Webcode BuchPlus-Medien 682B F8. SIZ 422 Tabellenkalkulation. Peter Wies. mit Excel Ausgabe, Mai 2016

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1 Webcode BuchPlus-Medien 682B F8 Peter Wies. Ausgabe, Mai 206 SIZ 422 Tabellenkalkulation mit Excel 206 ISBN SIZ-422-EX206

2 I SIZ 422 Tabellenkalkulation mit Excel 206 Bevor Sie beginnen 4 Schnelleinstieg Excel kennenlernen 6. Was ist Excel? 6.2 Excel starten 7.3 Daten eingeben und berechnen 8.4 Daten formatieren 3.5 Diagramm erstellen 4.6 Tabelle und Diagramm drucken 5.7 Excel beenden 6 Erste Schritte mit Excel 2 Grundlegende Techniken 7 2. Excel-Fenster im Überblick Menüband verwenden Feld Was möchten Sie tun? nutzen Daten im Tabellenblatt eingeben Datums- und Zeitangaben eingeben Zellinhalte verändern und löschen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Zellen markieren Aktionen rückgängig machen Arbeitsblätter drucken Arbeitsmappen speichern und schliessen Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Übung 32 3 Mit Formeln arbeiten Aufbau und Eingabe von Formeln Funktion SUMME Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Formeln bearbeiten Übung 40 Tabellengestaltung und -aufbau 4 Zellen formatieren 4 4. Basiswissen Formatierung Schriftarten und Schrifteigenschaften festlegen Zellinhalte ausrichten, einrücken und drehen Zeilenumbrüche und verbundene Zellen Rahmen und Linien nutzen Füllfarbe bzw. -muster zuweisen Zahlen formatieren Datums- und Uhrzeitformate zuweisen Tipps zum Formatieren Übung 54 5 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Wiederholen und automatisches Vervollständigen Verschieben und Kopieren mit der Maus Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Ausfüllfunktion nutzen Mit der Blitzvorschau arbeiten Relative, absolute und gemischte Bezüge Übungen 65 6 Tabellenansicht und -struktur bearbeiten Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen Übung 72 Funktionen 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten Aufbau und Eingabe von Funktionen Auswahl einfacher Funktionen Mit einfachen Funktionen rechnen Texte kombinieren Funktionsbibliothek verwenden Übung 8 8 Fehler in Formeln finden und korrigieren Fehler in Formeln finden Fehlerwerte in Formelzellen Formelüberwachung verwenden Übung 87 9 Spezielle Funktionen einsetzen Verschachtelte Funktionen erstellen Mit der WENN-Funktion arbeiten Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen SVERWEIS und WVERWEIS SUMMEWENN und ZÄHLENWENN Nützliche mathematische Funktionen Übungen 97 0 Zeitberechnungen durchführen Basiswissen Zeitberechnungen Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten Praktische Anwendungen Übung 04 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen Diagramme erstellen und gestalten 05. Basiswissen Diagramme 05.2 Empfohlene Diagramme erstellen 07.3 Diagramm mit bestimmtem Diagrammtyp erstellen 09.4 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen 0.5 Grösse und Position eines Diagrammobjekts ändern.6 Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben 3.7 Diagramm mit einem Schnelllayout gestalten 4.8 Diagrammformatvorlagen verwenden 4.9 Übung 6 2 HERDT-Verlag

