Lexware. und die. Krankenkassen

Transkript

1 und die Joachim Schneider

2 Inhaltsverzeichnis 2 Der Weg durch die Menüs und die Registerkarten 3 Der Firmenstamm 4 Der Personalstamm 7 Der Kassenstamm und die DEÜV-Stammdaten 13 Die DEÜV-Meldungen 19 Die Beitragsnachweise 31 Hilfe 43

3 Der Weg durch die Menüs und die Registerkarten Die Menüleiste: Beispiel: Der Weg zur Betriebsstätte Navigation: Bearbeiten Firma Betriebsstätte allg. Weitere Registerreiter anzeigen 3 Durch Programmabläufe (z.b. Meldedateien erstellen)

4 Der Firmenstamm Jede Betriebsstätte wird individuell angelegt. Bei der Fehlersuche sind deshalb die Einstellungen aller Mandanten zu prüfen! 4

5 Navigation: Bearbeiten Firma Betriebsstätte allg. Betriebsnummer des jeweiligen Mandanten Zuordnung der zur jeweiligen Betriebsstätte 5 Angaben zu -Beitragskontonr. - Zahlungsart - Umlage - Jahresnachweis

6 Navigation: Bearbeiten Firma Betriebsstätte SV Markieren wenn Beitragsnachweise per dakota versendet werden sollen Für jede Betriebsstätte kann gewählt werden, ob die DEÜV-Meldungen maschinell übermittelt werden sollen. Wahl zwischen Monatsmeldungen und nur Jahresmeldungen Frühe Fälligkeit der Beiträge? Die Möglichkeit An- bzw. Abmeldungen wegen Systemwechsel zu erzeugen 6

7 Der Personalstamm 7

8 Vorhandene Mitarbeiter bearbeiten Navigation: Datei Personalmanager Auf den Mitarbeiter doppelklicken Neue Mitarbeiter anlegen Navigation: 8 Datei Neu Mitarbeiter

9 Persönliche Angaben - Personalnummer - Name - Anschrift - Telefonnummer - Geburtsdatum - Geschlecht - Staatsangehörigkeit 9

10 Status - Rentenart - Mehrfachbeschäftigung - Gleitzonenregelung - Umlagepflicht und -kasse 10

11 Meldewesen - Rentenversicherungsnummer - Geburtsangaben (Name, Ort usw.) - Angaben zur Tätigkeit (Schlüssel A und B, Berufsbezeichnung - Personengruppe 11

12 Blättern bis der Registerreiter 'Kassen' erscheint Kassen - Art der Beschäftigung (versicherungspflichtig, kurzfristig, geringfügig usw.) -Beitragsgruppenschlüssel - Kassenzuordnung zum jeweiligen Versicherungszweig 12

13 Der Kassenstamm und die DEÜV-Stammdaten Diese Daten sind mandantenübergreifend, d.h. alle Betriebsstätten greifen auf die selben Daten zu 13

14 Navigation: Verwaltung Allgemeines Bereits angelegte durch klicken auf das Ordnersymbol anzeigen Durch Anwahl von 'Sonstige Kasse' kann die Betriebsnummer geändert werden. Anschließend wieder die richtige Kassenart einstellen 14 Neue Krankenkasse anlegen

15 Das Register 'Beitragssätze' Das Register 'freiw. Beiträge' Die Register 'Umlage U1' und 'Umlage U2' gleichen sich 15

16 Dateiabsender Klick auf den Ordner Navigation: Extras SV-Meldedateien Einstellungen Betriebsnummer und Adressdaten der abgebenden Stelle - sollen die Beitragsnachweise elektronisch übermittelt werden - sollen die DEÜVMeldungen elektr. übermittelt werden - Datenübertragung per Datenträger oder dakota 16

17 Wird die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch aktiviert, kommt eine Warnung, dass diese Einstellung e n t g ü l t i g ist. 17

18 Navigation: Extras SV-Meldedateien Einstellungen Die vorgegebenen Daten brauchen nicht verändert zu werden. Die Adresse ist nur für den Ansprechpartner der Annahmestelle. Die Daten werden nicht an diese Adresse übermittelt! Auswahl: Klick auf die jeweilige Annahmestelle Die zuständige AOK-Annahmestelle ist durch klicken zu aktivieren (wird durch einen roten Haken gekennzeichnet) 18 Die Dateinummern können beim Erstellen der Dateien geändert werden

19 Die DEÜV-Meldungen Bitte beachten: Manche Schritte sind für alle Mandanten durchzuführen, manche nur einmal 19

20 Navigation: Extras SV-Meldedateien Meldeprüfliste Dieser Schritt muss für jede Betriebsstätte gemacht werden! Mitarbeiter und Meldemonat können selektiert werden 20

21 Übersicht der Meldungen, die erzeugt Fehler und Hinweise sind zu berichtigen, die Meldeprüfliste für den jeweiligen Mandant muss nochmals angestoßen werden 21

22 Navigation: Extras SV-Meldedateien Meldedateien erstellen und senden Erstmalige Ausgabe der Meldedatei oder Wiederholung auswählen, mit 'weiter' fortfahren Testausgabe sollte im Normalfall ausgeschalt et sein 22 Nachdem für alle Mandanten Meldeprotokolle erstellt wurden, ist dieser Schritt nur einmal durchzuführen

23 An dieser Stelle kann Einfluss auf die laufende Dateinummer genommen werden Alle angesprochenen Annahmestellen werden aufgelistet. In diesem Beispiel nur die AOK. Meist kommen noch BuKn, IKK, VdAK und BKK dazu 23

24 Hier muss der Datenübergabepfad für dakota eingestellt werden. Standard: C:\dakotaag\ Daten 24

25 Nun die Taste 'START' drücken Es erfolgt die Meldung: 'Die Ausgabe wurde durchgeführt'. Dann die Schaltfläche 'Weiter' anklicken 25

26 Das Meldeprotokoll drucken und aufbewahren (siehe nächste Seite) Wählen, ob dakota automatisch gestartet werden soll (empfohlen) 26 Mit 'Fertig stellen' sind die Dateien erzeugt. Für die weitere Vorgehensweise ist das dakota-handbuch zu Rate zu ziehen!

