EXCEL. Microsoft Excel 97. Fortgeschrittene Anwendungen EX97F Autoren: I. Zimmermann, C. Münster. 3. Auflage: Mai 2000 (240800)

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1 Microsoft Excel 97 für Windows 95/98/NT Fortgeschrittene Anwendungen EX97F Autoren: I. Zimmermann, C. Münster 3. Auflage: Mai 2000 (240800) by HERDT-Verlag, Nackenheim, Germany Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. EXCEL

2 I NHALTSVERZEICHNIS Excel 97 -Fortgeschrittene Add-Ins vorbereiten Tabellen gliedern Grundlagen Gliederungen erstellen Automatische Gliederung erstellen Manuelle Gliederung erstellen Gliederungsstruktur bearbeiten Gliederungsebenen hinzufügen Daten einer Gliederung markieren Detaildaten ein- und ausblenden Detaildaten anordnen Formatvorlagen zuweisen Gliederungen entfernen Schnellübersicht Übung Tabellen konsolidieren Grundlagen Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Konsolidierungsergebnisse löschen Schnellübersicht Übung Arbeiten mit Berichten Grundlagen Berichte erstellen und drucken Berichte bearbeiten Berichte löschen Schnellübersicht Übung Datenbank-Management Grundlagen Die Datenbankstruktur Daten in der Tabellensicht bearbeiten Daten in der Datenmaske bearbeiten Datensätze filtern Die AutoFilter-Funktion Der Spezialfilter Die Datenbankfunktionen Übersicht der Datenbankfunktionen Syntax der Datenbankfunktionen Datenbankfunktionen erstellen Schnellübersicht Übung Einführung in Microsoft Query Grundlagen Einfache Abfragedefinitionen erstellen Einfache Abfragen bearbeiten Abfragen manuell bearbeiten Das Microsoft Query- Anwendungsfenster Abfragen aktualisieren Abfragedefinitionen speichern Abfragekriterien bearbeiten Parameterabfragen erstellen Abfragen mit mehreren Tabellen Weiterenützliche Menüpunkte im Überblick Ergebnisreihen an Excel übergeben Die Abfrageeigenschaften Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen Grundlagen Pivot-Tabellen erstellen Pivot-Tabelle aus einerexcel- Datenbank erstellen Pivot-Tabelle aus externen Datenquellen erstellen Tabellen inpivot-tabellen konsolidieren Pivot-Tabelle aus eineranderen Pivot-Tabelle erstellen Pivot-Tabellen bearbeiten Daten der Pivot-Tabelle aktualisieren Daten sortieren Bereiche in einer Pivot-Tabelle markieren Felder hinzufügen Berechnete Felder und Elemente hinzufügen Anordnung der Felder ändern Eigenschaften eines Feldes ändern Felder löschen Spezielle Einstellungen einer Pivot- Tabelle vornehmen Daten gruppieren Detaildaten aus- und einblenden Diagramme aus einerpivot-tabelle erstellen Schnellübersicht Übung Arbeiten mit Matrizen Grundlagen Matrixformeln erstellen Matrixformeln bearbeiten Matrixkonstanten verwenden Matrixfunktionen Schnellübersicht Übung...77

