ESRlight Benutzeranleitung

Transkript

1 Willkommen Version: 1.2 Datum: 19. Februar 2010 Sprache: Deutsch Copyright 2010 AG AG Industriestrasse Volketswil www. Supportnummer , erste 2 Minuten kostenlos, dann CHF 2.50/Minute Supportzeiten Montag bis Freitag, 8.30 bis und bis Uhr Copyright 2010 AG Seite 1 von 20

2 1 Einleitung ESRlight ist in erster Linie dazu gedacht, leere, nicht vorgedruckte Einzahlungsscheine (A4) zu bedrucken und den Zahlungseingang zu überwachen. ESRlight ist für Geschäftskunden. Sie benötigen eine ESR-Teilnehmernummer um ESRlight nutzen zu können. ESRlight ist eine reine Webapplikation bei der keine lokale Installation nötig ist. Die Daten werden auf einem zentralen Server gespeichert. ESRlight läuft auf Windows, Mac OS X und Linux-Systemen die einen Webbrowser haben. ESRlight generiert ein PDF das grundsätzlich auf jedem Drucker ausgedruckt werden kann. ESRlight ist lizenzkostenfrei und nur als Dienstleistung erhältlich ESRlight basiert auf der OpenSource Buchhaltungs-Lösung SQL-Ledger, die von der Firma AG an die Schweiz angepasst wurde. Bei Fragen zu ESRlight steht Ihnen eine Supporthotline zur Verfügung: Die ersten 2 Minuten sind kostenlos, danach werden Ihnen CHF 2.50 pro Minute auf Ihrer Telefonrechnung belastet. Wenn Sie mit ESRlight zufrieden sind und noch mehr Funktionen möchten, dann gibt es die Möglichkeit eines kostenpflichtigen Upgrades auf eine Version mit einem erweiterten Funktionsumfang. Mehr dazu finden Sie unter Adressen aus ESR E-List können gegen eine Gebühr importiert werden Bevor Sie die ersten Rechnungen an Ihre Kunden versenden, beachten Sie bitte folgende Punkte: Konfigurieren Sie Ihren Drucker wie beschrieben, damit der Einzahlungsschein exakt bedruckt wird Drucken Sie die 5 Testrechnungen wie im Readme.pdf, welches Sie mit Ihren Logindaten per Mail erhalten haben, beschrieben aus und senden Sie die Testrechnungen an PostFinance zur Kontrolle Achten Sie beim Drucken auf die Hinweise im Readme.pdf und stellen Sie sicher, dass das PDF nicht verkleinert ausgedruckt wird! Warten Sie das OK von PostFinance ab Erfassen Sie zuerst Ihre Kundendaten Erfassen Sie nun Ihre Rechnungen und drucken Sie diese aus Bei Bedarf können Sie auch Mahnungen versenden Die Bedienung von ESRlight ist grundsätzlich immer gleich: Daten erfassen Erneuern, damit die eingegebenen Daten auf den Webserver übermittelt werden Eingabe kontrollieren Danach je nach Bedarf Drucken, Buchen, Speichern Copyright 2010 AG Seite 2 von 20

3 2 Kunden 2.1 Kunden Erfassen (MWST-pflichtig) Ausser dem Kundennamen (Kunde *) sind alle weiteren Angaben freiwillig und nicht zwingend nötig. Wenn Sie bei der Kundennummer nichts erfassen, wird sie automatisch vergeben. Doppelte Kundenummern sind möglich, haben aber keinen negativen Einfluss auf die Funktionsweise. Adresse erfassen (bei Privatpersonen den Typ auf Person umstellen) Gewünschter MWST-Satz anwählen (hier 7.6%) Neue Nummer (Damit wird eine freie Kundennummer vergeben) oder eine beliebige Nummer erfassen (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) (damit werden die Daten gespeichert) Hinweis: Das Eintrittsdatum muss immer gleich oder zeitlich vor dem Rechnungsdatum liegen. 2.2 Kunden Erfassen (Nicht MWST-pflichtig) Ausser dem Kundennamen (Kunde *) sind alle weiteren Angaben freiwillig und nicht zwingend nötig. Wenn Sie bei der Kundennummer nichts erfassen, wird sie automatisch vergeben. Doppelte Kundenummern sind möglich, haben aber keinen negativen Einfluss auf die Funktionsweise. Copyright 2010 AG Seite 3 von 20

4 Adresse erfassen (bei Privatpersonen den Typ auf Person umstellen) Neue Nummer (Damit wird eine freie Kundennummer vergeben) oder eine beliebige Nummer erfassen (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) (damit werden die Daten gespeichert) Hinweis: Das Eintrittsdatum muss immer gleich oder zeitlich vor dem Rechnungsdatum liegen. 2.3 Kunden Suchen Bei Bedarf gewünschte Felder für Suche ausfüllen Bei Bedarf weitere Felder in den Bericht aufnehmen, dazu entsprechende Felder anhaken Gefundene Kundenadressen werden aufgelistet und können ausgewählt werden, in dem auf den Kundennamen geklickt wird. Hinweis: Mit copy & paste können Adressen aus dieser Liste in andere Programme übernommen werden. Copyright 2010 AG Seite 4 von 20

