EXCEL 2000 Grundlagen

Transkript

1 C17 Adresse dieses Feldes. (Wie beim Spiel Schiffe versenken!) 8 9 1

2 EXCEL

3 Ansicht Aufgabenbereich EXCEL 2003 Liste möglicher Fenster im Aufgabenbereich 3

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5 Menü Extras Ohne Haken werden 0-len (0,00 ) nicht angezeigt! 5

6 Menü Extras 6

7 Menü Extras 7

8 Arbeiten mit Listen (Datei- Datenbank- Verarbeitung) Wir wollen mit einem einfachen Dateibeispiel beginnen: Teilnehmerdatei dieses Kurses! Zunächst muß festgelegt werden, welche Informationen (Daten) von jedem Teilnehmer erfaßt und gespeichert werden sollen. (z.b.: Anrede, Vorname, Name, Straße,...) Wir legen damit die Bezeichnung der einzelnen Datenfelder fest. Diese sind in die erste Zeile einzutragen. Diese erste Zeile wird also die Feldnamenzeile. Darunter werden dann die Angaben jedes Teilnehmers (=Datensatz) in Zeilen erfaßt. Zur Erfassung rufen Sie am besten aus dem Menü Daten die Option Maske auf. 8

9 EXCEL stellt mit dem Menü Daten --Maske.. sofort eine "Bildschirmkarteikarte" zur Verfügung, die alle Feldnamen enthält und so die Eingabe der Daten je Satz sehr vereinfacht. In der Maske springen Sie von Feld zu Feld mit der [ÿ] - Taste Diese Maske kann auch zur Eingabe von Suchkriterien genutzt werden. 9

10 Um mit den Daten zu arbeiten, werden wir zum Suchen die Option Filter anwenden. Hier sind zu unterscheiden: Autofilter und Spezialfilter Wir werden an dieser Stelle mit dem Autofilter arbeiten. 10

11 Diese Verkaufsstatistik ist die Grundlage umfangreicher Auswertungen mit verschiedensten Techniken! 11

12 Auswertung mit Autofiltern und der Funktion Teilergebnis Menü Daten Filter > Autofilter aktivieren (jedes Feld erhält einen Listenschalter) Einen Filter einstellen Unter das letzte Feld der Auswertungsspalte über das S- Symbol die Funktion Teilergebnis einsetzen Ab sofort zeigt EXCEL nur noch die Summe der sichtbaren Felder an. Der Filter wirkt da, wo das Dreieck blau gefärbt ist (Normalfarbe schwarz). 12

13 Teilergebnisse 1. Daten sortieren 2. Menü Daten Sortierfeld einstellen Funktion einstellen Feld anklicken, welches ausgewertet werden soll Das Ergebnis dieser Einstellungen ist, das für die Gruppen Zwischensummen gebildet werden (nächste Folie) 13

14 Teilergebnisse 14

15 Menü Daten PivotTable- Pivot-Auswertung Es wird der Assistent gestartet, der in 3 Schritten die Auswertung erstellt. Hier im 1. Schritt bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Weiter, dass Sie eine EXCEL-Datenbank auswerten wollen. Im 2. Schritt geben Sie an, wo sich diese Datenbank befindet (Adresse der Datenbank) 15

16 Pivot-Auswertung Klicken Sie diesen Schalter an. Sie dann dieses Fenster Die Felder Ihrer Datenbank müssen Sie jetzt in die Bereiche ziehen abhängig von Ihren Auswertungszielen 16

17 Pivot-Auswertungs-Ergebnis 17

18 2 Anderer Ordner 3 Neuer Ordner

19 Eine relative Adresse besteht aus (einem) Spaltenbuchstaben und einer Zeilennummer B4 / BC4 Formeln enthalten Adressen derjenigen Zahlen mit denen gerechnet werden soll und die nötigen Rechenzeichen! Zur Vereinfachung der Arbeit können Zellinhalte (Formeln,Texte) kopiert werden! Beim Kopieren ändern sich relative Adressen! Kopieren nach ändert den Spaltenbuchstaben ändert die Zeilennummer Soll dies verhindert werden, muß ein $-Zeichen gesetzt werden. Die Taste [F4] ändert in $B$4; B$4; $B4 absolut, gemischt 19

20 =C$4/100*B8 kopieren =Summe(B8:B13) kopieren 20

21 Zellzeiger / Cursor / Feldzeiger Mauszeiger 1 Mauszeiger in die Zelle schieben und klicken = markieren 2 Mauszeiger an den Rand des Zellzeigers; ziehen = verschieben 3 Mauszeiger an die rechte untere Ecke; ziehen = kopieren die Maus mit gedrückter linker Maustaste schieben 21

22 2 Anderer Ordner 3 Neuer Ordner

23 Öffnet eine Laufwerksliste Sie wählen Laufwerk und Ordner aus 23

24 Hier ankreuzen, wenn später eine Vorschau angezeigt werden soll. 24

25 1 2 Ankreuzen, wenn kopiert werden soll! Kopier- (bzw) Verschiebe- Ziel bestimmen! 1 kopiert nur markierte Zelle(n) in die Zwischenablage! 2 verschiebt / kopiert das ganze Blatt in die gleiche oder eine andere Mappe! 25

