Rechnung schreiben

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis Bestellabwicklung Programm registrieren Kundenbestellungen Bestellungen Bestellungen ändern Bestellungen liefern Rechnung schreiben Auftragsbestätigung Angebot Mahnung Externe Bestellungen Angebot per Zahlungen Artikel anlegen Geschäftsleitung Firmeninformationen Geschäftsbrief Personal Versandinformationen Versandarten Zahlungsweisen Bestellung Löschen Berichtsvorschau Artikelstamm Außenstände Artikelverkäufe Kundenliste Kundenverkäufe Mitarbeiterverkäufe Rechnung per Drucker einrichten Gutschrift Programminformation Bestellabwicklung Seite 1 von 40 Ross Software

2 Hauptübersicht Bestellabwicklung wurde so programmiert, dass Sie mit Hilfe des kostenlosen pdfmailer4de problemlos Angebote und Rechnungen in PDF- Format in Ihr - Programm einfügen können. Und das nur mit einem Mausklick. Egal welches - Programm Sie verwenden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Portokosten. Durchschnittlich lassen sich bis zu 50% Portokosten einsparen. Ein starkes Argument. Klicken Sie auf das Icon Schlüssel um vorerst mit der unregistrierten Version dieses Programms zu arbeiten. Bestellabwicklung Seite 2 von 40 Ross Software

3 Bei der unregistrierten Version, ist die Funktion Geschäftsleitung eingeschränkt. Wenn Ihnen Bestellabwicklung gefällt, registrieren Sie bitte das Programm. Klicken Sie hierzu auf das Icon Info und dann im eingeblendeten Formular auf die Schaltfläche Um Angebote und Rechnungen in PDF- Format in Ihr - Programm einfügen können, müssen Sie den kostenlosen pdfmailer4de installieren. Klicken Sie hierzu in der Hauptübersicht auf die Icon Download. Speichern Sie die pdfmailer4de.exe auf Ihrem PC. Mit einem Doppelklick auf die pdfmailer4de.exe starten Sie die Installation. Bestellabwicklung Seite 3 von 40 Ross Software

4 Programm registrieren Haben Sie Ihre Registrierdaten per erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Registrieren um die Registrierdaten einzugeben. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein, dass wir Ihnen per mitgeteilt haben und klicken dann auf die Entertaste. Bei der richtigen Eingabe erscheint die angezeigte Meldung. Klicken Sie auf OK, um mit der registrierten Version des Programms zu arbeiten. Bestellabwicklung Seite 4 von 40 Ross Software

5 Kundenbestellungen Geben Sie die Kundendaten ein (siehe Beispiel). Die Kunden- Nr. wird automatisch vergeben (Auto-Wert). Die Zahlungsweise kann über das Auswahlfeldfeld ausgewählt werden. Öffnen Sie hierzu das Feld mit einem Klick auf v, geben Sie den Anfangsbuchstaben der entsprechenden Zahlungsweise ein, oder wählen Sie diese mit einem Klick auf die entsprechende Zahlungsweise direkt aus. Klicken Sie anschließend in die Liste der Kundenbestelldaten. Das Formular Übersicht wird geöffnet (siehe nächstes Bild). Bestellabwicklung Seite 5 von 40 Ross Software

6 Mit dieser Übersicht lassen sich alle Aktivitäten über die Kundenbestellungen steuern. Geben Sie erst die Kundenbestelldaten ein. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Kundenbestelldaten. Bestellabwicklung Seite 6 von 40 Ross Software

7 Bestellungen Der Mitarbeiter (in) sowie Artikel und Versandart können über die entsprechenden Auswahlfelder ausgewählt werden. Öffnen Sie hierzu eines der Felder mit einem Klick auf v, geben Sie die Anfangsbuchstaben der entsprechenden Begriffe ein, oder wählen Sie diese mit einem Klick direkt aus. Das Feld Bestell- Nr. wird automatisch vergeben. Hinweis Die Auswahl des Artikels ist erforderlich, da sonst keine Bestellung generiert wird. Wählen Sie einen Artikel aus dem Auswahlfeld aus. Klicken Sie auf den ausgewählten Artikel, wird dieser automatisch übernommen. Geben Sie die Menge und wenn erforderlich den Rabatt (kein Mussfeld) ein. Betätigen Sie die Enter-Taste bis der Kursor beim nächsten Datensatz steht. Die Werte aus der Bestellung werden auf der rechten Seite angezeigt. Falls erforderlich, können noch die Versandkosten eingegeben werden. Das Feld Zahlungsbetrag bleibt leer, bis die Zahlung erfolgt ist. Im Feld Bestelldatum wird das aktuelle Datum (Heute) vorgeblendet, kann aber überschrieben werden. Bestellabwicklung Seite 7 von 40 Ross Software

