Excel für Windows ISBN Peter Wies. Fortgeschrittene Techniken. 1. Ausgabe, 7. Aktualisierung, Juni 2013 EX2010F

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1 Peter Wies 1. Ausgabe, 7. Aktualisierung, Juni 2013 Excel 2010 für Windows Fortgeschrittene Techniken ISBN EX2010F

2 I Excel Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch...4 Tabelleninhalte strukturieren, gliedern und überwachen 1 Namen zur besseren Übersicht einsetzen Namen vergeben Namen in Formeln einsetzen Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Namen verwalten Schnellübersicht Übung Formatierung an Bedingungen knüpfen Grundlagen zur bedingten Formatierung Individuelle Regeln aufstellen Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Regeln bearbeiten Mit mehreren Regeln arbeiten Schnellübersicht Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit gegliederten Tabellen arbeiten Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übungen Formeln überwachen Formeln auf Fehler prüfen Zellinhalte überwachen Schnellübersicht Übung...37 Datenbankfunktionalitäten nutzen 5 Den Spezialfilter verwenden Grundlagen zum Spezialfilter Suchkriterien für den Spezialfilter Den Spezialfilter einsetzen Schnellübersicht Übung Mit Excel-Datenbanken arbeiten Grundlagen zu Excel-Datenbanken Duplikate entfernen Datenbankfunktionen einsetzen Schnellübersicht Übung...48 Daten analysieren 7 Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungen im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Daten der Pivot-Tabelle filtern Mit Datenschnitten Pivot-Tabellendaten filtern Pivot-Tabellen aus externen Datenquellen erstellen Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen anpassen Layout einer Pivot-Tabelle ändern Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren Spezielle Anzeigemöglichkeiten nutzen Berechnete Felder und Elemente verwenden Pivot-Tabellen mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren PivotCharts erstellen Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen Schnellübersicht Übung 1: Pivot-Tabelle mit Lagerbeständen anpassen Übung 2: Pivot-Tabelle auswerten und als Diagramm darstellen Trendanalysen, Datentabellen, Zielwertsuche Datenanalyse mit Excel Grundlagen zu Trendanalysen Trendanalysen durchführen Trendanalyse mit der Funktion TREND Datentabellen für die Datenanalyse verwenden Datentabelle mit einer Variablen nutzen Datentabelle mit zwei Variablen nutzen Die Zielwertsuche einsetzen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 11 Mit dem Solver arbeiten Das Add-In SOLVER aktivieren Grundlagen zum Solver Einen bestimmten Zielwert berechnen Nebenbedingungen für den Solver festlegen Den minimalen bzw. maximalen Zielwert berechnen Solver-Modelle nutzen Solver-Berichte erstellen Schnellübersicht Übung Szenarien erstellen Grundlagen zu Szenarien Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Matrizen arbeiten Grundlagen zu Matrizen Matrixformeln erstellen Matrixformeln bearbeiten Matrixkonstanten verwenden Spezielle Matrixfunktionen Schnellübersicht Übung Daten und Informationen visualisieren 14 Verschiedene Diagrammtypen verwenden Säulendiagramme und Balkendiagramme Liniendiagramme und Flächendiagramme Punkt(XY)-Diagramme Kreisdiagramme und Ringdiagramme Blasendiagramme Netz-, Oberflächen- und Kursdiagramme nutzen Verbunddiagramme und Diagrammvorlagen einsetzen Schnellübersicht Übung Spezielle Diagrammbearbeitung Dargestellten Tabellenbereich erweitern Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern Kategorieachse formatieren Sekundärachse einblenden Trendlinien im Diagramm anzeigen Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen Schnellübersicht Übung Tabellen mit Illustrationen gestalten Illustrationen einfügen Illustrationen bearbeiten Grafiken und ClipArts formatieren Formen formatieren SmartArt-Grafiken nutzen Schnellübersicht Übung Daten austauschen und gemeinsam nutzen 17 Daten importieren bzw. exportieren Daten von Microsoft Access verwenden Textdateien nach Excel importieren Weitere Fremdformate importieren Excel-Daten exportieren Schnellübersicht Übung Microsoft Query nutzen Grundlagen zu Microsoft Query Abfragen mit dem Query-Assistenten erstellen Abfragen