26 Erst Markieren Eine Zelle ansteuern und Klick mehrere Zellen 1. Ansteuern, dann mit gedrückter linker Maustaste über alle Zellen fahren mehrere Zellen, verstreut auf dem Blatt mit Markierung beginnen, STRG-Taste drücken und mit Markierung fortfahren ganze Tabelle Schalter oben links (oberhalb von Zeile 1 anklicken) dann Formatieren Nächste Folie Spalte Klick auf Spaltenbuchstaben Zeile Klick auf Zeilennummer 26

27 auswählen vermeiden Wollen Sie den Zahlen ein besonderes Format zuteilen, dann verwenden Sie die Kategorie Benutzerdefiniert! Wählen Sie ein Grundformat für die Zahl aus und geben Sie den Formattext (die Formatzeichen) eingekleidet in "" ein. Z.B. 0,00"%" 0,000" kg" 27

28 Übung Provisionsabrechnung Sie lernen die statistischen Funktionen MAX, MIN, MITTELWERT kennen. Bei den Provisionssätzen lernen Sie die WENN-Funktion kennen. Die WENN-Funktion setzen Sie immer dann ein, wenn das, was EXCEL tun soll, von der Erfüllung einer Bedingung abhängt. Der Provisionssatz hängt von der Höhe des Umsatzes ab. 28

29 Über Einfügen - Funktion oder über die Schaltfläche mit dem f x -Zeichen kann der Funktionsassistent aufgerufen werden: Wählen Sie eine Kategorie aus, um den Funktionsumfang einzuschränken! Das Finden der gewünschten Funktion ist dann leichter! 29

30 1. Funktion suchen Hier: Kategorie: Statistik Funktion: MAX 2. Argumente eintragen Über diese Schaltfläche kann das Funktionsfenster verkleinert werden, um die Sicht auf die ganze Tabelle zu ermöglichen! 30

31 7 B Umsatz Provision in % in ,00 5, , ,00 5, , ,00 5, , ,00 5, , ,31 5, ,82 Wenn der Umsatz kleiner ist als 50000, =WENN(B7<50000 dann soll in die Provisionssatzspalte eine 5 eingetragen werden, ;5 sonst soll dort eine 5,5 eingetragen werden. ;5,5 Bedingung =WENN(B7<50000;5;5,5) Dann-Anweisung Sonst-Anweisung wird ausgeführt, wenn die Bedingung erfüllt ist! wird ausgeführt, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist! 31

32 Bedingte Formatierung Mit dieser Formatierung können Zellen in Abhängigkeit von ihrem Wert oder in Abhängigkeit vom Wert anderer Zellen formatiert werden. Empfehlung: Die Formate für eine Zelle einstellen und dann mit dem Pinsel auf andere Zellen übertragen (achten Sie auf die Adressierung!). 32

33 Bedingte Formatierung In den Zellen B6:B10 hängt die Füllfarbe vom Wert der jeweiligen Zelle selbst ab. Hat eine Zelle das Maximum zum Inhalt, soll sie grün gefüllt werden, enthält sie das Minimum, soll sie gelb gefüllt werden. In den Zellen der Spalten A, C, D und E hängt die Formatierung vom Wert der Spalte B ab die Formatierung in A6 hängt vom Inhalt der Zelle B6 ab! 33

34 Menü Format Bedingte Formatierung für die Spalte B Es können bis zu 3 Bedingungen mit entsprechenden Formaten kombiniert werden. 34

35 Menü Format Bedingte Formatierung für die Spalten A, C, D, E Einstellung, wenn die Formatierung vom Wert der Zelle selbst abhängt. Einstellung, wenn die Formatierung vom Wert anderer Zellen abhängt. 35

36 Elemente eines Diagramms Titel Diagrammfläche Werbekosten-Abrechnung Größenachse Legende Anteil in Anteil in % Datenreihen Zeichnungsfläche 30,0% Größenachse 2 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% ,0% 0 A B C D E F Rubrikenachse 0,0% Achsenbeschriftung 36

37 Diagramm erstellen Entscheiden, welche Werte der Tabelle im Diagramm dargestellt werden sollen Reihen aus der Tabelle markieren (mit der linken Maustaste Markierung aufziehen) nicht zusammenhängende Spalten nacheinander mit STRG + Maus markieren! Menü Einfügen Diagramm anklicken! Meldungen des Diagrammassistenten lesen und beantworten Für Feinarbeiten am Diagramm die Elemente markieren und formatieren 37

38 Unbedingt ausprobieren! 38

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40 ausgewählt Über diese Schalter kommen Sie in die Tabelle, können dort markieren und über den gleichen Schalter zum Diagramm-Assistenten zurückkommen. 40

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43 Diagramm bearbeiten Diagrammelement markieren und dann formatieren! Bei wesentlichen Änderungen ist es besser, die Grafik komplett von vorne neu zu erstellen! 43

44 Druck und Dokumentation der Tabellen In der Symbolleiste Standard finden Sie diese Schaltfläche. Damit können Sie in die Seitenansicht umschalten. Dies ist allerdings nur dann zu empfehlen, wenn Sie das gesamte Tabellenblatt drucken wollen oder sich schnell einen Überblick verschaffen möchten. Dies gilt auch für den Weg über das Menü DATEI - Seitenansicht! Wenn Sie nur einen Teil einer Tabelle ausdrucken wollen, so markieren Sie diesen Teil und wählen dann aus dem Menü DATEI - Drucken (nächste Folie) 44

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