Word für Windows. Konrad Stulle, Tina Wegener. Fortgeschrittene Techniken. 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, März 2012

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1 Konrad Stulle, Tina Wegener 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, März 2012 Word 2010 für Windows Fortgeschrittene Techniken inkl. zusätzlichem Übungsanhang WW2010F-UA

2 I Word Fortgeschrittene Techniken Einstieg Zu diesem Buch...4 Designs und Vorlagen verwenden 1 Dokumente mit Designs gestalten Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen Schnellübersicht Übung Formatvorlagen nutzen Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen erstellen und zuweisen Besonderheiten beim Verwenden von Formatvorlagen Formatvorlagen bearbeiten Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Formatierungen anzeigen und prüfen Praktische Tipps zum Arbeiten mit Formatvorlagen Stil-Sets nutzen Eigene Stil-Sets erstellen Schnellübersicht Übung Dokumentvorlagen einsetzen Dokumentvorlagen verwenden Anwendungsbeispiel für Dokumentvorlagen Die Dokumentvorlage für einen Geschäftsbrief erstellen Kopfzeilen einstellen Fußzeile definieren Anschriftfeld und Bezugszeichenzeile erstellen Falz- und Lochmarken verwenden Betreff und Anrede festlegen Eigene Dokumentvorlagen verwenden Dokumentvorlagen verwalten und organisieren Schnellübersicht Übung Mit großen Dokumenten arbeiten 4 Suchen und ersetzen In großen Texten suchen und ersetzen Praxistipps zum Suchen und Ersetzen von Begriffen Praxistipps zum Ersetzen von Formatierungen Tipps zum Suchen und Ersetzen von Satzzeichen Begriffe und Texte übersetzen und nachschlagen Schnellübersicht Übung Gliederungen Die Gliederungsarten Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung ändern Schnellübersicht Übung Effektive Techniken für große Dokumente Den Aufgabenbereich NAVIGATION verwenden Tipps zum Arbeiten mit großen Dokumenten Textmarken im Text verwenden Mit Hyperlinks im Text bewegen Zu bestimmten Textteilen oder Elementen wechseln Mit Abschnitten arbeiten Abschnitte unterschiedlich gestalten Schnellübersicht Übung Besondere Techniken für wissenschaftliche Arbeiten Mit Querverweisen auf andere Textstellen beziehen Fuß- bzw. Endnoten erstellen und bearbeiten Randbemerkungen und Kolumnentitel erzeugen Wörter zählen und Zeilen nummerieren Formeln einfügen Tabellen und Listen sortieren Schnellübersicht Übung Verzeichnisse verwenden Mit Verzeichnissen arbeiten Inhaltsverzeichnis erstellen Verzeichnis aktualisieren Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen Index mithilfe einer Konkordanzdatei erstellen Abbildungsverzeichnis erzeugen Verzeichnis aus Verzeichniseintragsfeldern erstellen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I Informationen visualisieren 9 Dokumente mit Grafiken und Text gestalten Illustrationen einsetzen Größe und Position von Grafiken exakt bestimmen Bilder und Grafiken freistellen Rahmenpunkte bearbeiten Screenshots aufnehmen und einfügen Mit Textfeldern arbeiten Initiale erzeugen Schnellübersicht Übung SmartArt-Grafiken erstellen und gestalten SmartArt-Grafiken verwenden SmartArt-Grafiken erzeugen SmartArt-Elemente markieren Struktur von SmartArt-Grafiken bearbeiten SmartArt-Grafiken formatieren und grafisch gestalten Schnellübersicht Übung Dokumente gemeinsam nutzen 11 Excel-Funktionen in Word nutzen Excel-Tabelle in Word erstellen Vorhandene Excel-Tabelle einfügen Diagramme einfügen Diagrammdaten bearbeiten Diagramme gestalten und Diagrammtyp ändern Schnellübersicht Übung Dokumente in einem Zentraldokument organisieren Mit Zentraldokumenten Dokumente organisieren Zentral- und Filialdokumente erstellen Zentral- und Filialdokumente bearbeiten Struktur des Zentraldokuments ändern Schnellübersicht Übung Im Team arbeiten Dokumente im Team bearbeiten Kommentare verwenden Änderungen an einem Dokument verfolgen Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen Dokumente zusammenführen und vergleichen Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen Schnellübersicht Übung Automatisierung 14 Felder in Dokumenten verwenden Mit Feldern Dokumente flexibel gestalten Felder einfügen Felder und Feldergebnisse anzeigen Feldergebnisse aktualisieren Praktische Tipps zum Arbeiten mit Feldern Schnellübersicht Übung Texterfassung mit Feldern erleichtern Dokument- und Benutzerinformationen einfügen Bausteine als Feld einfügen Mit dem Feld FILL-IN eine Eingabeaufforderung erstellen Mit einem ASK-Feld Informationen erfragen Mit einem REF-Feld Textmarkeninhalte einfügen Bedingungen mit dem Feld IF definieren Mit RD-Feldern ein Verzeichnis aus mehreren Dokumenten erstellen Schnellübersicht Übung Formulare verwenden Formulare erstellen Inhaltssteuerelemente einfügen und bearbeiten Eigenschaften bestimmter Inhaltssteuerelemente festlegen Formulare schützen Formulare ausfüllen und drucken Schnellübersicht Übung Word anpassen und automatisieren Das Menüband anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ergänzen Makros nutzen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis Zusätzliche Übungen HERDT-Verlag 3