aktualisieren bzw. löschen Abfragen bearbeiten Menüpunkte in Microsoft Query nutzen Abfragekriterien in Microsoft Query bearbeiten Abfragen mit mehreren Tabellen erstellen Schnellübersicht Übung Im Team arbeiten Grundlagen zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung Excel individuell einrichten 20 Excel individualisieren Das Menüband anpassen Arbeitsmappen automatisch beim Start von Excel öffnen Mit benutzerdefinierten Ansichten arbeiten Die Excel-Grundeinstellungen anpassen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Excel Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich die fortgeschrittenen Techniken, um effizient und professionell mit Excel 2010 zu arbeiten. Sie lernen die Programmfunktionen anhand handlungsorientierter Arbeitsanleitungen kennen, die Sie Schritt für Schritt direkt am Computer umsetzen können. Jedes Kapitel beginnt mit einer Übersicht, in der Sie auf einen Blick sehen, welche Inhalte dort erläutert werden. In den Schnellübersichten am Kapitelende können Sie noch einmal nachsehen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Um die erlernten Fähigkeiten zu trainieren und zu festigen, nutzen Sie die praxisorientierten Übungen, die die einzelnen Kapitel abschließen. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift Symbol kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. kennzeichnet Arbeitsschritte. Symbole,, ( ) kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation leichte Übung Praxistipp mittelschwere Übung Warnhinweis schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie zunächst Ihr Portal wählen und dann über das obere Suchfeld z. B. nach ex2010f suchen. Klicken Sie in der Trefferliste auf den Titel dieses Buches und starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche ÜBUNGSDATEIEN betätigen. Wichtig: Einige Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Uebung (C:\Uebung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Beispiel-, Übungsund Ergebnisdateien (ex2010f_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS), den Standardeinstellungen des Programms, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Excel- Grundkenntnisse verfügen: Tabellen erstellen und bearbeiten Tabellen sortieren und mit dem AutoFilter filtern Zellen und Zahlen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten Diagramme erstellen und bearbeiten Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop unter Sie möchten beispielsweise Ihre Excel-Grundkenntnisse auffrischen; hierzu empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Excel Grundlagen; Ihre Excel-Kenntnisse erweitern und vertiefen. Nutzen Sie hierzu unsere vielfältigen Themen-Specials zu Excel, z. B. zu den Themen Pivot-Tabellen und Diagrammen Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Excel Fortgeschrittene Techniken 1 Namen zur besseren Übersicht einsetzen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Namen für Zellen und Zellbereiche vergeben wie Sie Namen in Formeln einsetzen wie Sie Namen bearbeiten Voraussetzungen Mit Formeln und Funktionen arbeiten 1.1 Namen vergeben Vorteile von Namen Insbesondere bei der Arbeit mit größeren Tabellen oder komplizierten Formeln werden die eingegebenen Bezüge durch die Koordinaten- oder Bereichsangaben in Formeln schnell unübersichtlich. Eine Formel wie =A1*D3*F4+D4/G2*F8 lässt beispielsweise nicht auf einen Blick erkennen, was berechnet wird. Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit und zur Vereinfachung der Formelerstellung können Sie Zellen und Zellbereiche mit Namen versehen und diese Namen in Formeln verwenden. Formeln werden durch den Einsatz von Namen aussagekräftiger und übersichtlicher. Einmal benannte Bereiche können Sie in verschiedenen Formeln verwenden, ohne dass Sie die betreffenden Bereichsbezüge jedes Mal neu angeben müssen. Sie können schnell zu einem benannten Bereich gelangen bzw. diesen markieren. Für die Arbeit mit Namen stehen Ihnen im Register FORMELN die Elemente der Gruppe DEFINIERTE NAMEN zur Verfügung. Name: Kosten =Kosten/Gesamtkosten =SUMME(Kosten) Namen wurden aus Spalte A übernommen =Gesamtkosten/Stückzahl =Einzelpreis*(1+Gewinn) =Nettopreis*(1+Mehrwertsteuer) 6 HERDT-Verlag