3 Inhaltsverzeichnis I 9 Methoden zur Datenanalyse Grundlagen Trendanalysen Trend mit der Ausfüllfunktion erstellen Trend mit dem Menüpunkt REIHE erstellen Die Funktion TREND Trendlinie in einem Diagramm erstellen Übung Mehrfachoperationen Mehrfachoperationen mit einem Eingabefeld Mehrfachoperationen mit zwei Eingabefeldern Mehrfachoperationen bearbeiten Übung Die Zielwertsuche Grundlagen Zielwertsuche durchführen Übung Der Solver Grundlagen Problemlösungen durchführen Solver-Modelle speichern Solver-Modelle laden Nebenbedingungen festlegen Weitere Einstellungsmöglichkeiten zum Arbeiten mit dem Solver Übung Der Szenario-Manager Grundlagen Szenario erstellen und bearbeiten Übung Schnellübersicht Weiterführende Techniken der Diagrammbearbeitung Diagrammbestandteile Übersicht der verschiedenen Diagrammtypen Diagrammtyp nachträglich zuweisen Bearbeitung der Achsen Sekundärachse einblenden Diagrammachsen logarithmieren Trendlinien- bzw. Trendkurvendiagramme erstellen Fehlerindikatoren Einfügen von grafischen Objekten Besondere Druckoptionen bei Diagrammen Arbeiten mit benutzerdefinierten Diagrammtypen Schnellübersicht Übung... 8 Grafische Darstellung mit Landkarten Grundlagen Landkarten erstellen Überblick über weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Schnellübersicht Übung Datenschutz Grundlagen Arbeitsmappen schützen Arbeitsmappen vor Öffnen und Speichern schützen Struktur einer Arbeitsmappe schützen Tabellenblätter schützen Zellen und Objekte schützen Schnellübersicht Übung Arbeiten imteam Grundlagen Arbeitsmappen zur Teambearbeitung freigeben Arbeitsmappen überarbeiten Arbeitsmappen schützen Spezielle Einstellungen Schnellübersicht Übung Kommunikation mit anderen Anwendungen Grundlagen Daten aus anderen Anwendungsprogrammen einfügen Daten importieren Vorhandene Dokumente einbetten Text-Dateien importieren Daten in andere Anwendungsprogramme einfügen Schnellübersicht Startoptionen definieren Grundlagen Arbeitsordner definieren Arbeitsmappen automatisch öffnen Arbeitsbereiche bestimmen Schnellübersicht Übung... 5 Stichwortverzeichnis... 52

4 7 Excel 97 -Fortgeschrittene 7 Pivot-Tabellen In diesem Kapitel erfahren Sie aus welchen Datenquellen Sie Pivot-Tabellen erstellen können wie Sie eine Pivot-Tabelle erstellen wie Sie Pivot-Tabellen bearbeiten Voraussetzungen Tabellen gliedern Tabellen konsolidieren Grundkenntnisse über Microsoft Query Grundkenntnisse über Excel-Datenbanken 7. Grundlagen Pivot-Tabellen stellen eine besondere Tabellenansicht dar. Sie können umfangreiche Daten aus Excel-Dateien und externen Datenquellen in verschiedenen übersichtlichen Formaten sowie unterschiedlichen Berechnungsmethoden zusammenfassen. Damit sind Pivot-Tabellen ein nützliches Hilfsmittel zur Datenanalyse. Mit einer Pivot-Tabelle können Sie verschiedene Auswertungen durchführen: Gesamtergebnisse von Spalten und Zeilen ermitteln Teilergebnisse für einzelne Datenfelder bilden Spezielle Berechnungen durchführen Daten zusammenfassen Wichtige Datenbereiche einblenden und Daten filtern Durch Änderung des Layouts können Sie die Daten aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Aus folgenden Datenquellen können Sie Pivot-Tabellen erstellen: Excel-Datenbanken bzw. -Listen Externe Datenquellen Mehrere Konsolidierungsbereiche Andere Pivot-Tabellen. Die Layout-Bereiche und Bestandteile einer Pivot-Tabelle Die Darstellung der Pivot-Tabelle legen Sie in einem Dialogfenster des Pivot-Tabellen-Assistenten fest. Die Vorgehensweise zur Erstellung einer Pivot-Tabelle wird im nächsten Abschnitt beschrieben. Seitenbereich Zeilenbereich Spaltenbereich Datenbereich Im Seitenbereich können Sie Listenfelder einfügen, in denen Sie die Datenfeldauswahl innerhalb der Pivot-Tabelle einschränken oder erweitern können. Sie können hier auch festlegen, ob Sie Daten auf einzelnen Tabellenblättern anzeigen möchten. Hier legen Sie die Daten bzw. das Datenlayout der Zeilen mit Teilergebnissen fest. Im Spaltenbereich können Sie Datenfelder und Layout der Spalten mit Teilergebnissen festlegen. Hier werden die eigentlichen zusammengefaßten Datenfelder eingefügt. 52

