Excel Fortgeschrittene Techniken. Peter Wies. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März inkl. zusätzlichem Übungsanhang EX2013F-UA

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1 Excel 2013 Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März 2014 Fortgeschrittene Techniken inkl. zusätzlichem Übungsanhang EX2013F-UA

2 15 Excel Fortgeschrittene Techniken 15 Spezielle Diagrammbearbeitung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die Wert- bzw. Kategorieachse individuell anpassen wie Sie eine Sekundärachse im Diagramm einblenden wie Sie Trendlinien erstellen und Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen Voraussetzungen Diagramme erstellen und bearbeiten 15.1 Beschriftung der Wertachse formatieren Einheit und Zahlenformat der Wertachse ändern Die Einheit bzw. das Zahlenformat der Wertachse richtet sich nach Einheit und Zahlenformat der Zahlen in der Tabelle, auf der das Diagramm basiert. Sie können jedoch die Beschriftung der Wertachse individuell formatieren. So lässt sich etwa bei großen Zahlen der Platz verringern, der für die Anzeige der Achsenbeschriftung benötigt wird. Sie möchten z. B. im links unten abgebildeten Diagramm die Zahlen der Wertachsenbeschriftung in der Einheit Millionen mit lediglich einer Nachkommastelle anzeigen lassen. Einheitenbeschriftung Diagramm mit ursprünglicher Wertachse mit individuell formatierter Wertachse Einheit der Wertachse ändern Klicken Sie doppelt auf die Wertachse und stellen Sie sicher, dass im Aufgabenbereich die Kategorie aktiviert ist. Wählen Sie im Bereich ACHSENOPTIONEN im Feld eine Einheit, im Beispiel Millionen. Die Skalenwerte der Achse werden gemäß dem gewählten Eintrag verändert und zusätzlich wird ein entsprechender Text als Einheitenbeschriftung eingeblendet. Mithilfe des Eintrags Keine lässt sich die geänderte Einheit der Wertachse wieder zurücksetzen. Die Einheitenbeschriftung wird hierdurch ausgeblendet. 142 HERDT-Verlag

3 Spezielle Diagrammbearbeitung 15 Wenn Sie die Einheit der Wertachse nach dem Zurücksetzen erneut ändern, bleibt die Einheitenbeschriftung ausgeblendet. Um diese wieder anzuzeigen, aktivieren Sie im Aufgabenbereich das Kontrollfeld. Zahlenformat der Wertachse ändern Klicken Sie doppelt auf die Wertachse und stellen Sie sicher, dass im Aufgabenbereich die Kategorie aktiviert ist. Wählen Sie im Bereich ZAHL im Feld das gewünschte Zahlenformat. Spezifizieren Sie bei Bedarf das entsprechende Zahlenformat mithilfe der Felder gemäß Ihren Wünschen. Im Beispiel tragen Sie im Feld die Zahl 1 ein, damit die Zahlen der Wertachse lediglich mit einer Nachkommastelle angezeigt werden Einteilung der Wertachse ändern Skalierung der Wertachse anpassen Excel legt anhand der Grenzwerte in der Ausgangstabelle des Diagramms automatisch die Einteilung (Skalierung) der Wertachse fest. Automatisch skalierte Wertachse Sie können jedoch Minimal- und Maximalwerte sowie die Zwischenstufen der Achseneinteilung individuell verändern. So lassen sich beispielsweise Unterschiede zwischen den einzelnen Datenreihen deutlicher darstellen. Klicken Sie doppelt auf die Wertachse und stellen Sie sicher, dass im Aufgabenbereich die Kategorie aktiviert ist. Tragen Sie im Bereich ACHSENOPTIONEN im Feld bzw. einen individuellen Minimal- bzw. Maximalwert ein. Legen Sie bei Bedarf im Feld bzw. einen anderen Abstand zwischen den horizontalen Haupt- bzw. Hilfsgitternetzlinien fest. Im Bereich können Sie bestimmen, bei welchem Wert sich die Achsen schneiden. Bei aktiviertem Kontrollfeld wird die Kategorieachse oben im Diagramm angezeigt. HERDT-Verlag 143