7 Namen zur besseren Übersicht einsetzen 1 Neben individuell vom Anwender erstellten Namen existieren in Arbeitsmappen oft auch Namen, die von Excel bei bestimmten Aktionen (z. B. bei der Einrichtung eines Druckbereichs) automatisch angelegt werden. Zellen bzw. Bereiche benennen Markieren Sie die Zelle oder den Bereich, die bzw. der benannt werden soll. Klicken Sie in das Namenfeld und geben Sie den gewünschten Namen ein. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Sie können die Größe des Namenfelds individuell anpassen, indem Sie den rechten Rand des Feldes mit der Maus in die gewünschte Richtung ziehen. Richtlinien für Namen Der Name muss mit einem Buchstaben, einem Unterstrich _ oder einem Backslash \ beginnen. Ein Name darf aus bis zu 255 Zeichen bestehen und kann Buchstaben, Zahlen, Unterstriche, Backslashs, Fragezeichen und Punkte enthalten. Leerzeichen, Semikola, Bindestriche oder Doppelpunkte in Namen sind nicht erlaubt. Verwenden Sie stattdessen Unterstriche (z. B. Umsatz_2006) oder Punkte (z. B. Umsatz.2006). Zellbezüge (beispielsweise B23) können nicht als Namen verwendet werden. Bei Namen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Namen automatisch vergeben Sie können Spalten- bzw. Zeilenüberschriften im Tabellenblatt auch automatisch als Namen für die entsprechenden Zellen übernehmen. Markieren Sie die Zellen, die Sie benennen möchten, inklusive der Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, auf die Schaltfläche AUS AUSWAHL ERSTELLEN. Bestimmen Sie anhand der Kontrollfelder im Bereich, aus welchen Zellen innerhalb der Markierung die Namen übernommen werden sollen. Möchten Sie beispielsweise sowohl die Zeilen- als auch die Spaltenüberschriften als Namen übernehmen, aktivieren Sie die oberen beiden Kontrollfelder. =Einzelpreis*Menge Spalten-/Zeilenüberschriften als Namen festlegen Formeln mit den neuen Namen Im oberen Beispiel wird z. B. dem Bereich B3:B5 der Name Einzelpreis, dem Bereich C3:C5 der Name Menge und dem Bereich B3:C3 der Name Bleistift zugewiesen. HERDT-Verlag 7

8 1 Excel Fortgeschrittene Techniken Namen definieren, die nur in einzelnen Tabellenblättern verfügbar sind Wenn Sie Namen wie zuvor erläutert definieren, können diese in der gesamten Arbeitsmappe verwendet werden. Die Verfügbarkeit eines Namens lässt sich jedoch bei Bedarf auch auf ein einzelnes Tabellenblatt beschränken. Auf diese Weise können Sie etwa für unterschiedliche Zellbereiche auf verschiedenen Tabellenblättern identische Namen nutzen. Markieren Sie die zu benennenden Zellen. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, auf die Schaltfläche NAMEN DEFINIEREN. Tragen Sie im Eingabefeld den Namen ein. Wählen Sie im Listenfeld das Tabellenblatt, auf dem der Name verfügbar sein soll. Ergänzen Sie gegebenenfalls im Eingabefeld einen Kommentar. Der Kommentar erscheint als QuickInfo, wenn Sie den Namen mit der AutoVervollständigen- Formel auswählen (vgl. nächsten Abschnitt). Über das Dialogfenster NEUER NAME können Sie auch Namen für konstante Werte bzw. Formeln vergeben, ohne dass diese in einer Zelle der Tabelle vorhanden sein müssen. Hierzu tragen Sie den entsprechenden Wert (z. B. =19% für den aktuellen Mehrwertsteuersatz) oder eine Formel im Eingabefeld ein. 1.2 Namen in Formeln einsetzen Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Formel einfügen Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens. Geben Sie die Formel bis zu der Stelle ein, an der Sie einen Namen einsetzen möchten. Wählen Sie in der eingeblendeten Liste der AutoVervollständigen-Formel den Namen aus und bestätigen Sie mit der T-Taste. Sie erkennen Namen in der Liste jeweils am Symbol. Setzen Sie die Formeleingabe wie gewohnt fort. 8 HERDT-Verlag

