Gantt-Diagramm - Diagramm zur Projektverfolgung

Transkript

1 Gantt-Diagramm - Diagramm zur Projektverfolgung :29:35 FAQ-Artikel-Ausdruck Kategorie: Windows::MS Office::Excel Bewertungen: 0 Status: öffentlich (Alle) Ergebnis: 0.00 % Sprache: de Letzte Aktualisierung: 3:56: Schlüsselwörter office, excel, gantt Symptom (öffentlich) [] Vorbemerkung: Dieser Tipp richtet sich an Nutzer, die sich mit Diagrammen gut auskennen. Sie möchten ein Diagramm erstellen, um eine Übersicht über den Stand einzelner Projekte und gleichzeitig über die Parallelität verschiedener Projekte zu erlangen? Für diesen Zweck können Sie ein Gantt-Diagramm einsetzen. Darüber ist darstellbar: - Wann beginnt ein Projekt? - Wann endet ein Projekt? - Wo befinden wir uns aktuell? - Welche sonstigen Projekte laufen parallel und wie ist ihr Stand? - Erweiternd hier auch noch ein Beispiel für Raumbelegung, z.b. für Schulen oder Konferenzplanung interessant Als Diagrammtyp werden gestapelte Balken eingesetzt. Des Weiteren benötigt man pro Datensatz mindestens zwei Daten: das Startdatum bzw. die Startuhrzeit und die Dauer mindestens eines Intervalls. Wie in Beispiel 2 und 3 ersichtlich, ist die Anzahl der dann hinzugefügten Intervalle aber frei und wie in Beispiel 3 ersichtlich, kann die Anzahl bei den verschiedenen Projekten auch variieren. Wesentlich ist: Ausgehend vom Startdatum addiert Excel jedes Intervall auf das vorhergehende und gibt automatisch den verschiedenen Intervallen verschiedene Farben, so dass die Abgrenzung im Diagramm ersichtlich wird. Der besondere Trick beim Gantt-Diagramm liegt darin, die Balken frei schwebend erscheinen zu lassen, abhängig von ihren verschiedenen Startzeiten. Im Verlauf der Diagrammerstellung bemerken Sie, dass dies nicht automatisch passiert, sämtliche Balken haben ihren Ursprung in der Y-Achse. Um diese auszuschalten, muss man Reihe der Balken so formatieren, dass sie kein Muster und keinen mehr aufweisen sie werden somit unsichtbar. In Beispiel 3 gibt es pro Balken immer wieder Unterbrechungen für Leerzeiten. Da muss diese Technik dann wiederholt angewandt werden, um die Lücken sichtbar zu machen. In den Beispielen und 2 habe ich die Skalierung (Hauptintervall) der Größenachse auf gesetzt, um zu erreichen, dass ich eine tägliche Gitternetzabgrenzung zur Visualisierung habe. Laufen die Projekte aber über größere Zeiträume, sollte man diesen Wert z.b. auf 7 (für wöchentliche Einteilung) erhöhen, weil das Diagramm sonst sehr riesig würde. Auf einen Punkt möchte ich Sie besonders aufmerksam machen: Die Skalierung der X-Achse. Dorthin gelangt man über einen Rechtsklick auf die unter der X-Achse angezeigt werden > Achse formatiern... > Registerblatt Skalierung. Ohne Eingriff dort stellt Excel alle auf automatisch, was nicht immer gefällt, weil zuviel überflüssige Zeiten dann auf der Achse erscheinen. Andererseits hat es den Vorteil, dass wirklich alle Diagrammdaten berücksichtigt werden. Da können Sie eingreifen und den Haken bei "automatisch" entfernen und durch eigene ersetzen, siehe mein Beispiel Nr. 3, da ist das so gemacht, weil nur Zeiten zwischen 6 und 20 Uhr für das Beispiel interessierten und das mit 2-Stunden-Unterteilung. An drei Beispielen zeige ich Ihnen, wie die Tabelle gestaltet sein muss und welche Einstellungen Sie beim Diagramm vornehmen müssen. In der Tabelle werden Formeln eingesetzt, um die Dynamik zu erreichen. Darin kommt die HEUTE()-Funktion vor. Und bei mir ist heute der , da die Wiedergabe hier ja statisch ist. Dies zum Verständnis der Beispiele. Unter den Diagrammen finden Sie jeweils die nötigen Diagrammeinstelllungen aufgeführt. Die Optionen, die Sie nicht abändern müssen, lasse ich unerwähnt. Was hier mit Tagen oder Stunden dargestellt ist, können Sie natürlich ändern, es sollen auf Ihre Belange übertragbare Beispiele sein, die sie passend ändern und erweitern können. Die einzelnen genannten Dialogfelder erreichen Sie, indem Sie in den entsprechenden Diagrammbereich mit rechts klicken. - [2]Wann beginnt und endet ein Projekt und Parallelprojekte? - [3]Wann beginnt ein Projekt, wo befinden wir uns heute, wann endet ein Projekt und Parallelprojekte? - [4]Raumbelegung: Stunden von bis - verschiedene Räume Alternativ zu den unten aufgezeigten echten Diagrammen könnten Sie ein [5]Balkendiagramm über bedingte Formatierung im Tabellenblatt einfügen. [6]Zum Blattanfang Seite