4 15 Excel Fortgeschrittene Techniken Mögliche Auswirkungen einer geänderten Achsenskalierung Durch die Änderung der Achsenskalierung nehmen Sie immer auch eine Manipulation an der Darstellung der Daten vor. Ein so geändertes Diagramm führt eventuell dazu, dass der Betrachter die dort angezeigten Werte falsch beurteilt. Sie können z. B. (wie auf der Abbildung unten links) einen viel größeren Maximalwert einstellen als den höchsten Wert innerhalb der Ausgangstabelle. Dadurch werden die Unterschiede zwischen den einzelnen Datenreihen vom Betrachter geringer eingeschätzt, als sie tatsächlich sind. Außerdem wirken sämtliche dargestellten Werte kleiner, als dies bei unveränderter Achsenskalierung der Fall ist. Wenn Sie (wie im unten rechts abgebildeten Diagramm) einen höheren Minimalwert für die Wertachse festlegen, werden bestehende Unterschiede zwischen den einzelnen Datenreihen unverhältnismäßig groß dargestellt und so hervorgehoben. Stark vergrößerter Maximalwert Erhöhter Minimalwert Die Wertachse logarithmisch skalieren Standardmäßig ist die Wertachse eines Diagramms linear unterteilt. Die Abstände zwischen den Teilstrichbeschriftungen der Achse sind also immer gleich groß. Liegen die Werte einer Datenreihe in etwa im gleichen Wertebereich, werden alle Daten im Diagramm so deutlich abgebildet. Dagegen sind in einem Diagramm, in dem sehr unterschiedliche Werte abgebildet werden, die niedrigen Werte oft schwer zu erkennen (wie in der linken unteren Abbildung). Um auch in einem solchen Fall alle Wertebereiche deutlich darzustellen, können Sie die Achse logarithmisch skalieren (vgl. rechte untere Abbildung). Verbunddiagramm mit linear und logarithmisch skalierter Wertachse Klicken Sie doppelt auf die Wertachse. 144 HERDT-Verlag

5 Spezielle Diagrammbearbeitung 15 Stellen Sie sicher, dass im Aufgabenbereich die Kategorie aktiviert ist. Aktivieren Sie im Bereich ACHSENOPTIONEN das Kontrollfeld. Tragen Sie bei Bedarf im Feld eine andere Basis des Logarithmus ein. Standardmäßig wird der Logarithmus zur Basis 10 verwendet. Negative Werte oder Nullwerte können bei einer logarithmisch skalierten Wertachse nicht korrekt angezeigt werden. Excel blendet in diesem Fall eine entsprechende Fehlermeldung ein und lässt an den betreffenden Stellen im Diagramm Lücken Kategorieachse formatieren Anzeigeoptionen für die Kategorieachse individuell festlegen Ursprüngliche Kategorieachse Individuell formatierte Kategorieachse Klicken Sie doppelt auf die Kategorieachse und stellen Sie sicher, dass im Aufgabenbereich die Kategorie aktiviert ist. Legen Sie im Bereich ACHSENOPTIONEN fest, bei welchem Wert sich die Achsen schneiden. Möchten Sie, dass die einzelnen Datenpunkte oder Achsenbeschriftungen auf bzw. unter den jeweiligen Teilstrichen angezeigt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld. Sollen die Kategorien in umgekehrter Reihenfolge angezeigt werden, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Bestimmen Sie im Bereich TEILSTRICHE, ob bzw. wo Teilstriche angezeigt werden sollen. Möchten Sie, dass die Achsenbeschriftungen in einem anderen Intervall angezeigt werden, aktivieren Sie im Bereich BESCHRIFTUNGEN das Optionsfeld und tragen Sie im Feld das Intervall ein. Tragen Sie hier beispielsweise 2 ein, um nur jede 2. Kategorie zu beschriften. Der abgebildete Ausschnitt des Aufgabenbereichs zeigt die Kategorieachseneinstellungen des rechten oberen Diagramms. HERDT-Verlag 145