5 Pivot-Tabellen 7 Die Felder, die in die Bereiche eingefügt sind, werden entsprechend als Seiten-, Spalten-, Zeilen- und Datenfelder bezeichnet. Die Einträge eines Feldes werden als Elemente bezeichnet. Im nachfolgenden Beispiel (vgl. Abb. 7.) ist beispielsweise Nord ein Element im Feld Region. Im folgenden Beispiel wurde aus den Daten der Excel-Tabelle BESTELL eine Pivot-Tabelle erstellt, in der die Bestellungen einzelner Firmen summiert angegeben werden. Während die Firmennamen zeilenweise angeordnet sind, wurden die Regionen in Spalten angeordnet. An den Schnittpunkten einer Zeile mit einer Spalte wird die Summe der Bestellungen für die jeweilige Firma und die entsprechende Region eingetragen. Zusätzlich kann im Listenfeld des Seitenfelds ORT ausgewählt werden, ob in der Pivot-Tabelle alle Daten oder nur die Daten für einen bestimmten Ort angezeigt werden sollen. Die Pivot-Tabelle bietet vielfältige Auswertungsmöglichkeiten: Beispiele: Wieviel wurde in der Region Süd bestellt? Wieviel wurde von der Firma Gutverpack KG bestellt? Wieviel wurde insgesamt bestellt? Welche Bestellungen erfolgten in Mainz? Spaltenbereich Seitenbereich Datenbereich Zeilenbereich Die Excel-Tabelle Bestellungen als Datenquelle Abb. 7. Beispiel einer Pivot-Tabelle (BESTELL) Die Pivot-Tabelle Summe Bestellungen Das Pivot-Tabellenkonzept ist die Weiterentwicklung der Kreuztabellen von Excel 4.0. Die Begriffe Pivot-Tabelle und Kreuztabelle können daher synonym verwendet werden. Notizen 53

6 7 Excel 97 -Fortgeschrittene 7.2 Pivot-Tabellen erstellen Allgemeine Vorgehensweise zum Erstellen einer Pivot-Tabelle Eine neue Pivot-Tabelle wird mit dem Pivot-Tabellen-Assistenten erstellt. Dabei werden folgende Schritte in den einzelnen Dialogfenstern des Pivot-Tabellen-Assistenten durchgeführt: Schritt : Datenquelle für die Pivot-Tabelle bestimmen Schritt 2: Tabellenbereich der Datenquelle definieren Schritt 3: Layout und Daten der Pivot-Tabelle festlegen Schritt 4: Ausgabebereich und Name der Pivot-Tabelle festlegen Pivot-Tabellen-Assistent starten Rufen Sie den Menüpunkt DATEN - PIVOT-TABELLENBERICHT auf. Schritt : Datenquelle bestimmen Pivot-Tabellen können Sie auf der Basis verschiedenartiger Datenquellen erstellen. Die einzelnen Typen sind in den folgenden Abschnitten beschrieben: Pivot-Tabelle auf Basis... einer MS Excel-Datenbank oder -Liste vgl. Abschnitt 7.2. einer externen Datenbank vgl. Abschnitt mehrerer Konsolidierungsbereiche vgl. Abschnitt einer anderen Pivot-Tabelle vgl. Abschnitt Abb. 7.2 Datenquelle festlegen 7.2. Pivot-Tabelle aus einer Excel-Datenbank erstellen In einer Pivot-Tabelle können Sie Tabellen der gleichen oder aber auch einer anderen Arbeitsmappe auswerten. Ein Beispiel für die Erstellung einer Pivot-Tabelle aus einer Excel-Datenbank zeigt Abb. 7.. Aktivieren Sie im ersten Schritt des Pivot-Tabellen-Assistenten das Optionsfeld MS E XCEL -D ATENBANK ODER -LISTE. Schritt 2: Tabellenbereich bestimmen Geben Sie durch Zeigen den Zellbereich ein, der die zu analysierenden Daten enthält =. Schließen Sie die Spaltenüberschriften mit ein. Über die Schaltfläche D URCHSUCHEN können Sie eine noch nicht geöffnete Arbeitsmappe wählen. Anschließend müssen Sie im Listenfeld = hinter dem ausgewählten Dateinamen den Tabellenbereich festlegen. Abb. 7.3 Quelldatenbereich angeben Praxistip Wenn Sie den Cursor vor dem Aufruf des Assistenten in den Datenbereich setzen, zu dem Sie eine Pivot- Tabelle erstellen möchten, bzw. diesen Bereich markieren, wird der Bereich automatisch in dem Dialogfenster angezeigt =. 54