9 Namen zur besseren Übersicht einsetzen 1 Sie können Namen bei der Formeleingabe auch einfügen, indem Sie an der entsprechenden Stelle... die Funktionstaste > betätigen und im anschließend geöffneten Dialogfenster den gewünschten Namen doppelt anklicken, im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, auf die Schaltfläche IN FORMEL VERWENDEN klicken und den Namen in der geöffneten Liste wählen. Besonderheit bei Namen in Formeln: Suche in Zeile und Spalte Wenn Sie in einer Formel einen Namen für einen Zellbereich einsetzen, die Formel aber einen einzelnen Wert erwartet, sucht Excel automatisch in der aktuellen Zeile bzw. Spalte nach einem Wert aus dem benannten Bereich. Im abgebildeten Beispiel wird diese Besonderheit bei der Berechnung des prozentualen Anteils der Entwicklungskosten an den Gesamtkosten genutzt: Der Bereich B2:B4 wurde mit dem Namen Kosten benannt, die Zelle B6 mit dem Namen Gesamtkosten. Wenn Sie in Zelle C2 eine Formel eingeben, die mit dem Namen Kosten rechnet, greift Excel zur Berechnung der Formel auf den zugehörigen Kostenwert innerhalb des Bereichs zurück, der in derselben Zeile steht - also auf den Inhalt der Zelle B2. Verschieben oder kopieren Sie die Formel, wird automatisch immer der Wert des Bereichs für die Berechnung herangezogen, der in derselben Zeile steht wie die Formel. So kann im Beispiel die gleiche Formel auch für die Zellen C3 und C4 zur Anteilsberechnung eingesetzt werden. Wenn Sie die Formel aus dem Bereich herausziehen, wird in C5 ein Fehlerwert angezeigt, da die Zelle B5 außerhalb des benannten Bereichs liegt. Namen nachträglich in Formeln übernehmen Sollten Sie vor der Namensdefinition bereits mit Formeln auf dem Tabellenblatt gearbeitet haben, können Sie die Zellbezüge in den Formeln nachträglich automatisch durch Namen ersetzen. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, auf den Pfeil der Schaltfläche NAMEN DEFINIEREN und wählen Sie den Eintrag NAMEN ÜBERNEHMEN. Wählen Sie im Bereich den bzw. die Namen, durch die Sie die Zellbezüge ersetzen möchten. Bei aktiviertem Kontrollfeld werden die Zellbezüge durch Namen ersetzt, ohne die betreffenden Bezugsarten zu berücksichtigen. Bei aktiviertem Kontrollfeld werden Namen von Zeilen-/Spaltenbereichen für die Zellen verwendet, für die keine Namen gefunden werden. HERDT-Verlag 9

10 1 Excel Fortgeschrittene Techniken 1.3 Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Geltungsbereich eines Namens markieren Öffnen Sie das Namenfeld in der Bearbeitungsleiste durch Anklicken des Pfeilsymbols. Eine Liste der Namen, die im aktuellen Tabellenblatt verfügbar sind, wird angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Namen an. Der Zellbereich, auf den sich der Name bezieht - der sogenannte Geltungsbereich des Namens - wird automatisch markiert. Namen, die im Dialogfenster NEUER NAME für konstante Werte bzw. Formeln definiert wurden, werden in der Liste des Namenfelds nicht angezeigt. Liste der in der Arbeitsmappe verwendeten Namen erzeugen Markieren Sie eine leere Zelle im Tabellenblatt. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, auf die Schaltfläche IN FORMEL VERWENDEN und wählen Sie den Eintrag NAMEN EINFÜGEN. Alternative: > Klicken Sie im anschließend geöffneten Dialogfenster auf die Schaltfläche LISTE EINFÜGEN. Die Liste wird auf der Basis des aktuellen Standes der Namensdefinitionen eingefügt. Sie wird jedoch bei weiteren Namensdefinitionen bzw. Veränderungen nicht automatisch aktualisiert. 1.4 Namen verwalten Den Namens-Manager nutzen Für die Verwaltung der Namen innerhalb des Tabellenblatts bzw. innerhalb der geöffneten Arbeitsmappe verwenden Sie den unten abgebildeten Namens-Manager. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, auf die Schaltfläche NAMENS- MANAGER. Alternative: S > 10 HERDT-Verlag

