Einführung in OWA. Inhalt

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1 Inhalt Online Kommunikation über OWA...2 Anmelden...2 Integration von OWA im Schulportal...2 OWA-Arbeitsoberfläche...2 Neue senden Adressen/Verteilerlisten suchen (Zusammenfassung und Ergänzungen)...5 Anfügen einer Datei...6 Weitere Funktionen und Optionen zum -Versand...7 s lesen...7 Öffnen von Anhängen...7 Auf s antworten...8 Impressum...8

2 Seite 2 Online Kommunikation über OWA Microsoft Outlook Web Access (OWA) ist die Online-Version der -Software Outlook der Firma Microsoft. Die Bedienung erfolgt über das Internet: Mit einer persönlichen Kennung kann man sich weltweit - über jeden Internet-Rechner mit einem Internet-Browser - einloggen und s, Adressen, Termine und Dateien komfortabel abrufen, bearbeiten, abspeichern und verwalten. Anmelden 1. In das Schulportal sind die -Postfächer (OWA) integriert. Adresse: (Bitte beachten Sie: https) 2. Zur Anmeldung werden Sie aufgefordert, Benutzername (= 4-stellige Schulnummer) und Kennwort einzugeben. Nach der Eingabe der entsprechenden Daten, klicken Sie bitte auf OK. Integration von OWA im Schulportal 1. Klicken Sie bitte auf Meine Website. Sie sehen dann den (OWA-)Posteingang der Schule. 2. Klicken Sie dann auf OWA Postfach. Werkzeugleiste Arbeitsfläche Outlook-Leiste OWA-Arbeitsoberfläche Der Outlook Web Access Bildschirm besteht aus drei Hauptbestandteilen: 1. Outlook-Leiste Sie enthält Schaltflächen für den Zugriff auf Posteingang, Kalender, Kontakte, Optionen und Ordner. 2. Werkzeugleiste (Symbolleiste) Sie enthält Steuerungsschaltflächen für verschiedene Aufgaben (z. B. neue versenden, s löschen, etc.).

3 Seite 3 3. Arbeitsfläche Sie enthält ihre gewählte Auswahl (z. B. s oder Kontakte). Die OWA Arbeitsfläche ähnelt in Aussehen und Funktion den Mailprogrammen Outlook XP oder Outlook Die wichtigsten Funktionen dieser Mailprogramme sind auch in OWA verfügbar. Da OWA ein browserbasiertes Programm ist, läuft es in Ihrem Webbrowser und Sie müssen kein zusätzliches Programm installieren. Neue senden Wenn Sie sich in Ihrem Posteingang befinden, klicken Sie Neu an. Ein neues Nachrichtenfenster öffnet sich: 1. Sie können die -Adresse direkt in die Felder An, Cc oder Bcc eintragen. Vorsicht: In der ersten Ausbaustufe unseres Systems können Sie s nur innerhalb des Verwaltungssystems verschicken, d. h. externe s (= alle -Adressen, die nicht der Form entsprechen) können nicht versandt werden. Bei mehreren -Adressen benutzen Sie bitte ein Semikolon zur Trennung der einzelnen Adressen. 2. Tragen Sie bitte einen Betreff ein. 3. Tragen Sie Ihren Text in das Nachrichtenfenster ein. Nach Fertigstellung Ihrer Nachricht klicken Sie zum Versenden bitte Senden. Ihre Nachricht wird versandt. Beispiele: a) Senden Sie eine an die Schulen mit den Schulnummern 0263 und (Schulnummern immer vierstellig eingeben.) 1. Geben Sie hinter An: die Schulnummern ein. 2. Überprüfen Sie den Namen eines Empfängers, indem Sie auf der Symbolleiste auf Namen überprüfen klicken. Ergebnis: 3. Tragen Sie bitte einen Betreff ein. 4. Tragen Sie Ihren Text in das Nachrichtenfenster ein. Nach dem Klicken auf Senden wird Ihre Nachricht versandt. b) Senden Sie eine Nachricht an das Donau-Gymnasium Kelheim und an das Gymnasium sowie die Realschule in Pfarrkirchen. Suchen der -Adresse der Schule: Klicken Sie auf An:

4 Seite 4 Sie können dann im Adressbuch nach Namen suchen. Geben Sie im Feld Anzeigename das Wort Donau ein und klicken sie auf Suchen. Ergebnis: Markieren Sie den gewünschten Empfänger durch Anklicken. Das Gymnasium und die Realschule in Pfarrkirchen soll über den Ort gesucht werden. Nach dem Klicken auf Suchen markieren Sie bitte die gesuchten Schulen und klicken auf An und dann auf Schließen. Die Empfänger sind dann eingetragen:

5 Seite 5 Überprüfen Sie die Namen der Empfänger, indem Sie auf der Symbolleiste auf Namen überprüfen klicken. c) Senden Sie eine Nachricht an alle Gymnasien in der Oberpfalz. Suchen in den Verteilerlisten: Klicken Sie im -Formular auf An: Geben Sie im Feld Anzeigename das Wort Gymnasien ein und klicken sie auf Suchen. Ausschnitt aus der Ergebnisliste: Wählen Sie die Verteilerliste Gymnasien Oberpfalz alle. Durch Klicken auf An wird der Empfänger in das -Formular eingetragen. -Adressen/Verteilerlisten suchen (Zusammenfassung und Ergänzungen) 1. Anstatt die -Adresse des Empfängers direkt einzutippen, können Sie auch auf die Buttons An, Cc oder Bcc klicken. 2. Nach der Eingabe auch teilweiser Identifikationsinformationen (z. B. Gymnasium München) in das jeweilige Feld klicken Sie bitte auf das Feld Suchen. Eine Liste möglicher Empfänger wird Ihnen angezeigt.

6 Seite 6 Sie können sich so z. B. für einen bestimmten Ort alle Schulen suchen lassen, indem Sie das Feld Ort ausfüllen. 3. Nun können Sie aus dieser Trefferliste die entsprechenden Empfänger auswählen. 4. Nach Auswahl der gewünschten Empfänger klicken Sie bitte auf An, Cc oder Bcc am Ende des Fensters, um den entsprechenden Empfänger dem jeweiligen Adress-Feld Ihrer Nachricht hinzuzufügen. 5. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, um weitere Empfänger auszuwählen. 6. Zusätzlich zu den Einzeladressen stehen auch Verteilerlisten zur Verfügung. Da diese schulartenspezifisch angelegt sind, geben Sie bitte in der Namenssuche im Feld Anzeigenamen die Schulart im Plural an (z. B. Volksschulen, Realschulen, Gymnasien, Berufsschulen, Fachakademien, etc.). Sie erhalten dann als Trefferliste die verfügbaren Verteilerlisten der jeweiligen Schulart. 7. Um die Auswahl der Empfänger zu beenden, klicken Sie bitte auf Schließen. Die ausgewählten Empfänger sehen Sie nun im entsprechenden Adressfeld Ihrer Nachricht. 8. Um einen Empfänger zu löschen, klicken Sie bitte den Eintrag an. Das Adress- Eigenschaftsfenster wird geöffnet; hier können Sie den entsprechenden Empfänger durch Entfernen löschen. Anfügen einer Datei Sie können jedem beliebigen Element von Microsoft Office Outlook Web Access jede Art von Datei anfügen, auf die Sie über den Computer oder das Netzwerk zugreifen können. So fügen Sie eine Datei an eine -Nachricht oder ein anderes Objekt in Outlook Web Access an 1. Klicken Sie beim Erstellen der Nachricht, des Termins oder des Kontakts auf der Symbolleiste auf Anlage hinzufügen. 2. Geben Sie unter Wählen Sie eine Datei zum Anfügen aus den Pfad der Datei ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auszuwählen. 3. Klicken Sie auf Anfügen, und die Datei wird unter Aktuelle Dateianlagen angezeigt. Wiederholen Sie die Schritte 1-3 für alle weiteren Dateien, die Sie anfügen möchten. 4. Um zu dem Formular zurückzukehren, in dem Sie gearbeitet haben, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Zurück zu Nachricht. Die ausgewählten Dateien werden nun im Kopfbereich neben Anlagen angezeigt. So entfernen Sie eine oder mehrere Anlagen aus einer Nachricht 1. Um auf eine noch nicht geöffnete Anlage zuzugreifen, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Anlage hinzufügen. 2. Aktivieren Sie unter Aktuelle Dateianlagen die Kontrollkästchen neben den Dateien, die Sie entfernen möchten. 3. Klicken Sie auf Entfernen. Tipp: Anlagen werden nicht kopiert, wenn Sie auf eine Nachricht antworten. Statt der Datei wird ein Platzhaltersymbol angezeigt. Wenn Sie Anlagen einschließen möchten, leiten Sie die Nachricht weiter, anstatt darauf zu antworten. Wichtig Bevor Sie angefügte Dateien bearbeiten, müssen Sie diese auf den Computer downloaden. Hilfe zum Downloaden von Dateien finden Sie in der Dokumentation zum Webbrowser.