7 Pivot-Tabellen 7 Schritt 3: Layout festlegen Felder anordnen Die Spaltenüberschriften der Tabelle erscheinen als Feldschaltflächen an der rechten Seite des Dialogfensters =. Ziehen Sie die gewünschte Feldschaltfläche in einen der vier Bereiche S EITE >, Z EILE?, S oder D ATEN A Die Anordnung der Felder können Sie nachträglich ändern (vgl. Abschnitt 7.3.6). Feldeigenschaften festlegen Abb. 7.4 Klicken Sie doppelt auf ein Feld (eine Feldschaltfläche) in den Bereichen ZEILE, SPALTE oder SEITE, um die Eigenschaften dieses Feldes zu ändern ( vgl. Abb. 7.5): = Ordnen Sie das Feld in einem anderen Bereich an (ZEILE, SPALTE oder SEITE ). > Lassen Sie die Teilergebnisse automatisch darstellen oder die Daten durch andere bzw. mehrere Funktionen berechnen, beispielsweise als Mittelwert oder Produkt.? Blenden Sie einzelne Elemente durch Anklicken des entsprechenden Datenfeldinhalts Löschen Sie ein Feld (das Feld wird aus der Pivot- Tabelle gelöscht, nicht aber aus der eigentlichen Datenbank bzw. Liste). Das Pivot-Tabellen-Layout Abb Feldeigenschaften festlegen 4 Klicken Sie doppelt auf ein Feld im Bereich D ATEN, um die Auswertungsfunktion festzulegen A (vgl. Abb. 7.4). Abb. 7.6 Auswertungsfunktion wählen Notizen 55

8 7 Excel 97 -Fortgeschrittene Schritt 4: Ausgabebereich definieren oder Erstellen Sie die Pivot-Tabelle auf einem neuen Tabellenblatt =. Fügen Sie die Tabelle in ein bestehendes Tabellenblatt ein >. Geben Sie dann durch Zeigen im zugehörigen Eingabefeld die linke obere Zelle des Ausgabebereiches an. Über die Schaltfläche O PTIONEN nehmen Sie spezielle Einstellungen zum Anzeigen und Speichern der Daten vor ( vgl. Abschnitt 7.4). Abb Ausgabebereich festlegen Wenn Sie eine Pivot-Tabelle aus denselben Daten erstellen möchten, die bereits in einer Pivot-Tabelle der Arbeitsmappe ausgewertet werden, blendet Excel den Hinweis ein, daß Sie die Pivot-Tabelle aus der anderen Pivot-Tabelle erstellen können (vgl. Abschnitt 7.2.4) Pivot-Tabelle aus externen Datenquellen erstellen Über MS Query können Sie externe Daten als Pivot-Tabelle in ein Excel-Tabellenblatt einfügen. Legen Sie im ersten Schritt des Pivot-Tabellen-Assistenten fest, daß Sie eine Pivot-Tabelle auf Basis externer Daten erstellen möchten. Im folgenden Beispiel wurden in MS Query aus den Tabellen Artikel und Ausgänge der Access-Datenbank BUERO.MDB Datenfelder ausgewählt. Aus dem Ergebnis dieser Abfrage wurde die Pivot-Tabelle VERKAUF erstellt. Dabei wurden die Lieferanten-Nr im Spaltenbereich, die Artikel-Nr im Zeilenbereich und die Anzahl der verkauften Einheiten als Summe im Datenbereich angeordnet. Über ein Seitenfeld lassen sich die Verkäufer auswählen. Abb. 7.8 Pivot-Tabelle aus einer externen Datenquelle BUERO.MDB (VERKAUF.DQY und VERKAUF.XLS) Schritt 2: Quelldaten auswählen Betätigen Sie die Schaltfläche D ATEN ABRUFEN. Der Query-Assistent wird gestartet. Dort wählen Sie die externe Datenquelle aus ( vgl. Kapitel 6 ). Beenden Sie den Query-Assistenten bzw. MS- Query, indem Sie die Daten an Excel zurückgeben. Excel kehrt zum Pivot-Tabellen-Assistenten zurück (vgl. Abb. 7.9). Abb. 7.9 Quelldatenbereich angeben 56

