Kapitel 5 auf einen Blick

Transkript

1 Festlegen, welche Daten angezeigt werden, Seite 96 Berechnungen mit gefilterten Daten durchführen, Seite 102 Gültigkeitsregeln für die Eingabe in einen Zellbereich definieren, Seite 104 Kapitel 5 auf einen Blick

2 5 Mit gefilterten Daten arbeiten In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie die Menge der angezeigten Daten einschränken. wie Sie Berechnungen mit gefilterten Daten durchführen. wie Sie gültige Werte für einen Zellbereich definieren. Ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit großen Datenmengen ist die Möglichkeit, die für Sie wichtigsten Daten eines Arbeitsblatts herausfiltern zu können. Das könnten zum Beispiel Daten zur Darstellung der zehn Tage im Monat mit den höchsten Umsätzen oder Daten über Produktlinien sein, die sich schwer verkaufen lassen und deshalb neu bewertet werden müssen. In Excel steht Ihnen eine Reihe leistungsfähiger und flexibler Tools zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie die in einem Arbeitsblatt angezeigten Daten einschränken können. Wenn Ihr Arbeitsblatt dann nur noch die Teilmenge der Daten anzeigt, die Sie zur Entscheidungsfindung benötigen, können Sie Berechnungen mit diesen Daten anstellen. Sie könnten dann beispielsweise ermitteln, welcher Prozentsatz des Monatsumsatzes an den zehn besten Tagen des Monats erzielt wurden, die Gesamtumsätze bestimmter Wochentage herausfinden oder die Tage mit den geringsten Umsätzen des Monats herausfiltern. So wie Sie festlegen können, wie viele Daten in Ihren Arbeitsblättern angezeigt werden, können Sie auch festlegen, welche Daten eingegeben werden dürfen. Durch die Definition von Gültigkeitsregeln dafür, welche Daten in die Zellen einzugeben sind, können Sie viele der häufig auftretenden Dateneingabefehler vermeiden, beispielsweise die Eingabe von zu großen oder zu kleinen Werten oder die Eingabe von Text, wenn die Zelle tatsächlich einen Zahlenwert benötigt. Nach der Eingabe werden die Daten auf ihre Gültigkeit geprüft und bei fehlerhafter Eingabe wird eine Meldung angezeigt. In diesem Kapitel werden Sie lernen, die in Ihren Arbeitsblättern angezeigten Daten zu begrenzen, mit den verbleibenden Daten Berechnungen anzustellen und festzulegen, welche Daten in bestimmte Zellen eingegeben werden können. 95

