Ziel: Sie sollen in die Lage versetzt werden, mit EXCEL selbständig Tabellen zu erstellen. Mittel (Medium): Erstellung einer intelligenten Notenliste.

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1 OSZ Wirtschaft und Sozialversicherung Datenverarbeitung /Wn EXCEL-Kurs (Version Excel ) Lektion 1: 1. SCHRITTE Ziel: Sie sollen in die Lage versetzt werden, mit EXCEL selbständig Tabellen zu erstellen. Mittel (Medium): Erstellung einer intelligenten Notenliste. Die folgende Arbeit wird sie in die Rolle eines Lehrers versetzen. Das sie dabei einiges über Zensuren erfahren, ist ein (nicht unwichtiger) Nebeneffekt. Wir wollen gemeinsam eine Tabelle entwickeln, die schriftliche und sonstige Noten (mündliche Leistungen, Tests, Referate, Hausarbeiten) der Schüler einer Klasse in einer Notenliste zusammenfaßt. Diese Notenliste soll in ihrer fertigen Version für alle Klassen und alle Fächer einsetzbar sein, die Block- bzw. Abschlußnote errechnen, Vornoten übernehmen, auf Notensprünge hinweisen usw.. Deshalb müssen von Anfang an alle Eingaben so beschaffen sein, daß sie später vom Lehrer leicht auf andere Fächer, Gewichtungen etc. umgestellt werden können. Konkret bedeutet dies, daß die Daten, die für andere Fächer, Klassen etc. angepaßt werden sollen, als getrenntes Feld eingegeben werden müssen. Der Kurs umfaßt insgesamt 5 Lektionen. Aufgaben: 1) Erstellen Sie eine Notenliste mit folgendem (noch schrecklichen) Aussehen: NOTENLISTE DER KLASSE 123 Name: 1. KA 2. KA 1. Mdl 2. Mdl Hugo Heinz Inge Anna August Verfahren: Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie Daten eingeben möchten. Geben Sie die Daten ein, und drücken Sie die Eingabetaste (ENTER), die Tabulatortaste (TAB) oder eine Cursorsteuerungstaste (z.b. ). Tips zur Eingabe von Text: Bei Microsoft Excel gilt jede beliebige Kombination von Zahlen, Leerzeichen und nichtnumerischen Zeichen als Text, wie beispielsweise:10aa109, 127AXY, , Der gesamte Text wird in einer Zelle linksbündig ausgerichtet. Zum Ändern der Ausrichtung klicken Sie im Menü Format auf Zellen, und wählen Sie dann in der Registerkarte Ausrichtung die gewünschten Optionen aus. 1

2 Um einen umfangreichen in einer Zelle enthaltenen Text in mehreren Zeilen anzeigen zu lassen, aktivieren Sie in der Registerkarte Ausrichtung das Kontrollkästchen Zeilenumbruch. Um einen manuellen Zeilenwechsel in eine Zeile einzufügen, drücken Sie ALT+EINGABE. 2) Formatieren Sie die Tabelle Vorgaben: Schrift: Arial Überschrift: Schriftgröße 16 Klasse: Schriftgröße 18 Zellausrichtung: zentriert 3) Sortieren Sie die Notenliste nach Namen. Verfahren: Menüleiste: Daten/Sortieren oder schneller: Symbolleiste Standard/Sortieren/aufsteigend ACHTUNG: Sie müssen nicht nur die Namen, sondern auch die zugehörigen Noten mit sortieren! Anmerkung: Sie können Zeilen oder Spalten in einer Liste basierend auf den Werten in der Liste sortieren. Beim Sortieren ordnet Microsoft Excel Zeilen, Spalten oder einzelne Zellen, basierend auf einer von Ihnen festgelegten Sortierreihenfolge neu an. Es ist möglich, Listen in aufsteigender (1 bis 9, A bis Z) oder absteigender (9 bis 1, Z bis A) Reihenfolge sowie auf dem Inhalt einer oder mehrerer Spalten basierend zu sortieren. In der Standardeinstellung sortiert Microsoft Excel Listen in alphabetischer Reihenfolge. Wenn Monatsnamen oder Wochentage nach dem Kalender und nicht in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden sollen, verwenden Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge. Sie können auch Listen in einer spezifischen Reihenfolge neu anordnen, indem Sie benutzerdefinierte Sortierreihenfolgen erstellen. Bei einer Liste mit den Einträgen "Tief," "Mittel" oder "Hoch" in einer Spalte, können Sie beispielsweise eine Sortierreihenfolge erstellen, die die Zeilen mit dem Eintrag "Tief" an die erste Stelle, die mit dem Eintrag "Mittel" an die zweite Stelle und die mit dem Eintrag "Hoch" an die letzte Stelle setzt. 4) Ergänzen Sie Ihre Notenliste um eine Spalte Note. 5) Bilden Sie in der Zelle F6 die Formel für die Berechnung der Zeugnisnote. Die Formel ist einfach: Summe aller 4 Noten geteilt durch 4 Der Teufel steckt im Detail! Hier in den richtigen Klammern! Erinnern Sie sich noch schwach an Mathematik? Punktrechnung geht vor Strichrechnung! Das Divisionszeichen ist ein /, die Division ist aber eine Punktrechnung, der Doppelpunkt wird in Excel aber nicht als Rechenzeichen verwendet, sondern kennzeichnet einen Bereich, so steht A1:A6 für alle Zellen von A1 bis A6. Vorgehen: Eingeben einer Formel Klicken Sie auf die Zelle, in die Sie die Formel eingeben möchten. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Geben Sie die Formel ein. 2