27 Übersicht der angesprochenen Datenannahmestellen und für welche Betriebsstätten Meldesätze erzeugt wurden 27

28 Navigation: Extras SV-Meldedateien Meldebescheinigungen Im Dialogfeld kann man bestimmen, für welchen Monat und welche Mitarbeiter man die Meldebescheinigungen haben möchte 28

29 Navigation: Extras SV-Meldedateien Ausgabe SV Meldungen widerrufen Meldungen nur dann widerrufen, wenn die Dateinummer fehlerhaft war. Ansonsten ist eine Wiederholung besser (siehe nächste Seite) 29 Der Widerruf ist zu bestätigen. Es ist darauf zu achten, dass alle gewünschten Datenannahmestellen ausgewählt werden

30 Navigation: Extras SV-Meldedateien Meldedateien erstellen und senden 'Ausgabe einer SV-Melde-Datei wiederholen' auswählen. 'Weiter' anklicken und angeben, für welche Datenannahmestelle die Datei nochmals erzeugt werden soll. 30

31 Die Beitragsnachweise Bitte beachten: Manche Schritte sind für alle Mandanten durchzuführen, manche nur einmal 31

32 Navigation: Berichte Beitragsnachweis Im Dialogfeld kann man bestimmen, für welchen Monat und welche man die Beitragsnachweise haben möchte Über 'Vorschau' bzw. 'Ausgabe' erhält man die Ausfertigung für den Arbeitgeber 32

33 Navigation: Extras SV-Meldedateien Beitragsnachweise aufbereiten Dieser Schritt muss für jede Betriebsstätte gemacht werden! Dieser Lauf startet ohne weitere Einstellungsmöglichkeiten 33

34 Navigation: Extras SV-Meldedateien Ausgabeliste der Beitragsnachweise Ausgabeoptionen können beeinflusst werden Dieser Schritt muss für jede Betriebsstätte gemacht werden! Für jede Betriebsstätte wird eine Liste der angesprochenen (mit Gesamtbetrag und Zeitraum) erstellt. Diese Daten befinden sich dann in der Datei, die übertragen wird 34

35 Navigation: Extras SV-Meldedateien Beitragsnachweisdateien erstellen u. senden Erstmalige Ausgabe der Beitragsnachweise oder Wiederholung auswählen, mit 'weiter' fortfahren Die Testausgabe sollte im Normalfall ausgeschaltet sein 35 Dieser Schritt ist mandantenübergreifend nur einmal durchzuführen

36 Navigation: Extras SV-Meldedateien Beitragsnachweisdateien erstellen u. senden Für diese Firmen werden die Beitragsnachweise übermittelt. Voraussetzung ist, dass die Beitragsnachweise für alle Firmen aufbereitet wurden 36

37 An dieser Stelle kann Einfluss auf die laufende Dateinummer genommen werden 37 Alle angesprochenen Annahmestellen werden aufgelistet. In diesem Beispiel nur die AOK und der VdAK. Meist kommen noch KnappschaftBahn-See, IKK und die BKK dazu

38 Hier den Datenübergabepfad für dakota einstellen Standard: C:\dakotaag\ Daten 38

39 Nun ist die Taste 'START' drücken Es erfolgt die Meldung: 'Die Ausgabe wurde durchgeführt'. Dann die Schaltfläche 'Weiter' anklicken 39

40 Das Meldeprotokoll drucken und aufbewahren (siehe nächste Seite) 40 Wählen, ob dakota automatisch gestartet werden soll (empfohlen) Mit 'Fertig stellen' sind die Dateien erzeugt. Für die weitere Vorgehensweise ist das dakotahandbuch zu Rate zu ziehen!

41 Auf die Ausgabeoptionen kann Einfluss genommen werden 41 Es werden die - Annahmestellen - Dateinamen - Dateinummern - Ausgabeverzeichnis - teilnehmende Betriebsstätten -nicht teilnehmende Betriebsstätten aufgeführt

42 Navigation: Extras SV-Meldedateien Ausgabe Beitragsnachweise widerrufen Nachweise nur dann widerrufen, wenn die Dateinummer fehlerhaft war. Ansonsten ist die Wiederholung vorzuziehen 42 Der Widerruf ist zu bestätigen. Es ist darauf zu achten, dass alle gewünschten Datenannahmestellen ausgewählt werden

43 Hilfe Navigation:? Stichwortwortsuche lohn + gehalt Hilfethemen Gegliederter Überblick Im jeweiligen Kontext die Taste 'F1' drücken Hotline Inhaltliche Hotline für lohn+gehalt: ,86 EUR/Min. Technische Hotline Internet 43