6 15 Excel Fortgeschrittene Techniken Sie können die Achsenbeschriftungen der Kategorieachse gruppieren, z. B. um wie im abgebildeten Beispiel die jeweiligen Monatsnamen mit der zusätzlichen Beschriftung des entsprechenden Jahres zu versehen. Hierzu muss die Ausgangstabelle lediglich vor der Spalte, die die Achsenbeschriftungen enthält, eine Spalte mit den Gruppenbezeichnungen aufweisen. In der entsprechenden Spalte verbinden Sie die Zellen, deren Inhalt im Diagramm als Gruppenbeschriftung fungieren soll, über (Register START, Gruppe Ausrichtung) Sekundärachse einblenden Zweck einer Sekundärachse Die Darstellung der einzelnen Datenreihen im Diagramm richtet sich nach der Einteilung der Wertachse (Primärachse), z. B. nach dem dort angezeigten Maximalwert. Wenn (wie in der linken unteren Abbildung) die einzelnen Datenreihen sehr unterschiedliche Werte besitzen, sind bei den Datenreihen mit den niedrigen Werten die Unterschiede zwischen den einzelnen Datenpunkten nicht mehr oder nur schwer zu erkennen. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine zweite Wertachse (Sekundärachse) einzublenden, deren Skalierung sich nach der Datenreihe mit den niedrigen Werten richtet. Verbunddiagramm mit einer Wertachse mit zusätzlicher Sekundärachse Möchten Sie eine Sekundärachse anzeigen, sollten Sie (wie im abgebildeten Beispiel) ein Verbunddiagramm verwenden, in dem der Datenreihe bzw. den Datenreihen mit den niedrigen Werten ein anderer Diagrammtyp zugewiesen ist. So lässt sich die Sekundärachse einfacher den zugrunde liegenden Datenreihen zuordnen. 146 HERDT-Verlag

7 Excel Fortgeschrittene Techniken Arbeitsblätter Kapitel 1: Namen zur besseren Übersicht einsetzen Arbeitsblatt 1: Daten eines Kurierdienstes aufbereiten Kapitel 2: Tabellen gliedern Arbeitsblatt 1: Eine Umsatzübersicht erstellen Kapitel 3: Formatierung an Bedingungen knüpfen Arbeitsblatt 1: Umsatzzahlen auswerten Kapitel 4: Formeln überwachen Arbeitsblatt 1: Eine Steuerberechnung überprüfen Kapitel 5: Den Spezialfilter verwenden Arbeitsblatt 1: Reiseangebote filtern Arbeitsblatt 2: Verkaufsstatistik filtern Kapitel 6: Mit Excel-Datenbanken arbeiten Arbeitsblatt 1: Fahrtkosten in einer Datenbanktabelle auswerten Kapitel 7: Daten kombinieren und konsolidieren Arbeitsblatt 1: Lagerbestände konsolidieren Arbeitsblatt 2: Schuldaten konsolidieren Kapitel 8: Pivot-Tabellen erstellen Arbeitsblatt 1: Verkaufsstatistik mit Pivot-Tabelle auswerten Arbeitsblatt 2: Sektverkauf mit Pivot-Tabellen auswerten Kapitel 9: Pivot-Tabellen anpassen Arbeitsblatt 1: Preistabelle für Fahrräder auswerten Arbeitsblatt 2: Verkaufsliste auswerten Kapitel 10: Trendanalysen, Datentabellen, Zielwertsuche Arbeitsblatt 1: Kalkulation mit Datentabellen prüfen Arbeitsblatt 2: Umsatzprognose mit Trendanalyse Arbeitsblatt 3: Trendanalyse für Werbemitteleinsatz Arbeitsblatt 4: Erfolgsermittlung für Faxgeräte Arbeitsblatt 5: Gewinnermittlung für Seifenfabrik Arbeitsblatt 6: Zielwertsuche für Faxgeräte Arbeitsblatt 7: Zielwertsuche für Getränkehersteller Kapitel 11: Mit dem Solver arbeiten Arbeitsblatt 1: Absatzoptimierung mit Solver HERDT-Verlag