3 Drücken Sie die EINGABETASTE. Anmerkung: Jede Berechnung, die sie in EXCEL durchführen wollen, beginnt mit einem Gleichheitszeichen! 6) RUNDEN Sie die NOTE so, daß die Note ganzzahlig erscheint. Nach den Ausführungsvorschriften Zensur und Zeugnis ist die Note eine ganze Zahl zwischen 1 und 6. Unsere errechnete Note muß daher gerundet werden. Vorgehen: Funktion RUNDEN BENUTZEN SIE DIE HILFE-FUNKTIONEN (?) VON EXCEL! Anmerkung 1: Wenn Sie Schwierigkeiten mit den Klammerebenen von EXCEL haben, klicken Sie in der Bearbeitungszeile auf Ihren Formelausdruck. EXCEL zeigt Ihnen die verwendeten Klammerebenen farbig an. Wenn Ihnen das nicht hilft, zählen Sie die offenen und die geschlossenen Klammern in Ihrer Formel. Die gezählte Anzahl Klammern muss gleich sein. Wenn dann immer noch Schwierigkeiten auftauchen, markieren Sie sich, ggf. auch auf einem Blatt Papier (wenn die farbigen Hervorhebungen von EXCEL nicht ausreichen) die einzelnen Klammerebenen (zusammengehörige offene und geschlossene Klammern)! Anmerkung 2: Die Funktion "Dezimalstellen verringern" oder Format/Zahl/Dezimalstellen oder ein Klick auf das Icon Dezimalstellen verringern würde nur den auf dem Bildschirm angezeigten Wert verändern, hätte aber keinen Einfluss auf den tatsächlichen Zellwert, den Microsoft Excel bei der Durchführung von Berechnungen verwendet und ist daher für unsere Zwecke ungeeignet. Sie können das einfach sehen, wenn Sie in eine Zelle den Wert 3,25 eingeben, ihn auf 0 Dezimalstellen formatieren, angezeigt wird 3, dann in eine zweite Zelle den Wert 2 eingeben und dann die beiden Zellen miteinander multiplizieren: Ergebnis: 6,5 7) Kopieren Sie die fertige Formel in die Zellen F6-F10 Tips: Sie können dieselbe Formel in mehrere Zellen eines Bereichs eingeben, indem Sie zunächst den Bereich markieren, die Formel eingeben und dann STRG+EINGABE drücken. Sie können eine Formel auch in mehrere Zellen eines Bereichs eingeben, indem Sie eine Formel aus einer anderen Zelle kopieren. Verfahren: Symbolleiste Standard: Kopieren/Einfügen oder den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen rechts unten in der Zelle führen, der Mauszeiger verwandelt sich in ein +, dann mit gedrückter linker Maustaste die Formel in die anderen Zellen kopieren. Unsere Notenliste sollte jetzt dieses Aussehen haben: 3