3 5 Mit gefilterten Daten arbeiten 96 Siehe auch Falls Sie nur eine kurze Wiederholung zu den Themen benötigen, die in diesem Kapitel behandelt werden, lesen Sie den Schnellüberblick zu Kapitel 5 am Anfang dieses Buches. WICHTIG Bevor Sie mit den Übungsdateien in diesem Kapitel arbeiten können, müssen Sie sie von der Begleit-CD-ROM in den vorgegebenen Standardordner installieren. Einzelheiten dazu finden Sie im Abschnitt Die Übungsdateien installieren am Anfang dieses Buches. Festlegen, welche Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden Excel-Arbeitsblätter können so viele Daten aufnehmen, wie Sie benötigen. Wahrscheinlich werden Sie aber nicht immer mit allen Daten gleichzeitig arbeiten wollen. Vielleicht wollen Sie nur die Verkaufszahlen Ihres Unternehmens für das erste, zweite oder letzte Drittel eines Monats anzeigen. Sie können festlegen, welche Daten in einem Arbeitsblatt angezeigt werden, indem Sie einfach einen Filter erstellen das heißt eine Regel definieren, die angibt, welche Zeilen in einem Arbeitsblatt angezeigt werden sollen. Um einen Filter zu erstellen, klicken Sie auf die Zelle in der Gruppe, die gefiltert werden soll, zeigen anschließend im Menü Daten auf Filter und klicken dann auf Auto- Filter. Nachdem Sie den AutoFilter ein integrierter Satz von Filterfunktionen aktiviert haben, wird ein nach unten weisender Pfeil in der Zelle angezeigt, die Excel als Spaltenüberschrift erkannt hat. WICHTIG Wenn Sie einen Filter aktivieren, behandelt Excel die Zellen in der Spalte der aktiven Zelle als Zellbereich. Um sicherzustellen, dass der Filter ordnungsgemäß funktioniert, sollten Sie immer eine Überschrift für die Spalte definieren, die gefiltert werden soll. Wenn Sie auf den nach unten weisenden Pfeil klicken, wird eine Liste mit Werten und Optionen geöffnet. Die ersten Einträge in der Liste sind Filteroptionen, mit deren Hilfe Sie beispielsweise nur die obersten zehn Werte in der Spalte anzeigen lassen, einen benutzerdefinierten Filter erstellen oder sämtliche Werte in der Spalte anzeigen lassen können (also alle Filter entfernen können). Die übrigen Elemente sind die in der Spalte enthaltenen eindeutigen Werte. Wenn Sie auf einen dieser Werte klicken, werden nur die Zeilen angezeigt, in denen der betreffende Wert enthalten ist. Wenn Sie in der Liste den Eintrag (Top 10...) wählen, werden nicht etwa die zehn höchsten Werte angezeigt, sondern es wird das Dialogfeld Top-10-AutoFilter geöffnet. In diesem Dialogfeld können Sie festlegen, ob die ersten oder die letzten Ele-

4 Mit gefilterten Daten arbeiten 5 mente der Liste angezeigt werden sollen, wie viele Elemente anzuzeigen sind und ob die Zahl im mittleren Feld die Anzahl oder den Prozentsatz der Elemente wiedergibt, die bei Anwendung des Filters angezeigt werden. Mithilfe des Dialogfeldes Top-10- AutoFilter können Sie beispielsweise Ihre zehn besten Verkäufer oder die fünf Prozent Ihrer Kunden herausfinden, die am meisten zu Ihrem Gesamtumsatz beitragen. Wenn Sie Benutzerdefiniert in der Liste AutoFilter wählen, können Sie selbst eine Regel dafür definieren, welche Daten angezeigt werden sollen. So können Sie beispielsweise eine Regel erstellen, nach der nur Tage mit einem Gesamtumsatz von weniger als 2500 in Ihrem Arbeitsblatt angezeigt werden. Anhand der dann angezeigten Resultate, können Sie möglicherweise erkennen, ob das Wetter oder ein anderer Faktor die Ursache für den schlechten Umsatz an diesen Tagen war. In Excel können Sie außerdem Zeilen nach dem Zufallsprinzip (diese Option ist allerdings nicht in der Liste mit dem nach unten weisenden Pfeil enthalten) oder auch nur die eindeutigen Werte in einer Spalte, das heißt keine Duplikate, anzeigen lassen. Eine Liste mit eindeutigen Spaltenwerten kann Ihnen wertvolle Informationen bieten. Mithilfe dieses Spezialfilters könnten Sie beispielsweise herausfinden, aus welchen Bundesländern Ihre Kunden kommen oder welche Produktkategorien innerhalb einer Stunde verkauft wurden. Die zufällige Auswahl von Zeilen eignet sich gut zur Auswahl von Kunden, denen Sie ein besonderes Angebot zuschicken wollen, zur Entscheidung, welche Tage eines Monats besonders überprüft werden sollen, und zum Ziehen der Gewinner bei einer Mitarbeiterlotterie. Zur Auswahl von Zeilen können Sie die Funktion ZUFALLS- ZAHL verwenden, die einen Zufallswert zwischen 0 und 1 erzeugt und diesen mit einem in einer Anweisung enthaltenen Testwert vergleicht. Eine Anweisung, die in 30 Prozent aller Fälle den Wert WAHR zurückgibt, würde folgendermaßen lauten: =ZUFALLSZAHL()<=30%. Wann immer die Zufallszahl einen Wert zwischen 0 und 0,3 erhält, ist die Bedingung erfüllt und die entsprechende Zeile wird ausgewählt. In der folgenden Übung werden Sie einen Filter erstellen, um die fünf Tage im Januar mit den höchsten Umsätzen, die Umsatzzahlen für alle Montage im gleichen Monat und die Tage mit Umsätzen von mindestens anzuzeigen. Außerdem werden Sie Filter definieren, um nach dem Zufallsprinzip Tage zur Überprüfung ermitteln und dann eine Liste der eindeutigen Werte in einer der Spalten erstellen zu lassen. ÖFFNEN SIE die Datei Filter im Ordner Eigene Dateien\Microsoft Press\Excel 2003 Training\ 05_GefilterteDaten. 1 Klicken Sie, wenn nötig, auf die Blattregisterkarte Januar. 2 Klicken Sie auf Zelle P5. 97