3 Inhalt I 2 Diagramme individuell bearbeiten 7 2. Basiswissen Diagrammbearbeitung Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Diagramme beschriften Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften Inhalt/Formatierung von Beschriftungen ändern Diagramme mit Formen ergänzen Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern Diagramme drucken Übung 3 3 Professionell mit Diagrammen arbeiten Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern Kategorieachse formatieren Sekundärachse einblenden Trendlinien anzeigen Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen Diagrammvorlagen Übung 43 4 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten Basiswissen bedingte Formatierung Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen Basiswissen Formatvorlagen Mit Formatvorlagen arbeiten Benutzerdefinierte Zahlenformate Formatcodes Datenüberprüfung bei der Eingabe Übungen 56 Tabellen und Arbeitsmappen 5 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Druckseiten mit der Druckvorschau kontrollieren Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen Erweiterte Druckeinstellungen festlegen Seitenumbrüche definieren Kopf- und Fusszeilen Spalten- und Zeilentitel festlegen Übung 67 6 Arbeitsmappen effektiv nutzen Mit Arbeitsmappen arbeiten Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen Links nutzen Tabellen mit Kommentaren versehen Arbeitsmappen schützen Arbeitsblätter und Zellen schützen Übungen 82 7 Daten importieren bzw. exportieren Access-Daten importieren Textdateien importieren Weitere Fremdformate importieren Excel-Daten exportieren Übung 92 Tipps und Tricks 8 Daten sortieren und filtern Tabellen sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Basiswissen AutoFilter Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter nutzen Liste des AutoFilters nutzen Nach Formatierungen filtern Übung Grosse Tabellen bearbeiten Schnell bestimmte Zellen markieren Tabellen zoomen Ansicht einer Tabelle in Ausschnitte teilen Zeilen und Spalten fixieren Rechtschreibprüfung verwenden Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit gegliederten Tabellen arbeiten Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Übungen 28 2 Pivot-Tabellen erstellen Basiswissen Pivot-Tabellen Empfohlene Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Individuelle Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Berechnungen im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Daten einer Pivot-Tabelle filtern Übung 234 A So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen 235 Stichwortverzeichnis 238 HERDT-Verlag 3

4 Bevor Sie beginnen Bevor Sie beginnen BuchPlus - unser Konzept: Problemlos einsteigen - Effizient lernen - Zielgerichtet nachschlagen (weitere Infos unter Nutzen Sie dabei unsere massgeschneiderten, im Internet frei verfügbaren Medien: Um auf die BuchPlus-Medien für dieses Buch zuzugreifen, verwenden Sie den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite des Buches befindet. Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen 2 Auf der nun geöffneten Seite URL aufrufen anklicken Für einen optimalen Lernerfolg verfügen Sie über folgende Kompetenzen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit Windows. Um die Lerninhalte des Buches praktisch nachzuvollziehen, benötigen Sie: Windows 0 Excel 206 Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung als 280 x 024 Pixel festgelegt, kann das Aussehen des Menübands und des Excel-Fensters von den Abbildungen im Buch abweichen. 4 HERDT-Verlag

5 Bevor Sie beginnen Informatik-Anwender II SIZ Kursziele des Moduls 422 Tabellenkalkulation Sie führen in einem Tabellenkalkulationsprogramm Berechnungen mit Formeln und Funktionen durch. Sie bereiten Daten und Fakten in Tabellen auf und stellen diese zweckmässig dar. Sie analysieren Daten, filtern Angaben heraus und erstellen Auszüge. Sie bereiten Zahlenmaterial auf und stellen die Resultate grafisch in Form von Diagrammen dar. Die Inhalte des vorliegenden Buchs gehen teilweise über die für das Modul 422 Tabellenkalkulation geforderten Lernziele hinaus, um dem Leser mit diesem Buch ein komplettes Nachschlagewerk zu den Themen dieses Levels bieten zu können. HERDT-Verlag 5