4 Word Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich die fortgeschrittenen Techniken, um effizient und professionell mit Word 2010 zu arbeiten. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Anhang Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Im Anhang finden Sie zusätzliche Arbeitsblätter mit weiteren Übungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. ww2010f-ua 1 ww2010f-ua eingeben und Ü betätigen Word In der Ergebnisliste den Buchtitel anklicken Fortgeschrittene Techniken - inkl. zusätzlichem Übungsanhang Schulungsbuch, A4, schwarz/weiß 3 Diesen Link anklicken 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Wichtig: Einige Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien, die nur funktionieren, wenn sie in einem Ordner mit dem Pfad C:\Übung abgelegt sind. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung. Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien (ww2010f-ua_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Word 2010 (64-Bit-Version) unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (64-Bit-Version, Service Pack 1) bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS, den Standardeinstellungen des Programms, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Kursinhalt am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Texte eingeben und formatieren Bestehende Format- und Dokumentvorlagen nutzen Dokumente erstellen, speichern, drucken und öffnen Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop unter Sie möchten beispielsweise Ihre Word-Grundkenntnisse auffrischen; hierzu empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Word Grundlagen, inkl. zusätzlichem Übungsanhang, Ihre Word-Kenntnisse erweitern und vertiefen. Nutzen Sie hierzu z. B. unser Themen- Special Serienbriefe. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Word Fortgeschrittene Techniken 1 Dokumente mit Designs gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Dokumente mit Designs, Designschriftarten, -farben und -effekten gestalten können wie Sie eigene Designs, Designschriftarten, -farben und -effekte erstellen Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Grundkenntnisse der Arbeit mit Format- und Dokumentvorlagen 1.1 Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs Designs verwenden Designs bestehen aus vordefinierten Formatierungen und Farbzusammenstellungen, mit denen Sie Ihre Dokumente schnell professionell gestalten können. Die mitgelieferten Designs stehen Ihnen auch in PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen zur Verfügung. Alle Funktionen, die bei der Verwendung von Designs benötigt werden, finden Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS. Designs bestehen aus: 1. Designschriftarten Designschriftarten sind Zusammenstellungen von zwei Schriften jeweils für den Textkörper (Fließtext) und für Überschriften. Um die Designschriftart zu wechseln, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste andere Designschriftarten aus. Schrift für Überschriften Schrift für Textkörper Designschriftarten werden automatisch in die Formatvorlagen übernommen. Formatvorlagen wie TITEL, UNTERTITEL sowie ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 wird die Designschrift für Überschriften zugewiesen. Andere Formatvorlagen, wie z. B. STANDARD, werden hingegen in der für Textkörper vorgesehenen Schriftart formatiert. 2. Designfarben Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf aufeinander abgestimmten Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentelemente verwendet, z. B. für die verschiedenen Säulen eines Diagramms oder für die Formatvorlagen von Überschriften und Hyperlinks. Alle Farben stehen aber auch für die manuelle Formatierung zur Verfügung. Designfarben Um Designfarben zuzuweisen, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste eine Kombination aus Designfarben aus. 6 HERDT-Verlag