8 Beim Schließen der Maske Bestellungen werden Ihre eingegebenen Daten automatisch gespeichert. Die Bestellungen werden in der Liste der Kundenbestelldaten übernommen (siehe Bild). Bestellabwicklung Seite 8 von 40 Ross Software

9 Bestellungen ändern Markieren Sie den Datensatz den Sie ändern wollen, in der Liste der Kundenbestelldaten Die Übersicht wird geöffnet. Klicken sie auf die Schaltfläche Kundenbestelldaten. Im nachstehenden Formular können Sie alle bisher eingegebenen Daten ändern oder überschreiben. (siehe Bild unten). Der Verkaufspreis muss in der Maske Artikel überschrieben werden. Doppelklicken Sie hierzu in das Feld Artikel und ändern Sie den Verkaufspreis. Bestellabwicklung Seite 9 von 40 Ross Software

10 Bestellungen liefern Markieren Sie die Bestellung, die Sie liefern wollen, in der Liste der Kundenbestelldaten. Die Übersicht wird geöffnet. Klicken sie auf die Schaltfläche Kundenbestelldaten. Das Formular Bestellungen wird geöffnet (siehe nachstehendes Bild). Geben Sie das Lieferdatum ein und wählen Sie die Versandart aus. Bestellabwicklung Seite 10 von 40 Ross Software

11 Beachten Sie: Lieferdatum ist gleich Rechnungsdatum. Sie können jedoch nach der Lieferung das Lieferdatum überschreiben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Versandadresse. Wählen Sie die Lieferadresse aus dem Auswahlfeld aus. Mit einem Klick auf die ausgewählte Lieferadresse, wird diese automatisch übernommen. Lieferadresse, PLZ und Ort können überschrieben werden. Schließen Sie das Formular Versanddaten und Bestellungen. Markieren Sie die Bestellung, die Sie liefern wollen, in der Liste der Kundenbestelldaten Die Übersicht wird geöffnet. Klicken sie auf die Schaltfläche Lieferschein. Der Lieferschein wird in der Seitenansicht geöffnet. Zum Drucken des Lieferscheines, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 11 von 40 Ross Software

12 Rechnung schreiben Markieren Sie die Bestellung, für die Sie eine Rechnung benötigen, in der Liste der Kundenbestelldaten Die Übersicht wird geöffnet. Klicken sie auf die Schaltfläche Rechnung. Das Formular Ansicht Rechnung wird geöffnet. Hier können Sie nochmals den Rechnungsbetrag überprüfen. Klicken Sie in der Ansicht Rechnung auf die Schaltfläche Rechnung. Die Rechnung wird in der Seitenansicht geöffnet. Zum Drucken der Rechnung, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Weitere Informationen (siehe Beschreibung Bestellungen) Bestellabwicklung Seite 12 von 40 Ross Software

13 Auftragsbestätigung Markieren Sie die Bestellung, für die Sie eine Auftragsbestätigung benötigen, in der Liste der Kundenbestelldaten. Die Übersicht wird geöffnet. Klicken sie auf die Schaltfläche Auftragsbestätigung. Die Auftragsbestätigung wird in der Seitenansicht geöffnet. Zum Drucken des Auftragsbestätigung, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Weitere Informationen (siehe Beschreibung Bestellungen) Bestellabwicklung Seite 13 von 40 Ross Software

14 Angebot Bei der Erstellung eines Angebots, wird nur das Angebotsdatum im Formular Bestellungen eingetragen. Die weitere Vorgehensweise ist in der Seite (Bestellungen und Auftragsbestätigung) beschrieben. Bestellabwicklung Seite 14 von 40 Ross Software

15 Mahnung Markieren Sie die Bestellung, für die Sie eine Mahnung benötigen, in der Liste der Kundenbestelldaten Die Übersicht wird geöffnet. Klicken sie auf die Schaltfläche Mahnung. Das Formular Ansicht Mahnung wird geöffnet. Hier können Sie nochmals den fälligen Betrag überprüfen. Klicken Sie in der Ansicht Mahnung auf die Schaltfläche Mahnung. Die Mahnung wird in der Seitenansicht geöffnet. Zum Drucken der Mahnung, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Weitere Informationen (siehe auch Beschreibung Bestellungen) Bestellabwicklung Seite 15 von 40 Ross Software