6 Excel kennenlernen. Excel kennenlernen Beispieldateien: Umsätze 205.xlsx, Umsätze 205-E.xlsx. Was ist Excel? In der Tabellenkalkulations-App Excel (App = englische Bezeichnung für Programm) können Sie komfortabel Daten, z. B. Zahlen oder Text, in Tabellenform erfassen, auswerten und berechnen. Die Daten lassen sich als Diagramm grafisch darstellen. Beispiel: Sie geben die monatlichen Umsätze verschiedener Filialen ein und berechnen schnell die Gesamtumsätze für die einzelnen Monate. Die Ergebnisse stellen Sie mit wenigen Klicks übersichtlich als Diagramm dar. Wenn Sie in der Tabelle einen Umsatzwert ändern, z. B. im April einen anderen Umsatz für die Filiale Basel eingeben, wird der Gesamtumsatz für den April von Excel automatisch neu berechnet und das Diagramm automatisch aktualisiert. Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet, da sie aus einem bzw. mehreren Arbeitsblättern (Tabellenblätter oder Diagrammblätter) bestehen kann. Standardmässig enthält eine neu erstellte Arbeitsmappe zunächst nur das Tabellenblatt Tabelle. Tabellenblatt einer Arbeitsmappe 6 HERDT-Verlag

7 Excel kennenlernen.2 Excel starten Excel über das Suchfeld starten 2 Auf Excel 206 klicken Im Suchfeld die ersten Buchstaben des App-Namens eingeben, z. B. exc Neue leere Arbeitsmappe erzeugen Nach dem Start wird der Excel-Startbildschirm angezeigt. Hier klicken, um eine neue leere Arbeitsmappe zu öffnen Im Excel-Fenster wird ein leeres Tabellenblatt (Tabelle) angezeigt. Register Aktuelles Tabellenblatt Alle wichtigen Befehle lassen sich über das Menüband aufrufen. Die Befehle sind auf verschiedene Register verteilt. HERDT-Verlag 7

8 Excel kennenlernen Falls das Menüband nicht vollständig angezeigt wird, klicken Sie am rechten oberen Rand des Excel-Fensters auf und wählen Sie Registerkarten und Befehle anzeigen..3 Daten eingeben und berechnen Im Folgenden erstellen Sie in der Beispieldatei Umsätze 205.xlsx auf einem neuen Tabellenblatt die am Anfang des Kapitels abgebildete Tabelle inklusive Säulendiagramm. Dabei lernen Sie unter anderem, wie Sie in Excel Arbeitsmappen öffnen, speichern und drucken, Daten eingeben, formatieren und mit einer Summenfunktion berechnen, schnell ein empfohlenes Diagramm erstellen. Vorhandene Arbeitsmappe öffnen Öffnen Sie die Beispieldatei Umsätze 205.xlsx, die bereits ein Tabellenblatt mit den Umsätzen des ersten Quartals enthält. Klicken Sie auf das Register Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen. Auf Öffnen klicken 2 Auf Durchsuchen klicken 3 Ordner mit Beispieldateien des ersten Kapitels öffnen 4 Beispieldatei Umsätze 205.xlsx doppelt anklicken 8 HERDT-Verlag

9 Excel kennenlernen Namenfeld Spaltenbuchstabe Zeilennummer Aktive Zelle Beispieldatei Umsätze 205.xlsx, Tabellenblatt Umsätze im. Quartal (Ausschnitt) Eine Tabelle ist, ähnlich einem karierten Blatt, in einzelne Felder (Zellen) aufgeteilt. Sie können nur in die aktive Zelle Daten eingeben. Jede Zelle kann durch ihre Koordinaten bzw. ihren Zellbezug (Spaltenbuchstabe und Zeilennummer) genau lokalisiert werden. In der oben abgebildeten Tabelle besitzt die aktive Zelle beispielsweise den Zellbezug C.G Der Zellbezug der aktiven Zelle wird im Namenfeld angezeigt. Neues Tabellenblatt einfügen und benennen Um die Umsätze für das zweite Quartal zu erfassen, fügen Sie in der geöffneten Beispieldatei ein neues Tabellenblatt Umsätze im 2. Quartal ein: Hier klicken, um ein neues Tabellenblatt einzufügen 2 Name doppelt anklicken 3 Umsätze im 2. Quartal eingeben und Ü drücken Daten eingeben bzw. löschen Geben Sie im neu eingefügten Tabellenblatt die Überschriften der Tabelle und die Umsatzwerte des zweiten Quartals ein. Klicken Sie auf die Zelle B, um diese Zelle zu aktivieren. April eingeben und Eingabe mit Ü abschliessen Tippfehler können Sie während der Dateneingabe durch Drücken von R beheben. Zellen lassen sich auch mithilfe der Pfeiltasten I W Y V aktivieren. HERDT-Verlag 9

