der Sicherung kann nicht mit Agenda gearbeitet werden. Ausnahme: Sie verwenden Back-up-Lösungen, die mit Schattenkopien (siehe auch Seite ) arbeiten (z. B. Agenda DASI ONLINE). 2. Das Programm Agenda DASI (nicht zu verwechseln mit DASI ONLINE) ist in erster Linie für den Datentransfer gedacht und eignet sich nicht für eine regelmäßige Komplettsicherung. Tipp Wenn Sie die Möglichkeit dazu haben, empfehlen wir die Datensicherung anhand einer Datenrücksicherung auf einem zweiten PC zu testen.

3 Seite Datensicherung: ELSTER-Zertifikat Den Speicherort der Zertifikatsdatei finden Sie je nach Absenderdaten in den Kanzleidaten oder in den Mandanten-Adressdaten. Absenderdaten prüfen 1.»ARBEITSPLATZ: Alle Anwendungen Kategorie Zentralfunktionen Zentrale Datenübermittlung starten«2.»optionen ZDÜ-Optionen«Speicherort ermitteln. a) Ist»Kanzleidaten«ausgewählt, finden Sie den Speicherort des ELSTER-Zertifikats unter»arbeitsplatz: Bestand Kanzleidaten bearbeiten Register: ZDÜ«. b) Bei»Mandantendaten«ist der Speicherort des ELSTER-Zertifikats in den Mandanten- Adressdaten hinterlegt:»arbeitsplatz: Mandant Neuanlage & Bearbeiten <bearbeiten> Register: ELSTER- Zertifikate«.

4 Seite Datensicherung: Agenda ONLINE-Zertifikat Das Agenda Online-Zertifikat (betrifft Cloud-Anwendungen wie z. B. BANK ONLINE oder KASSENBUCH ONLINE) muss ebenfalls gesichert werden. Falls mehrere Mitarbeiter mit Cloud-Anwendungen arbeiten, müssen auch die Agenda Online-Zertifikate der anderen Mitarbeiter gesichert werden. Wenn der Zertifikatspfad gespeichert wurde, ermitteln Sie den Speicherort der Zertifikatsdatei in der Login-Maske der Cloud-Anwendungen. Beispiel 3.3. Datensicherung: Agenda-Daten 1. Alle Agenda-Anwendungen schließen Schließen Sie alle Agenda-Anwendungen an allen Arbeitsplätzen. 2. Agenda-Dienste beenden Wenn Sie ein Datensicherungstool einsetzen, können Sie als Vorlaufbefehl zum Beispiel das nachfolgende Skript verwenden. 1. Agenda-Installationsordner öffnen, z.b.»c:\agenda«. 2. Ordner aufrufen:»[...]\agenda\tools\interne Tools\«. 3. Rechtsklick auf»agenda_komponenten_beenden.cmd«. 4. Auf <Als Administrator ausführen> klicken. 5. Abfrage mit <Ja> bestätigen. 6. Nach Erfolgsmeldung Fenster schließen:

5 Seite 5 3. Agenda-Installationsordner kopieren 1. Rechtsklick auf Agenda-Installationsordner und im Kontextmenü auf»kopieren«klicken. 2. Sicherungsmedium im Datei-Explorer auswählen. Rechtsklick und im Kontextmenü auf»einfügen«klicken. Warten, bis der Kopiervorgang beendet ist, was je nach Datengröße und Rechenleistung mehrere Minuten dauern kann.. Auf Seite lesen Sie wie Sie den Agenda-Ordner auf ein Medium brennen

6 Seite 6 4. Agenda-Dienste starten Wenn Sie ein Datensicherungstool einsetzen, können Sie als Nachlaufbefehl zum Beispiel das nachfolgende Skript verwenden. 1. In den Agenda-Installationsordner wechseln, z.b.»c:\agenda«. 2. Ordner aufrufen:»[...]\agenda\tools\interne Tools\«. 3. Rechtsklick auf»agenda_komponenten_starten.cmd«. 4. Auf <Als Administrator ausführen> klicken. 5. Abfrage mit <Ja> bestätigen. 6. Nach Erfolgsmeldung Fenster schließen:

7 Seite Details Mögliche Sicherungsmedien Medium Kapazität Vorteil Nachteil Lebensdauer DVD 4,7 GB (Single Layer),5 GB (Dual Layer) Preisgünstig Meist mit Bordmitteln umsetzbar Sicherung kann nicht automatisiert geplant werden da DVD-Rohling per Hand eingelegt werden muss Ca. 10 Jahre Brennvorgang langsamer als andere Sicherungsmethoden Blu-ray 25GB (Single Layer) 50GB (Double Layer) 100/12GB (3 bzw. 4 Layer) Große Kapazität Sicherung kann wie bei den DVDs nicht automatisiert geplant werden, da der Rohling per Hand eingelegt werden muss Brennvorgang langsamer als andere Sicherungsmethoden Ca. 30 Jahre Online-Sicherung (DASI ONLINE) ( empfohlene Datensicherung) Je nach Tarif Sicherung auf zertifizierten Servern Schutz gegen Datenverlust (auch Brand oder Diebstahl) Zur Zeit der Sicherung muss eine Internetverbindung vorhanden sein Unbegrenzt * Bandsicherung Je nach Typ Große Kapazitäten Platzsparend in Lagerung Gewisses Fachwissen ist erforderlich Ca. 20 Jahre Externe Festplatte / NAS Je nach Festplatte Transportabel Günstig in Anschaffung Anfälliger für technischen Defekt Hierfür kann keine genaue Aussage getroffen werden * Es kann während der Datensicherung mit Agenda weitergearbeitet werden.

8 Seite 4.2. Was sind Schattenkopien? Schattenkopien sind vereinfacht gesagt Momentaufnahmen eines Ordners oder auch einer kompletten Partition auf einer Festplatte. Dieser Vorgang wird sofern aktiviert im laufenden Betrieb im Hintergrund ausgeführt. Somit können ältere Versionen bestimmter Dateien bei versehentlichem Überschreiben zurückgesichert werden Wie brenne ich einen Ordner auf DVD? Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Agenda-Ordner auf eine DVD bzw. Blu-ray zu brennen. Die schnellste und einfachste ist die Windows-Brennfunktion. Sie können auch den Ordner mit einer Drittanbietersoftware (z. B. Nero) brennen. Windows-Brennfunktion 1. Agenda-Ordner im Datei-Explorer auswählen. 2. In der Statusleiste auf klicken. 3. Datenträgertitel vergeben. 4. Option»Mit einem CD/DVD-Player«aus einstellen 5. Auf <Weiter> klicken. 5. Weitere Informationen Nr Datenumzug mit dem Datenumzugsassistenten