5 5 Mit gefilterten Daten arbeiten 3 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. In Zelle P5 wird ein nach unten weisender Pfeil angezeigt. 4 Klicken Sie in Zelle P5 auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen Sie in der daraufhin angezeigten Liste den Eintrag (Top 10...). Das Dialogfeld Top-10-AutoFilter wird geöffnet. 5 Klicken Sie auf das mittlere Feld, löschen Sie den Wert 10, geben Sie 5 ein und klicken Sie dann auf OK. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen, werden jetzt nur noch die Zeilen mit den fünf höchsten Werten in Spalte P angezeigt. 6 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. Die herausgefilterten Zeilen werden wieder angezeigt. 98

6 Mit gefilterten Daten arbeiten 5 7 Klicken Sie auf Zelle B5. 8 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. Alle nebeneinander liegenden Spaltenüberschriften in Zeile 5 werden mit einem nach unten weisenden Pfeil versehen. 9 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil in Zelle B5 und wählen Sie in der daraufhin angezeigten Liste der eindeutigen Spaltenwerte den Eintrag Mo. Nur die Zeilen mit dem Wert Mo in Spalte B werden angezeigt. 10 Zeigen Sie im Menü Daten auf Filter und klicken Sie auf AutoFilter. Die herausgefilterten Zeilen werden wieder angezeigt. 11 Klicken Sie auf Zelle P5. 12 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. In Zelle P5 wird ein nach unten weisender Pfeil angezeigt. 13 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil in Zelle P5 und wählen Sie in der daraufhin angezeigten Liste den Eintrag (Benutzerdefiniert...). Das Dialogfeld Benutzerdefinierter AutoFilter wird geöffnet. 14 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im oberen linken Feld und markieren Sie in der daraufhin angezeigten Liste den Eintrag ist größer oder gleich. 15 Geben Sie den Wert 3000 in das obere rechte Feld ein und klicken Sie dann auf OK. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen, werden im Arbeitsblatt nur noch die Zeilen mit Summen von mindestens 3000 angezeigt. 99

7 5 Mit gefilterten Daten arbeiten 16 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. Die herausgefilterten Zeilen werden wieder angezeigt. 17 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. In Zelle P5 wird ein nach unten weisender Pfeil angezeigt. 18 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil in Zelle P5 und wählen Sie in der daraufhin angezeigten Liste eindeutiger Werte den Eintrag Alle Zeilen mit Ausnahme der Zeile, in der 2236 in Spalte P enthalten ist, werden ausgeblendet. 19 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. Die herausgefilterten Zeilen werden wieder angezeigt. 20 Geben Sie Überprüfung in Zelle Q5 ein. 21 Geben Sie =ZUFALLSZAHL()<17% in Zelle Q6 ein. Falls das Ergebnis der Zufallsfunktion unter 17 Prozent liegt (das heißt, ihr Ergebniswert liegt zwischen 0 und 0,17), wird in Zelle Q6 WAHR angezeigt; ansonsten erscheint FALSCH in der Zelle. 22 Ziehen Sie das Auto-Ausfüllkästchen von Zelle Q6 bis zu Zelle Q36. In den Zellen Q6 bis Q36 werden jetzt die Werte WAHR und FALSCH angezeigt, wobei der Anteil der Zellen, die den Wert WAHR enthalten, bei ca. 16 Prozent liegt und derjenigen mit dem Wert FALSCH bei ca. 84 Prozent. 100