16 Externe Bestellungen Tipp Sie können im Formular Kundenbestellungen auch Lieferanten anlegen, bei welchen Sie je nach Bedarf selbst bestellen können. Vorgehensweise (siehe Beschreibung Auftragsbestätigung). Bitte nur nutzen, wenn unbedingt erforderlich. Bestellabwicklung Seite 16 von 40 Ross Software

17 Angebot per Markieren Sie das Angebot, dass Sie per verschicken möchten, in der Liste der Kundenbestelldaten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mailangebot. Das Angebot wird als Anhang in Outlook eingefügt. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie den kostenlosen pdfmailer4de installiert haben. Bestellabwicklung Seite 17 von 40 Ross Software

18 Zahlungen Markieren Sie die Bestellung, für welche der Rechungsbetrag eingegangen ist, in der Liste der Kundenbestelldaten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungen. Das Formular Zahlungen wird geöffnet. Wählen Sie die Zahlungsweise im Formular Zahlungen aus. Das Zahlungsdatum und der Bezahlte Betrag wird ergänzt (siehe nachstehendes Bild). Der fällige Betrag in der Liste der Kundenbestelldaten, wird zum Zahlungsbetrag. Man kann also schnell sehen, dass keine Zahlung mehr offen ist. Bestellabwicklung Seite 18 von 40 Ross Software

19 Wichtiger Hinweis Bitte geben Sie nach jedem eingegangenen Rechnungsbetrag, wie beschrieben, die Zahlungsweise ein. Nicht gebuchter Zahlungseingang wird im Bericht Außenstände als offner Posten angezeigt (siehe auch Beschreibung Außenstände). Bestellabwicklung Seite 19 von 40 Ross Software

20 Artikel anlegen Legen Sie in diesem Formular Ihre Artikel an (siehe Beispiel). Die angelegten Artikel können überschrieben bzw. durch andere ersetzt werden. Die Artikelnummer wird automatisch vergeben (Autowert). Klicken Sie auf die Schaltfläche Artikel Neu, um einen neuen Artikel hinzuzufügen. Bestellabwicklung Seite 20 von 40 Ross Software

21 Geschäftsleitung Durch Klicken auf einer der Schaltflächen werden die entsprechenden Formulare zur Dateneingabe geöffnet. Weitere Informationen zu den einzelnen Formularen erhalten Sie in der weiteren Beschreibung. Hinweis: Zum Öffnen der Geschäftsleitung ist ein Passwort erforderlich. Bei der Kennwortaufforderung geben Sie das Wort bz ein. Bestellabwicklung Seite 21 von 40 Ross Software

22 Firmeninformationen In diesem Formular können Sie Ihre Firmeninformationen hinterlegen. Füllen Sie das Formular möglichst vollständig aus. Diese Daten finden Sie dann später auf allen Vordrucken. Ihre Firmeninformationen werden beim Schließen des Formulars gespeichert. Bestellabwicklung Seite 22 von 40 Ross Software

23 Geschäftsbrief Wählen Sie die Firma aus dem Auswahlfeld aus. Durch die Auswahl des Firmennamens, werden die Daten Name, Vorname usw. automatisch eingetragen, soweit diese im Formular Kundebestellungen angelegt wurden. Im Feld Anrede wird der Standardtext (Sehr geehrter Herr) vorbelegt. Dieser kann aber durch einen anderen Text ersetzt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht Brief. Der Brief wird in der Seitenansicht geöffnet. Zum Drucken des Briefes, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 23 von 40 Ross Software

24 Personal Mit Hilfe dieses Formulars werden Mitarbeiter angelegt, die dieses Programm benutzen. Bitte füllen Sie das Formular bei jedem neu angelegten Mitarbeiter vollständig aus. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Personal Neu. Bestellabwicklung Seite 24 von 40 Ross Software

25 Versandinformationen In diesem Formular werden alle Versanddaten zu den einzelnen Bestellungen angezeigt. Zum Blättern klicken Sie auf den einzelnen Datensätzen. Hinweis Dieses Formular ist keine Eingabemaske, sie dient nur zur Information. Bestellabwicklung Seite 25 von 40 Ross Software

26 Versandarten Geben Sie in diesem Formular Ihre Versandarten ein. Zum Anlegen einer neuen Versandart, klicken Sie auf den nächsten Datensatz. Bestellabwicklung Seite 26 von 40 Ross Software

27 Zahlungsweisen Geben Sie in diesem Formular Ihre Zahlungsweisen ein. Zum Anlegen einer neuen Zahlungsweise, klicken Sie auf den nächsten Datensatz. Bestellabwicklung Seite 27 von 40 Ross Software