9 Pivot-Tabellen 7 Schritt 3 und Schritt 4 Das Ergebnis einer Abfrage mit MS Query (Ergebnisbereich) entspricht im Aufbau einer Excel-Datenbank bzw. -Liste. Die Vorgehensweisen bei der Anordnung der Pivot-Tabellenfelder (Schritt 3) und der Angabe des Ausgabebereichs (Schritt 4) entsprechen daher den oben beschriebenen Arbeitsschritten (vgl. Abschnitt 7.2.) Tabellen inpivot-tabellen konsolidieren In einer Pivot-Tabelle können Sie Tabellen konsolidieren und in unterschiedlichen Layout-Variationen darstellen. Um eine Pivot-Tabelle aus mehreren Konsolidierungsbereichen zu erzeugen, starten Sie den Pivot- Tabellen-Assistenten über den Menüpunkt DATEN - PIVOT-TABELLENBERICHT, und aktivieren Sie im ersten Schritt des Assistenten das entsprechende Optionsfeld (vgl. Abb. 7.2). Excel erstellt eine Pivot-Tabelle aufgrund der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen der verschiedenen Tabellenbereiche. Ferner haben Sie die Möglichkeit, über Seitenfelder weitere Unterteilungen vorzunehmen. Es gibt dafür zwei Alternativen: Einfache Seitenfelderstellung Hierbei wird ein Seitenfeld mit genau einem Eintrag für jeden Tabellenbereich von Excel automatisch erstellt. Benutzerdefinierte Seitenfelderstellung Sie können zu jedem Tabellenbereich der Pivot-Tabelle Einträge für maximal vier Seitenfelder manuell festlegen, beispielsweise, um nur bestimmte Daten aus einzelnen Tabellen zu analysieren. Um mit dem Pivot-Tabellen-Assistenten eine Konsolidierung durchzuführen, sind mehrere Schritte notwendig. Tabellenbereiche zur Konsolidierung auswählen Einfache Seitenfelderstellung Benutzerdefinierte Seitenfelderstellung Anzahl der Seitenfelder festlegen Eingabe der Einträge in den Seitenfeldern für jeden Konsolidierungsbereich Pivot-Tabelle mit einem Seitenfeld Pivot-Tabelle mit bis zu vier Seitenfeldern Abb. 7.0 Vorgehensweise bei der Erstellung einer Pivot-Tabelle mit konsolidierten Daten Notizen 57