8 Mit gefilterten Daten arbeiten 5 23 Zeigen Sie im Menü Daten auf Filter und klicken Sie anschließend auf Spezialfilter. Das Dialogfeld Spezialfilter wird geöffnet. 24 Löschen Sie den Eintrag im Feld Listenbereich, klicken Sie auf B5 und ziehen Sie den Mauszeiger bis B36. Im Feld Listenbereich wird der Eintrag Januar!$B$5:$B$36 angezeigt. 25 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Duplikate und klicken Sie dann auf OK. Im Arbeitsblatt werden nur noch die Zeilen angezeigt, in denen ein Wert zum ersten Mal vorkommt. 101

9 5 Mit gefilterten Daten arbeiten 26 Zeigen Sie im Menü Daten auf Filter und klicken Sie anschließend auf Alle anzeigen. Die herausgefilterten Zeilen werden wieder angezeigt. 27 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Speichern Excel speichert Ihre Änderungen. SCHLIESSEN SIE die Datei Filter. Berechnungen mit gefilterten Daten durchführen Beim Filtern eines Arbeitsblatts werden die auf dem Bildschirm angezeigten Daten limitiert. Die Möglichkeit, nur die aktuell benötigten Daten anzuzeigen, ist zwar äußerst wichtig, gleichzeitig aber auch einigen Einschränkungen unterworfen. Eine Einschränkung besteht darin, dass die eingegebenen Formeln ihre Berechnungen nicht ändern, auch wenn einige der in einer Formel verwendeten Zeilen durch den Filter ausgeblendet werden. Die Summe einer Gruppe gefilterter Zelle lässt sich auf zwei Arten ermitteln. Mit der ersten Methode werden die Daten automatisch berechnet. Markieren Sie dazu einfach die Zellen, deren Gesamtsumme Sie berechnen wollen. Die Summe der Werte in den markierten Zellen wird dann in der Statusleiste ganz unten im Excel-Fenster angezeigt. Beim automatischen Berechnen stehen neben der Summenfunktion weitere Funktionen zur Verfügung. Um die anderen Funktionen anzuzeigen, klicken Sie in der Statusleiste mit der rechten Maustaste auf den Bereich Automatisches Berechnen und wählen im daraufhin angezeigten Kontextmenü die gewünschte Funktion aus. Die Funktion Automatisches Berechnen eignet sich hervorragend zur schnellen Berechnung von Summen oder Mittelwerten von gefilterten Zellen. Das Ergebnis wird aber nicht in das Arbeitsblatt eingetragen. Um im Arbeitsblatt auf das Ergebnis zugreifen zu können, können Sie die Funktion Teilergebnis einsetzen. Wie beim automatischen Berechnen können Sie auch hier wählen, welche Berechnung die Funktion durchführen soll. In der folgenden Übung werden Sie mithilfe der Funktion Automatisches Berechnen die Summe einer Gruppe von Zellen in einem gefilterten Arbeitsblatt berechnen, eine Funktion zur Berechnung eines Teilergebnisses definieren, um den gleichen Wert auch im Arbeitsblatt verfügbar zu machen, und anschließend diese Funktion so bearbeiten, dass sie einen Mittelwert statt einer Summe berechnet. 102