2 Wann beginnt und endet ein Projekt und Parallelprojekte? Beachten Sie die runterkopierbare Formel in Zelle D3, sie ist die Differenz zwischen Ende und Beginn. Spalte E wird nur benötigt, damit in Spalte D die Dauer über Formel ermittelt werden kann. Würden in Spalte D eingegeben, wäre Spalte E überflüssig, denn sie fällt nicht in den Diagrammbereich: A B C D E F 2 Projekt Beginn Dauer Ende 3 Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Formeln der Tabelle D3 : =E3-C3 Datenbereich Datenbereich =Tabelle!$B$3:$D$0 Skalierung Größenachse (Y) -automatisch Hauptintervall der Eintrag ist wichtig. Im Beispiel habe ich eingegeben. Also ein Ein-Tagesabstand. alle auf (dafür muss man auf Reihe einer der Balken mit der rechten Maustaste klicken) [7]Zum Blattanfang Seite 2

3 Wann beginnt ein Projekt, wo befinden wir uns heute, wann endet ein Projekt und Parallelprojekte? Beachten Sie die runterkopierbaren Formeln in Zellen D3 und E3, zusammen bilden beide Spalten die Differenz zwischen Ende und Beginn, unterteilt nach dem aktuellen Datum mit der HEUTE()-Funktion. Insofern Sie die Dauer in Spalten D und E als einfügen (statt durch Formel zu berechnen), dann ist Spalte F überflüssig, da sie für das Diagramm selbst nicht benötigt wird. Sie könnten aber auch noch weitere Reihen anfügen, falls Sie innerhalb der Projekte z.b. nach verschiedenen Fertigungsstufen unterscheiden wollen. A B C D E F G 2 Projekt Beginn Restdauer Bis jetzt Ende 3 Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Formeln der Tabelle D3 : =WENN(F3<HEUTE();0;F3-C3-E3) E3 : =WENN((C3>HEUTE())*(F3>HEUTE());0;HEUTE()-C3) Datenbereich Datenbereich =Tabelle!$B$3:$E$0 Reihe3: (durch Hinzufügen anlegen) =Tabelle!$E$3:$E$0 Skalierung Größenachse (Y) -automatisch Hauptintervall der Eintrag ist wichtig. Im Beispiel habe ich eingegeben. Also ein Ein-Tagesabstand. alle auf (dafür muss man auf Reihe einer der Balken mit der rechten Maustaste klicken) Seite 3

4 [8]Zum Blattanfang Raumbelegung: Stunden von bis - verschiedene Räume Ausgehend von der Startzeit in Spalte C (wird Reihe) addiert Excel im Balken die anschließenden Belegungs-und Freizeiten pro Raum. Reihe sowie alle Reihen, die aus Spalten stammen die Freizeiten enthalten werden nachher im Diagramm für Muster und auf "Keine" gesetzt. Dadurch entsteht die gewünschte Diagrammansicht. A B C D E F G H I 2 Zimmer Startzeit(Erster Einsatz) Belegt für Stunden frei für Stunden Belegt für Stunden frei für Stunden Belegt für Stunden 3 Raum 7:00 3:5 0:00 2:45 02:00 :00 4 Raum2 9:00 2:00 03:5 4:5 5 Raum3 0:00 6:00 00:5 :00 6 Raum4 7:30 :00 02:00 6:5 7 Raum5 7:00 5:00 00:45 3:45 00:30 0:30 8 Raum6 8:5 4:30 02:30 2:30 9 Datenbereich Datenbereich =Tabelle!$B$3:$E$0 Reihe3: (durch Hinfugügen anlegen) =Tabelle!$E$3:$E$0 Reihe4: (durch Hinzufügen anlegen) =Tabelle!$F$3:$F$0 Reihe5: (durch Hinfugügen anlegen) =Tabelle!$G$3:$G$0 Reihe6: (durch Hinzufügen anlegen) =Tabelle!$H$3:$H$0 Skalierung Größenachse (Y) -automatisch anhaken: Hilfsintervall und Rubrikenachse (X) schneidet bei Minimum im Beispiel habe ich 0,25 eingegeben (=/4 Tag die Diagrammanzeige beginnt um 6:00 h). Maximum im Beispiel habe ich 0,83333 eingegeben (=20/24 Tag, die Diagrammanzeige endet um 20:00 h). Hauptintervall der Eintrag ist wichtig. Im Beispiel habe ich 0, eingegeben (=/2 - für Zweistundenabstand). alle auf Seite 4

5 (dafür muss man nacheinander auf Reihe, 3 und 5 einer der Balken mit der rechten Maustaste klicken) [] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] Problem (öffentlich) Lösung (öffentlich) Seite 5