7 Dokumente mit Designs gestalten 1 Zusätzlich stehen hellere und dunklere Farbabstufungen zur Verfügung, die Word automatisch auf der Grundlage der Designfarben generiert. Diese Abstufungen werden automatisch bestimmten Dokumentelementen, z. B. der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 (25 % dunklere Abstufung der Designfarbe AKZENT 1), zugeordnet. Die Designfarben mit den jeweiligen Abstufungen werden z. B. auch bei der Schriftfarbe (Register START, Gruppe SCHRIFTART Schaltfläche ) zur Formatierung angeboten. Designfarben Abstufungen Designfarben bei der Änderung der Schriftfarbe 3. Designeffekte Designeffekte beinhalten eine Kombination bestimmter Effekte (z. B. Linien- oder Fülleffekte), die sich beispielsweise auf das Aussehen gezeichneter Objekte auswirken. Zum Zuweisen eines Effekts klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste eine Kombination aus Designeffekten aus. Designeffekte Anderes Design zuweisen Alle Designs sowie die dazugehörigen Designschriftarten, -farben und -effekte tragen denselben Namen. Wenn Sie ein Design zuweisen, werden automatisch die Designschriftarten, -farben und -effekte mit dem gleichen Namen verwendet. Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, zeigen Sie auf ein Design und kontrollieren Sie anhand der Live-Vorschau im Dokument die Formatierung. Wählen Sie das gewünschte Design aus der eingeblendeten Liste aus. Diejenigen Elemente im Dokument, die zuvor mit Designs, Designschriftarten, -farben bzw. -effekten formatiert wurden, werden automatisch angepasst. Wurden Dokumentelemente abweichend vom Design formatiert, z. B. in einer Schriftart, die nicht zu den Designschriftarten gehört, behalten diese Elemente ihre Formatierung bei. Es wird deshalb empfohlen, keine größeren individuellen Formatierungen vorzunehmen, bevor das Design gewechselt wird. Verschiedene Programmfunktionen wie z. B. Formatvorlagen werden an die neuen Einstellungen angepasst. Es erhalten jedoch nicht alle Formatvorlagen automatisch eine der Designfarben. So ist beispielsweise der Formatvorlage STANDARD die Farbe AUTO- MATISCH zugewiesen. Das bedeutet, dass die betreffenden Absätze auf hellem Hintergrund schwarz und auf dunklem Hintergrund weiß werden. Diese Einstellung bleibt auch bei der Zuweisung von Designfarben bestehen und kann nur in der Formatvorlage selbst geändert werden. Das Aussehen der Schaltflächen in der Gruppe DESIGNS ändert sich je nachdem, welche Einstellungen aktuell gewählt sind. Wenn Sie ein neues leeres Dokument erstellen, wird standardmäßig das Design LARISSA genutzt. HERDT-Verlag 7