10 Mit gefilterten Daten arbeiten 5 ÖFFNEN SIE die Datei Berechnungen im Ordner Eigene Dateien\Microsoft Press\Excel 2003 Training\ 05_GefilterteDaten. 1 Klicken Sie, wenn erforderlich, auf die Blattregisterkarte Januar. 2 Klicken Sie auf Zelle P5. 3 Klicken Sie im Menü Daten auf Filter und anschließend auf AutoFilter. In Zelle P5 wird ein nach unten weisender Pfeil angezeigt. 4 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil in Zelle P5 und wählen Sie in der daraufhin angezeigten Liste den Eintrag (Top 10...). Das Dialogfeld Top-10-Filter wird geöffnet. 5 Klicken Sie auf OK. TIPP Mit dem Klick auf die Schaltfläche OK werden die Standardeinstellungen des Dialogfeldes Top-10-AutoFilter übernommen, das heißt, es werden die höchsten zehn Werte des markierten Zellbereichs angezeigt. Das Dialogfeld Top-10-AutoFilter wird geschlossen. Die Zeilen mit den zehn höchsten Werten in Spalte P werden angezeigt. 6 Klicken Sie auf Zelle P6 und ziehen Sie den Mauszeiger bis Zelle P27. Die Zellen werden markiert. Rechts unten im Excel-Fenster erscheint in der Statusleiste im Bereich Automatisches Berechnen der Eintrag Summe=

11 5 Mit gefilterten Daten arbeiten AutoSumme Speichern 7 Klicken Sie auf Zelle P37. Klicken Sie anschließend in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche AutoSumme. In der Bearbeitungsleiste wird die Formel =TEILERGEBNIS(9;P6:P36) angezeigt. 8 Drücken Sie ( ). In Zelle P37 wird der Wert angezeigt. Außerdem wird der Wert in Zelle P38 in geändert. In diese Berechnung ist allerdings auch der Wert des Teilergebnisses eingeflossen. 9 Klicken Sie auf Zelle P37. Ändern Sie die Formel in der Bearbeitungsleiste in =TEILERGEBNIS(1;P6:P36) um. Drücken Sie anschließend ( ). Nach Änderung der 9 in eine 1 berechnet die Funktion TEILERGEBNIS jetzt den Mittelwert statt der Summe. Der Mittelwert der obersten zehn Werte in den Zellen P6 bis P ,1 wird in Zelle P37 angezeigt. Auch der Wert in Zelle P38 hat sich geändert und lautet jetzt ,1. Dieses Ergebnis schließt aber auch den Mittelwert der gefilterten Zellen in der Spalte ein. 10 Klicken Sie, wenn erforderlich, auf Zelle P37 und drücken Sie (Entf). Excel löscht die Formel für das Teilergebnis aus der Zelle P37. Die Gesamtsumme in Zelle P38 wird in geändert. 11 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Excel speichert Ihre Änderungen. SCHLIESSEN SIE die Datei Berechnungen. Einen Satz gültiger Werte für einen Zellbereich definieren Ein wichtiger Aspekt der Erstellung leistungsfähiger und benutzerfreundlicher Arbeitsblätter besteht darin, sicherzustellen, dass möglichst nur korrekte Daten in das Arbeitsblatt eingegeben werden können. Es wird vielleicht nicht möglich sein, jeden Tippfehler zu verhindern, aber Sie können eine Gültigkeitsregel einrichten, die dafür sorgt, dass die in die Zellen eingegebenen Daten bestimmten Vorgaben entsprechen. Zur Erstellung einer Gültigkeitsregel wählen Sie im Menü Daten den Befehl Gültigkeit, um das Dialogfeld Gültigkeitsprüfung öffnen. 104

