Handbuch. Rezeption - Postbuch

Transkript

1 Handbuch Rezeption - Postbuch Vorbemerkung Diese Dokumentation beschreibt die einzelnen Arbeitsabläufe und Arbeitsschritte die vom Anwender durchgeführt werden müssen. Jeder Arbeitsschritt wird mit einem Bildschirmabgriff (Screenshot) sowie einer kurzen Erläuterung beschrieben. Mit dem Modul Rezeption Postbuch können Sie in wenigen Schritten Pakete, Briefe usw. annehmen und dem entsprechenden Mitarbeiter zuteilen. Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 1

2 Im Hauptmenü anklicken: Sonstiges Postbuch Die Maske Rezeption Posteingang/-ausgang erfassen wird geöffnet. Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 2

3 Im Auswahlfenster können Sie auswählen, ob es sich um einen Posteingang oder einen Postausgang handelt. Unter Bemerkung zum aktiven Datensatz können Sie eine Bemerkung, eine PDF oder ein anderers Dokument (Word, Excel, etc.) hinterlegen. Datensätze können Sie mit diesem Button Kopieren. Betätigen Sie den Button, um ein neuen Datensatz zu erstellen. Ist der Datensatz erstellt, werden automatisch Versandart und Paketdienst ausgefüllt. In dem Feld Barcode können Sie mit einem Handscanner, den Barcode des Paketes abscannen. Unter den beiden Feldern Dokument und Eingang können Sie ein Datum hinterlegen. Bei Betätigung des Buttons (oder F4-Taste) zu den Feldern Versandart und Paketdienst öffnet sich ein Auswahlfenster für die jeweiligen Felder. Haben Sie sich für eine Auswahl entschieden, bestätigen Sie diese mit OK. Unter der Versandart finden Sie z.b.: Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 3

4 Unter dem Paketdienst finden Sie z.b.: Das Feld Betreff wird mit einem manuellen Eintrag, einer Auswahl aus der Stammdatei oder automatisch mit dem Betreff aus dem Auftrag gefüllt. Die Auswahl können Sie mit dem Button (oder F4-Taste) öffnen. Bei manueller Eingabe wird kein Datensatz in der Stammdatei angelegt. Haben Sie eine Betreffzeile, die öfter genutzt wird (wie z.b. Büromaterial), dann gelangen Sie mit einem Doppelklick in dem Feld Betreff in die Stammdatei Betreffzeilen bearbeiten. Dort können Sie Stammdaten hinterlegen, die auch zum späteren Zeitpunkt wieder aufrufbar sind. Haben Sie diese Schritte getätigt sieht der obere Abschnitt wie folgt aus. Speichern Sie erneut mit der F2-Taste ab und bestätigen Sie mit Ja. Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 4

5 Im mittleren Bereich des Moduls können Sie folgende Felder ausfüllen. Beim Betätigen der freien Nummer im oberen Bereich, wird der Mitarbeiter der den Datensatz erstellt mit seiner OE automatisch gefüllt, sofern diese in der Menüstruktur hinterlegt sind. Bei HST/Kto., KST und KTR können Sie mit dem Button entsprechenden Konten auswählen. (oder F4-Taste) die Unter dem Feld Absender wählen Sie entweder mit dem Button (oder F4-Taste) den jeweiligen Lieferanten aus oder der Absender wird automatisch beim Auswählen eines Auftrages befüllt. Im Feld Auftrag können Sie mit dem Button (oder F4-Taste) einen Auftrag (nur aus Kommsoft, keine fremd Aufträge) auswählen, den Sie dem Paket anhängen wollen. Haben Sie einen Auftrag ausgewählt, wird automatisch im unteren Bereich das Feld Weiterleiten an -----> Mitarbeiter ausgefüllt. Das Feld wird nur automatisch ausgefüllt, wenn im Auftrag ein Mitarbeiter hinterlegt wurde. Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 5

6 Unter Kosten können Sie manuell etwas eintragen oder auf die Stammdatei zugreifen. Um die Stammdatei zu öffnen, klicken Sie oben auf Erfassen/Bearbeiten in der Navigationsleiste und auf Postbuch Preisliste. Haben Sie diese Schritte getätigt, sieht der mittlere Abschnitt wie folgt aus. Speichern Sie erneut mit F2-Taste ab und bestätigen Sie mit Ja. Das Feld Weiterleiten an -----> Mitarbeiter wird wie oben beschrieben automatisch beim Auswählen des Auftrags gefüllt. Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 6

7 Haben Sie zu dem Paket eine Rechnung erhalten, können Sie unter dem Abschnitt Rechnungsdaten die Rechnungsnummer und den Betrag eingeben. Der Mitarbeiter der das Paket abholt, wird unter dem Feld Abgeholt von -----> Mitarbeiter ausgewählt entweder mit dem Button (oder F4-Taste). Speichern Sie erneut mit F2-Taste ab und bestätigen Sie mit Ja. Im rechten Teil des Moduls finden Sie eine Übersicht. Diese dient als komplette Anzeige der erfassten Daten. Mit der Funktion der gelangen Sie automatisch auf die Internetseite zu dem jeweiligen Paketdienst, wo Sie die Sendungsnummer eingeben können, um das Paket zu verfolgen. Haben Sie im mittleren Bereich einen Mitarbeiter ausgewählt, der in seiner Stammdatei eine Adresse hinterlegt hat, dann können Sie mit der Funktion Mitarbeiter informieren eine an diesen schicken, das das Paket zur Abholung bereitsteht. Der folgende Abschnitt (PDF Sign and Save), funktioniert nur wenn ein Unterschriftenpad mit entsprechender Software installiert ist. Bei Betätigung des Buttons Abholschein PDF Sign and Save wird ein Abholschein generiert der im KOMMSOFT Ordner/Schnittstellen/ sign_save/ abgelegt wird. Unter dem Button Bemerkung zum aktiven Datensatz wird der Abholschein im Dokumenten Feld hinterlegt. Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 7

8 Mit dem Button anschauen. können Sie sich den hinterlegten Abholschein Copyright by rw data 2014 Bedienungsanleitung Rezeption - Posteingang Seite 8