10 Excel kennenlernen Die Monatsnamen Mai und Juni geben Sie nicht manuell ein. Sie nutzen stattdessen die Ausfüllfunktion, mit der sich schnell Datenreihen (beispielsweise aus Tages-bzw. Monatsnamen oder Datumsangaben) erstellen lassen. Ausfüllkästchen Zelle mit Ausgangswert aktivieren 2 Ausfüllkästchen in die gewünschte Richtung ziehen Geben Sie in der Spalte A die abgebildeten Zeilenüberschriften ein. Falls Sie den Inhalt einer Zelle löschen möchten, gehen Sie folgendermassen vor: Gewünschte Zelle aktivieren, _ Tragen Sie nun in den Spalten B, C und D entsprechend der neben stehenden Abbildung die Umsatzwerte des zweiten Quartals ein. Geben Sie in Zelle A5 Summe ein. Damit die Filialnamen in Spalte A vollständig angezeigt werden, passen Sie die Spaltenbreite an den jeweils längsten Eintrag innerhalb der Spalte an: Im Spaltenkopf doppelt auf die rechte Begrenzungslinie der Spalte A klicken Spaltenkopf 0 HERDT-Verlag

11 Excel kennenlernen Zahlen summieren In Excel stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe sich schnell unterschiedliche Berechnungen durchführen lassen. Im Beispiel nutzen Sie die Funktion SUMME, um die in den einzelnen Monaten erzielten Gesamtumsätze zu ermitteln. Markieren Sie zunächst den Zellbereich mit den Umsatzzahlen inklusive der Zellen, in der die Ergebnisse erscheinen sollen: In Zelle B2 klicken, Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste bis zur Zelle D5 ziehen Klicken Sie im Menüband im Register Start, Gruppe Bearbeiten, auf. Excel fügt in die Zellen B5, C5 und D5 die Funktion SUMME ein und zeigt in diesen Zellen die Ergebnisse der Summenberechnungen an. Wenn Sie eine Zelle aktivieren, in der das Ergebnis einer Funktion angezeigt wird, erscheint in der Bearbeitungsleiste die zugrunde liegende Funktion. Bearbeitungsleiste mit angezeigter Funktion SUMME Aktive Zelle mit angezeigtem Ergebnis der Summenberechnung Im oben abgebildeten Beispiel werden in Zelle B5 mithilfe der Funktion =SUMME(B2:B4) die Werte addiert, die sich in den Zellen B2, B3 und B4 befinden. Ein Bezug auf einen zusammenhängenden Zellbereich wird in Excel durch die erste und letzte Zelle des Bereichs, getrennt durch einen Doppelpunkt, angegeben (im Beispiel B2:B4). Wenn in einer Funktion Zellbezüge angegeben werden, werden die Ergebnisse der Funktion automatisch neu berechnet, sobald ein Wert in den betreffenden Zellen nachträglich geändert wird. Testen Sie die automatische Neuberechnung, indem Sie in Zelle B2 einen neuen Wert, z. B , eingeben. Durch die Eingabe des neuen Wertes wird der ehemalige Wert überschrieben und das Ergebnis der Summe in Zelle B5 wird entsprechend angepasst. HERDT-Verlag