12 Mit gefilterten Daten arbeiten 5 Im Dialogfeld Gültigkeitsüberprüfung können Sie definieren, welcher Datentyp von Excel zur Eingabe in die Zellen zugelassen wird. Je nach gewähltem Datentyp können Sie anschließend die Bedingungen festlegen, die von den Daten erfüllt werden müssen, um akzeptiert zu werden. Bei den in der folgenden Abbildung getroffenen Einstellungen akzeptiert Excel nur ganze Zahlen im Bereich zwischen 1000 und Mithilfe genauer Gültigkeitsregeln lässt sich vermeiden, dass ein Kundenname in eine Zelle eingegeben wird, die eigentlich eine Telefonnummer aufnehmen sollte, oder dass versehentlich ein falsches Kreditlimit festgelegt wird. Um den Benutzer zu zwingen, nur numerische Werte in eine Zelle einzugeben, aktivieren Sie die Registerkarte Einstellungen des Dialogfeldes Gültigkeitsüberprüfung, klicken auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Zulassen und wählen in der daraufhin angezeigten Liste je nach Bedarf Ganze Zahl oder Dezimal. 105

13 5 Mit gefilterten Daten arbeiten Ungültige Daten markieren Gültigkeitskreise löschen Soll die Gültigkeitsregel für einen Zellbereich gelten, markieren Sie die Zellen, bevor Sie die Gültigkeitsregeln im Dialogfeld Gültigkeitsprüfung definieren. Beachten Sie, dass Sie auch für Zellen, in die bereits Daten eingegeben wurden, Gültigkeitsregeln definieren können. Excel kann allerdings nachträglich nicht mehr prüfen, ob die Daten den Regeln entsprechen. Sie können dennoch die Gültigkeit von bereits eingegebenen Daten nachträglich prüfen, indem Sie die entsprechenden Zellen markieren, im Menü Extras den Befehl Formelüberwachung und anschließend den Befehl Detektivsymbolleiste anzeigen wählen. Klicken Sie auf der dann angezeigten Symbolleiste Formelüberwachung auf die Schaltfläche Ungültige Daten markieren. Die Daten, die nicht den nachträglich erstellten Gültigkeitsregeln entsprechen, werden daraufhin hervorgehoben dargestellt. Wenn Sie die Markierung für die ungültigen Daten wieder aufheben möchten, klicken Sie in der Symbolleiste Formelüberwachung auf die Schaltfläche Gültigkeitskreise löschen. Natürlich ist es ziemlich ärgerlich, wenn Sie Daten in eine Zelle eingeben wollen und in einem Mitteilungsfeld darauf hingewiesen werden, dass die gerade eingegebenen Daten nicht akzeptiert werden. Noch frustrierender ist es aber, wenn Sie nicht einmal wissen, welche Regeln Sie bei der Dateneingabe befolgen müssen. In Excel können Sie Meldungen definieren, die dem Benutzer schon vor der Dateneingabe mitteilen, welche Werte erwartet werden, und die bei der Eingabe falscher Werte in einem Meldungsfeld die zu erfüllenden Bedingungen beschreiben. Um die Gültigkeitsprüfung für eine Zelle zu deaktivieren, öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen des Dialogfeldes Gültigkeitsprüfung und klicken links unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche Alle löschen. In der folgenden Übung werden Sie eine Gültigkeitsregel definieren, nach der Kreditlinien für Kunden von The Garden Company auf 2500 begrenzt werden. Danach werden Sie eine Eingabemeldung formulieren, in der auf diese Einschränkung hingewiesen wird. Anschließend erstellen Sie eine Fehlermeldung für den Fall, dass jemand einen Wert eingibt, der höher ist als Zum Abschluss testen Sie die Regel und die Meldungen. ÖFFNEN SIE die Datei Gültigkeit im Ordner Eigene Dateien\Microsoft Press\Excel 2003 Training\ 05_GefilterteDaten. 1 Markieren Sie den Zellbereich K4:K7. 2 Klicken Sie im Menü Daten auf Gültigkeit. Das Dialogfeld Gültigkeitsprüfung wird mit aktivierter Registerkarte Einstellungen geöffnet. 106