8 1 Word Fortgeschrittene Techniken Brief im Design ANANKE und im Design AUSTIN 1.2 Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen Individuelle Designs nutzen Sie können eigene Zusammenstellungen als Designs, Designschriftarten bzw. -farben speichern und verwenden. Dies ist besonders dann nützlich, wenn vonseiten Ihrer Firma ein bestimmtes optisches Erscheinungsbild (Corporate Design) vorgesehen ist. Selbst erstellte Designs, Designfarben und -schriftarten werden mit der Erweiterung.thmx in folgenden Ordnern abgelegt: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\ Theme Colors C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\ Theme Fonts Der Ordner AppData ist standardmäßig ausgeblendet. Sie können ihn jedoch bei Bedarf anzeigen lassen, indem Sie im Windows-Explorer über die Schaltfläche ORGANISIEREN, Eintrag ORDNER- UND SUCHOPTIONEN, das Dialogfenster ORDNEROPTIONEN aufrufen. Wechseln Sie zum Register ANSICHT und aktivieren Sie im Bereich ERWEITERTE EINSTELLUNGEN das Optionsfeld AUS- GEBLENDETE DATEIEN, ORDNER UND LAUFWERKE ANZEIGEN. Eigene Designschriftarten erstellen Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster mithilfe der Listenfelder je eine Schriftart für die Überschriften und den Fließtext (Textkörper) aus. Eine Vorschau der aktuellen gewählten Kombination sehen Sie im Feld. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designschriftarten ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. 8 HERDT-Verlag

9 Dokumente mit Designs gestalten 1 Die neuen Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste der Schaltfläche im Bereich BENUTZERDEFINIERT angezeigt. Über diesen Eintrag können Sie die Designschriftarten auch in anderen Dokumenten verwenden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken, können Sie über den Kontextmenüpunkt BEARBEI- TEN die Schriftarten ändern bzw. über den Eintrag LÖSCHEN die Designschriftarten aus der Liste entfernen. Eigene Designfarben erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN. Wählen Sie im Dialogfenster NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN anhand der Felder im Bereich die Farben, die für die verschiedenen Elemente eines Dokuments verwendet werden sollen. Im Bereich wird eine Vorschau für hellen und dunklen Texthintergrund angezeigt. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designfarben ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Farben für den Hintergrund und den Text Farben für den Vordergrund, z. B. für die Füllung von Formen Farben für Hyperlinks Die neuen Designfarben werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste der Schaltfläche eingeblendet. Über diesen Eintrag können Sie die Designfarben auch anderen Dokumenten zuweisen. Eigene Designs erstellen und bearbeiten Aktivieren Sie in einem Dokument die gewünschten Designschriftarten, -farben und -effekte. Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Geben Sie im folgenden Dialogfenster AKTUELLES DESIGN SPEICHERN in das Eingabefeld DATEINAME einen Namen für das Design ein und bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche SPEICHERN. HERDT-Verlag 9

10 1 Word Fortgeschrittene Techniken Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche DESIGNS aufrufen. Designs bearbeiten bzw. löschen Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Design und rufen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN auf. Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten, -farben und -effekte zugewiesen werden, können Sie auf einfache Weise das ursprünglich vorgesehene Design wiederherstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN. Von anderen erstellte Designs verwenden Möchten Sie ein Design nutzen, das z. B. von Ihrer Firma oder einer anderen Person bereitgestellt wurde, können Sie das Design schnell und unkompliziert laden: Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das Design gespeichert ist, und klicken Sie doppelt auf die gewünschte Design-Datei. Speichern Sie das neue Design wie zuvor beschrieben über den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Das Design steht Ihnen anschließend über die Schaltfläche DESIGNS wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge unter den entsprechenden Schaltflächen aufgelistet. 10 HERDT-Verlag

11 Dokumente mit Designs gestalten Schnellübersicht Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designschriftarten/ -farben/-effekte zuweisen eigene Designschriftarten erstellen eigene Designfarben erstellen eigene Designs erstellen Designs zurücksetzen andere Designs laden Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, Schaltfläche DESIGNS Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, bzw. bzw., Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN, Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN Gewünschte Designschriftarten, -farben und -effekte einstellen, Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN 1.4 Übung Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdateien Designs zuweisen Designs bearbeiten Designs speichern Design1 Design-E1.thmx, Design-E2 Öffnen Sie die Übungsdatei Design1. Weisen Sie die Designfarben TELESTO zu. Erstellen Sie neue Designfarben. Ersetzen Sie dabei die Farbe, die im Listenfeld AKZENT 1 eingetragen ist, durch ein Blau. Speichern Sie die Designfarben unter dem Namen Bunte Designfarben. Erzeugen Sie neue Designschriftarten mit dem Namen Schöne Designschriftarten. Für die Überschriften soll die Schrift Consolas verwendet werden, für den Textkörper Candara. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Design-E1. Schließen Sie das aktuell geöffnete Dokument, ohne es zu speichern. Öffnen Sie die Übungsdatei Design1 und weisen Sie ihr das soeben erstellte Design Design-E1 zu. Bearbeiten Sie die Designschriftarten Schöne Designschriftarten. Für Textkörper soll künftig die Schriftart Times New Roman verwendet werden. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Design-E2. Setzen Sie das Design auf das ursprüngliche Design zurück und schließen Sie die Datei Design-E2, ohne sie zu speichern. HERDT-Verlag 11

