Anleitung. UTF-8 codierte CSV-Dateien mit Microsoft Excel öffnen und anwenden

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1 Anleitung UTF-8 codierte CSV-Dateien mit Microsoft Excel öffnen und anwenden Inhaltsverzeichnis: 1. Anleitung für Excel 2003 Seite Anleitung für Excel 2007/2010 Seite 5-9 Da UTF-8 eine zentrale Bedeutung als globale Zeichenkodierung im Internet hat, werden die Daten beim Export als CSV-Datei entsprechend ebenfalls UTF-8 codiert. Um solche Dateien mit dem passenden Zeichensatz zu öffnen und damit zu arbeiten, muss wie folgt vorgegangen werden: 1. Excel 2003 Menüauswahl in Excel Wählen Sie über das Menü Daten Externe Daten importieren den Menüpunkt Daten importieren aus. [1]

2 Datenquelle auswählen Es öffnet sich der Dialog Datenquelle auswählen. Wählen Sie hier die zu öffnende Datei aus und betätigen Sie die Öffnen Schaltfläche. Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 1 von 3 Im Anschluss legen Sie den Dateiursprung (Zeichencodierung) auf UTF-8 (fast ganz unten in der Liste) fest und fahren mit der Schaltfläche weiter fort. [2]

3 Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 2 von 3 Im nächsten Dialog setzten Sie das Trennzeichen auf Komma statt auf Tabstopp und fahren erneut mit der Schaltfläche weiter fort. Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 3 von 3 Um alle Spalten korrekt zu importieren und eine automatische Umformatierung durch Excel zu verhindern, wird im folgenden der gesamte Datenbereich als Text formatiert: Dazu wählen Sie die erste Spalte aus, drücken und halten nun die Umschalttaste solange gedrückt, bis Sie auch die restlichen Spalten zur Auswahl hinzugefügt haben. Dadurch sollte der gesamte Datenbereich wie im Bild zu sehen von links bis rechts markiert und entsprechend schwarz hervorgehoben werden. Anschließend wählen sie als Datenformat der Spalten die Option Text aus und beenden den Assistenten mit der Schaltfläche Fertig stellen. [3]

4 Daten importieren Im letzten Schritt können Sie festlegen, wohin die Daten eingefügt werden sollen. Es empfiehlt sich hier, die Option Neues Arbeitsblatt zu wählen. Mit der Schaltfläche OK beenden Sie die Prozedur und die Daten werden UTF-8 codiert in Microsoft Excel angezeigt. Berechnungen ermöglichen Die Daten werden jetzt als Text angezeigt, es können zunächst keine Berechnungen durchgeführt werden. Ersetzen Sie anschließend alle Punkte (.) durch Komma (,) mit der Schaltfläche Suchen und Auswählen. Dann markieren Sie alle Spalten, die Zahlen enthalten, und formatieren die Zellen. Wählen Sie dazu im Bereich Zahlen die Kategorie Standard aus. [4]

5 2. Excel 2007/ 2010 Menüauswahl in Excel Wählen Sie über die Karteikarte Daten im Abschnitt Externe Daten abrufen die Option Aus Text aus. Textdatei importieren Es öffnet sich der Dialog Textdatei importieren. Wählen Sie hier die zu öffnende Datei aus und betätigen Sie die Importieren Schaltfläche. [5]

6 Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 1 von 3 Im Anschluss legen Sie den Dateiursprung (Zeichencodierung) auf UTF-8 (fast ganz unten in der Liste) fest und fahren mit der Schaltfläche weiter fort. Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 2 von 3 Im nächsten Dialog setzten Sie das Trennzeichen auf Komma statt auf Tabstopp und fahren erneut mit der Schaltfläche weiter fort. [6]

7 Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 3 von 3 Um alle Spalten korrekt zu importieren, müssen weitere Einstellungen verändert werden. Dazu wählen Sie im nächsten Schritt die Option Weitere Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie als Dezimaltrennzeichen. (Punkt) aus und als 1000er-Trennzeichen, (Komma). Bestätigen Sie diese Auswahl mit OK und klicken Sie dann auf Fertig stellen. Diese Einstellung sorgt dafür, dass Sie mit den Daten direkt Berechnungen durchführen können (bei Problemen siehe ab Seite 8). Daten importieren Im letzten Schritt können Sie festlegen, wohin die Daten eingefügt werden sollen. Es empfiehlt sich hier, die Option Neues Arbeitsblatt zu wählen. Mit der Schaltfläche OK beenden Sie die Prozedur und die Daten werden UTF-8 codiert in Microsoft Excel angezeigt. [7]

8 Alternative für Schritt 3 Sollten mit der obigen Vorgehensweise bei Schritt 3 Probleme auftreten, können Sie die Daten auch ausschließlich als Text in Excel importieren. Führen Sie die ersten 2 Arbeitsschritte wie oben beschrieben aus. Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 3 von 3 Um alle Spalten korrekt zu importieren und eine automatische Umformatierung durch Excel zu verhindern, wird im folgenden der gesamte Datenbereich als Text formatiert: Dazu wählen Sie die erste Spalte aus, drücken und halten nun die Umschalttaste solange gedrückt, bis Sie auch die restlichen Spalten zur Auswahl hinzugefügt haben. Dadurch sollte der gesamte Datenbereich wie im Bild zu sehen von links bis rechts markiert und entsprechend schwarz hervorgehoben werden. Anschließend wählen sie als Datenformat der Spalten die Option Text aus und beenden den Assistenten mit der Schaltfläche Fertig stellen. Daten importieren Im letzten Schritt gibt können Sie festlegen, wohin die Daten eingefügt werden sollen. Es empfiehlt sich hier, die Option Neues Arbeitsblatt zu wählen. Mit der Schaltfläche OK beenden Sie die Prozedur und die Daten werden UTF-8 codiert in Microsoft Excel angezeigt. [8]

9 Berechnungen ermöglichen Die Daten werden jetzt als Text angezeigt, es können zunächst keine Berechnungen durchgeführt werden. Ersetzen Sie anschließend alle Punkte (.) durch Komma (,) mit der Schaltfläche Suchen und Auswählen im Bereich Bearbeiten. Dann markieren Sie alle Spalten, die Zahlen enthalten, und formatieren die Zellen. Wählen Sie dazu im Bereich Zahlen die Kategorie Standard aus. [9]