14 Mit gefilterten Daten arbeiten 5 3 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Zulassen und in der daraufhin angezeigten Liste auf den Eintrag Ganze Zahl. Unterhalb des Feldes Daten werden zwei Felder mit den Bezeichnungen Minimum und Maximum angezeigt. 4 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Daten und markieren Sie in der daraufhin angezeigten Liste den Eintrag kleiner oder gleich. Das Feld Minimum wird nicht mehr angezeigt. 5 Geben Sie 2500 in das Feld Maximum ein. 6 Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren. 7 Klicken Sie auf das Register Eingabemeldung. Die Registerkarte Eingabemeldung wird angezeigt. 8 Geben Sie Kreditlimit eingeben in das Feld Titel ein. 9 Geben Sie in das Feld Eingabemeldung folgenden Text ein: Geben Sie bitte das Kreditlimit des Kunden ein (ohne Währungsangabe). 10 Klicken Sie auf das Register Fehlermeldung. Die Registerkarte Fehlermeldung wird angezeigt. 11 Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Feld Typ und markieren Sie in der daraufhin angezeigten Liste den Eintrag Stopp. Das Symbol Stopp wird bei einer falschen Eingabe des Benutzers im Meldungsfeld angezeigt. 12 Geben Sie Fehler in das Feld Titel ein und klicken Sie dann auf OK. 13 Klicken Sie auf Zelle K7. Neben der Zelle K7 wird eine QuickInfo mit dem Titel Kreditlimit eingeben und dem Text Geben Sie bitte das Kreditlimit des Kunden ein (ohne Währungsangabe). angezeigt. 14 Geben Sie 2501 ein und drücken Sie ( ). Eine Warnmeldung mit dem Titel Fehler und dem Standardtext wird geöffnet. 107

15 5 Mit gefilterten Daten arbeiten TIPP Wenn Sie das Feld Fehlermeldung leer lassen, verwendet Excel die oben gezeigte Standardmeldung. 15 Klicken Sie auf Abbrechen. Die eingeblendete Fehlermeldung wird geschlossen. WICHTIG Wenn Sie auf Wiederholen klicken, können Sie den fehlerhaften Wert verändern. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Eingabe gelöscht. 16 Klicken Sie auf Zelle K7. Zelle K7 wird zur aktiven Zelle. Die QuickInfo wird erneut angezeigt. 17 Geben Sie 2000 ein und drücken Sie dann ( ). Excel akzeptiert die Eingabe als korrekt. 18 Klicken Sie im Menü Extras auf Formelüberwachung und anschließend auf Detektivsymbolleiste anzeigen. Die Symbolleiste Formelüberwachung wird eingeblendet. Ungültige Daten markieren Gültigkeitskreise löschen 19 Klicken Sie in der Symbolleiste Formelüberwachung auf die Schaltfläche Ungültige Daten markieren. Der Wert in Zelle K4 wird mit einem roten Kreis gekennzeichnet. 20 Klicken Sie in der Symbolleiste Formelüberwachung auf die Schaltfläche Gültigkeitskreise löschen. Der rote Kreis in K4 wird wieder ausgeblendet. 21 Klicken Sie in der Symbolleiste Formelüberwachung auf Schließen. Die Symbolleiste Formelüberwachung wird geschlossen. 22 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Speichern SCHLIESSEN SIE die Datei Gültigkeit. 108

16 Zusammenfassung Mit gefilterten Daten arbeiten 5 Excel verfügt über eine Reihe von Filtern, mit deren Hilfe die angezeigte Datenmenge reduziert werden kann. Zusätzlich zu den in Excel integrierten Filtern, mit denen Sie Ihre Daten anhand der Werte einer Spalte filtern, können Sie eigene Filter erstellen, mit denen das Filtern nach mehreren Spalten möglich ist. Um mit gefilterten Daten vorübergehend Berechnungen auszuführen, die nicht im Arbeitsblatt eingefügt werden, markieren Sie die gewünschten Zellen. Standardmäßig wird dann in der Statusleiste die Summe der markierten Daten angezeigt. Mithilfe von Gültigkeitsregeln können Fehler beim Eingeben von Daten verhindert werden. Die eingegebenen Daten werden auf ihre Richtigkeit geprüft und bei fehlerhafter Eingabe wird eine Meldung angezeigt. 109