12 2 Word Fortgeschrittene Techniken 2 Formatvorlagen nutzen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile Formatvorlagen bieten welche Arten von Formatvorlagen zur Verfügung stehen wie Sie Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und speichern können wie Sie die Anzeige der Formatvorlagen anpassen können wie Sie Stil-Sets verwenden Voraussetzungen Zeichen- und Absatzformatvorlagen erzeugen und bearbeiten Dokumentvorlagen erzeugen 2.1 Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen effektiv einsetzen Eine Formatvorlage fasst eine Gruppe von Formatierungsbefehlen zusammen und reduziert so den Zeitaufwand für Formatierungsarbeiten. Formatvorlagen können ganzen Absätzen, einer beliebigen Anzahl von Zeichen oder Tabellen in einem Arbeitsschritt zugeordnet werden. Der Einsatz von Formatvorlagen ist vor allem sinnvoll bei Dokumenten mit häufig vorkommenden, komplexen Formatierungen, der Formatierung von umfangreichen Dokumenten, der Erstellung neuer Dokumente, die auf bereits definierte Formatvorlagen aus anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen zugreifen. Die verschiedenen Formatvorlagentypen in Word In Word können Sie folgende unterschiedliche Formatvorlagentypen verwenden: Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Zeichenformatvorlagen Werden auf einzelne Zeichen (Wörter) angewendet, z. B. bei einem formatierten Firmenschriftzug Absatzformatvorlagen Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Kombination von Zeichenformaten, z. B. Schriftart und -grad, Fett- oder Kursivdruck Steuern die Absatzdarstellung z. B. mit Textausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand und Rahmen Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen Werden auf Absätze angewendet, z. B. Listenabsätze Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewendet, z. B. bei Überschriften 12 HERDT-Verlag

13 Formatvorlagen nutzen 2 Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Zuweisung z. B. von gleichen Ausrichtungen, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen Werden auf ganze Tabellen angewendet Werden auf die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungs- bzw. Aufzählungszeichen angewendet Die Schrifteinstellungen einer Zeichenformatvorlage überschreiben die entsprechenden Formatierungen anderer Formatvorlagentypen. Das bedeutet, dass Änderungen der Schrift in anderen Formatvorlagen keine Auswirkungen auf die Schrift von Textbereichen haben, die bereits mit einer Zeichenformatvorlage formatiert wurden. 2.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Neue Formatvorlage erstellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den formatierten Text, rufen Sie den Kontextmenüpunkt FORMATVORLAGEN - AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN auf und betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche ÄNDERN. Das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE VON FORMATIERUNG ERSTELLEN wird eingeblendet. Geben Sie im Eingabefeld den Namen der neuen Formatvorlage ein und wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Formatvorlagentyp. Bestimmen Sie gegebenenfalls bei Absatzformatvorlagen über das Listenfeld die Formatvorlage, die im nächsten Absatz der neuen Formatvorlage folgen soll. HERDT-Verlag 13