5 3 Rechnungen 3.1 Rechnungen Erfassen (MWST-pflichtig) Kunde auswählen Restliche Angaben erfassen Betrag und Text eingeben (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) (falls gewünscht) (damit wird die Rechnung gespeichert) Hinweis: Zahlungseingänge können auf dieser Seite auch von Hand eingetragen werden. Einfach Datum und Betrag bei geleistete Zahlungen eintragen. Das Rechungsdatum muss gleich oder neuer als das Eintrittsdatum des Kunden sein! 3.2 Rechnungen Erfassen (Nicht MWST-pflichtig) Copyright 2010 AG Seite 5 von 20

6 Kunde auswählen Restliche Angaben erfassen Betrag und Text eingeben (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) (falls gewünscht) (damit wird die Rechnung gespeichert) 3.3 Rechnungen Alle Damit können Sie auch schon bezahlte Rechnungen wieder anschauen. Bei Bedarf gewünschte Felder für Suche ausfüllen Offen und Geschlossen anhaken Bei Bedarf weitere Felder in den Bericht aufnehmen, dazu entsprechende Felder anhaken Hinweis: Um die bezahlten Rechnungen zu sehen, muss Geschlossen angehakt sein! Alle Rechnungen werden aufgelistet. Hinweis: Um eine Rechnung zu ändern, einfach auf die Rechnungsnummer klicken. Copyright 2010 AG Seite 6 von 20

7 3.4 Rechnungen Offen Bei Bedarf gewünschte Felder für die Suche ausfüllen Bei Bedarf weitere Felder in den Bericht aufnehmen, dazu entsprechende Felder anhaken. Hier ist zusätzlich zur Grundeinstellung noch das Fälligkeitsdatum markiert Die offenen Rechnungen werden aufgelistet Hinweis: Um eine Rechnung zu ändern, einfach auf die Rechnungsnummer klicken. Copyright 2010 AG Seite 7 von 20

8 4 Mahnungen Allfällige Mahnspesen können nicht zum Rechnungsbetrag dazu addiert werden. Mahnungen erscheinen erst, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten ist. 4.1 Mahnen Kunde auswählen oder leer lassen Alle Rechnungen bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde, werden aufgelistet. Gewünschte Rechnung anklicken Hinweis: Es können nur Rechnungen gemahnt werden, bei denen das Fälligkeitsdatum der Rechnung bereits überschritten ist. Es kann nur jeweils eine Mahnung nach der anderen erstellt werden. Mehrere gleichzeitig auswählen, führt nicht zum Ziel! Sollten Sie oft eine grössere Anzahl an Mahnungen erstellen müssen, könnte für Sie ein Update auf die kostenpflichtige Version von ESRlight sinnvoll sein. Mehr dazu erfahren Sie unter Copyright 2010 AG Seite 8 von 20

9 PDF ausdrucken Angaben kontrollieren Copyright 2010 AG Seite 9 von 20

10 Richtig Falsch Die Seitengrösse darf nicht in den Druckbereich eingepasst werden und automatisch drehen und zentrieren muss deaktiviert sein. Richtig Falsch (Dadurch wird die Mahnstufe um 1 erhöht) Copyright 2010 AG Seite 10 von 20

11 5 Import 5.1 Import Zahlungen Gewünschte Datei auswählen. Die Datei muss vorher von Ihrem PostFinance Konto heruntergeladen werden. Zahlungen bei denen die ESR-Referenznummer erkannt wurde, werden aufgelistet. Hinweis: Sollten sich Zahlungen in der Importdatei befinden, die Sie nicht in ESRlight erfasst haben, erscheinen diese, können aber nicht importiert werden. Es ist auch möglich, dass Sie eine Datei zwei Mal importieren. Organisieren Sie sich so, dass Sie immer wissen was Sie schon importiert haben und was noch nicht. Rechnungen verbucht) (dadurch werden die Zahlungseingänge bei den entsprechenden Hier wird aufgezeigt, dass die Zahlungen korrekt importiert wurden. Hinweis: Um die Liste der verbuchten Zahlungen auszudrucken, einfach den Text markieren und im Browser auf Drucken klicken. Copyright 2010 AG Seite 11 von 20

12 Zahlungen bei denen keine Rechnung vorhanden ist, werden ebenfalls aufgelistet, aber nicht importiert. 5.2 Import Adressdaten aus E-List (kostenpflichtige Option) Den Menupunkt Import E-List sehen nur Kunden, die diese kostenpflichtige Option bezahlt haben. Welche Daten Sie mit dieser Option importieren können, sehen Sie unter Copyright 2010 AG Seite 12 von 20