28 Bestellung Löschen Markieren Sie die BestellNr der Bestellung, die Sie Löschen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellung Löschen? Der Hinweis Löschen? wird eingeblendet. Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird die markierte Bestellung gelöscht. Beim Klicken auf die Schaltfläche NEIN wird der Hinweis geschlossen. Die Bestellung wird nicht gelöscht. Wichtiger Hinweis Diese Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Bestellabwicklung Seite 28 von 40 Ross Software

29 Berichtsvorschau Durch Klicken auf einer der Schaltflächen werden die entsprechenden Berichte geöffnet. Weitere Informationen zu den einzelnen Berichten erhalten Sie in der nachfolgenden Beschreibung. Bestellabwicklung Seite 29 von 40 Ross Software

30 Artikelstamm Durch klicken auf die Schaltfläche Artikelstamm wird eine Liste mit allen angelegten Artikeln in der Seitenansicht geöffnet. Zum Drucken des Artikelstammes, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 30 von 40 Ross Software

31 Außenstände Durch klicken auf die Schaltfläche Außenstände wird eine Liste mit allen offenen Rechnungen in der Seitenansicht geöffnet. Bei allen bezahlten Rechnungen, wird die Meldung> Sie haben momentan keine Außenstände angezeigt. Zum Drucken der Außenstände, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 31 von 40 Ross Software

32 Artikelverkäufe Durch klicken auf die Schaltfläche Artikelverkäufe wird das Formular Verkäufe nach Artikeln geöffnet. Geben Sie das Anfangs- und Enddatum für den Zeitraum der Verkäufe ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau. Eine Liste der verkauften Artikel im eingegebenen Zeitraum wird geöffnet. Zum Drucken der Verkäufe, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 32 von 40 Ross Software

33 Kundenliste Durch klicken auf die Schaltfläche Kundenstamm wird eine Liste mit allen angelegten Kunden in der Seitenansicht geöffnet. Zum Drucken des Kundenstamms, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 33 von 40 Ross Software

34 Kundenverkäufe Durch klicken auf die Schaltfläche Kundenverkäufe wird das Formular Verkäufe nach Kunden geöffnet. Geben Sie das Anfangs- und Enddatum für den Zeitraum der Verkäufe ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau Eine Liste mit allen Kundenverkäufen im eingegebenen Zeitraum wird geöffnet. Zum Drucken der Verkäufe, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 34 von 40 Ross Software

35 Mitarbeiterverkäufe Durch klicken auf die Schaltfläche Mitarbeiterverkäufe wird das Formular Verkäufe nach Mitarbeitern geöffnet. Geben Sie das Anfangs- und Enddatum für den Zeitraum der Verkäufe ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau. Eine Liste mit allen Mitarbeiterverkäufen im eingegebenen Zeitraum wird geöffnet. Zum Drucken der Verkäufe, klicken Sie die rechte Maustaste und dann auf drucken. Bestellabwicklung Seite 35 von 40 Ross Software

36 Rechnung per Markieren Sie die Rechnung, die Sie per verschicken möchten, in der Liste der Kundenbestelldaten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mailrechnung. Die Rechnung wird als Anhang in Outlook eingefügt. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie den kostenlosen pdfmailer4de installiert haben. Bestellabwicklung Seite 36 von 40 Ross Software

37 Drucker einrichten Zur uneingeschränkten Nutzung des Programms müssen Sie den Drucker auf den PDFMAILER STANDARD einrichten. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Einrichten (siehe Bild). Die Maske Seite einrichten wird geöffnet. Klicken Sie auf das Register Seite, markieren Sie das Optionsfeld Spezieller Drucker und Klicken dann auf die Schaltfläche Drucker (siehe Bild). Wählen Sie den maxx PDFMAILER Standard aus dem Listenfeld aus und klicken dann auf OK. Bestellabwicklung Seite 37 von 40 Ross Software

38 Ist der Drucker ausgewählt, öffnet sich die Maske maxx PDFMAILER. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wird das Angebot als PDF in Ihr -Programm eingefügt. Bestellabwicklung Seite 38 von 40 Ross Software

39 Gutschrift In der Maske Bestellungen wurden die Felder Gutschriftmenge, Gutschriftpreis und Gutschriftdatum (siehe Pfeil) neu programmiert. Um den Kunden eine Gutschrift zu erteilen, geben Sie in diesen Feldern die entsprechenden Daten ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Gutschrift. Das nachfolgende Formular Ansicht Gutschrift wird eingeblendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gutschrift wird diese ausgedruckt. Weitere Vorgehensweise siehe Beschreibung Bestellungen Bestellabwicklung Seite 39 von 40 Ross Software

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