11 Namen zur besseren Übersicht einsetzen 1 Mithilfe der Schaltfläche FILTER können Sie festlegen, welche Namen im Namens-Manager angezeigt werden. Über den Eintrag lassen Sie z. B. nur die Namen anzeigen, die im aktuellen Tabellenblatt verfügbar sind. Über die Schaltfläche NEU öffnen Sie das bereits erläuterte Dialogfenster NEUER NAME, mit dem Sie individuell Namen für Zellen, Konstanten oder Formeln definieren können. Namen löschen Markieren Sie in der Liste des Dialogfensters NAMENS-MANAGER den bzw. die gewünschten Namen und betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN. Bestätigen Sie die Rückfrage mit OK. Geltungsbereich eines Namens ändern Markieren Sie in der Liste des Namens-Managers den betreffenden Namen. Klicken Sie in das Eingabefeld. In der Tabelle zeigt ein Laufrahmen den aktuellen Geltungsbereich des Namens an. Falls der Name nicht im aktuellen Tabellenblatt definiert wurde, wird dabei automatisch das Tabellenblatt aktiviert, in dem der Name festgelegt wurde. Markieren Sie den neuen Geltungsbereich auf dem Tabellenblatt. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie auf die Schaltfläche klicken. HERDT-Verlag 11

12 1 Excel Fortgeschrittene Techniken Namen ändern Markieren Sie den zu ändernden Namen im Namens-Manager und klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor: Verändern Sie den Namen. Überarbeiten Sie den Kommentar. Korrigieren Sie den Zellbezug bzw. die Konstante oder die zu dem Namen hinterlegte Formel. Den Eintrag im Listenfeld können Sie nachträglich nicht ändern. Wenn Sie den Namen geändert haben, wird dieser automatisch in allen Formeln angepasst, die diesen Namen verwenden. 1.5 Schnellübersicht Sie möchten Zellen bzw. Bereiche benennen Zelle bzw. Bereich markieren, in das Namenfeld klicken, Name eingeben, Ü Namen automatisch vergeben Zellen inklusive Spalten- bzw. Zeilenüberschriften markieren, Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, Schaltfläche AUS AUSWAHL ERSTELLEN oder S H > Namen definieren, die nur in einzelnen Tabellenblättern verfügbar sind einen Namen in eine Formel einsetzen Namen nachträglich in Formeln übernehmen den Geltungsbereich eines Namens markieren eine Liste der in der Arbeitsmappe verfügbaren Namen erzeugen einen Namen bearbeiten oder löschen Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, Schaltfläche NAMEN DEFINIEREN, gewünschtes Tabellenblatt im Listenfeld BEREICH wählen Während der Formelerstellung mit der Eingabe des Namens beginnen, Name in der Liste der AutoVervollständigen-Formel auswählen oder > oder Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, Schaltfläche IN FORMEL VERWENDEN Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, Pfeil der Schaltfläche NAMEN DEFINIEREN, Eintrag NAMEN ÜBERNEHMEN Name im Namenfeld anklicken Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, Schaltfläche IN FORMEL VERWENDEN, Eintrag NAMEN EINFÜGEN, Schaltfläche LISTE EINFÜGEN Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, Schaltfläche NAMENS-MANAGER oder S > 12 HERDT-Verlag

13 Namen zur besseren Übersicht einsetzen Übung Lagerbestand verwalten Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Namen erstellen und bearbeiten Namen in Formeln einsetzen Liste vorhandener Namen erzeugen Lageruebersicht Lageruebersicht-E Öffnen Sie die Übungsdatei Lageruebersicht. Vergeben Sie Namen für folgende Zellbereiche: Lagerbestand für den Zellbereich B2:B8 Stückpreise für den Zellbereich C2:C8 Bestellungen für den Zellbereich D2:D8 Umsätze für den Zellbereich F2:F8 Ändern Sie den Namen Stückpreise in Preise. Berechnen Sie den restlichen Lagerbestand in Spalte E, die Umsätze in Spalte F und die Umsatzsumme in Zelle F10. Verwenden Sie die zuvor vergebenen Namen für die erforderlichen Formeln. Lassen Sie in Zelle A 13 die Liste der verwendeten Namen ausgeben. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Lageruebersicht-E. Ergebnisdatei "Lageruebersicht-E" HERDT-Verlag 13