7 Seite 7 Weitere Funktionen und Optionen zum -Versand Abb.: Werkzeugleiste Speichern einer Nachricht Sie können eine Nachricht speichern, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt senden oder fertig stellen möchten. Dies gilt für neue Nachrichten ebenso wie für Antworten und Nachrichten, die Sie weiterleiten. Standardmäßig werden gespeicherte Nachrichten im Ordner Entwürfe gespeichert. 1. Öffnen Sie die Nachricht. 2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Speichern. Tipp: Um eine gespeicherte Nachricht wieder aufzurufen, klicken Sie im Ordner Entwürfe auf die Nachricht. s lesen 1. Ihre s werden im Posteingang angezeigt. Wenn Sie nicht schon Posteingang ausgewählt haben, klicken Sie bitte auf den Posteingang-Button in der Outlook- Leiste. 2. Standardmäßig werden Ihre Nachrichten im Posteingang geordnet nach Datum aufgelistet. Folgende Zusatzinformationen werden zu jeder angegeben: Von: Name oder -Adresse des Senders Betreff : Betreffzeile der s Erhalten: Datum und Zeit des Empfangs Größe: Größe der und der Anhänge Ungelesene s werden in Fettschrift dargestellt. 3. Sie können die Anordnung der s auch ändern, indem Sie eine andere Option im Ansicht-Auswahlmenü auswählen: 4. Ihr Posteingang kann bis zu 25 s auf einer Seite anzeigen. Haben Sie mehr als 25 s in Ihrem Posteingang, können Sie weitere Nachrichten über die Seitenauswahl anzeigen. 5. Um eine zu öffnen, klicken Sie bitte doppelt auf die Nachricht. 6. Durch Doppelklick öffnet sich ein neues Fenster mit den Inhalten der Durch Auswahl des entsprechenden Pfeils können Sie die übrigen s abrufen. 8. Zum Schließen des Fensters klicken Sie bitte auf das X in der rechten, oberen Ecke des Fensters. Öffnen von Anhängen 1. Der Posteingang zeigt einen Anhang einer durch das Büroklammernsymbol an. 2. Haben Sie eine geöffnet, wird der Anhang beim Punkt Anlagen angezeigt. 3. Um den Anhang zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Anlagen-Link. 4. Nach einem Klick auf den Anlagen-Link öffnet sich eine Dialogbox, die Ihnen das weitere Vorgehen erklärt. 5. Nach der Bearbeitung der angehängten Datei schließen Sie bitte die Anwendung. 6. Zum Schließen des Nachrichtenfensters klicken Sie bitte auf das X in der rechten, oberen Ecke des Fensters.

8 Seite 8 Auf s antworten Im Nachrichtenfenster können Sie auf eine antworten: Es stehen drei Möglichkeiten zur Beantwortung zur Verfügung: 1. Antworten: Die Antwort wird nur an den Sender geschickt. 2. Allen antworten: Die Antwort wird an alle geschickt, die die Nachricht erhalten haben (jeder im An oder Cc-Feld) Vorsicht: Diese Option kann gerade bei einer großen Anzahl von Empfängern unerwünscht sein. 3. Weiterleiten: Die Antwort wird nur an diejenigen geschickt, deren Adresse Sie angeben. Durch Klick auf einen dieser drei Antwort-Buttons öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster. Die ursprüngliche Nachricht wird an das Ende der Antwort angefügt. Anhänge werden nur bei der Option Weiterleiten mitgesendet. Nach der Eingabe Ihrer Antwort klicken Sie bitte auf Senden. Impressum Dienststelle des Ministerialbeauftragten für die Gymnasien in der Oberpfalz Hans-Sachs-Straße Regensburg Tel.: 0941/ Stand: 7. November 2006 Diese Information kann als Datei im Internet abgerufen werden:

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