13 6 System Unter dem Menupunkt System können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. 6.1 System Datensicherung Dieser Link erstellt eine Datei mit Ihren Daten, die Sie lokal bei sich abspeichern können. 6.2 System Benutzereinstellungen Hier können Sie zum Beispiel das Datumsformat anpassen oder die Sprache ändern. Hinweis: Änderungen an den Benutzereinstellungen führen dazu, dass man sich neu anmelden muss. 6.3 System Version Hier sehen Sie Informationen zu der aktuellen Version und zu den Sponsoren die es ermöglichen, dass Sie diese Lösung kostenlos nutzen können. 6.4 System Standard-Einstellungen Hier können Sie folgende Angaben verändern: Absenderadresse für die Rechnung (Header der Rechnung) Vergabe der Kundennummer und Rechnungsnummer Mahntexte Einstellung ob bei Ihrem Couvert das Fenster links oder rechts ist Allfällige Korrektur, damit die ESR-Referenznummer exakt in das Feld gedruckt wird Copyright 2010 AG Seite 13 von 20

14 Korrekturen vornehmen (haben Einfluss auf den Ausdruck) Hinweis: Wenn Sie wollen, dass die nächste Kundennummer 1000 ist, setzen Sie die Kundennummer auf 999. So weiss das System, dass die letzte Kundennummer 999 war und somit die nächste Kundenummer 1000 sein muss. Das gleiche System gilt auch für die Rechnungsnummern. 6.5 System MWST Hier kann die MWST-Nummer geändert werden, falls sie falsch erfasst wurde. Bis zu einer künftigen MWST-Anpassung muss hier sonst nichts verändert werden. Copyright 2010 AG Seite 14 von 20

15 7 Anhang 7.1 Registrieren Achtung, Sie können später nicht von MWST-pflichtig auf Nicht MWST-pflichtig oder von Nicht MWST-pflichtig auf MWST-pflichtig wechseln. Sie müssen sich beim Registrieren entscheiden! MWST-pflichtig So sieht eine korrekte Registrierung einer Firma die eine MWST-Nummer hat aus. Copyright 2010 AG Seite 15 von 20

16 7.1.2 Nicht MWST-pflichtig So sieht eine korrekte Registrierung einer Privatperson aus. Mehr Angaben sind freiwillig. Copyright 2010 AG Seite 16 von 20

17 8 Häufig gestellte Fragen (FAQ) 8.1 Teilzahlungen / Ratenzahlungen Frage: Der Kunde möchte den Totalbetrag in 3 Raten bezahlen Antwort: Erstellen Sie drei Rechnungen mit drei verschiedenen Fälligkeitsdaten 8.2 Rechnungsbetrag ungleich einbezahlter Betrag Frage: Der Rechnungsbetrag ist Der Kunde hat aber nur bezahlt. Jetzt bleibt die Rechnung weiterhin offen. Wie kann ich die Rechnung schliessen, damit Sie bei den Mahnungen nicht mehr erscheint. Antwort: Tragen Sie eine weitere Zahlung in der Höhe der Differenz ein. In diesem Beispiel Jetzt ist nichts mehr offen. Nun noch auf Buchen klicken, damit die Änderung auch gespeichert wird. 8.3 Listen drucken Frage: Wie drucke ich eine Liste auf der ich alle Rechnungen mit Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Betrag sehe, aus? Antwort: Unter Rechnungen Alle, folgende Einstellungen vornehmen. Dann auf Copyright 2010 AG Seite 17 von 20

18 Diese Liste können Sie in Ihrem Webbrowser bei Bedarf einfach ausdrucken. Den Inhalt den Sie ausdrucken möchten mit der Maus markieren, danach im Browser auf Drucken klicken. Damit nur der markierte Teil ausgedruckt wird, entsprechendes Feld (hier rot umrandet) markieren. 8.4 Leerzeile im Briefkopf oben links Frage: Wie bekommt man die Leerzeile oben links beim Absender weg? Antwort: Löschen Sie unter System Standardeinstellungen, die Leerzeichen auf der untersten Zeile, so dass sich der Cursor auf der Zeile mit dem Ort (in diesem Beispiel hinter Zürich) befindet. Copyright 2010 AG Seite 18 von 20

19 8.5 Umgekehrte Reihenfolge der erfassten Positionen auf der Rechnung Frage: Ist das ein Problem wenn die erfassten Positionen auf der Rechnung genau in der umgekehrten Reihenfolge erscheinen, wenn man die Rechnung nach dem Speichern wieder betrachtet? Wie bringe ich die Positionen wieder in die richtige Reihenfolge? Vor dem Buchen Nach dem Buchen noch einmal betrachtet. Antwort: Dass die Reihenfolge ändert, hat keinen Einfluss auf die korrekte Arbeitsweise der Lösung. Um die Reihenfolge um zu drehen, einfach die Rechnung noch einmal Buchen. Copyright 2010 AG Seite 19 von 20

20 8.6 ESR-Referenznummer fehlt Frage: Warum wird unter Rechnungen Offen in der Liste die ESR-Referenznummer nicht dargestellt? Antwort: Die Rechnung hat das Rechnungsdatum Zu diesem Zeitpunkt gibt es den Kunden (Musterfirma) gar noch nicht in der Datenbank. Der Kunde bei dieser Rechnung hat das Eintrittsdatum Wenn das Eintrittsdatum auf umgestellt wird, dann verschwindet der Fehler und die ESR-Referenznummer erscheint. Copyright 2010 AG Seite 20 von 20