4 NOTENLISTE DER KLASSE 123 Name: 1. KA 2. KA 1. Mdl 2. Mdl Note Anna August Heinz Hugo Inge ) In der Klasse 123 wurden nicht nur 2 Klassenarbeiten, sondern auch noch zwei Tests geschrieben. Die Tests gehören zu den sonstigen Leistungen und sollen mit 5 bzw. 10 Prozent in die sonstigen Leistungen eingehen. Folge ist, dass unsere Notenliste nicht mehr stimmt, die Spalte Note zeigt falsche Ergebnisse! Die Ergebnisse der beiden Tests: NOTENLISTE DER KLASSE 123 Name: 1. KA 2. KA Test 1 Test 2 1. Mdl 2. Mdl Note Anna August Heinz Hugo Inge ) Die bisherige Notenliste ging von einer Gewichtung zwischen schriftlichen und mündlichen (sonstigen) Leistungen von 50 : 50 aus. Ändern Sie jetzt die Tabelle nach folgenden Vorgaben: Fügen Sie neue Zeilen 5,6 usw. mit folgenden Zellinhalten ein: o Zellen A5 und B5: Gewichtung der schriftlichen Leistungen: 50 o Zellen A6 und B6: Gewichtung der sonstigen Leistungen: o Zellen A7 und B7: Anteil Test 1 an den sonst. L.: 5 o Zellen A8 und B8: Anteil Test 2 an den sonst. L.: 10 o Zellen A9 und B9: übrige sonstige Leistungen: 35 Die sonstigen Leistungen betragen insgesamt 50 % der Note, Stellen Sie dies durch eine Plausibilitätsprüfung in B10 sicher! 10) Korrigieren Sie die Formel für die Berechnung der NOTEN! Denken Sie daran, es könnte Ihre eigene Note sein! Hinweis: Um die Tabelle für alle Fächer und mögliche Gewichtungen einsetzen zu können, MUSS die Formel auf die Gewichtung in den Zellen B5 bis B9 Bezug nehmen! 4

5 Wissenswertes über das Verwenden von Zell- und Bereichsbezügen: Ein Bezug bezeichnet eine Zelle oder einen Zellbereich in einem Tabellenblatt und teilt Microsoft Excel mit, wo sich die in einer Formel zu verwendenden Werte oder Daten befinden. Mit Hilfe von Bezügen können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen eines Tabellenblatts in einer einzigen Formel verwenden oder den Wert einer Zelle in verschiedenen Formeln verwenden. In Abhängigkeit von der Aufgabe, die Sie in Microsoft Excel ausführen möchten, können Sie entweder relative Zellbezüge oder absolute Zellbezüge verwenden. Relative Zellbezüge sind Bezüge auf Zellen, die relativ zur Position der Formel angegeben werden (z.b. gehe drei Schritte nach links und zwei nach oben), absolute Bezüge sind Zellbezüge, die immer auf Zellen an einer genau bestimmten Position (z.b. B5) verweisen. Standardmäßig verwendet EXCEL relative Bezüge. Wenn Formeln in andere Zellen kopiert werden, werden diese relativen Zellbezüge mitkopiert. Dies führt dann zu Fehlern, wenn auf eine genau bestimmte (immer dieselbe) Zelle zugegriffen werden soll. Solche absoluten Bezüge werden dadurch gekennzeichnet, daß die Adresse der Zelle, auf die Bezug genommen wird, durch $Zeichen vor der Spaltenangabe bzw. Zeilenangabe (z.b. $B$5) ergänzt werden. Unsere Notenliste muss jetzt so aussehen: NOTENLISTE DER KLASSE 123 Gewichtung 50 schriftl. Gewichtung sonst.l: Test1: 5 Test2: 10 übrige sonst. L 35 Plausibilität 100 Name: 1. KA 2. KA Test1 Test2 1. Mdl 2. Mdl Note: Anna August Heinz Hugo Inge ) Formatieren Sie die Notenliste entsprechend dem nachfolgenden Muster. Vorgehen: Menü Format/Autoformat/Standard2/Optionen:Breite/Höhe (nicht formatieren = Häkchen löschen) Menü Format Zellen/ausgew. Datenbereich zentrieren 5

6 NOTENLISTE DER KLASSE 123 Gewichtung schriftl. 50 Gewichtung sonst.l: Test1: 5 Test2: 10 übrige sonst. L 35 Plausibilität 100 Name: 1. KA 2. KA Test1 Test2 1. Mdl 2. Mdl Note: Anna August Heinz Hugo Inge ) Speichern Sie ihre Notenliste in Ihrem Verzeichnis unter Ihrem Dateinamen, z.b. Notenliste ab. Vorgehen: SPEICHERN UNTER im Menü Datei wählen Speichern in: anklicken Verzeichnis wählen/öffnen (Doppelklick) Ihr Verzeichnis ist das Ihrer Anmeldung, z.b. OBG1007 Dateinamen festlegen (Achtung: Der Dateityp muss EXCEL-Datei sein!) und Speichern bestätigen C:\Eigene Dateien\DATENVERARBEITUNG\EXCEL\KURS EXCEL\Lektion 1 EXCEL Erste Schritte\Lektion1 EXCEL Erste Schritte.doc Erstelldatum :19:00 6