12 Excel kennenlernen Um den ursprünglichen Wert in Zelle B2 wiederherzustellen, machen Sie die zuletzt ausgeführte Aktion, also die Eingabe des neuen Wertes, rückgängig. Hierzu nutzen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich am oberen linken Rand des Excel-Fensters befindet. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. Symbolleiste für den Schnellzugriff QuickInfo Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff (bzw. im Menüband) zeigen, wird eine QuickInfo eingeblendet. Hier erhalten Sie Informationen über die Funktion der Schaltfläche. Kann die entsprechende Funktion auch mithilfe einer Tastenkombination ausgeführt werden, wird diese innerhalb der QuickInfo in Klammern angezeigt. Arbeitsmappe speichern Damit die Beispieldatei Umsätze 205.xlsx im Originalzustand erhalten bleibt, speichern Sie die von Ihnen bearbeitete Arbeitsmappe unter einem neuen Namen. Klicken Sie im Menüband auf das Register Datei. Speichern unter wählen 2 Auf Durchsuchen klicken 3 4 Gewünschten Speicherort wählen, z. B. den Ordner Dokumente Umsätze 205-E als Dateinamen eingeben 5 Auf Speichern klicken Ist die Arbeitsmappe unter dem gewünschten Namen gespeichert, klicken Sie in der Symbolleiste auf, um Änderungen an der Datei ohne weitere Rückfragen schnell zu speichern. 2 HERDT-Verlag

13 Excel kennenlernen.4 Daten formatieren Zahlen im Buchhaltungsformat formatieren Damit die Umsatzwerte in der Beispieltabelle als Schweizer Franken angezeigt werden, weisen Sie den entsprechenden Zellen das Buchhaltungsformat zu. Hierzu nutzen Sie die Schaltfläche, die sich im Register Start in der Gruppe Zahl befindet. Register sind in Gruppen unterteilt. In der Gruppe Zahl finden Sie die wichtigsten Befehle für die Formatierung von Zahlen. Damit Sie Zellen formatieren können, müssen Sie diese vor Zuweisung der gewünschten Formate wie zuvor erläutert markieren. Markieren Sie den Bereich B2:D5. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Zahl, auf. Zellinhalte fett formatieren und zentrieren Um die Tabelle ansprechender zu gestalten, formatieren Sie die Spaltenüberschriften sowie die Zeile mit den Gesamtumsätzen fett und richten die Monatsnamen horizontal zentriert aus. Markieren Sie den Bereich B:D. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Schriftart, auf, um die Schrift in den markierten Zellen fett zu formatieren. Um die Inhalte der markierten Zellen horizontal zu zentrieren, klicken Sie im Register Start, Gruppe Ausrichtung, auf. Formatieren Sie anschliessend die im Bereich A5:D5 vorhandenen Einträge fett. HERDT-Verlag 3

14 Excel kennenlernen.5 Diagramm erstellen Sie können sich von Excel verschiedene Diagrammtypen empfehlen lassen, mit denen sich Ihre Daten anschaulich visualisieren lassen. Markieren Sie den Bereich, der als Diagramm dargestellt werden soll, und zwar inklusive der Zeilen- und Spaltenüberschriften. Im Beispiel markieren Sie den Bereich A:D4. Klicken Sie im Register Einfügen, Gruppe Diagramme, auf Empfohlene Diagramme. Vorschau auf das im linken Fensterbereich gewählte Diagramm Hier klicken, um das entsprechende Säulendiagramm auszuwählen 2 Diagramm mit OK einfügen Das Diagramm wird als Diagrammobjekt in der Mitte des aktuellen Tabellenblatts eingefügt. 4 HERDT-Verlag

15 Excel kennenlernen Verschieben Sie das Diagrammobjekt an die abgebildete Position: Auf eine freie Stelle des Diagramms zeigen und Diagramm mit gedrückter Maustaste an die neue Position ziehen Geben Sie einen aussagekräftigen Diagrammtitel ein: Diagrammtitel anklicken, Text eingeben (dieser erscheint in der Bearbeitungsleiste) und Ü drücken.6 Tabelle und Diagramm drucken Klicken Sie auf das Register Datei. Auf Drucken klicken In der Druckvorschau wird angezeigt, wie die Tabelle und das Diagramm auf der Druckseite erscheinen. HERDT-Verlag 5