8 Inhalt Kapitel 12: Szenarien erstellen Arbeitsblatt 1: Kalkulation mit Szenarien Arbeitsblatt 2: Szenario zur Absatzentwicklung Arbeitsblatt 3: Szenario zur Umsatzplanung Kapitel 13: Mit Matrizen arbeiten Arbeitsblatt 1: Eine Tabelle für Holzzuschnitte erstellen Arbeitsblatt 2: Eine Rechnung für ein Bauunternehmen erstellen Kapitel 14: Verschiedene Diagrammtypen verwenden Arbeitsblatt 1: Schülernoten übersichtlich darstellen Arbeitsblatt 2: Umsatzzahlen mit einem Ringdiagramm vergleichen Arbeitsblatt 3: Wahlergebnisse in Kreisdiagrammen darstellen Arbeitsblatt 4: Bodennutzungen mit Kreisdiagramm darstellen Arbeitsblatt 5: Lagerbestände mit Diagrammen veranschaulichen Arbeitsblatt 6: Reklamationen mithilfe eines Verbunddiagramms veranschaulichen Kapitel 15: Spezielle Diagrammbearbeitung Arbeitsblatt 1: Achsen in einem Verbunddiagramm anpassen Arbeitsblatt 2: Verbunddiagramm optimieren Arbeitsblatt 3: Fehlerindikatoren in einem Säulendiagramm verwenden Arbeitsblatt 4: Wertachse eines Verbunddiagramms skalieren Kapitel 16: Tabellen mit Illustrationen gestalten Arbeitsblatt 1: Eine SmartArt-Grafik erstellen und formatieren Kapitel 17: Daten importieren bzw. exportieren Arbeitsblatt 1: Excel-Arbeitsmappe als PDF-Datei speichern Kapitel 18: Microsoft Query nutzen Arbeitsblatt 1: Abfrage mit mehreren Tabellen Kapitel 20: Excel individualisieren Arbeitsblatt 1: Das Menüband individuell anpassen HERDT-Verlag 207

9 Kapitel 15: Spezielle Diagrammbearbeitung Arbeitsblatt 1 Achsen in einem Verbunddiagramm anpassen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Wertachse skalieren G Sekundärachse einblendeng Übungsdatei Ergebnisdatei Umsatzgrafik Umsatzgrafik-E Öffnen Sie die Übungsdatei Umsatzgrafik. Legen Sie für die Wertachse als Hauptintervall fest und skalieren Sie die Achse mit einem Höchstwert von Blenden Sie für die Datenreihe Ersatzteile eine Sekundärachse ein. Beschriften Sie die Sekundärachse entsprechend der Abbildung mit dem Achsentitel Ersatzteile. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Umsatzgrafik-E. Ergebnisdatei Umsatzgrafik-E HERDT-Verlag 243

10 Kapitel 15: Spezielle Diagrammbearbeitung Arbeitsblatt 3 Fehlerindikatoren in einem Säulendiagramm verwenden Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Achsen formatiereng Fehlerindikatoren einblenden und formatiereng Übungsdatei Ergebnisdatei Bevölkerungsentwicklung Bevölkerungsentwicklung-E Öffnen Sie die Übungsdatei Bevölkerungsentwicklung. Legen Sie fest, dass die Kategorien der Kategorieachse in umgekehrter Reihenfolge angezeigt werden. Blenden Sie für die Datenreihe Welt Fehlerindikatoren ein, die mögliche Abweichungen von 2 % nach oben und unten anzeigen. Weisen Sie den Fehlerindikatoren die Farbe Rot und eine Linienstärke von 2 pt zu. Legen Sie fest, dass für die Wertachse ein Höchstwert von 8,2 Mrd. Euro mit einem Hauptintervall von 200 Mio. Euro angezeigt wird. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Bevölkerungsentwicklung-E. Ergebnisdatei Bevölkerungsentwicklung-E HERDT-Verlag 245