14 2 Word Fortgeschrittene Techniken Nehmen Sie über die Schaltflächen und Listenfelder im Bereich FORMATIERUNG die gewünschten Einstellungen vor. Soll die neue Formatvorlage für alle Dokumente zur Verfügung stehen, die mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE. Bestätigen Sie mit OK, um die neue Formatvorlage zu erstellen. Bei der Vergabe des Namens für die Formatvorlage ist Folgendes zu beachten: Der Name darf maximal 253 Zeichen lang sein. Leerzeichen und Sonderzeichen sind erlaubt; nicht erlaubt sind jedoch die Zeichen \ und { }. Word unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung, d. h., "EINLEITUNG" und "einleitung" erkennt Word als unterschiedliche Formatvorlagen. Die neue Formatvorlage zuweisen Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder das Wort, dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie einen entsprechenden Bereich. Wechseln Sie zum Register START und klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN auf den gewünschten Eintrag. Im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN steht Ihnen eine Auswahl an Formatvorlagen zur Verfügung, die durch einfachen Mausklick schnell zugewiesen werden können. Diese Formatvorlagen werden deshalb auch als SCHNELLFORMATVORLAGEN bezeichnet. Formatvorlagen zuweisen Den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN nutzen Als Alternative zum Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN können Sie auch den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN einblenden und die Formatvorlagen zuweisen. Der Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN zeigt die gleichen Formatvorlagen an wie das Listenfeld SCHNELL- FORMATVORLAGEN. Zum Einblenden des Aufgabenbereichs FORMATVORLAGEN klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche. Aktivieren Sie das Kontrollfeld, um eine Vorschau auf die Formatierungen der Formatvorlagen im Aufgabenbereich anzuzeigen. Um dem Text an der aktuellen Cursorposition eine Formatvorlage zuzuweisen, klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste. Die aktuell aktive Formatvorlage wird durch einen Rahmen gekennzeichnet. Beim Zeigen auf eine Formatvorlage werden deren Details angezeigt. Mithilfe des Eintrags ALLE LÖSCHEN können Sie im markierten Text alle Formatierungen löschen und die Absatzformatvorlage STANDARD zuweisen. Durch Klicken auf die Schaltfläche können Sie wie zuvor beschrieben eine neue Formatvorlage erstellen. 14 HERDT-Verlag

15 Formatvorlagen nutzen Besonderheiten beim Verwenden von Formatvorlagen Die Beziehung zwischen harten Formatierungen und Formatvorlagen Sogenannte "harte" Formatierungen sind Formatierungen, die Sie direkt im Menüband, Register START, oder über die Minisymbolleiste vornehmen. Demgegenüber werden Formatierungen, die mithilfe von Formatvorlagen vorgenommen werden, als "weiche" Formatierungen bezeichnet. Sie haben im Register START eine harte... Zeichenformatierung vorgenommen (Gruppe SCHRIFTART) Das Zuweisen von Zeichenformatvorlagen und verknüpften Formatvorlagen überschreibt die harten Zeichenformatierungen. Das Formatieren mit Absatzformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die harten Zeichenformatierungen. Die harte Zeichenformatierung kann mit der Tastenkombination S K schnell rückgängig gemacht werden. Absatzformatierung vorgenommen (Gruppe ABSATZ) Zuweisen von Zeichenformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die harten Absatzformatierungen. Formatieren mit Absatzformatvorlagen und verknüpften Formatvorlagen überschreibt die harten Absatzformatierungen. Harte Absatzformatierungen können nachträglich mit der Tastenkombination S q rückgängig machen werden. Formatvorlagen auf Rückfrage aktualisieren Sie haben die Formatierung eines Textes, der mittels einer Formatvorlage formatiert war, nachträglich geändert. Nun weisen Sie dem Text die ursprüngliche Formatvorlage erneut zu. Wenn Sie im Dialogfenster WORD- OPTIONEN (Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN) in der Kategorie ERWEITERT, Bereich BEARBEITUNGSOPTIONEN, das Kontrollfeld AUFFORDERUNG ZUR VORLAGEN- AKTUALISIERUNG aktiviert haben, wird ein Dialogfenster eingeblendet. Sie können in diesem Dialogfenster wählen, ob Sie die verwendete Formatvorlage entsprechend den nachträglichen Änderungen ändern möchten oder ob Sie die ursprüngliche Formatvorlage zuweisen und damit die nachträglich geänderten Formatierungen im Text löschen möchten. HERDT-Verlag 15