2. Formeln und Datenreihen

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1 55 2. Formeln und Datenreihen In diesem Kapitel beschreiben wir Ihnen das Erstellen komplizierterer Formeln in Excel. Wie Sie sehen werden, ist das Erstellen von Excel-Modellen manchmal ziemlich aufwendig. Daher werden derartige Modelle vor allem für regelmäßig wiederkehrende Berechnungen, wie Monatsübersichten oder Kostenkalkulationen verwendet. Der große Vorteil einer in Excel durchgeführten Berechnung besteht darin, dass eine Veränderung der Werte sofort angezeigt wird. Sie sehen auf einen Blick, welche Folgen eine Preis- oder Kostensteigerung haben würde, ohne alles erneut berechnen zu müssen. Wir beschreiben in diesem Kapitel: Kopieren eines Arbeitsblatts; Datenreihen automatisch mit Monatsnamen ausfüllen; Absolute Bezüge; Berechnungsarten in Excel; Ändern der Berechnungsreihenfolge; Verknüpfen von Zellen mit anderen Arbeitsblättern; Berechnen von Prozentsätzen; Erstellen von Links; Schützen von Arbeitsblättern; Erstellen nicht gesperrter Zellen; Ändern der Standardeinstellungen einer Arbeitsmappe; Einstellen der Anzahl der Arbeitsblätter; Erstellen von Datenreihen mit Datumsfolge; Erstellen von Datenreihen mit Arbeitstagen; Erstellen individueller Datenreihen.

2 56 Handbuch Excel 2016 und Kopieren eines Arbeitsblatts Öffnen Sie für die nächste Übung zuerst die Übungsdatei Telefonkosten: Öffnen Sie Excel 1 Doppelklicken Sie auf

3 Kapitel 2 Formeln und Datenreihen 57 Es wird folgendes Arbeitsblatt zu einem fiktiven Telefonvertrag angezeigt: Speichern Sie diese Arbeitsmappe erst unter einem anderen Namen: Speichern Sie die Arbeitsmappe in der Mappe (Meine) Dokumente unter Meine 33 Telefonkosten Tipp Zuerst speichern Gewöhnen Sie sich an, ursprüngliche Arbeitsblätter erst unter einem anderen Namen zu speichern, bevor Sie Änderungen durchführen. Sollte bei der Dateneingabe etwas schiefgehen, können Sie dann immer noch das ursprüngliche Arbeitsblatt erneut laden. Außerdem überschreiben Sie das Original nicht aus Versehen, wenn Sie Speichern statt Speichern unter verwenden. Zuerst kopieren Sie dieses Arbeitsblatt in zwei neue Arbeitsblätter, in denen Sie die Daten von zwei anderen Telefonanbietern berechnen können: das Auswahlkästchen bei Das Arbeitsblatt soll hinter Tabelle1 eingefügt werden:

4 58 Handbuch Excel 2016 und 2013 Das Arbeitsblatt wurde kopiert: Geben Sie in Zelle A1 ein: Priotel Benennen Sie das Arbeitsblatt um in 12 Priotel Kopieren Sie das Arbeitsblatt noch 37 einmal Geben Sie in Zelle A1 ein: Sparcall Benennen Sie das Arbeitsblatt um in 12 Sparcall Wechseln Sie zum Arbeitsblatt 41 Benennen Sie das Arbeitsblatt um in 12 Easybell

5 Kapitel 2 Formeln und Datenreihen AutoAusfüllen Häufig verwendete Datenreihen, wie Tage und Monate, kennt Excel bereits. Wenn Sie einen Tag oder Monat eingeben, kann Excel die darauffolgenden Tage oder Monate selbst ergänzen. In dieser Übersicht berechnen Sie die halbjährlichen Kosten eines Telefonvertrags. Sie verwenden hierfür die Funktion AutoAusfüllen, um die Monate Februar bis Juni automatisch unter dem Monat Januar einzufügen. Zelle A7 Weisen Sie das Ausfüllkästchen der Zelle A7 an Ziehen Sie den Mauszeiger bis zur Zelle A12 In der letzten Zelle wird jetzt der Monat Juni angezeigt: Lassen Sie die Maustaste los Die Monate wurden ergänzt:

6 60 Handbuch Excel 2016 und 2013 Diese Aktion können Sie auch über das Menüband ausführen. Und zwar: Wechseln Sie zum Arbeitsblatt 41 Markieren Sie den Zellbereich A7:A12 19 Rechts oben im Menüband: das runde Kontrollkästchen bei Die Monate wurden ergänzt:

7 Kapitel 2 Formeln und Datenreihen 61 Tipp Allen Zellen denselben Inhalt zuweisen Sie können in allen Zellen denselben Inhalt einfügen: Markieren Sie die Beispielzelle und die Zellen, in die Sie den Inhalt einfügen 19 möchten Alle Zellen haben jetzt denselben Inhalt: Die Datenreihe kann auch mit dieser Funktion ausgefüllt werden, wenn sich in ihr ein bestimmtes, sich wiederholendes Muster befindet. Der Anbieter Sparcall versendet die Rechnungen nur vierteljährlich. Um die Funktion AutoAusfüllen verwenden zu können, geben Sie erst die Daten in den ersten zwei Zellen der Datenreihe ein. In diesem Fall Januar und April: Wechseln Sie zum Arbeitsblatt Sparcall 41 Geben Sie in Zelle A8 ein: April

8 62 Handbuch Excel 2016 und 2013 Markieren Sie den Zellbereich A7:A12 19 das runde Kontrollkästchen bei Die Monate wurden ergänzt: Speichern Sie jetzt erst die Arbeitsmappe: Die vorherige Version wurde überschrieben.

9 Kapitel 2 Formeln und Datenreihen Absolute Bezüge In Abschnitt 1.9 Eingeben einfacher Formeln haben Sie das Erstellen einfacher Formeln gelernt, und in Abschnitt 1.10 Kopieren von Formeln haben Sie gelernt, diese zu kopieren. Sie berechnen jetzt die Telefonkosten für den Monat Januar, indem Sie die Minutenanzahl mit den Kosten pro Minute multiplizieren: Wechseln Sie zum Arbeitsblatt 41 Geben Sie in Zelle C7 ein: = Zelle B7 Hier wird die verbrauchte Minutenanzahl angegeben. Diese multiplizieren Sie mit den Kosten pro Minute: Geben Sie ein: * Zelle B3 Drücken Sie Erweitern Sie die Spalte, bis der Text genau in die Spalte 18 passt Die Telefonkosten werden angezeigt 112,50 : Sie setzen sich aus den 750 Minuten multipliziert mit 0,15 zusammen.

10 64 Handbuch Excel 2016 und 2013 Kopieren Sie die Formel in Zelle C7 mit dem Ausfüllkästchen bis zur Zelle C12 25 So wie Sie sehen, stimmen die Ergebnisse nicht: Zelle C10 Die Formel in der Bearbeitungsleiste hat sich geändert: Der Verweis zur Zelle B10 ist richtig, allerdings der Verweis zur Zelle B6 nicht. Hier hätte immer noch Zelle B3 aufgeführt werden müssen. Beim Kopieren werden Formeln automatisch angepasst. Sie verweisen in diesem Fall nicht mehr auf die Kosten pro Minute sondern auf die darunter stehenden Zellen; relative Bezüge genannt. Relative Bezüge richten sich nach der auf dem Arbeitsblatt vom ursprünglichen zum neuen Ort durchgeführten Verschiebung. Wenn Sie eine Formel zwei Zeilen nach unten kopieren, werden alle Zeilenbezüge in der Formel ebenfalls um zwei Schritte erhöht. Dies gilt ebenso für Spalten, wenn Sie den Zelleninhalt nach links oder rechts kopieren. Lösen Sie das Problem, indem Sie für die Kosten pro Minute einen absoluten Bezug verwenden: Machen Sie erst die letzte Aktion rückgängig: Die Zellen sind wieder leer:

11 Kapitel 2 Formeln und Datenreihen 65 Einen absoluten Bezug in einer Formel erkennen Sie an den $-Zeichen vor der Spalten- oder Zeilenbezeichnung. Es gibt folgende Möglichkeiten: $A$1 Sowohl die Spalten- als auch die Reihenbezüge ändern sich nicht beim Kopieren. $A1 Die Spalte verändert sich nicht, aber die Zeile passt sich beim Kopieren an. A$1 Die Spalte verändert sich beim Kopieren, aber die Zeile nicht. Das $-Zeichen können Sie selbst in die Formel eingeben oder automatisch über. In der Bearbeitungsleiste: Achtung: Klicken Sie nicht auf die Zelle selbst, sondern auf die Formel in der Bearbeitungsleiste. Drücken Sie Die $-Zeichen werden automatisch vor und in B3 eingefügt : Das sehen Sie auch in der Zelle mit der Formel: Drücken Sie Kopieren Sie die Formel in Zelle C7 mit dem Ausfüllkästchen bis zur Zelle C12 25

12 66 Handbuch Excel 2016 und 2013 So wie Sie sehen, stimmen jetzt die Ergebnisse: Zelle C10 Die Formel lautet dort jetzt : Die Formel verweist immer noch auf die Kosten in Zelle B3. Dieses nennt man einen gemischten Bezug, da er sowohl einen relativen Bezug zu B10 als auch einen absoluten Bezug zu $B$3 aufweist. In derselben Weise werden auch die Kosten pro MB mit der Formel berechnet: Geben Sie in Zelle E7 die Formel ein 22 Kontrollieren Sie das Ergebnis: 1200*0,07=84. Der Preis pro MB in Zelle B4 ist eine Konstante, die für alle Monate gilt. Ändern Sie den Verweis auf Zelle B4 in einen absoluten 38 Bezug