14 2 Excel Fortgeschrittene Techniken 2 Formatierung an Bedingungen knüpfen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie vordefinierte Regeln für die bedingte Formatierung nutzen wie Sie individuelle Regeln für die bedingte Formatierung erstellen wie Sie Formatierungsregeln bearbeiten und löschen wie Sie mit mehreren Formatierungsregeln arbeiten Voraussetzungen Tabellen formatieren Mit Formeln und verschiedenen Bezugsarten arbeiten Bedingte Formatierung mithilfe vordefinierter Regeln durchführen 2.1 Grundlagen zur bedingten Formatierung Möglichkeiten, Zellen durch bedingte Formatierung hervorzuheben Die Formatierung einzelner Zellen bzw. Zellbereiche lässt sich abhängig von Bedingungen gestalten. Beispiel 1 Beispiel 2 Beispiel 3 Sie können mithilfe der bedingten Formatierung innerhalb eines festgelegten Zellbereichs... einzelne Zellen abhängig von den dort vorhandenen Daten (Zahlenwerte, Datumsangaben oder Text) durch eine besondere Formatierung hervorheben. Beispiel 1: Umsätze der Filialen, die mindestens betragen, werden farbig hinterlegt. alle Zellen des Bereichs statistisch auswerten. Dabei lassen sich diejenigen Zellen durch eine individuelle Formatierung kennzeichnen, deren Werte in einem von Ihnen definierten Verhältnis zu den Werten der übrigen Zellen stehen. Beispiel 2: Die Ergebnisse der besten drei Teilnehmer werden farbig hinterlegt. sämtliche Zellen in Abhängigkeit von der Größe der jeweiligen Werte optisch hervorheben (mittels Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätzen). Beispiel 3: Für die Schüler einer Klasse werden die Zensuren in Mathematik mit den Zensuren im Vorjahr verglichen. Die Tendenz (besser, schlechter etc.) wird durch Symbole dargestellt. 14 HERDT-Verlag

15 Formatierung an Bedingungen knüpfen 2 Sie können für einen Zellbereich auch mehrere Formatierungsregeln festlegen, die sich dann gegebenenfalls überlagern (vgl. Abschnitt 2.6). Vordefinierte Regeln nutzen Excel enthält einige vorbereitete Regeln, die Sie schnell auf bestimmte Zellen anwenden können. Für diese Regeln sind jeweils nur wenige Einstellungen vorzunehmen. Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie eine bedingte Formatierung festlegen möchten. Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Sie möchten Zellen besonders formatieren, die eine individuelle Bedingung erfüllen eine bestimmte Anzahl der höchsten bzw. niedrigsten Werte hervorheben sämtliche Werte eines Bereichs abhängig von ihrer Größe mithilfe von grafischen Elementen formatieren Zeigen Sie auf den Eintrag und wählen Sie in der geöffneten Liste die Regel, mit deren Bedingung Sie den jeweiligen Zellwert prüfen möchten. Ergänzen Sie im geöffneten Dialogfenster die fehlenden Angaben und legen Sie die Formatierung fest. Zeigen Sie auf den Eintrag und wählen Sie in der geöffneten Liste die gewünschte Regel. Ergänzen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die fehlenden Angaben und legen Sie die Formatierung fest. Zeigen Sie auf den Eintrag, oder, je nachdem, mit welchen grafischen Elementen Sie die zuvor markierten Zellen kennzeichnen möchten. Wählen Sie in der geöffneten Liste die gewünschte Formatierungsdarstellung. Bedingte Formatierungen lassen sich genau wie andere Formatierungen mit der Schaltfläche (Register START, Gruppe ZWISCHENABLAGE) auf andere Bereiche übertragen. Sie können schnell individuelle Regeln zur Formatierung sämtlicher Werte eines Bereichs mit grafischen Elementen definieren. Verwenden Sie hierzu zunächst eine vordefinierte Regel (z. B. um die Zellen eines Bereichs mithilfe von Symbolsätzen zu kennzeichnen) und passen Sie diese im Anschluss entsprechend Ihren Wünschen an (vgl. Abschnitt 2.5). 2.2 Individuelle Regeln aufstellen Vorgehensweise zur Erstellung einer neuen Regel Neben den bereits erwähnten vordefinierten Regeln können Sie individuelle Regeln zur bedingten Formatierung einzelner Zellen oder eines Zellbereichs aufstellen. Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie die Formatierungsregel definieren möchten. Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag NEUE REGEL. HERDT-Verlag 15