10 7 Excel 97 -Fortgeschrittene Die Arbeitsblätter ( Hamburg, München und Berlin) werden in einer Pivot-Tabelle ausgewertet. Die Warengruppen (Zeilen) wurden im Zeilenbereich, die Wochentage (Spalten) im Spaltenbereich angeordnet. Die einzelnen Tabellenblätter können über das Seitenfeld gewählt werden. Abb. 7. Mehrere Tabellen ineiner Pivot-Tabelle konsolidieren (ELEKTROP) Schritt 2a: Art der Seitenfelderstellung wählen Standardmäßig ist die einfache Seitenfelderstellung aktiviert: Excel erzeugt ein Seitenfeld, über das die einzelnen bzw. alle Konsolidierungsbereiche in der Pivot-Tabelle angezeigt werden können. Die Einträge für die Konsolidierungsbereiche im Seitenfeld werden mit dem Text Element und einer fortlaufenden Nummer bezeichnet. Durch Aktivieren der benutzerdefinierten Seitenfelderstellung können Sie eigene Seitenfelder definieren. Über das Seitenfeld können Sie anschließend in der Pivot-Tabelle zwischen Daten einzelner Konsolidierungsbereiche und allen Daten auswählen. Bei der benutzerdefinierten Seitenfelderstellung erzeugt Excel eine Pivot-Tabelle mit den von Ihnen erstellten Seitenfeldern. Hierbei werden die Daten mit gleichen Seitenfeld-Beschriftungen zusammengefaßt. Abb. 7.2 Art der Seitenfelderstellung wählen Schritt 2b: Konsolidierungsbereiche bestimmen Einfache Seitenfelderstellung Geben Sie den Bezug auf den ersten Konsolidierungsbereich ein =. Schließen Sie dabei die Überschriften, jedoch keine Formelzellen mit ein. Betätigen Sie die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Fügen Sie weitere Bereiche hinzu. Über die Schaltfläche D URCHSUCHEN haben Sie die Möglichkeit, Bereiche aus nicht geöffneten Arbeitsmappen hinzuzufügen. Um einen Bereich wieder zu entfernen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag >, und betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN. Abb Einfache Seitenfelderstellung 58

11 Pivot-Tabellen 7 Benutzerdefinierte Seitenfelderstellung Legen Sie die Konsolidierungsbereiche fest, wie zuvor beschrieben. Bestimmen Sie die gewünschte Anzahl der Seitenfelder >. Markieren Sie einen Konsolidierungsbereich =, und geben Sie in den Eingabefeldern? die gewünschten Beschriftungen ein. Schritt 3 und Schritt 4 Legen Sie in Schritt 3 das Layout der Pivot-Tabelle fest. Standardmäßig ordnet Excel die Zeilenüberschriften der Konsolidierungsbereiche als Elemente des Feldes ZEILE im Zeilenbereich an. Die Spaltenüberschriften bilden die Elemente des Feldes SPALTE im Spaltenbereich. Abb. 7.4 Benutzerdefinierte Seitenfelderstellung Bei der einfachen Seitenfelderstellung wird ein Seitenfeld S EITE eingefügt, in dem jeder Konsolidierungsbereich einen Eintrag erhält. Bestimmen Sie anschließend im Schritt 4 den Ausgabebereich. Zu Hinweisen zur Layout-Gestaltung und Definition des Ausgabebereichs vgl. Abschnitt Pivot-Tabelle aus einer anderen Pivot-Tabelle erstellen Pivot-Tabellen, die aus einer anderen Pivot-Tabelle entstehen, können die Auswertung der Daten vereinfachen bzw. beschleunigen. Wenn Ihre Arbeitsmappe bereits eine Pivot-Tabelle enthält und Sie auf Basis der gleichen Daten noch eine weitere Pivot-Tabelle erstellen wollen, blendet Excel automatisch ein Dialogfenster ein, in dem Sie auf diese Möglichkeit hingewiesen werden. Die Erstellung einer Pivot-Tabelle auf Basis einer bereits bestehenden Pivot-Tabelle bietet folgende Vorteile: Sie können unterschiedliche Ansichten einer Pivot-Tabelle gleichzeitig betrachten. Zeitaufwendige Abfragen aus externen Datenquellen können vermieden werden. Wenn Sie Datenänderungen in einer Pivot-Tabelle vornehmen, können Sie durch Aufruf des Menüpunktes DATEN - DATEN AKTUALISIEREN eine automatische Aktualisierung der Daten in einer anderen Pivot-Tabelle bewirken (vgl. Abschnitt 7.3.). Excel erstellt eine Verknüpfung zwischen beiden Pivot- Tabellen, falls beide Pivot-Tabellen in einer Datei bzw. Arbeitsmappe gespeichert sind. Notizen 59